Bijlage 4 - concept-opdracht onderzoek toekomst SED - def

Inleiding De gemeenten Drechterland, Enkhuizen en Stede Broec zijn naast elkaar gelegen aan het IJsselmeer/Markermeer in de regio Westfriesland in de provincie Noord-Holland. Zowel in de regio Westfriesland als binnen de provincie Noord-Holland wordt op veel terreinen met gemeenten en maatschappelijke partners samengewerkt. De drie gemeenten liggen allen langs de Westfriese Omringdijk. De inwoneraantallen van de drie gemeenten zijn per 1-1-2020: Gemeente Stede Broec Enkhuizen Drechterland Totaal

Inwoneraantallen 21.726 18.591 19.719 60.216

Hoewel de drie gemeenten qua inwoneraantal niet veel van elkaar afwijken, zijn er wel verschillen te onderscheiden in het profiel van de gemeenten. Enkhuizen kent een wat meer stedelijk profiel, terwijl Stede Broec en Drechterland ieder uit meerdere (dorps)kernen bestaan en een wat landelijker profiel kennen. De eerste verkenning van een intensivering van de samenwerking tussen de drie gemeenten dateert uit 2011. Complexe maatschappelijke vraagstukken, aanstaande decentralisaties, digitalisering, bezuinigingen en toenemende wensen en eisen vanuit de samenleving legden namelijk in die tijd een grote druk op de ambtelijke organisaties van de individuele gemeenten, zowel op het gebied van expertise, kwaliteit, kosten als capaciteit. Tegen deze achtergrond is door de raden van de drie gemeenten in 2011 opdracht gegeven om intensivering van de samenwerking te verkennen. Op 30 augustus 2013 is het bedrijfsplan ‘SED-organisatie: Krachtig, efficiënt en nabij’, voor de volledig geïntegreerde ambtelijke organisatie van de drie gemeenten vastgesteld. Dit bedrijfsplan dient als basis voor de ambtelijke samenwerking.

Daarna is, op basis van dit bedrijfsplan, een politiek-bestuurlijk voorstel uitgewerkt waarin de drie gemeenten beoogden uiterlijk 1 januari 2015 al hun taken en daaraan gerelateerde medewerkers en middelen onder te brengen in een nieuw op te richten gezamenlijke ambtelijke werkorganisatie, ingericht volgens concept Samen En Toch Apart (SETA). De samenwerking in de GR SED organisatie (hierna: SED) dient volgens het bedrijfsplan een bijdrage te leveren aan de onderstaande vier doelstellingen:    

het verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening aan burgers; het verminderen van de kwetsbaarheid; het realiseren van efficiencyvoordelen; het benutten van strategische voordelen van samenwerking in de regio.

1

De ambtelijke fusie is tot stand gekomen op basis van deze 4 bovenstaande doelstellingen. Mede met het oog op de destijds aanstaande decentralisaties in het sociaal domein en de lastige financiële situaties in enkele partnergemeenten. Er leek een congruentie in de doelen met de ambtelijke fusie tussen de drie gemeenten 1 Echter, ‘onder tafel’ waren de doelstellingen minder congruent, zo blijkt in retroperspectief. De ene partner zag de ambtelijke fusie destijds als een opmaat naar een bestuurlijke fusie. De andere partner zag de ambtelijke fusie destijds juist als de redding van zijn politiek-bestuurlijke zelfstandigheid. Een essentieel verschil, zo blijkt nu. 2 De SED kende vanaf 1 januari 2015 een moeilijke aanloop; de ambtelijke organisatie was niet ‘in control’ om drie zelfstandige colleges kwalitatief en kwantitatief goed te kunnen bedienen. Mede door de financiële taakstelling die aan SED werd meegegeven bij de start, om de gemaakte opstartkosten (structureel) in te verdienen. Maar ook omdat werken voor drie colleges, met uiteenlopende wensen op bijvoorbeeld het sociaal domein, niet makkelijk is. Hoewel er bij de start is afgesproken dat harmonisatie tot efficiency moet leiden blijkt de politieke zelfstandigheid bij de 3 raden een groot goed te zijn en worden er (uiteraard) eigenstandige besluiten genomen.

Er is de voorbije periode flink geïnvesteerd, door mensen en met middelen, in de SED organisatie. De structuur is herijkt en managementposities zijn (deels) opnieuw ingevuld. Dat heeft een positieve draai aan de beelden over de SED gegeven. Maar nog niet iedereen is (afdoende) tevreden: de bestuurlijke collegialiteit en inhoudelijke verbinding wordt soms gemist, de nabijheid van ambtelijke ondersteuning en advisering kan nog sterker worden vormgegeven en de kwaliteit is nog niet altijd op orde. Dat geeft ruimte aan bestuurlijke gevoelens van ‘vroeger was het beter’. Sinds de start in 2015 is de SED volop in ontwikkeling geweest en dat is zoals eerder is beschreven onder moeilijke omstandigheden geweest. De decentralisaties in het sociaal domein zijn in de organisatie ingebed. Nieuwe ontwikkelingen zoals bijvoorbeeld de omgevingswet, de regionale energiestrategie en de steeds strenger wordende regels op het gebied van informatiebeveiliging worden door de SED organisatie opgepakt en uitgevoerd. En op het gebied van organisatieontwikkeling vindt nog steeds het nodige plaats: zo is een verbeterprogramma in 2018 opgestart waar incidentele en structurele budgetten beschikbaar zijn gesteld door de drie gemeenten. Eind 2020 liepen de incidentele organisatieontwikkelbudgetten af.

Sinds begin 2021 wordt gesproken over een beoogde structurele financiële impuls, ter versterking van de organisatie. Bij de behandeling van de voorstellen voor het structureel beschikbaar stellen van deze financiële impuls is er door 2 van de 3 raden een amendement aangenomen met de volgende strekking:

1 2

Uit: Vertrouwen, gunnen & verantwoord besturen. Advies van de commissie van Wijzen inzake de herijking van de kostenverdeelsystematiek tussen de gemeenten Stede Broec, Enkhuizen en Drechterland rondom de GR SED organisatie

2

Amendement Stede Broec het algemeen bestuur van SED dringend te verzoeken: 1. een onafhankelijk onderzoek te laten doen naar de mogelijke bestuurlijke scenario’s en toekomst van de SED-organisatie: a. bestuurlijke zelfstandigheid binnen een ambtelijke fusie (huidige situatie) b. bestuurlijke zelfstandigheid binnen een ambtelijke fusie met mogelijk gedeeltelijk zelfstandige taken c. bestuurlijk zelfstandigheid met een zelfstandige ambtelijke organisatie (ontvlechting); d. bestuurlijk fusie tussen Drechterland, Enkhuizen en Stede Broec (herindeling) 2. voor dit onderzoek een onderzoeksopdracht op te stellen en deze voor zienswijzen aan de raden voor te leggen en deze zienswijzen te betrekken bij het vaststellen van de onderzoeksopdracht door het algemeen bestuur. 3. de onderzoeksopdracht alsmede een procesvoorstel uiterlijk 1 oktober 2021 met de raden te delen. Amendement Enkhuizen het algemeen bestuur van SED dringend te verzoeken: 1. een onafhankelijk onderzoek te laten doen naar de mogelijke bestuurlijke scenario’s en toekomst van de SED-organisatie: a. bestuurlijke zelfstandigheid binnen een ambtelijke fusie (huidige situatie) b. bestuurlijke zelfstandigheid binnen een ambtelijke fusie met mogelijk gedeeltelijk zelfstandige taken c. bestuurlijk zelfstandigheid met een zelfstandige ambtelijke organisatie (ontvlechting) naar het voorbeeld van Wassenaar en Voorschoten *; d.

bestuurlijk fusie tussen Drechterland, Enkhuizen en Stede Broec (herindeling) 2. voor dit onderzoek een onderzoeksopdracht op te stellen en deze voor zienswijzen aan de raden voor te leggen en deze zienswijzen te betrekken bij het vaststellen van de onderzoeksopdracht door het algemeen bestuur. 3. de onderzoeksopdracht alsmede een procesvoorstel uiterlijk 1 oktober 2021 met de raden te delen. * Beide amendementen zijn identiek met uitzondering van het geel gearceerde gedeelte

Om uitvoering te geven aan het amendement van de gemeente Stede Broec is deze onderzoeksopdracht geformuleerd omdat in een eerder stadium is gebleken dat een gezamenlijk onderzoek van de 3 gemeenten niet tot de mogelijkheden behoort.

3

Onderzoeksopdracht De onderzoeksopdracht voor dit onafhankelijke externe onderzoek luidt als volgt: Hoofdvraag: Onderzoek wat de voor- en nadelen zijn voor Stede Broec in de onderstaande scenario’s waarbij rekening wordt gehouden met de al bestaande samenwerking in Westfriesland en Noord-HollandNoord: a) bestuurlijke zelfstandigheid binnen een ambtelijke fusie (huidige situatie) b) bestuurlijke zelfstandigheid binnen een ambtelijke fusie met mogelijk gedeeltelijk zelfstandige taken c) bestuurlijk zelfstandigheid met een zelfstandige ambtelijke organisatie (ontvlechting) d) bestuurlijk fusie tussen Drechterland, Enkhuizen en Stede Broec (herindeling) In het onderzoek naar de voor- en nadelen van de 4 scenario’s dient in ieder geval rekening te worden gehouden de onderstaande criteria:

Criteria Financiën

Kwaliteit interne dienstverlening

Kwetsbaarheid Kwaliteit externe dienstverlening

Democratische legitimiteit

Effectiviteit

Omschrijving Inschatting van de kosten van de ambtelijke organisatie en een inschatting van de mogelijke incidentele lasten en baten van scenario c en d De mate waarin voor alle taken medewerkers met de juiste (soms gespecialiseerde) opleiding, kennis en ervaring ingezet kunnen worden om uiteindelijk het bestuur te kunnen ondersteunen in de breedste zin van het woord, De mate waarin de uitvoering van gemeentelijke taken beïnvloed wordt door uitval van medewerkers en het kunnen opvangen van die uitval. De mate waarin klanten van de gemeente (inwoners, bedrijven, instellingen en (boven)regionale partners tevreden zijn over de dienstverlening.  Te onderscheiden in representatie, participatie en zichtbaarheid:  Representatie: mogelijkheden voor de gemeenteraad om invloed uit te oefenen op besluitvorming en de samenwerking.  Participatie: mogelijkheden voor inwoners en maatschappelijke instellingen om invloed uit te oefenen op besluitvorming en de samenwerking.  Zichtbaarheid: laagdrempelige toegankelijkheid en zichtbaarheid van het gemeentebestuur Mate waarin de beoogde doelstellingen worden gerealiseerd. Goede uitvoering van zowel wettelijke taken als eigen beleidsambities in de eigen organisatie of door (regionale) samenwerking

4

Efficiëntie

Flexibiliteit, strategie en samenwerken Duurzaamheid, toekomstbestendigheid

Vermogen om met de inzet van zo min mogelijk middelen de gemeentelijke producten en diensten te kunnen leveren en de ambities te kunnen uitvoeren. Snel kunnen inspelen op veranderende omstandigheden. In staat zijn om op wisselende schalen (regionaal en in het dorp of de wijk) en met wisselende partners maatschappelijke effecten te bereiken. Strategische kracht om ook grote opgaven aan te kunnen. Goed in kunnen spelen op toekomstige ontwikkelingen en gemeentelijke opgaven.

Deelvragen: 1. Wat zijn de belangrijkste maatschappelijke opgaven voor Stede Broec in de komende 5 tot 10 jaar? 2. In welk scenario (a t/m d) kunnen deze opgaven het beste worden gerealiseerd? 3. Welke consequenties heeft die keuze voor Stede Broec? 4. Welke consequenties heeft die keuze voor de SED organisatie?

Afbakening onderzoek Het doen van onderzoek naar de bestuurlijke toekomst van gemeenten is een complexe en gelaagde opdracht. Er zijn veel gegevens uit eerdere onderzoeken en er zijn uiteenlopende criteria die gewogen moeten worden. De blik is op de toekomst gericht en dat betekent dat er inschattingen gemaakt moeten worden met alle mitsen, maren en kanttekeningen die daar bij horen. Bovendien is de onderliggende vraag naar de gewenste bestuurlijke toekomst er één waarbij waarden en emoties een belangrijke rol spelen in de gemeente Stede Broec maar ook in de gemeenten Enkhuizen en Drechterland. Het onderzoek is bedoeld om de voor- en nadelen van de verschillende scenario’s in beeld te brengen met als doel om de gemeenteraad te voorzien van informatie en argumenten om de discussie en wenselijkheid van de verschillende scenario’s te kunnen voeren. Het onderzoek moet de basis kunnen vormen voor discussie, meningsvorming en eventuele besluitvorming. Proces: De opdracht dient in fasen plaats te vinden. Bijvoorbeeld een beeldvormende fase, een analytische fase en een adviserende fase. De opdrachtnemer geeft aan welke fasen men wil onderscheiden en hoeveel doorlooptijd per fase nodig is vanaf de opdrachtverlening. Na iedere fase zal de gemeenteraad of een vertegenwoordiging van de gemeenteraad betrokken worden.

Voor de begeleiding van het proces zullen nadere afspraken worden gemaakt. Hierbij is het van belang dat in ieder geval rekening gehouden wordt met:  Een begeleidingsgroep vanuit de gemeenteraad van 3 personen  In het onderzoeksproces ook ruimte te maken om regelmatig de Directie en Ondernemingsraad te horen m.b.t. de impact op de organisatie van de SED. 5