Bijlage 08 STB communicatieplan

BIJLAGE 8 COMMUNICATIEPLAN STEDE BROEC

BIJLAGE 8 COMMUNICATIEPLAN GEMEENTE STEDE BROEC

BIJLAGE 8 COMMUNICATIEPLAN STEDE BROEC

Communicatieplan In dit document worden richtlijnen gegeven voor communicatie over bomen en boombeheer in de gemeente Stede Broec. Er wordt verwezen naar diverse documenten die in het verleden zijn opgesteld, maar die voor de uitwerking van het omgevingsprogramma Bomen zijn aangevuld. Deze documenten zijn als sub-bijlage opgenomen (8.a).

Centrale boodschap over bomen 1. Visie De communicatie over bomen en boombeheer heeft een positieve inslag. De visie op bomen van de SED organisatie is hierbij het uitgangspunt: Een prettige, veilige, groene leefomgeving met een duurzaam bomenbestand. In de communicatie over activiteiten en werkzaamheden met betrekking tot bomen, wordt de visie als uitgangspunt gebruikt. 2. Esthetiek De waardering van de woonomgeving is grotendeels te danken aan bomen. Bomen zijn mooi, maar vanzelfsprekend. Het valt pas op als ze er niet meer zijn. In de communicatie wordt daarom de esthetiek van bomen benadrukt. De mooie uitstraling van de woonomgeving is te danken aan bomen. 3. Onderwerpen en middelen Om de visie op bomen en de esthetiek van bomen weer te geven, volgen hieronder enkele onderwerpen waarover gecommuniceerd kan worden en manieren waarop. Onderwerpen Groen en gezondheid: Groene inpassing bedrijfsgebouwen, spelen in het groen, bewegen in het groen. Groen en leefbaarheid: Groen decor voor activiteiten, samen werken aan groen (buurtgroen). Waardevolle bomen

Herinrichtingsprojecten Groen wonen De waarde van bomen

Middelen Kaart van speelterreinen en bedrijfsterreinen met bomen. Levensgrote schilderijlijst om te benadrukken hoe mooi de omgeving is. Buurtgroenprojecten. Waardevolle bomen-route, bijvoorbeeld met verhalen over cultuurhistorisch waardevolle bomen. De favoriete boom van inwoners in beeld brengen met toelichting. Op ontwerptekening verschillende boomgroottes laten zien, daarbij de ecosysteemdiensten van bomen vermelden. Dronebeelden van gemeente Stede Broec over de boomtoppen. Koppel de waarde van bomen aan bestaande situaties in de gemeente. De verschillende waarden zijn te vinden in bijlage 13 ‘De waarde van bomen’.

Pagina 1 van 6

BIJLAGE 8 COMMUNICATIEPLAN STEDE BROEC

Interne communicatie over projecten met bomen In bijlage 8.a is de communicatiematrix voor bomenbeheer te vinden. Hierin worden alle communicatieactiviteiten genoemd met betrekking tot cyclisch onderhoud. Ten aanzien van projecten waarbij bomen betrokken zijn, is het van belang dat de boombeheerder vroegtijdig (vanaf de initiatieffase) is betrokken. Het behoud van aanwezige bomen en het opleveren van kwalitatief goede bomen die hun ambitieleeftijd kunnen halen zonder beheerproblemen te geven, is het belang van de boombeheerder. Gemeentelijke bomen worden na inboet en nazorgperiode definitief opgeleverd en aan bomenbeheer overgedragen. Goede communicatie met de boombeheerder en ondersteuning door de boombeheerder is daarom een waardevolle investering in het toekomstige bomenbestand.

Stroomlijn Met behulp van de gemeentelijke applicatie ‘Stroomlijn’ moet het mogelijk worden om bij projecten aan te geven of er sprake is van: □ Bestaande bomen in het projectgebied; □ Nieuwe bomen die bij oplevering van het project worden overgedragen aan bomenbeheer. De gemeentelijk boombeheerder kan op basis van een melding uit Stroomlijn vroegtijdig een signaal krijgen dat er een project start waarbij bomen betrokken zijn, en hierbij aansluiten. Doordat hij vroegtijdig betrokken is, kan de boombeheerder ondersteunen bij de ontwerp en inrichting met bomen en werken rond bomen: □ Voor bestaande bomen: o Nulmeting en Bomen Effect Analyse o Eventueel kapvergunningsplicht conform APV, herplant- en compensatieplicht. o Bescherming van bomen tijdens werkzaamheden. □ Voor nieuwe bomen, advies ten aanzien van: o Boomnorm o Beleidsstatus o Soortkeuze o Ambitieleeftijd o Groeiplaatsinrichting □ Na aanplant o Inboet (eventueel herplant) o Nazorg tot 3 jaar na aanplant.

Pagina 2 van 6

BIJLAGE 8 COMMUNICATIEPLAN STEDE BROEC

Externe communicatie over projecten met bomen Ongeacht een project door de gemeente of door een externe partij wordt uitgevoerd; er is externe communicatie nodig. Bij het Startoverleg van ruimtelijke projecten waarbij bomen betrokken zijn, zijn de boombeheerder en de gemeentelijk communicatieadviseur aanwezig. • De boombeheerder heeft een adviesrol t.b.v. goed ontwerp met bomen en werken rond bomen. • De communicatieadviseur bepaalt op welke momenten er gecommuniceerd wordt over het project. Hiervoor kan de indeling van de communicatiematrix (zie bijlage 8.a) worden gebruikt:

Pagina 3 van 6

BIJLAGE 8 COMMUNICATIEPLAN STEDE BROEC Korte beschrijving van de activiteit Afzender

Wat

Hoe Wie

Effect

Feedback

Planning

Verantwoordelijke Aandachtspunten

Wie is de afzender? Een persoon of organisatie? De gemeente, de aannemer of een wijkplatform bijvoorbeeld? Denk na over het imago van de afzender bij de doelgroep. Pas de afzender eventueel aan op het publiek. Wat is je boodschap? Dit is de titel van je bericht. Die moet immers direct duidelijk zijn voor de ontvanger. Hoe ziet de boodschap eruit? Is het een tekst of afbeelding, lang of kort, is ergens achtergrondinformatie te vinden? Denk ook aan de opmaak. Het medium: Hoe en waarmee verspreid je de boodschap? Online, offline, tekst en/of afbeelding, audio of video? Wie zijn deelnemers aan een overleg of ontvangers van de boodschap? Wie is je doelgroep? Denk aan leeftijd, interesses, waar je hen vindt, vragen die bij de doelgroep spelen waar je op kunt inhaken. Stem je boodschap, de uitstraling ervan, het medium en de afzender af op de doelgroep. Een jongere leest bijvoorbeeld minder vaak de weekkrant dan iemand van middelbare leeftijd. Als je niet weet hoe je de doelgroep kunt bereiken, dan kun je een persona maken om je doelgroep te leren kennen en te bedenken hoe je hem het best kunt bereiken. Wat is het beoogde effect? Oftewel je doel: Wat wil je met de communicatieactiviteit bereiken? Stel jezelf de vraag: Wanneer is de communicatie geslaagd? Gedragsverandering | Informeren | Klachten voorkomen | Duidelijkheid scheppen | Activeren | Enthousiasmeren | enzovoort.

Ontvangen: Heb je feedback gehad van de doelgroep? Zijn er lessen te leren van ervaringen uit het verleden? Verwacht: Wat zijn je verwachtingen ten aanzien van (gewenste of ongewenste) reacties en kun je hier alvast op inspelen? a. Hoe ver van tevoren wil je de doelgroep bereiken? Dit is uitgedrukt in het aantal weken of dagen voordat de activiteit plaatsvindt. b. Wat is de voorbereidingstijd voor publicatie? Houd rekening met redactie, vormgeving, workflow, drukproces, productie, verspreiding. Wie is eindverantwoordelijke en regelt daadwerkelijk de communicatie? Waar moet specifiek op gelet worden? Denk aan taalniveau, aanspreekvorm (je/jij of u), de juiste verwijzingen naar achtergrondinformatie (werken alle linkjes bijvoorbeeld nog) of het herhalen van eerdere boodschappen om die kracht bij te zetten.

Bomenpagina Communicatie over bomen en bomenbeheer kan via online en offline media. Van social media tot persberichten. Van het beantwoorden van vragen in het veld tot het beantwoorden van klachten en meldingen. Welk medium ook wordt gebruikt, het is prettig om te kunnen verwijzen naar een centrale plek met meer informatie.

Pagina 4 van 6

BIJLAGE 8 COMMUNICATIEPLAN STEDE BROEC Dit wordt een pagina op de gemeentelijk website. Hier is bijvoorbeeld informatie te vinden over: □ De waarde van bomen o Positief nieuws over de esthetische waarde van bomen ▪ Waardevolle bomen ▪ Groen en gezondheid ▪ Bomen door de seizoenen heen □ Wat doet de gemeente aan een gezond, duurzaam, veilig bomenbestand? o Beleid over bomen: boomnorm, kroonbedekking speelterreinen, ecologisch beheer groengebieden. o Boominspectie o Onderhoud: snoeien, kappen en planten o Zorgvuldige begeleiding bij ruimtelijke projecten met bomen. □ Wat kunt u zelf doen? o Eigen tuin vergroenen o Buurtgroen beheren o Bedrijventerrein vergroenen □ Gemeentelijke projecten met bomen o Inventarisatie gebruik parken en openbare groengebieden o Vergroening speelterreinen o Herinrichting met bomen o Inrichting nieuwbouwlocaties met bomen □ Overlast o Wat valt onder overlast, welke eigenschappen van bomen moet men accepteren). o Link naar klantcontactcentrum / fixi systeem om klacht of melding door te geven. □ Seizoensgebonden nieuws o In het voorjaar: inspectie, snoei en aanplant. o Vroege zomer: bestrijding eikenprocessierups o In de zomer: water geven. o Herfst: blad- en vruchtval, stormschade. o Winter: aanplant en snoei □ Veel gestelde vragen, contact (vraag stellen)

Publiek toegankelijke projectinformatie Een wens van de gemeente is om voor inwoners inzichtelijk te maken welke projecten in de gemeente worden uitgevoerd. Denk aan de website van de ANWB1 waar wegwerkzaamheden op een rij staan.

1

https://www.anwb.nl/verkeer/wegwerkzaamheden

Pagina 5 van 6

BIJLAGE 8 COMMUNICATIEPLAN STEDE BROEC Of er mogelijkheden zijn om informatie vanuit Stroomlijn publiek toegankelijk te maken, dient te worden uitgewerkt. De wensen ten aanzien van het weergeven van projecten in een publiek toegankelijke applicatie zijn: □ Projecten binnen de SED organisatie zijn zichtbaar op kaart. □ Filter op datum (ook toekomstige projecten zijn zichtbaar zodra ze goedgekeurd zijn). □ Afgesloten wegen/parkeerplaatsen zichtbaar. □ Per project nadere informatie: o Korte beschrijving project (titel). o Opsomming werkzaamheden, eventueel te verwachten overlast. Indien beschikbaar een ontwerptekening. o Wie voert uit. o Doorlooptijd. o Indien aanwezig, bewonersbrief toevoegen. o Contactinformatie voor vragen/opmerkingen.

Richtlijnen voor externe communicatie De gemeentelijk communicatieadviseur bewaakt de externe communicatie waarbij gelet wordt op: • De leesbaarheid van berichten. Hierbij kan gedacht worden aan taalgebruik en het voorkomen van jargon. • Als een probleem gecommuniceerd wordt, moet het algemeen belang en het persoonlijk belang van een oplossing duidelijk vermeld worden. Ook het handelingsperspectief om zelf onderdeel te kunnen zijn van de oplossing kan hierin worden beschreven. • Het inzetten van diverse media (online, offline, persoonlijk). • De frequentie van berichten over bomen.

Pagina 6 van 6