Kaderbrief SED 2023 voor de raden

GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING: SED Organisatie Hoofddoelstelling Onze missie: Samen werken aan een prettige woon- werk- en leefomgeving. SED staat voor adequate dienstverlening aan de inwoners en een krachtige en deskundige ondersteuning aan de besturen van Stede Broec, Enkhuizen en Drechterland. Onze visie: medewerkers en de SED organisatie zijn vitaal, Omgevingsgericht en leggen slimme verbindingen voor inwoners, ondernemers en gemeentebestuur in een omgeving die constant in beweging is.

Algemeen Dit is de Kaderbrief van de Gemeenschappelijke Regeling SED Organisatie voor 2023. Hierin zijn de kaders en uitgangspunten voor het opstellen van de Begroting 2023 opgenomen, evenals nieuwe ontwikkelingen die we in 2023 voorzien en die in de begroting 2023 leiden tot voorstellen voor nieuw beleid met bijbehorende budgetten. In lijn met de begroting 2022 en de najaarsnota 2021 is ook in de Kaderbrief 2023 de nieuwe verdeelsleutel toegepast.

Doelstellingen: wat willen we bereiken in 2023 – 2026 ? Ontwikkelingen 2023 waarover besluitvorming via de begroting 2023 plaatsvindt: Naast de indexaties zijn in de kaderbrief vanaf 2023 structurele lasten van ICT investeringen en een nieuw budget voor informatiebeveiliging opgenomen. Ontwikkelingen SED 2023 – 2026 SED organisatie De huidige salarisbegroting is gebaseerd op de begroting 2021 inclusief 1,5 miljoen structurele verhoging en inclusief autonome ontwikkelingen. Omdat de verhoging met 1,5 miljoen slechts toereikend is om de meest noodzakelijke investering in extra capaciteit te doen, is het nog steeds noodzakelijk om bestuurlijke keuzes te maken in welke taken wel en welke niet of later kunnen worden uitgevoerd door de SED. Om te voorkomen dat er jaarlijks discussies moeten worden gevoerd over de toereikendheid van de ambtelijke capaciteit, verdient het sterke aanbeveling om een duidelijker koppeling te leggen tussen toename van taken en inkomsten bij de gemeenten versus de begroting van de SED. De argumentatie hiervoor is dat er de gemeenten regelmatig extra taken vanuit het Rijk krijgen die zich doorvertalen naar een groei van de Algemene Uitkering of in geoormerkte budgetten. Recent voorbeeld daarvan is de Wet open overheid. De uitvoeringskosten worden veelal bij de SED gemaakt.

Een ander voorbeeld zijn de mogelijkheden die gemeenten hebben om via leges en via anterieure overeenkomsten de kosten van ambtelijke inzet neer te leggen bij aanvragers van omgevingsvergunningen (bijvoorbeeld voor bouwprojecten). De inkomsten daarvan komen rechtstreeks bij de gemeenten binnen, maar de uitgaven liggen bij de SED. Soms is er sprake van extra wettelijke taken waarvoor géén of onvoldoende extra budget vanuit het Rijk komt. Toch moeten die taken gedaan worden en veelal betekent dit inzet van capaciteit bij de SED. Te denken valt aan alle inzet die gemoeid is in de komende jaren voor de uitvoering van het Klimaatakkoord.

1

In de basis zijn de werkzaamheden die voor de drie gemeenten moeten worden uitgevoerd opgenomen in de SED begroting. De capaciteit binnen de SED begroting is, zoals ook uit het bovenstaande blijkt, niet ongelimiteerd en kan als krap worden omschreven wanneer dit wordt afgezet tegen de werkhoeveelheid. In de afdelingsplannen worden de ambities van de gemeenten uitgewerkt in personeelscapaciteit. Wanneer er te veel werkzaamheden zijn kunnen zaken in overleg met de gemeenten worden geprioriteerd en in tijd worden gespreid. Daarnaast is het op een aantal terreinen mogelijk om werkzaamheden bijvoorbeeld binnen exploitaties onder te brengen (bv. bij woningbouw) of kunnen budgetten uit de gemeentelijke begroting hiervoor worden benut. Tenslotte kunnen de gemeenteraden beslissen om voor eigen rekening extra capaciteit aan te trekken om extra werkzaamheden uit te voeren die bijvoorbeeld niet verder in de tijd kunnen worden uitgevoerd. Overigens is niet altijd alles met geld oplosbaar. De huidige krapte op de arbeidsmarkt speelt de SED ook parten. Immers, op de diverse terreinen is personeelscapaciteit op dit moment zeer schaars. In de loop van 2022 zal er een voorstel worden gedaan voor een directere koppeling tussen toename van taken, en/of van inkomsten bij de gemeenten en de begroting van de SED.

Arbeidsmarkt en aantrekkelijk werkgeverschap Een belangrijke pijler in het organisatieplan ‘Met gevoel voor realiteit’ is aantrekkelijk werkgeverschap. De arbeidsmarkt wordt steeds krapper. Momenteel zijn er landelijk 116 vacatures op 100 werkzoekenden. Voor ICT, financiële en juridische functies loopt dat zelfs op naar 1 kandidaat op 9 vacatures. Dat betekent dat wij op een fundamenteel andere manier moeten omgaan met de arbeidsmarkt en met arbeidspotentieel binnen de organisatie. De hooggeschoolde en ervaren ‘ideale kandidaat’ is simpel weg nauwelijks nog te vinden op de arbeidsmarkt. Daar is niet één simpele oplossing voor. Er is een combinatie van verschillende interventies nodig om dit probleem het hoofd te bieden. Dit kan financiële gevolgen hebben. Heel concreet gaat het om de kosten van arbeidsmarkttoelages die wij voor schaarse functies steeds vaker moeten inzetten; om het noodgedwongen inhuren van dure ZZP’ers omdat er geen vaste arbeidskrachten te vinden zijn, en om de herziening van het loongebouw. In 2015, sinds de start van de SED-organisatie, is ons functiehuis ingedeeld volgens de “HR21 methodiek”. Het functiewaarderingssysteem HR21 van de VNG is een gemeenschappelijke meetlat voor functiebeschrijvingen en -waarderingen en zorgt ervoor dat ons functiehuis logisch is opgebouwd en wij niet teveel afwijken van met ons vergelijkbare gemeenten.

Sinds 2015 is er veel veranderd in de SED organisatie. Er zijn ca. 50 nieuwe functies toegevoegd sinds de start van het functiehuis. Dit komt door veranderende wetgeving, digitalisering, nieuwe ontwikkelingen, invoeren topstructuur en verschuiving van wettelijke taken (van rijksoverheid naar gemeenten). In 2022 vindt er een onderhoudsbeurt plaats; De 50 functies die nu indicatief zijn ingeschaald, worden (opnieuw) ingedeeld in het functiehuis. Hiermee zullen (structurele) financiële gevolgen gemoeid zijn; hoe groot deze zijn zal medio 2022 duidelijk zijn. Andere oplossingsrichtingen liggen in de regio (onderling verdelen van taken tussen de 7 Westfriese gemeenten zodat we de schaarse capaciteit beter inzetten) en bij een aantrekkelijk ontwikkel- en doorstroombeleid voor talenten die we reed in huis hebben. We zullen ze zelf moeten opleiden met een combinatie van training-on-the-job en gerichte scholing. Ook verder doorvoeren van digitalisering en robotisering kan helpen om de capaciteitsdruk te verminderen. Inmiddels is er een nieuwe CAO voor gemeenteambtenaren voor de jaren 2021 en 2022. De financiële gevolgen daarvan worden –via de Voorjaarsnota 2022- structureel verwerkt in de begroting 2022.

2

Hybride werken Het opnieuw kijken naar onze manier van werken is na de afgelopen coronaperiode onvermijdelijk. Zoals zoveel andere organisatie oriënteren wij ons op een manier van werken waarin thuiswerken een onderdeel van is: het hybride werken. Wettelijke kaders vanuit Arbowetgeving en de CAO zijn daarbij uiteraard randvoorwaardelijk. Naast onze afspraken over dienstverlening en beschikbaarheid is het onze doelstelling om een goed werkgever te zijn. Het is allemaal van belang voor een goed imago als werkgever en een concurrerende positie op de arbeidsmarkt. De komende jaren willen wij onze visie uitwerken en vervolgens fasegewijs implementeren. Het kantoor is in die visie een plek om productief te werken en een ontmoetingsplek voor overleg naast de sociale contacten met collega’s. Geconcentreerd werken, gecombineerd met diverse soorten overlegruimtes met mogelijkheden voor digitaal overleg zijn hierbij belangrijke onderwerpen. Het kantoor is ingericht met kleine ruimtes voor (digitale) afstemming, grote vergaderzalen met audiovisuele mogelijkheden en sfeervolle, creatieve ruimtes om te ontmoeten. Daarnaast zijn er diverse soorten werkplekken; focuswerkplekken en samenwerkplekken. In het gehele pand dient informatie beschikbaar te zijn (lokale kranten, televisie schermen, personeelsnieuws) en is zo ondersteunend aan de open, hybride cultuur.

Voor vervanging van devices is vanaf 2023 jaarlijks € 80.000 nodig: € 42.500 voor laptops en € 37.500 voor smartphones. De kapitaallasten hiervan zijn € 21.000 per jaar. Deze lopen dus per jaar op met € 21.000, maar worden vanaf 2024 deels en vanaf 2025 geheel gedekt door een vrijval van kapitaallasten van afgeschreven devices. Informatie beheer en de Wet Open Overheid Op 5 oktober 2021 is de Wet Open Overheid (WOO) aangenomen. Deze wet is bedoeld om het handelen van de overheid transparant te maken door: - Actieve openbaarmaking van 11 informatie-categorieën (van organisatiegegevens tot vergunningen) - Instellen van een WOO functionaris - Passieve openbaarmaking van informatie via een WOO verzoek waarbij de informatie machineleesbaar en herbruikbaar aangeleverd moet worden en, - door de informatievoorziening binnen de gemeenten op orde te brengen. Voor openbaarmaking van informatie wordt de koppeling met PLOOI (Platform Open Overheidsinformatie) een belangrijk speerpunt. Dit zal geleidelijk gebeuren per informatiecategorie. Bij het openbaar maken houden we rekening met de bescherming van privacy gevoelige gegevens aan de hand van anonimiseringssoftware dat aangeschaft wordt. Om het openbaar maken en het behandelen van WOO verzoeken te vergemakkelijken, moet in beeld komen hoe de informatiestromen binnen de organisatie lopen om de informatievoorziening te verbeteren.

Hierdoor wordt het verstrekken van informatie eenvoudiger. Het krijgen van overzicht in de informatiestromen is een proces dat meerdere jaren in beslag neemt. De processen moeten in beeld gebracht worden in relatie tot de informatie die daarin wordt ontvangen en opgemaakt. En vervolgens moet bepaald worden welke informatie we actief openbaar maken. Hiervoor moet de basis van de informatievoorziening op orde gebracht worden en daar investeert de rijksoverheid ook in door eenmalig geld beschikbaar te stellen.

3

Aanbesteding zaaksysteem in 2022 Het contract met de huidige leverancier van het zaaksysteem loopt in 2022 af en wordt ook niet meer ondersteund. Hierdoor moet een vervanger van het huidige zaaksysteem worden gevonden. Halverwege 2022 moet de nieuwe leverancier bekend zijn. De aanschaf en implementatie van het systeem -inclusief de kosten van het overzetten van huidige koppelingen- worden geraamd op € 200.000, de structurele kosten voor licenties worden geraamd op € 75.000. Deze inschatting is gebaseerd op gegevens uit het verleden. Na de aanbesteding wordt het concreter. In 2022 wordt hiervoor een voorstel aan het bestuur aangeboden. Informatiebeveiliging Voor informatiebeveiliging en privacy zal SED de komende jaren nog stevig door moeten ontwikkelen. Informatiebeveiliging wordt een steeds belangrijker issue. Geen actie ondernemen betekent -binnen nu en 3 jaar- een zeer aannemelijke kans om gehacked te worden. Een grote hack betekent geen dienstverlening voor enige weken aan onze inwoners, bedrijven, derden en ketenpartners. Ervaring heeft geleerd dat een totale schadepost kan oplopen tot € 10 miljoen (Hof van Twente). Een ongeluk zit in een klein hoekje. In VNG verband (Bijzondere ALV van februari 2021) hebben de gemeenten unaniem de resolutie informatieveiligheid aangenomen. Eén onderdeel betrof het aspect dat ca.

10% van de totale ICT uitgaven gelabeld zou moeten worden als informatieveiligheid. Dit zou voor SED omgerekend ruim € 300.000 zijn. Dit is te verdelen in 70% technische aspecten (SSC DeSom) en 30% organisatorische aspecten (SED). Voor de SED Organisatie betekent dit een structureel budget van € 90.000. Het huidige structurele budget voor informatiebeveiliging in de SED Begroting bedraagt € 30.000. Vooruitlopend op een nadere analyse van wat er in dit kader al gedaan is en wat er nog moet worden opgepakt, wordt in de Kaderbrief 2023 aanvullend een structureel budget van € 60.000 opgenomen. Digitale transformatie De digitale transformatie zet onverminderd door. Digitaliseren en automatiseren van processen door het ontwikkelen van een aantal digitale assistenten helpt ons een efficiëntere bedrijfsvoering te realiseren, doorlooptijden te verkorten en processen te optimaliseren. Onze ICT-infrastructuur, beveiliging, digitalisering en informatiestromen moeten klaar gemaakt worden voor deze toepassing. Voor een investering van € 150.000 voor licenties robotsoftware, specialisten en opleiding wordt in 2022 een voorstel aan het bestuur aangeboden. Uiteindelijk kan dit zichzelf terugverdienen door efficiency in de bedrijfsvoering maar daar is wel tijd voor nodig. Digitale transformatie vraagt ook iets van onszelf.

Een duidelijke visie en strategie naast voldoende kennis en (digitale) vaardigheden van medewerkers.

4

Bijlage a: Financiële kengetallen Financiële kader Basis voor de begroting 2023 zijn de structurele budgetten 2022 zoals vastgesteld in de begroting 2022 en bijgesteld via de Najaarsnota 2021. Loon-prijsindexatie gemeentelijke bijdrage 2023 Voor indexatie van lonen en prijzen hanteren wij de regionale richtlijn met betrekking tot de GR-en. Deze richtlijn geeft een indexatie voor 2023 van loon aan van 2,0% aan en voor prijs van 1,9%. Voor financiering van investeringen wordt gerekend met een rente van 1%. Inzake loonontwikkelingen geldt de volgende afspraak: Indien CAO-ontwikkelingen in een bepaald jaar afwijken van de daarvoor gehanteerde indexering dan wordt aan het algemeen bestuur een voorstel met de financiële consequenties daarvan voorgelegd. De kosten van de SED Organisatie in de begroting worden gedekt door bijdragen van de deelnemers. De verdeling van de kosten over deze kostendragers is gebaseerd op de in de begroting 2022 verwerkte verdeelsleutel. Kengetallen

Kengetallen:

Verloop van de kengetallen Jaarrekening Begroting Begroting Begroting 2020 2022 2023 2024

Begroting 2025

1. netto schuldquote

21%

21%

20%

18%

18%

2. netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen

21%

21%

20%

18%

18%

Toelichting kengetallen De netto schuldquote geeft in hoofdlijnen de verhouding weer tussen het saldo van schulden en de totale baten in de begroting. De netto-schuldquote geeft aan of een gemeente investeringsruimte heeft of juist op zijn tellen moet passen. Daarnaast zegt het kengetal ook wat over de flexibiliteit van de begroting. Hoe hoger de schuld is, hoe meer kapitaallasten (rente en aflossing) er zijn waardoor een begroting minder flexibel wordt. Hoe hoger de schuld, hoe hoger de netto schuldquote. Om een beeld te geven hoe de financiële positie de gemeenschappelijke regeling zich ontwikkelt, zijn de gemeenschappelijk regelingen per kengetal onderverdeeld naar 3 categorieën (zie onderstaande tabel). In het algemeen is categorie A minder risicovol van dan categorie B en B weer minder risicovol dan C. De SED kan voor beide kengetallen in categorie A worden ingedeeld, welke de minst risicovolle categorie is. Specificering Financiële Kengetallen naar categorie Kengetallen: Categorie A

Categorie B

Categorie C

1. netto schuldquote

<90%

van 90% t/m 130%

>130%

2. netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen

<90%

van 90% t/m 130%

>130%

5

Bijlage b Financiële meerjarenraming

Verloop meerjaren perspectief 2023 – 2026 (x € 1.000) Onderdeel 1

Stand primaire begroting 2023 – 2026

2023

2024

2025

2026

36.919

37.404

37.884

38.403

-26

-26

-26

-26

36.893

37.378

37.858

38.377

Wijzigingen nadien: 2

Najaarsnota 2021 Bijgestelde begrotingen na NJR 2021 Autonome ontwikkelingen / reguliere bedrijfsvoering :

3

Autonome ontwikkelingen salarissen uitgangspunten:

254

437

622

820

4

Autonome ontwikkelingen overige lasten

97

153

208

266

Totaal autonome ontwikkelingen

351

590

830

1.086

5

Kapitaallasten (vervangings)investeringen

21

24

0

0

6

Informatiebeveiliging

60

60

60

60

7

Totaal aan wijzigingen (inclusief NJR 2021)

406

648

864

1.120

8

Reeds gedekt via najaarsnota SED:

-26

-26

-26

-26

9

Nog te dekken door de deelnemers

432

674

890

1.146

9.1

Bijdrage Stede Broec (33,08%)

143

223

294

379

9.2

Bijdrage Enkhuizen (36,78%)

159

248

327

421

9.3

Bijdrage Drechterland (30,14%)

130

203

268

345

Totaal dekkingsmiddelen kadernota 2023

432

674

890

1.146

Stand kadernota voor begroting 2023 - 2026

37.325

38.052

38.748

39.523

Toelichting op de genummerde regels : 1 De meerjarenraming in de primitieve begroting 2022, inclusief een cumulatieve indexatie van 1,4% op loon en prijs. Voor 2026 (nieuw in de meerjarenraming) is saldo 2025 de basis met een indexatie van 1,4%; 2 De structurele gevolgen van de najaarsnota zijn hierin opgenomen. 3 In dit onderdeel zijn alle autonome ontwikkelingen met betrekking tot salarissen opgenomen. Significant onderdeel daarvan is indexatie 2023 conform de richtlijn van de Regietafel: 2,3%. In de Stand primaire begroting 2022-2025 is reeds indexering van 1,3% toegepast (cumulatief), zodat voor 2023 1,0% moet worden bijgeraamd (2,3% -/- 1,3%). Voor de jaren 2024-2026 is cumulatief 2,0% toegepast. Dit is conform de brief van de regietafel, waarin wordt uitgegaan van de meest recente ramingen van het Centraal Economisch Planbureau (CEP). Voor 2024-2026 moet er cumulatief 0,7% worden bijgeraamd (2,0% -/- 1,3%); 4 In dit onderdeel zijn alle autonome ontwikkelingen met betrekking tot prijzen opgenomen. Significant onderdeel daarvan is indexatie 2023 conform de richtlijn van de Regietafel: 2,3%. In de Stand primaire begroting 2022-2025 is reeds indexering van 1,4% toegepast (cumulatief), zodat voor 2023 0,9% moet worden bijgeraamd (2,3% -/- 1,4%). Voor de jaren 2024-2026 is cumulatief 1,9% toegepast.

Dit is conform de brief van de regietafel, waarin wordt uitgegaan van de meest recente ramingen van het Centraal Economisch Planbureau (CEP) Voor 2024-2026 moet er cumulatief 0,5% worden bijgeraamd (1,9% -/- 1,4%);

6

5 Er is jaarlijks een bedrag van € 42.500 aan krediet benodigd voor de jaarlijkse aanschaf van laptops. Ook is er jaarlijks krediet van € 37.500 benodigd voor de aanschaf van mobiele telefoons. De totale afschrijvingslasten hiervan bedragen jaarlijks € 21.000. In 2024 kunnen deze afschrijvingslasten worden opgevangen door de vrijval van afschrijvingslasten van eerdere investeringen in laptops en mobiele telefoons. Vanaf 2025 kunnen de afschrijvingslasten geheel worden opgevangen door deze vrijval. 6 Dit betreffen de kosten van de organisatorische aspecten voor informatiebeveiliging. (zie toelichting op pagina 3) 7 Totale toename van uitgaven ten opzichte van de Stand primaire begroting 2023-2026; 8 Reeds gedekt via najaarsnota’s individuele gemeenten; 9 Toerekening van het totaal aan autonome ontwikkelingen en nieuw beleid via de verdeelsleutel.

Verloop meerjaren perspectief 2023 – 2026 (x € 1.000) De financiële meerjarenraming zoals hiervóór opgenomen onder Bijlage b. is conform het format van de regietafel Noord Holland-Noord. Omdat dit format wat ons betreft niet heel leesbaar is, is hieronder een financieel overzicht toegevoegd, waarin dezelfde bedragen op iets andere wijze zijn gepresenteerd: Onderdeel 1

Stand primaire begroting 2022 – 2025

2023

2024

2025

2026

36.919

37.404

37.884

38.403

mutaties 2

Najaarsnota 2021

-26

-26

-26

-26

3

Kaderbrief 2023: indexatie lonen

254

437

622

820

4

Kaderbrief 2023: indexatie prijzen

97

153

208

266

5

Kaderbrief 2023: Kapitaallasten vervangingsinvesteringen

21

24

0

0

6

Informatiebeveiliging

60

60

60

60

mutatie begroting en meerjarenraming

406

648

864

1.120

37.325

38.052

38.748

39.523

mutatie begroting en meerjarenraming reeds gedekt in de raden van november 2021: NJN 2021

406 -26

648 -26

864 -26

1.120 -26

Financiële gevolgen Kaderbrief 2023

432

674

890

1.146

8.1

Financiële gevolgen voor de deelnemers: Bijdrage Stede Broec (33,08%)

143

223

294

379

8.2

Bijdrage Enkhuizen (36,78%)

159

248

327

421

8.3

Bijdrage Drechterland (30,14%)

130

203

268

345

Totaal financiële gevolgen kadernota 2023

432

674

890

1.146

nieuw begrotingstotaal inclusief Kaderbrief 2023

7