Bijlage 08.a STB Communicatiematrix 2020

COMMUNICATIE COMMUNICATIEMODEL EN COMMUNICATIEMATRIX Op basis van theoretische modellen en persoonlijke gesprekken hebben we een communicatiemodel (zie bijlage X) opgesteld voor de communicatieactiviteiten die tijdens het IBVU proces in de SED organisatie worden uitgevoerd. Op basis van dit model zijn in dit hoofdstuk de communicatieactiviteiten per fase van het IBVU-proces uitgewerkt. Dit is uit te breiden naar overige projecten of algemene werkzaamheden aan bomen, groen, enzovoort. In bijlage Y treft u de communicatiematrix aan waarin alle activiteiten in een lijstoverzicht staan. In deze matrix is bovendien een tabblad met contactgegevens en media opgenomen. Interne en externe communicatieactiviteiten In de communicatiematrix staan alle activiteiten vanuit het bomenbeheer worden uitgevoerd. Zowel uitvoerende als voorbereidende werkzaamheden, oftewel zichtbare en onzichtbare activiteiten. In de communicatiematrix staan interne communicatieactiviteiten (oranje tabellen), zoals het doornemen van werkafspraken, en externe communicatieactiviteiten (groene tabellen), zoals het informeren van inwoners over werkzaamheden. Formats en afspraken Het is de wens om per onderdeel voorbeelden (formats/sjablonen) te verzamelen en te ontwikkelen die per situatie als basis kunnen dienen.

Belangrijk hiervoor is dat de opmaak overeenkomt met de huisstijl van de betreffende gemeente, evenals de aanspreekvorm (je/jij of u), het taalniveau en andere communicatieafspraken. Bomenpagina In veel communicatieactiviteiten wordt verwezen naar een bomenpagina. Dit is een nog te ontwikkelen webpagina over het bomenbeheer van de SED-organisatie. Communicatieactiviteiten per fase Verderop in dit hoofdstuk worden deze activiteiten nader toegelicht waarbij we op verschillende communicatieaspecten ingaan. De volgende activiteiten worden voorgesteld: Interne communicatie - Vooroverleg / technisch overleg / startoverleg - Intern bericht ‘inspectie gaat starten’ - Vragen van inspecteurs tijdens inspectie - Kwaliteitscontrole - Intern bericht ‘inspectie afgerond’ - Terugkerend bomenoverleg (4 x per jaar) - Besluitvormingssessie - Werkverdeling uitvoering (werkvoorbereidingssessie) - Inrichting GRIB Pocket - Intern bericht ‘uitvoering gaat starten’

Fase Opstartfase

Inventarisatie

Externe communicatie - Bomenpagina inrichten op website SED organisatie - Persbericht ‘inspectie gaat starten’ - Persbericht over inspectie in de vorm van een interview met inspecteur. - Vragen van inwoners tijdens inspectie.

Besluitvorming Voorbereiding

-

Uitvoering

-

Pagina 1 van 13

Persbericht ‘uitvoering gaat starten’ Wegafsluiting

INHOUD

Toelichting communicatieaspecten ................................................................................ 3 Opstartfase ....................................................................................................................... 4 Interne communicatie .................................................................................................................... 4 Vooroverleg / technisch overleg / startoverleg ............................................................................. 4 Intern bericht ‘inspectie gaat starten’ ............................................................................................ 5 Externe communicatie ................................................................................................................... 5 Bomenpagina inrichten op website SED organisatie ................................................................... 5 Persbericht 'inspectie gaat starten' ............................................................................................... 6

Inventarisatiefase ............................................................................................................. 7 Interne communicatie .................................................................................................................... 7 Bomenoverleg (4x per jaar) .......................................................................................................... 7 Vragen van inspecteurs zelf tijdens inspectie............................................................................... 7 Kwaliteitscontrole .......................................................................................................................... 7 Intern bericht ‘Inspectie afgerond’ ................................................................................................ 8 Externe communicatie ................................................................................................................... 8 Persbericht over inspectie in de vorm van een interview met inspecteur .................................... 8 Vragen van inwoners tijdens inspectie ......................................................................................... 9

Besluitvormingsfase .......................................................................................................10 Interne communicatie .................................................................................................................. 10 Besluitvormingssessie ................................................................................................................ 10 Externe communicatie – besluitvormingsfase niet extern communiceren ............................ 10

Voorbereidingsfase .........................................................................................................11 Interne communicatie .................................................................................................................. 11 Werkverdeling uitvoering (Werkvoorbereidingssessie) .............................................................. 11 Inrichting GRIB Pocket ............................................................................................................... 11 Externe communicatie – voorbereidingsfase niet communiceren ......................................... 11

Uitvoeringsfase ...............................................................................................................12 Interne communicatie .................................................................................................................. 12 Intern bericht ‘Uitvoering gaat starten’ ........................................................................................ 12 Externe communicatie ................................................................................................................. 12 Extern bericht ‘Uitvoering gaat starten’ ....................................................................................... 12 Wegafsluiting .............................................................................................................................. 13

Pagina 2 van 13

TOELICHTING COMMUNICATIEASPECTEN Allereerst geven we een toelichting op verschillende aspecten die van belang zijn om mee te nemen in communicatieactiviteiten. Vervolgens worden per fase van het IBVU-proces de communicatieactiviteiten genoemd. In de oranje tabellen staan alle interne activiteiten, in de groene tabellen alle externe activiteiten. Korte beschrijving van de activiteit Afzender

Wie is de afzender? Een persoon of organisatie? De gemeente, de aannemer of een wijkplatform bijvoorbeeld? Denk na over het imago van de afzender bij de doelgroep. Pas de afzender eventueel aan op het publiek.

Wat

Wat is je boodschap? Dit is de titel van je bericht. Die moet immers direct duidelijk zijn voor de ontvanger. Hoe ziet de boodschap eruit? Is het een tekst of afbeelding, lang of kort, is ergens achtergrondinformatie te vinden? Denk ook aan de opmaak.

Hoe

Het medium: Hoe en waarmee verspreid je de boodschap? Online, offline, tekst en/of afbeelding, audio of video?

Wie

Wie zijn deelnemers aan een overleg of ontvangers van de boodschap? Wie is je doelgroep? Denk aan leeftijd, interesses, waar je hen vindt, vragen die bij de doelgroep spelen waar je op kunt inhaken. Stem je boodschap, de uitstraling ervan, het medium en de afzender af op de doelgroep. Een jongere leest bijvoorbeeld minder vaak de weekkrant dan iemand van middelbare leeftijd. Als je niet weet hoe je de doelgroep kunt bereiken, dan kun je een persona maken om je doelgroep te leren kennen en te bedenken hoe je hem het best kunt bereiken.

Effect

Wat is het beoogde effect? Oftewel je doel: Wat wil je met de communicatieactiviteit bereiken? Stel jezelf de vraag: Wanneer is de communicatie geslaagd? Gedragsverandering | Informeren | Klachten voorkomen | Duidelijkheid scheppen | Activeren | Enthousiasmeren | enzovoort.

Feedback

Ontvangen: Heb je feedback gehad van de doelgroep? Zijn er lessen te leren van ervaringen uit het verleden? Verwacht: Wat zijn je verwachtingen ten aanzien van (gewenste of ongewenste) reacties en kun je hier alvast op inspelen?

Planning

a. b.

Hoe ver van tevoren wil je de doelgroep bereiken? Dit is uitgedrukt in het aantal weken of dagen voordat de activiteit plaatsvindt. Wat is de voorbereidingstijd voor publicatie? Houd rekening met redactie, vormgeving, workflow, drukproces, productie, verspreiding.

Verantwoordelijke

Wie is eindverantwoordelijke en regelt daadwerkelijk de communicatie?

Aandachtspunten

Waar moet specifiek op gelet worden? Denk aan taalniveau, aanspreekvorm (je/jij of u), de juiste verwijzingen naar achtergrondinformatie (werken alle linkjes bijvoorbeeld nog) of het herhalen van eerdere boodschappen om die kracht bij te zetten.

Tabel 1: toelichting op de verschillende aspecten van communicatieactiviteiten.

Pagina 3 van 13

Teamrollen Strategisch Bomenbeheer en relatie met eigen organisatie.

Rol

Functie SED organisatie

Ketenregisseur (KR)

Boombeheerder

Producteigenaar Inventarisatie (PE-I)

Directievoerder

Producteigenaar Besluitvorming (PE-B)

Boombeheerder

Producteigenaar Voorbereiding (PE-V)

Boombeheerder

Producteigenaar Uitvoering (PE-U)

Directievoerder, Toezichthouder

Producteigenaar Gegevensbeheer

Databeheerder Coördinator Communicatieadviseur

OPSTARTFASE Interne communicatie Vooroverleg / technisch overleg / startoverleg Afzender Wat

Hoe

Wie Effect Feedback

Planning

Verantwoordelijke

Ketenregisseur (boombeheerder) Specifieke wensen en afspraken. - Beleidsuitgangspunten. - Wat wordt geïnspecteerd: veiligheid en regulier onderhoud. - Waar moeten inspecteurs extra op letten? Doelen, mogelijkheden en onmogelijkheden op een rij. - Boombeelden. - Welke wijken/straten worden meegenomen? Hoeveel attentiebomen buiten segment? - Planning. Uitnodiging en verslag per e-mail. Overleg fysiek of via online vergaderen. Foto’s van boombeelden (beeldbank referentiefoto’s). Deelnemers aan het startoverleg: Producteigenaar Inspectie, boominspecteurs, toezichthouder. Duidelijkheid scheppen en informeren: Eenduidige afspraken maken over beoordeling boombeelden en afwijkingen. Ontvangen: Verwacht: Weinig input → Op een andere manier organiseren? Hoe ver van tevoren publiceren Uitnodiging: 4 werkweken van tevoren. Verslag met afspraken uiterlijk na 1 werkweek. Voorbereidingstijd publicatie Ketenregisseur (boombeheerder)

Pagina 4 van 13

Vooroverleg / technisch overleg / startoverleg Aandachtspunten

De ketenregisseur stelt een concept plan van aanpak voor de inspectie / inspectieprotocol op. Tijdens het startoverleg vullen producteigenaar en boominspecteurs dit protocol aan. De deelnemers aan het startoverleg bereiden het volgende voor: - Ervaringen uit het verleden. - Twijfelgevallen. - Onduidelijkheden in beleid. - Verwachte knelpunten. De inspecteurs zijn in bezit van certificaat Data Inspecteur Bomen (DIB). Tabel 2: Interne communicatie voorbereidingsfase: vooroverleg / technisch overleg / startoverleg.

Intern bericht ‘inspectie gaat starten’ Afzender Wat

Team beheer. Toelichting inspectie: doel, planning, organisatie en vervolgstappen. Rollen, taken, personen benoemen. Waar wordt tijdens de inspectie op gelet? Veiligheid en regulier onderhoud. Waar wordt geïnspecteerd en wanneer? De inspecteurs zijn in bezit van certificaat DIB. Hoe Intranet Wie Alle collega’s bij de gemeente. Effect Duidelijkheid scheppen en informeren: Weten wat er buiten gebeurt in opdracht van de gemeente. Vragen van inwoners kunnen beantwoorden of verwijzen naar contactpersoon of bomenpagina waar meer informatie staat. Feedback Ontvangen: Verwacht: Planning Hoe ver van tevoren publiceren 1 werkweek voor aanvang van inspectie Voorbereidingstijd publicatie 1 werkweek: schrijven of aanpassen, redigeren, plaatsen. Verantwoordelijke Ketenregisseur (boombeheerder) Aandachtspunten Maak het voor alle collega’s toegankelijk. Jargon uitleggen. Leg ook uit waarom het goed is dat collega’s dit weten. Tabel 3: Interne communicatie voorbereidingsfase: Intern bericht ‘inspectie gaat starten’.

Externe communicatie Bomenpagina inrichten op website SED organisatie Afzender Wat

Hoe Wie Effect Feedback Planning

SED organisatie. Verschillende onderwerpen: Bij deze fase hoort nieuws over de boominspectie. Waar wordt naar gekeken en waarom? Tekst met illustratie om het te verduidelijken. In het menu staan bijvoorbeeld de volgende onderwerpen: - Boominspectie - Onderhoud: snoeien, kappen en planten - Overlast (wat valt onder overlast, welke eigenschappen van bomen moet men accepteren). Link naar klantcontactcentrum / fixi systeem om klacht of melding door te geven. Bijvoorbeeld, als eikenprocessierups actief is, daar een nieuwsbericht over plaatsen. - Veel gestelde vragen, contact (vraag stellen) - Seizoensgebonden informatie (blad- en vruchtval, stormschade, water geven, inspectie en snoei bijvoorbeeld). Webpagina op SED organisatie. Naar deze pagina wordt verwezen in berichten aan inwoners, zowel online als offline. Inwoners en belanghebbenden. Informeren, onduidelijkheid wegnemen, toegankelijkheid SED organisatie vergroten. Beter geïnformeerd publiek (na enkele tijd). Op de langere termijn minder vragen. Ontvangen: Verwacht: Hoe ver van tevoren publiceren Doorlopend actueel Voorbereidingstijd publicatie 8 weken: Schrijven en illustraties verzamelen – feedback ophalen – aanpassen – redigeren – plaatsen.

Pagina 5 van 13

Bomenpagina inrichten op website SED organisatie Verantwoordelijke Aandachtspunten

Ketenregisseur (boombeheerder) / communicatieadviseur Jargon uitleggen. Begrijpelijke taal. Heldere illustraties. Perspectief inwoner in achterhoofd houden. Alle subpagina’s zijn jaarrond in de lucht. Actualiteiten worden uitgelicht op de homepage. Tabel 4: Externe communicatie voorbereidingsfase: Bomenpagina inrichten op website SED organisatie.

Persbericht 'inspectie gaat starten' Afzender Wat

SED organisatie. Toelichting inspectie: doel (zorgplicht), planning, organisatie. Welke bomen worden geïnspecteerd en wat merkt u ervan? Waar wordt tijdens de inspectie op gelet: Veiligheid en regulier onderhoud. Contactgegevens voor vragen. Verwijzing naar bomenpagina op website SED organisatie Hoe Persbericht, tevens nieuwsbericht op bomenpagina. Kort bericht op social media met verwijzing naar nieuwsbericht op bomenpagina. Wie Inwoners en belanghebbenden. Bewonersorganisaties specifiek aanschrijven en verwijzen naar het artikel. Effect Informeren, duidelijkheid scheppen, toegankelijkheid SED organisatie vergroten. Beter geïnformeerd publiek (na enkele tijd). Op de langere termijn minder vragen. Feedback Ontvangen: Vragen, klachten. Verwacht: gemeente neemt verantwoordelijkheid over bomen serieus. Planning Hoe ver van tevoren publiceren 1 week voor start inspectie in krant en op social media. Voorbereidingstijd publicatie 4 weken: schrijven – feedbackronde – redigeren – publiceren op eigen site – publiceren in krant – delen op social media. Verantwoordelijke Ketenregisseur (boombeheerder) / Producteigenaar Inventarisatie / communicatieadviseur Aandachtspunten Begrijpelijke taal. Met foto of illustratie. Nog niet vertellen over snoei, dat komt later. De inspecteur volgt landelijke richtlijnen. Scheelt wellicht discussie met bewoners.

Tabel 5: Externe communicatie voorbereidingsfase: Persbericht 'inspectie gaat starten'.

Pagina 6 van 13

INVENTARISATIEFASE Interne communicatie Bomenoverleg (4x per jaar) Afzender Wat

Ketenregisseur (boombeheerder) Uitnodiging met agenda en verslag. Bespreken voortgang cyclisch onderhoud: ervaringen, wijzigingen, planning, extra werkzaamheden. Hoe Uitnodiging met agenda en verslag per e-mail. Overleg fysiek of via online vergaderen. Wie Toezichthouder(s), Directievoerder(s), Coördinatie buitendienst. boomverzorgers Effect Geïnformeerd worden, eenduidige afspraken maken Feedback Ontvangen: Verwacht: Planning Hoe ver van tevoren publiceren Uitnodiging: Aan het begin van het kalenderjaar worden de 4 bomenoverleggen voor het hele jaar ingepland. Voorbereidingstijd publicatie Verslag met afspraken uiterlijk na 1 werkweek. Verantwoordelijke Ketenregisseur (boombeheerder) Aandachtspunten Afspraken vastleggen en terugkoppelen. Permanente wijzigingen borgen in plan van aanpak. Tabel 6: Interne communicatie inventarisatiefase: Terugkerend Bomenoverleg. Vragen van inspecteurs zelf tijdens inspectie Afzender Wat

Inspecteurs Twijfels over de wijze van registratie en bijzondere situaties. Vragen van inwoners. Hoe Groepsapp Wie Toezichthouder Effect Kennisontwikkeling bij inspecteurs. Betere kwaliteit inspectie. Feedback Ontvangen: Verwacht: Planning Hoe ver van tevoren publiceren Na startoverleg aanmaken groepsapp. Voorbereidingstijd publicatie N.v.t. Verantwoordelijke Ketenregisseur (boombeheerder) Producteigenaar Inventarisatie, Toezichthouder. Aandachtspunten Iedereen mag reageren maar houd de app on topic. Tabel 7: Interne communicatie inventarisatiefase: Vragen van inspecteurs zelf tijdens inspectie. Kwaliteitscontrole Afzender Wat Hoe

Toezichthouder Beoordeling van de inspectie. Afwijkingen in beeld brengen. Verslag (mail) inclusief Excelbestand met de uitkomsten. Zo nodig evaluatie met inspecteurs in het veld. Wie Producteigenaar Inventarisatie. Effect Kwaliteitsbewaking. Kennisontwikkeling. Feedback Ontvangen: Vragen tijdens de inspectie via groepsapp. Verwacht: Verschillende inspecteurs kijken verschillend. Planning Hoe ver van tevoren publiceren N.v.t. Voorbereidingstijd publicatie 1 werkweek: schrijven of aanpassen, redigeren, delen. Verantwoordelijke Toezichthouder Aandachtspunten Praktische vertaling van uitgangspunten meenemen in inspectieprotocol. Aanvullen beeldbank met referentiefoto’s. Tabel 8: Interne communicatie inventarisatiefase: Kwaliteitscontrole.

Pagina 7 van 13

Intern bericht ‘Inspectie afgerond’ Afzender Wat Hoe Wie Effect Feedback

Directievoerder Afwijkingen zijn in beeld gebracht. Nu volgt besluitvorming. Intern bericht (intranet) Alle belanghebbenden van de gemeente Informeren. Ontvangen: Vragen: hoe gaat het, hoe lang duurt het nog? Verwacht: Misschien verwachten mensen al conclusies, maar daar is nog niets over te zeggen. Planning Hoe ver van tevoren publiceren N.v.t. Voorbereidingstijd publicatie 1 werkweek: schrijven of aanpassen, redigeren, delen. Verantwoordelijke Producteigenaar Inventarisatie Aandachtspunten Nog geen conclusies delen, maar proces toelichten: hierna volgt besluitvorming waarbij we twijfelgevallen bespreken en op basis van beleid en budget tot passende maatregelen komen. Zowel binnen overleggen als buiten bekijken. Tabel 9: Interne communicatie inventarisatiefase: Intern bericht ‘Inspectie afgerond’.

Externe communicatie Persbericht over inspectie in de vorm van een interview met inspecteur Afzender Wat

SED organisatie Informatie over inspectie, bijvoorbeeld door middel van een interview met een inspecteur. Deskundigheid uitstralen. Aantal voorbeelden laten zien: hoe kijkt een inspecteur naar bomen? Kernwoorden: veiligheid, regulier onderhoud, zorgplicht. Verwijzen naar informatiepagina. Hoe Krant, bomenpagina op website, korte versie op social media delen met verwijzing naar website. Wie Inwoners en belanghebbenden. Bewonersorganisaties specifiek aanschrijven en verwijzen naar het artikel. Effect Vertrouwen en toegankelijkheid SED organisatie vergroten. Beter geïnformeerd publiek (na enkele tijd). Op de langere termijn minder vragen. Feedback Ontvangen: Oranje hesje wekt nieuwsgierigheid. Verwacht: Planning Hoe ver van tevoren publiceren Tijdens inspectie, in de vorm van een interview Voorbereidingstijd publicatie 4 weken: interview + foto’s – schrijven – feedback – redigeren – publiceren op bomenpagina website SED – aanbieden aan krant. Verantwoordelijke Ketenregisseur (boombeheerder) / Producteigenaar Inventarisatie (=directievoerder) / communicatieadviseur Aandachtspunten Taalniveau. Met foto. Nog niet vertellen over snoei, dat komt later. Tabel 10: Externe communicatie inventarisatiefase: Inspectie bomen in segment en attentiebomen / jaarlijks te inspecteren bomen.

Pagina 8 van 13

Vragen van inwoners tijdens inspectie Afzender Wat

Inwoners Vragen over wat er gaat gebeuren en waarom. Klachten over overlast. Suggesties en ideeën. Vragen over beheer eigen bomen. Hoe Mondeling, e-mail en via social media. Flyer of visitekaartje met verwijzing naar webadres bomenpagina: ‘Vragen over bomen, boominspectie of snoei? Alles over bomen in uw gemeente vindt u op www…….nl’ Wie Toezichthouder Effect Informeren. Feedback Ontvangen: Verwacht: De boominspecteur kan direct antwoorden of verwijzen naar website. Planning Hoe ver van tevoren publiceren Flyer of visitekaartje ontwerpen en laten drukken. Kan tijdens alle fasen en gedurende meerdere cycli gebruikt worden. Voorbereidingstijd publicatie Als een antwoord eenvoudig is, dan direct antwoorden. Als overleg/afstemming nodig is, dan aangeven dat de vraag in behandeling is genomen. Verantwoordelijke Directievoerder Aandachtspunten Altijd terugkoppelen. Misschien is het handig als een inspecteur een flyer met informatie over het project bij zich heeft. Hier staat contactinformatie op van de Producteigenaar Inventarisatie. Geen uitkomsten van de inspectie delen met bewoners, wel uitleg over de inspectie (werkwijze, doel, richtlijnen). Tabel 11: Externe communicatie inventarisatiefase: Vragen van inwoners tijdens inspectie.

Pagina 9 van 13

BESLUITVORMINGSFASE Interne communicatie Besluitvormingssessie Afzender Wat Hoe

Ketenregisseur (boombeheerder) Uitnodiging en verslag. Uitnodiging en verslag per e-mail. Overleg fysiek of via online vergaderen. In het veld bomen nalopen. Foto’s van besluitvormingsbomen. Wie Toezichthouder, directievoerder, boomverzorgers, Ketenregisseur. Effect Duidelijkheid over wat er gebeurt met bomen die vanuit de inspectie op ‘besluitvorming zijn gezet. Feedback Ontvangen: Het is niet bij iedereen duidelijk wat er gebeurt. Verwacht: Planning Hoe ver van tevoren publiceren Uitnodiging: 2 werkweken van tevoren (staat waarschijnlijk al langer in de planning) Voorbereidingstijd publicatie Verslag met afspraken uiterlijk na 1 werkweek. Verantwoordelijke Ketenregisseur (boombeheerder), Producteigenaar Gegevensbeheer, toezichthouder. Aandachtspunten Duidelijkheid over taken en verantwoordelijkheden Tabel 12: Interne communicatie besluitvormingsfase: Besluitvormingssessie.

Externe communicatie – besluitvormingsfase niet extern communiceren

Pagina 10 van 13

VOORBEREIDINGSFASE Interne communicatie Werkverdeling uitvoering (Werkvoorbereidingssessie) Afzender Wat

Directievoerder en coördinator Werkverdeling uitvoering onderhoud bomen. - Met een toelichting over wie welke werkzaamheden oppakt? Denk aan vellen tot of vanaf een bepaalde hoogte, vormsnoei, klimop verwijderen en wie werkt in welk gebied. - Gebiedsgrenzen. - Planning Hoe E-mail Wie Directievoerder, Toezichthouder, Ketenregisseur, alle producteigenaren, boomverzorgers of coördinator eigen dienst, aannemer. Effect Informeren Feedback Ontvangen: Onbegrip over werkverdeling. Verwacht: Planning Hoe ver van tevoren publiceren 2 weken voordat de uitvoering start Voorbereidingstijd publicatie 1 week: schrijven + foto’s – feedback – redigeren – e-mailen Verantwoordelijke Producteigenaar Voorbereiding Aandachtspunten 2 partijen in 1 straat laten werken is onwenselijk. Tabel 13: Interne communicatie voorbereidingsfase: Werkverdeling uitvoering (Werkvoorbereidingssessie). Inrichting GRIB Pocket Afzender Wat

Directievoerder en coördinator Uitvoeringsbestanden GRIB Pocket. Iedereen die ermee werkt krijgt uitleg en overzicht rechten. Hoe E-mail Wie Directievoerder, Toezichthouder, boomverzorgers eigen dienst, aannemer. Effect Informeren over rechten en gebruik GRIB Pocket Feedback Ontvangen: Verwacht: Planning Hoe ver van tevoren publiceren Voorbereidingstijd publicatie Klaarzetten GRIB Pocket Verantwoordelijke Producteigenaar Voorbereiding, Producteigenaar Gegevensbeheer. Aandachtspunten Vragen oplossen! Tabel 14: Interne communicatie voorbereidingsfase: Inrichting GRIB Pocket.

Externe communicatie – voorbereidingsfase niet communiceren

Pagina 11 van 13

UITVOERINGSFASE Interne communicatie Intern bericht ‘Uitvoering gaat starten’ Afzender Wat

Team uitvoering Het werk is voorbereid en kan nu uitgevoerd worden. Wat gaan we doen? Waar? Wie? (aannemer/eigen dienst) Waarom? Hoe Intern bericht (intranet) Wie Alle belanghebbenden van de gemeente Effect Informeren. Feedback Ontvangen: Vragen: hoe gaat het, hoe lang duurt het? Kunnen inwoners overlast verwachten? Verwacht: Planning Hoe ver van tevoren publiceren 2 weken voor aanvang uitvoering Voorbereidingstijd publicatie 2 weken schrijven + foto’s – feedback – redigeren – publiceren Verantwoordelijke Producteigenaar Uitvoering, communicatieadviseur Aandachtspunten Het doel van de werkzaamheden herhalen: onderhoud en veiligheid. Tabel 15: Interne communicatie uitvoeringsfase: Intern bericht ‘Uitvoering gaat starten’.

Externe communicatie Extern bericht ‘Uitvoering gaat starten’ Afzender Wat

Gemeente Het werk is voorbereid en kan nu uitgevoerd worden. Wat gaan we doen? Waar? Wie? (aannemer/eigen dienst) Waarom? Hoe Krant, bomenpagina op website, korte versie op social media delen met verwijzing naar website. Wie Inwoners en belanghebbenden. Bewonersorganisaties specifiek aanschrijven en verwijzen naar het artikel Effect Informeren. Feedback Ontvangen: Verwacht: Vragen: hoe gaat het, hoe lang duurt het? Wat gebeurt er met de bomen? Planning Hoe ver van tevoren publiceren 1 week voor aanvang Voorbereidingstijd publicatie 3 weken schrijven + foto’s – feedback – redigeren – publiceren (aanbieden aan krant moet ruim van tevoren) Verantwoordelijke directievoerder en coordinator, communicatieadviseur Aandachtspunten Het doel van de werkzaamheden herhalen: onderhoud en veiligheid. Hiervoor worden landelijke richtlijnen aangehouden en er wordt toezicht op gehouden. Met foto of illustratie. Uitvoer wordt aangestuurd door gemeente. Verwijzen naar bericht over inspectie op de bomenpagina. Tabel 16: Externe communicatie uitvoeringsfase: Extern bericht ‘Uitvoering gaat starten’.

Pagina 12 van 13

Wegafsluiting Afzender Wat

Gemeente De weg wordt tijdelijk afgesloten. - Waarom - Wanneer - Alternatieven Hoe Brief aan omwonenden met verwijzing naar bomenpagina op website SED. Korte versie op social media met verwijzing naar de bomenpagina. Wie Omwonenden. Relevante wijk- of buurtorganisatie specifiek aanschrijven. Effect Informeren. Feedback Ontvangen: Verwacht: Vragen: hoe gaat het, hoe lang duurt het? Wat gebeurt er met de bomen? Planning Hoe ver van tevoren publiceren Bewonersbrief en artikel op website 2 weken voor wegafsluiting. Social media 1 week van tevoren. Voorbereidingstijd publicatie 2 weken Artikel op website, social media. Bewonersbrief schrijven, redigeren, printen, verzenden. Verantwoordelijke Producteigenaar Uitvoering, communicatieadviseur Aandachtspunten Alternatieven bieden voor parkeren. Wat te doen in geval van calamiteiten? Tabel 17: Externe communicatie uitvoeringsfase: Wegafsluiting.

Pagina 13 van 13