Kadernota 2023 concept WFA def vs2

Kadernota 2023 Westfries Archief

December 2021 (versie 2)

GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING: Westfries Archief Hoofddoelstelling

1. 2. 3.

Archiefinstellingen hebben de opdracht om (overheids-)informatie te bewaren, te beheren en beschikbaar te stellen. Informatie van nu is ook na vele jaren nog waardevol. Als historische bronnen maken ze deel uit van het cultureel erfgoed van ons land. Het Westfries Archief (WFA) werkt met de zeven gemeenten Drechterland, Enkhuizen, Hoorn, Koggenland, Medemblik, Opmeer en Stede Broec samen om informatie over het heden en verleden voor nu en latere generaties betrouwbaar en toegankelijk te houden. Het Westfries Archief heeft daartoe drie kerntaken die volgen uit de Archiefwet 1995 en de Gemeenschappelijke Regeling: ondersteunen van en diensten verlenen aan aangesloten overheden; informeren, enthousiasmeren en helpen van het publiek om archieven optimaal te gebruiken en de geschiedenis van de regio te leren kennen; beheren, toegankelijk maken en uitbreiden van de collectie.

Algemeen In het opgestelde beleidsplan voor de periode 2020 - 2023 worden de missie en doelstellingen als volgt verwoord: Missie Het Westfries Archief staat voor een duurzaam, toegankelijk, betrouwbaar en levend geheugen van Westfriesland. Visie Het Westfries Archief is het geheugen van alle aangesloten zeven gemeenten en hun inwoners en de levende verbinding tussen verleden, heden en toekomst. Burgers, bestuurders en ambtenaren weten dit en vertrouwen hierop. In onze collectie is materiaal verzameld en beschikbaar over alle woonkernen in West-Friesland. Onder meer door een actief conserverings- en preserveringsbeleid is de betrouwbaarheid en toegankelijkheid van de collectie op lange termijn gegarandeerd. Iedereen heeft overal en altijd toegang tot de gehele collectie. Het online zoeken in de bronnen is makkelijk en levert goede resultaten op. Gebruikers kunnen delen van analoge collecties op aanvraag laten digitaliseren en vervolgens online raadplegen. Zij kunnen voor alle vragen online ondersteuning en advies krijgen van medewerkers van het archief. Zo zijn de bronnen en diensten van het Westfries Archief voor iedereen binnen én buiten het verzorgingsgebied laagdrempelig beschikbaar. De gemeenten en hun gemeenschappelijke regelingen werken vrijwel geheel digitaal.

Informatieveiligheid, privacy, vindbaarheid en actieve openbaarheid zitten in het DNA van bestuurders, management en de samenleving. Alle aangesloten overheden nemen deel in een Strategisch Informatieoverleg (SIO) waarin het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding met regelmaat wordt besproken en waar besluitvorming wordt voorbereid. Het Westfries Archief speelt daarin een belangrijke rol als adviseur en als toezichthouder op de uitvoering van de Archiefwet. Samen met onze partners zorgen wij voor goede afstemming aan de voorzijde van informatieprocessen door toepassing van archiving by design. Veiligheid, betrouwbaarheid, toegankelijkheid en privacy worden zoveel mogelijk geregeld bij (her)ontwerp van processen en bij de aanschaf, wijziging en inrichting van informatiesystemen. Om te kunnen garanderen dat digitale informatie door toekomstige generaties kan worden hergebruikt, bewaart het Westfries Archief deze informatie in een daarvoor ingerichte voorziening, het “eDepot”.

2

Voor de komende periode hebben wij ons strategisch doel helder en gepast geformuleerd: Het Westfries Archief voorziet in en anticipeert op de actuele en toekomstige informatiebehoeften van de partners, de gebruikers en het publiek. De tactische doelstellingen die hiervan zijn afgeleid: De collectie is duurzaam, toegankelijk, betrouwbaar en representatief.

Onze dienstverlening zorgt voor tevreden gebruikers en bevordert de zelfraadzaamheid .

Communicatie, programmering en educatie zorgen voor een nieuw publiek en vaardige gebruikers.

De kennis binnen de organisatie is professioneel, up to date en in staat flexibel in te spelen op nieuwe ontwikkelingen.

Pact van Westfriesland De zeven Westfriese gemeenten hebben het Pact van Westfriesland 7.1 opgesteld. Doel van het pact is om de regio te versterken op het gebied van wonen, werken, bereikbaarheid, onderwijs en vrije tijd. De regio Westfriesland wil daarmee binnen vijf jaar tot de top 10 van meest aantrekkelijke regio’s behoren. Het Westfries Archief levert een fundamentele bijdrage aan dat doel. De regio kent bijvoorbeeld een sterke gemeenschappelijke geschiedenis die mede gevormd is door de strijd tegen het water. Om deze strijd te kunnen voeren is onder andere de Westfriese Omringdijk aangelegd. Een ambitieus en omvangrijk project dat alleen maar kon slagen door verbinding en gedegen samenwerking. In de loop van de eeuwen heeft zich een Westfriese identiteit gevormd die belangrijk is voor de ontstane onderlinge verhoudingen en samenwerking. Het Westfries Archief bewaart en ontsluit de bronnen die het verhaal van de totstandkoming van deze Westfriese identiteit vertellen. Het Westfries Archief ondersteunt de boodschap tot samenwerking en onderschrijft de ambities uit het Pact van Westfriesland.

Doelstellingen: wat willen we bereiken in 2023? eDepot Opname van digitaal gevormde informatie in het eDepot voor alle deelnemende gemeenten. Het adviseren van gemeenten ten aanzien van Duurzaam Digitaal Archiveren. Wettelijke taken Het uitvoeren van de wettelijke advies- en inspectietaak, evenals de overige wettelijke taken als beschikbaarstelling en beheer, zoals verwoord in de Archiefwet 1995. Digitalisering Het voortzetten van het digitaliseringsbeleid waardoor meer bronnen gedigitaliseerd worden en via internet beschikbaar worden gesteld aan de burger en de deelnemende gemeenten.. Na de eerste 100 meter overgebrachte bouwvergunningen in 2021 te hebben gedigitaliseerd zal in 2023 165 meter voor vervanging gescand gaan worden. De digitale exemplaren worden opgeslagen in het eDepot en online beschikbaar worden gesteld aan het publiek.

3

Educatief beleid Het ontwikkelen van een educatief beleid met als doelstip op de horizon dat alle scholieren in de regio tussen de 10 en 18 jaar minstens minimaal één keer met het Westfries Archief in aanraking zijn is gekomen. In 2021 en 2022 zijn al stappen om dit te bereiken gezet. Daarnaast worden online cursussen en lezingen aan het bestaande programma toegevoegd. Samenwerking De samenwerking met bestaande culturele en historische instellingen zal worden gecontinueerd cq. geïntensiveerd. Zo wordt bijvoorbeeld met het Westfries Museum en de Archeologische Dienst samengewerkt om bij herdenking van de slag op de Zuiderzee (1573) de laatste inzichten op basis van nieuw onderzoek te presenteren. Dienstverlening Om de steeds belangrijker wordende digitale dienstverlening te verbeteren en om aan de voorwaarden op het gebied van toegankelijkheid te kunnen voldoen, zal een nieuwe en verbeterde website gerealiseerd worden. Actualisatie van rollen en taken Interne organisatorische aangelegenheid wellicht leiden tot enkele verschuivingen binnen begroting tussen inhuur en vaste krachten maar budgettair neutraal .

Verwachtingen ten aanzien van 2023 - 2025 De volgende ontwikkelingen zullen ook in 2023-2025 relevant zijn: 1. De archiefwet zal naar verwachting worden gewijzigd waardoor archieven van overheden na 10 jaar openbaar zullen worden (is nu 20 jaar) en in beheer overgedragen aan het Westfries Archief. Dit zal een eenmalige inhaalslag van 10 jaar met zich meebrengen. 2. De depots van het WFA beginnen vol te raken. Daar zullen maatregelen voor genomen worden. Enerzijds door te investeren in nieuwe verrijdbare stellingen en anderzijds door het digitaliseren van de bouwvergunningen.

Wat gaan we doen? eDepot

Uitvoering geven aan het beleidsplan 2020 - 2023 Digitalisering overgebrachte bouwvergunningen Uitbreiden capaciteit depotruimtes Inhalen achterstand inventarisatie

Waarom doen we dit? Wettelijk

Wat mag het kosten?

Planning

Binnen de lopende begroting, mits geen nieuw beleid wordt afgesproken.

2019 - 2023

Grotendeel wettelijk en gedeeltelijk bestuurlijk besluit Bestuurlijk besluit

Binnen de lopende begroting en bestemmingsreserve

2020 - 2023

Binnen de bestemmingsreserve

2020 - 2023

Bestuurlijk besluit

Binnen de bestemmingsreserve

Bestuurlijk Besluit

Binnen de begroting

2020 – 2023 2021-

4

Bijlagen • Uitgangspunten kadernota 2023 • Meerjarenperspectief 2022-2027

•

Bijdrage per deelnemer

5

Bijlage - Uitgangspunten kadernota 2023

Onderdeel

Omschrijving

Indexatie

Conform de uitgangspunten die gelden voor gemeenschappelijke regelingen in Noord-Holland Noord gaan we uit van de volgende indexatie cijfers: • Loonindexatie 2022 • Prijsindexatie 2022

Gemeenschappelijke regeling

Op basis van de standaard verhouding loon/prijsontwikkeling 70/30. •

Rente Overhead Weerstandsvermogen Bestemmingsreserve

Het gewogen gemiddelde voor de

gemeenschappelijke regeling Het Westfries Archief rekent geen interne rente Percentage overhead conform BBV In de uitgangspunten voor Gemeenschappelijke Regelingen staat vermeld dat er een weerstandsvermogen van maximaal 2,5% van de lasten aangehouden mag worden. Het Westfries Archief kent een bestemmingsreserve. Het Algemeen bestuur heeft besloten om deze aan te wenden voor: -uitbreiding van de depotruimtes -digitalisering van overgebrachte bouwvergunningen -uitvoering van het beleidsplan 2020-2023 -onvoorziene tegenvallers in het kader van de ontwikkeling van het eDepot.

Percentage 2023

2,3% 2,3%

2,3% 0% 24,6% Maximaal 2,5% van de lasten

6

Bijlage – Meerjarenperspectief 2022 - 2027

Toelichting meerjarenbegroting

Een aantal mutaties is verwerkt in de Kadernota en daarmee in het meerjarenperspectief. Dat is in de eerste plaats de indexering van 2,3% in 2023 conform de afspraken die hierover gemaakt zijn binnen de Regietafel. Ten tweede zien we de incidentele kosten voor het digitaliseren van de bouwvergunningen in 2024 afnemen en in 2025 wegvallen. Daarmee vervalt ook de onttrekking uit de algemene reserve na 2024. Tenslotte zien we een klein bedrag als saldo opgenomen op de post onvoorzien. Oorzaak is dat de bijdrage vanuit de deelnemers is geïndexeerd met het afgesproken percentage, maar dat aan de kostenkant een aantal kostenposten geen indexatie kent. Dat geldt bijv. voor de afschrijvingen en voor de te betalen huur.

7

Bijlage - Bijdrage per deelnemer

Bijdrage per deelnemer Deelnemers: Drechterland Enkhuizen Hoorn Koggenland Medemblik Opmeer Stede Broec Totaal

1.796.877

2023 e.v.

Inwoners per 1-1-2021

Bijdrage per deelnemer € 166.610 € 156.524 € 618.292 € 192.663 € 379.320 € 100.858 € 182.610 213.951 € 1.796.877

19.838 18.637 73.619 22.940 45.165 12.009 21.743

8