Bijlage 1 plan van aanpak evaluatie DVO versie DB 24 november 2022

Plan van aanpak Evaluatie DVO West-Friese gemeenten - HVC 1. Inleiding In 2023 staat een tussentijdse evaluatie gepland van de lopende dienstverleningsovereenkomst (DVO) van de 7 West-Friese gemeenten met HVC. De opzet en aanpak van deze evaluatie wordt in dit document beschreven. Buiten organisatieadvies gaat de evaluatie in opdracht van de gemeenten uitvoeren. Dit plan van aanpak is gebaseerd op het projectvoorstel van Buiten zoals dat door het Algemeen Bestuur van Afvalbeheer WestFriesland (ABWF) is vastgesteld. Voorliggend plan van aanpak is op basis van een startbespreking met de ambtelijke begeleidingsgroep op 3 november 2022 op een aantal punten aangescherpt en aangevuld.

2. Achtergrond De huidige DVO met HVC is na een intensief traject, met actieve betrokkenheid van gemeentebesturen en -politiek, op 1 januari 2020 van kracht geworden. Ten opzichte van de periode ervoor hebben de 7 West-Friese gemeenten meer stuurmogelijkheden gekregen op service, milieu en kosten. De gemeenten zijn individuele DVO’s met HVC aangegaan; alleen voor de collectieve voorzieningen (afvalbrengstations) is er een collectieve DVO. De individuele en collectieve DVO hebben een initiële looptijd van 6 jaar (1 januari 2020 tot en met 31 december 2025). Afgesproken is dat na 3 jaar (in 2023) een tussentijdse evaluatie plaatsvindt, waarin gekeken wordt in hoeverre doelen en afspraken zijn gerealiseerd, hoe de samenwerking functioneert en hoe het staat met de in de DVO opgenomen inspanningsverplichtingen (zie kader). De West-Friese gemeenten willen de evaluatie ook koppelen aan het rekenkameronderzoek uit 20201: in hoeverre hebben gemeente(raden) met de nieuwe DVO inderdaad meer invloed gekregen, in hoeverre is de transparantie toegenomen en zijn afvalbeheerkosten daadwerkelijk gedaald? Afspraak over tussentijdse evaluatie in DVO 8.2 Partijen zullen de uitvoering van de Overeenkomst periodiek evalueren. De eerste evaluatie zal plaatsvinden nadat 2 (drie) jaren zijn vestreken na de in artikel 6.1 bedoelde ingangsdatum.

Vervolgens zal steeds tenminste eenmaal per 4 (vier) kalenderjaren een evaluatie plaatsvinden. Deze evaluatie zal ingaan op de geleverde Taken, de milieuprestaties en de daaraan gerelateerde vergoeding. Tijdens de evaluatie zal onder meer worden vastgesteld of is voldaan aan de (inspannings)verplichtingen zoals opgenomen in artikel 2.6 en 2.7. 8.3 Op basis van deze evaluatie kan iedere Partij een voorstel doen tot wijziging van deze Overeenkomst, conform artikel 10.

1 naar de doeltreffendheid van de afvalstoffenheffing.

2.6 Grondstoffenplan. HVC werkt gedurende de looptijd van de DVO actief mee aan de doelstellingen van de Gemeente zoals deze zijn geformuleerd in het Grondstoffenplan. Daartoe brengt HVC haar kennis en ervaring in, komt ze met verbetervoorstellen en beleidsadviezen en brengt ze consequenties van voorstellen in beeld. 2.7 Verlaging kostenniveau. HVC zal zich er voor inspannen om het kostenniveau van haar dienstverlening gedurende de initiële looptijd van de DVO te verlagen door het nemen van efficiencymaatregelen. Graadmeter voor het kostenniveau is marktconformiteit. Naast en aanvullend op de jaarlijkse rapportage verplicht HVC zich om bij de tussentijdse evaluatie als bedoeld in artikel 8.2 de eigen efficiency te analyseren en waar nodig vervolg stappen te zetten.

De 7 West-Friese gemeenten willen gezamenlijk optrekken in de uitvoering van de tussentijdse evaluatie van de DVO met HVC en hebben Buiten organisatieadvies gevraagd de evaluatie te begeleiden.

3. Doel en resultaat evaluatie Het tussentijdse evaluatieonderzoek moet antwoord geven op de volgende hoofdvragen: 1. In welke mate zijn doelen en afspraken uit de DVO gerealiseerd? 2. Welke resultaten zijn behaald en wat is de performance van de dienstverlening op het gebied van milieu/duurzaamheid (afvalscheiding), efficiency (marktconformiteit van tarieven) en service (tevredenheid)? 3. Welke sturingsmogelijkheden heeft de gemeente en welke invloed heeft de gemeente in de praktijk? 4. Hoe functioneert de samenwerking tussen gemeenten en HVC? 5. Welke verbeteringen zijn er mogelijk in de dienstverlening, samenwerking, sturing en DVO-afspraken en wat is ervoor nodig om deze te realiseren? Het evaluatieonderzoek resulteert in toegankelijke en door de gemeenten gedragen en met HVC afgestemde onderzoekrapportages. Er worden 7 rapportages opgesteld (één evaluatierapport per gemeente). De inhoud van deze rapportages zal voor een groot deel vergelijkbaar of identiek zijn; een ander deel bestaat uit gemeentespecifieke zaken (invulling van de regierol bijvoorbeeld of specifieke onderdelen van de dienstverlening). Naast de antwoorden op bovenstaande onderzoeksvragen bevatten de rapportages een concreet en duidelijk advies aan de gemeenten en HVC over hoe de geïnventariseerde verbeterpunten het beste kunnen worden geïmplementeerd.

Afbakening Deze evaluatie gaat primair over de opdrachtgever-opdrachtnemerrelatie van gemeenten met HVC De evaluatie gaat in principe niet over de aandeelhouderrol van de gemeenten in HVC. Daar waar overlap ontstaat (bijv. als het gaat om de samenwerkingsrelatie) zal dit duidelijk in de evaluatierapportage worden benoemd.

4. Evaluatie-opzet We kijken in deze evaluatie niet alleen naar de gemaakte afspraken en dienstverleningsprestaties, maar ook naar de structuur, rolinvulling en het functioneren van de

2

samenwerkingsrelatie tussen gemeenten en HVC. In die zin is er sprake van een brede en complete evaluatie. In onderstaande figuur wordt dit uitgebeeld.

Toelichting Algemeen: van een optimaal functionerende DVO is sprake als 1) op alle drie de niveaus (bollen) sprake is van een goede inrichting en goed functioneren én 2) de drie niveaus onderling goed op elkaar zijn afgestemd. Als dat niet zo is er hooguit sprake van suboptimaal functioneren. De DVO kan qua structuur en afspraken bijvoorbeeld goed in elkaar zitten, maar toch kunnen de uitvoeringsprestaties tegenvallen, omdat de opdrachtgeverrol niet goed wordt ingevuld of de samenwerking niet goed verloopt. Daarom is het noodzakelijk om naar alle drie de niveaus (bollen) te kijken. Structuur en organisatie: in hoeverre zijn sturing en DVO goed georganiseerd en ingeregeld? Is de gemeentelijke sturing goed belegd, zijn er in de DVO heldere afspraken gemaakt, zijn doelen SMART geformuleerd en is de overleg- en rapportagestructuur duidelijk uitgewerkt? Relatie: worden de opdrachtgever- en opdrachtnemerrol adequaat ingevuld? Zijn sleutelspelers bij HVC en gemeenten tevreden over de wederzijdse rolinvulling, houding en gedrag? Is er sprake van een open en zakelijke samenwerking en weten sleutelspelers elkaar ook informeel makkelijk te vinden? Zijn gemeenteraad, bestuur en management actief betrokken en op de hoogte? Kortom: functioneert de formele en informele samenwerking in de praktijk goed? Dienstverlening: in hoeverre is de performance van de dienstverlening op niveau? Hoe zit

het met de uitvoeringsprestaties, de (ervaren) kwaliteit van beleid en advies (o.m. bij de grondstoffenplantrajecten), de marktconformiteit van dienstverlening en transparantie van rapportages en financiële overzichten?

3

5. Onderzoekstappen Het evaluatieonderzoek bestaat uit de volgende stappen.

Stap 1 Start en evaluatieopzet

Stap 2

Stap 3

Inventarisatie

Terugkoppeling

Stap 4 Analyse en rapportage

Stap 1. Start en aanscherpen evaluatie-opzet (4e kwartaal 2022) Startbijeenkomst met begeleidingsgroep. Doorlopen van het plan van aanpak en het onderzoekmodel met de ambtelijke begeleidingsgroep. Tevens: het maken van werkafspraken en detailleren van de planning. Deze stap is inmiddels uitgevoerd. Met de stuurgroep (DB ABWF, zie verderop) vindt nog een gesprek plaats over de precieze aanpak. Informeren van gemeenteraden. Door Buiten wordt een voorzet gemaakt voor een College/ raadsbrief, op basis waarvan het gemeentebestuur en -politiek worden geïnformeerd over de opzet, aanpak en doorlooptijd van het evaluatieonderzoek. In de brief/nota wordt aangegeven op welk moment bespreking van onderzoeksresultaten met gemeentebestuur en raden is voorzien. Aanscherpen evaluatieopzet. Operationaliseren van het onderzoekmodel. Toevoegen van een “normenkader” (wanneer is een element “goed”, “adequaat” of “voldoende”). Bespreking stuurgroep. Vaststellen van de evaluatie-opzet en aanpak door de stuurgroep. Deze stap staat gepland voor 24 november. Stap 2. Inventarisatie: deskstudie en interviews (1e kwartaal 2023) In deze stap wordt het feitelijke onderzoek uitgevoerd. Dat doen we aan de hand van deskstudie van relevante documenten, benchmarkrapportages en middels interviews met betrokkenen van HVC en gemeenten.

Deskstudie algemeen: naast de DVO-delen zelf bestudeert Buiten de jaar- en kwartaalrapportages, de grondstoffenplannen en andere beleidsadviezen van HVC, interne rapportages van gemeenten e.d. In de begeleidingsgroep wordt een complete lijst met te bestuderen documenten vastgesteld. Interviews per gemeente: Buiten houdt op ambtelijk en bestuurlijk niveau interviews. Met de portefeuillehouder (pfh-er) wordt in eerste instantie teruggeblikt: hoe kijkt de pfh-er naar de DVO, de geboekte resultaten, de sturingsmogelijkheden, geboden transparantie, de interne organisatie en de samenwerkingsrelatie met HVC? Een andere belangrijke vraag gaat over de toekomst: waar zitten belangrijke verbeterpunten, wat moer er eind 2025 bereikt zijn? Op ambtelijk niveau vindt een vergelijkbaar groepsgesprek plaats (verantwoordelijk manager, regisseur/beleidsadviseur, financial, communicatieadviseur) waar we wat meer de diepte ingaan, onder meer op het punt van het gemeentelijk beleid, specifieke dienstverlening, de financiën en de interne organisatie (regierol). Van tevoren stelt Buiten een gespreksleidraad op. In onderling overleg wordt bepaald wie voor het groepsinterview worden uitgenodigd. De precieze samenstelling verschilt per gemeente. Interviews met HVC. Buiten houdt interviews met HVC, op management-, beleid-, financieel en operationeel niveau.

Gedacht wordt aan een tweetal groepsgesprekken, de precieze 4

samenstelling wordt in onderling overleg bepaald. In de gesprekken komen dezelfde onderwerpen aan de orde als in de interviews met de gemeentelijke sleutelpersonen. Buiten zal van tevoren een gespreksleidraad opstellen en toesturen. Toets marktconformiteit. Verschillende West-Friese gemeenten (Stedebroec, Enkhuizen, Drechterland, Medemblik en Hoorn) doen mee met de landelijke afval-benchmark van NVRD en Rijkswaterstaat. Koggenland voert een eigen marktconformiteitsonderzoek uit. Deze benchmarks bevatten vergelijkingsmateriaal op het punt van milieu-, service- en kostenprestaties. Naar verwachting kan deze vergelijking op basis van het peiljaar 2021 worden gemaakt. De input hieruit wordt gebruikt om bezien in hoeverre de tarieven en dienstverlening marktconform zijn. Ten behoeve van deze beoordeling schetst Buiten ook relevante trends en ontwikkelingen in de gemeentelijke afval- en grondstoffenmarkt. Beoordeling kostenniveau en efficiency. Naast de analyse aan de hand van benchmarkgegevens (zie vorige punt) beoordeelt Buiten in deze stap ook de door HVC aangeleverde informatie met hun analyse van doorgevoerde efficiencymaatregelen en verwachtingen t.a.v. toekomstige efficiency, ook in de eigen bedrijfsvoering, voor de komende jaren. Stap 3: terugkoppeling (mei-juni 2023) Vastleggen en beoordelen evaluatieresultaten.

Buiten brengt de resultaten van de vorige stappen samen, toetst deze aan het normenkader en brengt belangrijke verbeterpunten in beeld. Deze clusteren we per niveau (bol). Per punt wordt een inschatting van de impact en consequenties gemaakt. Interne terugkoppeling2. De concept onderzoeksbevindingen worden eerst besproken en aangescherpt in de begeleidingsgroep. Vervolgens wordt er per gemeente één terugkoppelsessie georganiseerd, waarvoor in ieder geval de portefeuillehouder en de ambtelijk betrokkenen uit stap 2 worden uitgenodigd. Buiten verzorgt ter plekke een toelichting en in de sessie komen onder meer de volgende vragen aan de orde: • Worden de onderzoeksresultaten herkend? Klopt het beeld? • Worden er nog punten gemist? Welke aanvullingen of aanscherpingen zijn nog nodig? • In hoeverre zijn de verbeterpunten compleet en scherp genoeg, welke zijn voor de gemeente het belangrijkst? • Wat betekenen de verbeterpunten voor de tweede fase van de DVO-periode. Welke aanvullingen en/of wijzigingen zijn wenselijk? Bespreking in stuurgroep-plus. De aangepaste onderzoeksrapportage met daarin de algemene en gemeentespecifieke verbeterpunten wordt besproken in de stuurgroep. Deze wordt voor deze gelegenheid aangevuld met vertegenwoordigers van HVC. Stap 4: analyse en rapportage (juni – augustus 2023) Aanscherping rapportages.

Op basis van de input uit de terugkoppelsessies werkt Buiten de rapportages per gemeente uit en worden de verbeterpunten aangescherpt.

2 Vooralsnog is geen rekening gehouden met collectieve terugkoppelacties naar bijvoorbeeld het

gemeentesecretarissenoverleg of een informatieve bijeenkomst voor raadsleden in West-Fries verband.

5

Opstellen eindrapportages met advies. Aan de rapportages wordt een advies toegevoegd met daarin een voorzet voor concrete doelen en evaluatiepunten in 2025. Ook over de weg daarnaar toe geeft Buiten een (implementatie)advies. Presentatie in AB. We presenteren de eindrapportage in het AB van Afvalbeheer WestFriesland en ronden daarmee het project af. Desgewenst kan Buiten ook toelichtingen verzorgen bij (beeldvormende) behandeling van de evaluatierapportage in Colleges van B&W en gemeenteraden3.

6. Planning Het evaluatieonderzoek start met een aantal voorbereidende werkzaamheden in het 4e kwartaal van 2022. De feitelijke uitvoering kan dan meteen vanaf begin januari 2023 worden opgepakt. Oplevering en afronding van de evaluatie is voorzien in de zomer van 2023. Nadere detaillering van deze planning vindt plaats met de begeleidingsgroep.

7. Projectorganisatie Rond dit evaluatieonderzoek wordt de volgende projectorganisatie gevormd: • Voorgesteld wordt om het Dagelijks Bestuur (DB) vanuit het ABWF als stuurgroep van dit evaluatieonderzoek te laten functioneren. De stuurgroep is verantwoordelijk voor de kwaliteit van producten, bewaakt de procesgang, stelt producten vast en voert de regie over het besluitvormingsproces. • Begeleidingsgroep. In de begeleidingsgroep worden concept-producten inhoudelijk besproken en vindt afstemming plaats over het proces. Voorstel ten aanzien van samenstelling: de gemeentelijke vertegenwoordigers in het contactambtenarenoverleg, inclusief vertegenwoordigers van HVC (René Schipper en Krista Kok) vormen samen de begeleidingsgroep. In praktische zin zullen zoveel mogelijk reguliere overleggen worden gebruikt om begeleidingsgroep-bijeenkomsten te plannen. • Buiten organisatieadvies zorgt voor de feitelijke uitvoering van het onderzoek. De rol van Buiten in dit traject: uitvoeren van onderzoek, penvoering, procesbegeleiding en inbreng van expertise (beleidsinhoudelijk, financieel, samenwerkings- en governancevraagstukken).

8. Onderzoeksteam Buiten Henk Mogezomp en Nadine Elfrink van Buiten organisatieadvies voeren het evaluatieonderzoek uit. Op onderdelen kan ook Evert Bovens worden ingezet. De adviseurs van Buiten zijn goed ingevoerd in de afval- en grondstoffensector en hebben ruime onderzoekservaring. Henk en Evert hebben diverse DVO-trajecten begeleid, verschillende evaluaties en marktconformiteitsonderzoeken uitgevoerd en kennen de situatie in WestFriesland goed.

3

Vooralsnog heeft Buiten hier in haar tijdbesteding geen rekening mee gehouden.

6