Begroting 2022 SSC DeSom versie 1.0
Tekst van het document
Begroting 2022 SSC DeSom
Zichtbaar, verbonden, klaar voor de toekomst!
1 Begroting 2022 SSC DeSom
Versie 1.0
15 april 2021
Inhoudsopgave BELEIDSBEGROTING .............................................................................................................. 5 1.
PROGRAMMAPLAN ...................................................................................................... 5
2.
KENGETALLEN ............................................................................................................. 7 2.1 Kengetallen 2022 ........................................................................................................... 7 2.2 Verrekeningsgrondslagen .............................................................................................. 7 2.3 Formatie SSC DeSom .................................................................................................... 8
3.
PARAGRAFEN .............................................................................................................. 9 3.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing .................................................................... 9 3.2 Paragraaf financiering .................................................................................................. 13 3.3 Paragraaf bedrijfsvoering ............................................................................................. 14
4.
ONTWIKKELINGEN ..................................................................................................... 15 4.1 Eerdere ontwikkelingen 2018-2021 .............................................................................. 15 4.2 Uitgangspunten nieuw beleid ....................................................................................... 17 4.3 Nieuwe ontwikkelingen in 2022 .................................................................................... 18
5.
RECAPITULATIE BEGROTINGSWIJZIGINGEN ......................................................... 20 5.1 Investeringen en incidentele uitgaven .......................................................................... 20 5.2 Structurele wijzigingen exploitatiekosten ...................................................................... 20 5.3 Indexatie 2022 ............................................................................................................. 20
6.
FINANCIËLE BEGROTING .......................................................................................... 21 6.1 Uitgangspunten bij de begroting ................................................................................... 21 6.2 Overzicht van baten en lasten conform op basis van kostensoorten ............................ 23 6.3 Uiteenzetting financiële positie en de toelichting .......................................................... 26 6.4 Financiële Meerjarenbegroting 2022-2025 op basis van kostensoorten ....................... 27 6.5 Geprognosticeerde begin- en eindbalans 2022 ............................................................ 28
Bijlage 1: Meerjaren investeringsbegroting 2022-2025 ............................................................ 30 Bijlage 2: Stand en verloop van reserves 2022-2025 ............................................................... 31 Bijlage 3: Overzicht baten en lasten per taakveld .................................................................... 32 Bijlage 4: Meerjarig geprognosticeerde balans ........................................................................ 33
2 Begroting 2022 SSC DeSom
Versie 1.0
15 april 2021
Aan de leden van het Algemeen Bestuur van het SSC DeSom Wognum, april 2021 Onderwerp: Aanbieding Begroting 2022
Geacht Algemeen Bestuur, Hierbij bieden wij u de Begroting 2022 en Meerjarenraming 2022-2025 aan. Doel van SSC DeSom is de deelnemers en WerkSaam Westfriesland met ICT-voorzieningen te ondersteunen en deze voorzieningen steeds beter af te stemmen op de behoeften van deze tijd en de nieuwe ontwikkelingen. Zo gaan wij in 2022 onze in 2021 vervangen ICTinfrastructuur verder door ontwikkelen, gebaseerd op de ontwikkelde (regionale) Cloud architectuur met een bijbehorende ICT-beheerorganisatie. Op basis van het Strategisch Personeel Plan (SPP) van SSC DeSom zijn alle medewerkers de afgelopen drie jaar (bij)geschoold en hebben zij zich, waar nodig, gecertificeerd. Dit heeft het noodzakelijk gemaakt het oude functiegebouw uit 2017 van SSC DeSom te herzien. Hiertoe zijn in 2021 alle functies in het functiegebouw van SSC DeSom opnieuw beschreven, gewaardeerd en vastgesteld. Dit in samenwerking en met instemming van de ondernemingsraad (OR). In januari 2021 ontving u de Kaderbrief van SSC DeSom voor 2022. Hierin zijn de kaders en uitgangspunten voor het opstellen van de Begroting 2022 opgenomen, evenals nieuwe ontwikkelingen die we in 2022 en verder voorzien. Deze kunnen in de Begroting 2022 leiden tot voorstellen voor nieuw beleid met bijbehorende budgetten.
Voorstellen in het kader van nieuwe ontwikkelingen zijn tot stand gekomen in nauwe samenwerking met de informatiemanagers van de deelnemende gemeenten Drechterland, Enkhuizen, Stede Broec, Opmeer, Medemblik, Koggenland en de gemeenschappelijke regeling WerkSaam Westfriesland. Daarnaast zijn in deze begroting de financiële gevolgen opgenomen van de Meerjarenraming 2022-2025, zoals vastgesteld bij de Begroting 2021. Hierover heeft dus al besluitvorming plaatsgevonden. Voor nieuw beleid dat in de Begroting 2021 is beschreven, is in de Begroting voor 2022 nog geen budgetaanvraag gedaan. Recent is in het begrotingsjaar 2021 via de Voorjaarsrapportage 2021 een uitgebreide toelichting en statusupdate gegeven. Ook zijn de risico’s die hier mogelijk uit voortkomen, geschetst. De definitieve besluitvorming hierover door het Algemeen Bestuur moet nog plaatsvinden. De Coronapandemie heeft in 2020 en 2021 tot zover geen ingrijpende gevolgen gehad op de financiële prestaties van SSC DeSom. Het is de verwachting dat dit in 2021-2022 ook niet zo zal zijn, dat is mede afhankelijk van de effecten van de Covid-maatregelen die landelijk opgelegd worden. Van de medewerkers is wel een extra inspanning gevraagd, niet alleen vanwege het thuiswerken en digitaal vergaderen, maar ook door de sterk gestegen (ca. 20%) eerste en tweede lijn vragen van eindgebruikers van de deelnemers.
Basis voor de Begroting 2022 zijn de budgetten 2021 (eventueel bijgesteld via de Voorjaarsen Najaarsrapportage 2020 en het nieuw beleid zoals opgenomen in de Meerjarenraming 2021-2024 in de Begroting 2021). In deze begroting zijn uitsluitend de kosten opgenomen van de standaard ICT-dienstverlening aan deelnemers en afnemer, zoals in de dienstverleningsovereenkomst is vastgesteld. Kosten van producten en projecten die geen onderdeel uitmaken van de dienstverleningsovereenkomst worden geheel met opdrachtgevers verrekend en zijn geen onderdeel van de Begroting 2022.
3 Begroting 2022 SSC DeSom
Versie 1.0
15 april 2021
Met de zienswijzen op de Kaderbrief 2022 hebben wij in de Begroting 2022 een structurele bezuiniging van 2,3% opgenomen oftewel een bedrag van € 153.600. Een bezuiniging van 1,3% (een bedrag van € 87.000) was al met de Begroting 2021 ingeboekt. Deze structurele bezuiniging van 1,3% betreft de volgende posten: - Onderhoud € 10.000 - Rente € 20.000 - Salarissen € 20.000 - Externe dienstverleningscontracten € 20.000 - Onvoorzien € 17.000 Totaal € 87.000 De additionele, structurele bezuiniging van 1% oftewel een bedrag van € 66.600 wordt vanaf de Begroting 2022 opgenomen en bestaat uit de volgende posten: - het opzeggen van de dienstverleningsovereenkomst met de SED op het gebied van juridische bijstand € 7.000 - het verlagen van de externe inhuur in verband met calamiteiten en vervanging van medewerkers bij ziekte en uitval € 59.600 Totaal € 66.600 Het mag duidelijk zijn dat deze bezuinigingen voor de bedrijfsvoering van SSC DeSom een zware last vormen. Toch hebben wij gemeend solidair te moeten zijn in deze tijden van onder financiering van de gemeenten door het Rijk en het moeizaam of zelfs niet sluitend kunnen krijgen van de gemeentelijke begrotingen van sommige van onze deelnemers. Uitgangspunt hierbij is de dienstverlening te handhaven op het niveau van nu. Met deze bezuinigingen kunnen we daar geen garanties voor geven. We gaan er zeker ons uiterste best voor doen.
Kaders voor de Begroting 2022 zijn het rentepercentage over vervangings- en nieuwe investeringen en de indexatie op lonen en prijzen. Voor de rente over vervangings- en nieuwe investeringen gaan wij uit van een percentage van 0% (rentepercentage bij de BNG per 15 oktober 2020 voor dergelijke leningen met een looptijd van vijf jaar is -/- 0,18%!). Deze begroting bevat de volgende onderdelen: Beleidsbegroting Programmaplan Paragrafen Nieuw beleid en overige begrotingswijzigingen Financiële begroting Uitgangspunten Nieuw beleid Financiële begroting en – meerjarenperspectief Risicoparagraaf In deze begroting zijn de ervaringen verwerkt van het begrotingsjaar 2020 en gedeeltelijk die van 2021. Namens het Dagelijks Bestuur,
F.R. Streng Wnd. voorzitter Dagelijks Bestuur SSC DeSom
P.A. Kuiken, Directeur SSC DeSom
4 Begroting 2022 SSC DeSom
Versie 1.0
15 april 2021
BELEIDSBEGROTING 1.
PROGRAMMAPLAN
Onze missie Het SSC DeSom biedt effectieve, efficiënte en toekomstgerichte ICT-dienstverlening aan haar deelnemers en afnemer WerkSaam Westfriesland. Betrouwbaarheid, continuïteit, beveiliging, regie, klantgerichtheid en innovatie zijn onze kernwaarden. Onze huidige opdracht SSC DeSom is sinds 1 januari 2014 de ICT-partner en - beheersorganisatie voor haar deelnemers en afnemer WerkSaam Westfriesland. SSC DeSom beheert negen hybride omgevingen, twee on premise datacenters (in Wognum), drie Cloudbased datacenters (twee in Amsterdam en één in Utrecht). SSC DeSom ondersteunt inmiddels ruim 1800 medewerkers van de deelnemende organisaties met meer dan 1900 gebruikers accounts, circa 1200 vaste werkplekken, ruim 1200 laptops en andere devices zoals telefoon en tablets. Er zijn ruim 600 applicaties in gebruik. De dienstverlening van SSC DeSom bestaat uit een ruim assortiment van ICT-diensten. De afspraken hierover staan beschreven in de dienstverleningsovereenkomst (DVO). Deze DVO’s worden periodiek op verzoek van de organisaties geëvalueerd en geactualiseerd, in samenwerking met de informatie- en contractmanagers van die organisaties. Onze opdracht voor de toekomst Naast het borgen van de continuïteit van de huidige ICT-dienstverlening, staan de organisaties en SSC DeSom gezamenlijk ook voor een veranderopgave.
In 2018 zijn plannen gemaakt voor vervanging van de inmiddels economisch en deels technisch afgeschreven huidige infrastructuur. In 2020 zijn de voorgeschreven Europese aanbestedingstrajecten afgerond. In 2021 wordt deze vervanging gerealiseerd. In 2018 is gestart met het realiseren van de Cloud basisinfrastructuur; in 2019 volgde de daadwerkelijke Cloud gang en is met succes de Proof of Concept (POC) van de nieuwe werkplek afgerond. Op basis van de ervaringen met de POC is de nieuwe digitale werkplek (DWO) ontwikkeld. De Cloud gang verloopt echter trager dan initieel ingeschat. De omvang van de benodigde hybride Infrastructuur en daarmee de kostenstructuur (investeren of exploitatiekosten) wordt steeds duidelijker. In 2019 is gestart met de gefaseerde migraties bij de deelnemers. Het jaar 2021 staat in het teken van afronding van de implementatie van het nieuwe werkplek concept op basis van Office 365 en de opbouw en inrichting van de nieuwe infrastructuur. De transitie naar de nieuwe hybride Cloud infrastructuur vindt in 2021 plaats. Daarna wordt de oude infrastructuur ontmanteld en uitgefaseerd. In 2022 wil SSC DeSom naast haar reguliere (beheer)taken, graag samen met de deelnemers werken aan het verder implementeren van Office 365 en de verdere integratie van de nieuwe werkplek omgeving.
Ook zou SSC DeSom graag invulling geven aan nieuwe taken die voortkomen uit de ambitie van de deelnemers voor data gedreven werken. De directie en medewerkers van SSC DeSom zijn zich sterk bewust van hun rol bij deze transformatie; deze transformatie betekent ook veranderingen voor SSC DeSom. De ontwikkelingen stellen andere eisen aan medewerkers, beveiliging, verbindingen en het beheer. SSC DeSom heeft het hiervoor benodigde fundament ontwikkeld, zowel op het domein van de bedrijfsvoering (goed opgeleid en gekwalificeerd personeel) als techniek.
5 Begroting 2022 SSC DeSom
Versie 1.0
15 april 2021
Prestatie indicatoren Afgelopen jaar is er samen met de organisaties veel tijd gestoken in het opzetten van een nieuw dienstverleningsdashboard. In 2021 wordt dit verder doorontwikkeld en kan dit dashboard worden gebruikt door de aangesloten organisaties. De bevindingen vanuit de operationele taken worden periodiek besproken met de contractmanagers van de deelnemers en waar nodig worden direct maatregelen genomen om afwijkingen op de dienstverlening af te stemmen. Periodiek wordt een Klanttevredenheidsonderzoek gehouden. Wat gaan we hier voor doen? Standaard dienstverlening leveren conform de afspraken in DVO; Aanvullende dienstverlening leveren. Dit betreft de ‘pay as you use’ PDC-producten en de niet-standaard dienstverlening (bijv. één-op-één projecten of inzet voor regionale projecten); Invulling geven aan nieuwe ontwikkelingen uit Kaderbrief 2021; Ontwikkelen interne organisatie; Samenwerken met gemeente Hoorn op gebied van architectuur en ICT-inkoop advies; Professionele stageplaatsen bieden aan ICT-ers in opleiding, SSC DeSom is een erkend leerbedrijf. Wat hebben we hier voor nodig? De uitwerking van de nieuwe ontwikkelingen komt terug in hoofdstuk 4 ‘Ontwikkelingen’ en hoofdstuk 5 ‘Recapitulatie begrotingswijzigingen’.
6 Begroting 2022 SSC DeSom
Versie 1.0
15 april 2021
2.
KENGETALLEN
2.1
Kengetallen 2022
Overzicht aantal inwoners per peildatum 1 januari 2021:
Overzicht aantal inwoners per peildatum 1 januari 2021 Organisatie Aantal inwoners Aantal inwoners 2020 2021 Drechterland 19.717 19.835 Enkhuizen 18.592 18.632 Stede Broec 21.734 21.749 Opmeer 11.837 12.005 Medemblik 45.104 45.178 Koggenland 22.752 22.938 Totaal 139.736 140.337
2.2
Verrekeningsgrondslagen
Kostentoedeling De kostentoedeling vindt plaats in de vorm van een vaste bijdrage die bij de deelnemende gemeenten en WerkSaam Westfriesland in rekening wordt gebracht. De bijdrage, die van de deelnemende gemeenten wordt gevraagd, is daarbij gebaseerd op het aantal inwoners (t-1). Voor WerkSaam Westfriesland is de bijdrage vastgesteld op een vast bedrag, dat jaarlijks geïndexeerd wordt. Naast deze indexatie moet de vaste bijdrage van WerkSaam Westfriesland ook binnen de afgesproken bandbreedte blijven (5% van de bijdrage). Dit is een mix van het aantal gebruikersaccounts en de gebruikte servercapaciteit. In 2020 had WerkSaam Westfriesland 325 gebruikers en op 1 januari 2021 was dit gestegen naar 343, een stijging van 18 accounts. Het aantal vaste werkplekken is niet gewijzigd, maar het aantal laptops is wel met 91 gestegen, van 151 naar 242 nu. Het is de inschatting dat deze extra kosten binnen de afgesproken bandbreedte blijven.
7 Begroting 2022 SSC DeSom
Versie 1.0
15 april 2021
2.3
Formatie SSC DeSom
De formatie sluit per 1 januari 2022 op 39,80 fte. Vanwege de nog lopende besluitvorming rondom de vaststelling van het nieuwe functiegebouw 2021 van SSC DeSom, wordt in deze begroting de tabel met de, deels nieuwe functiebenamingen, daarom achterwege gelaten. Het is de verwachting dat de wijzigingen in functies en formatie zoals opgenomen in het functiegebouw 2021, binnen de huidige formatie en loonsom passen. Formatieontwikkelingen Op basis van het in 2019 vastgestelde Strategisch Personeelsplan (SPP) voor de korte en middellange termijn (1-3 jaar), is de geleidelijke transformatie van onze organisatie ingezet. In 2021 is het traject voor het nieuwe functieboek verder uitgewerkt. We gaan er vanuit dat dit jaar de definitieve besluitvorming plaatsvindt en de verdere uitvoering kan worden opgepakt. De fase van transitie naar het Cloud gericht werken en het daarbij inrichten van de hybride infrastructuur, maakt dat SSC DeSom zowel de ‘oude’ ICT-wereld in stand moet houden als de ‘nieuwe’ ICT-wereld moet gaan omarmen. Dit leidt tot een verzwaring van de beheerlast. Dat is mede de reden geweest om de bedrijfsprocessen van SSC DeSom nader te analyseren en in te richten en de beheerfuncties hierop aan te passen. Toelichting op de noodzaak tot marktconformiteit Noodzaak en marktvergelijking Het behouden en vinden van gekwalificeerd personeel blijft een lastige opgave.
Niet alleen vanuit de centrale overheid komt de druk tot verdere digitalisering, maar ook de wensen van de deelnemers van SSC DeSom vragen steeds meer expertise op het gebied van de informatisering en automatisering. Uitgangspunt is zoveel mogelijk eigen expertise in huis te krijgen in plaats van dure externe experts in te huren. Flexibele contracten Daarnaast willen we bij het aanstellen van nog te werven medewerkers voldoende flexibel kunnen zijn. Het motto is; “flexibel waar het kan en vast waar het moet”. Dit betekent dat contracten niet standaard voor onbepaalde tijd worden afgesloten maar in beginsel voor een bepaalde periode. Zo kan sneller worden gereageerd op krimp of groei. Tabel verplichte beleidsindicatoren: Taakveld 0 - Bestuur en ondersteuning Naam indicator Formatie Bezetting Apparaatskosten Externe inhuur Eigen overhead
Eenheid Fte per 1.000 inwoners Fte per 1.000 inwoners Kosten per inwoner Kosten als % van de totale loonsom + totale kosten inhuur externen % van totale lasten
Bron Indicator begroting 2022 Eigen gegevens 0,284 Eigen gegevens 0,239 Eigen begroting 26,63 Eigen begroting Eigen begroting
4% 100%
8 Begroting 2022 SSC DeSom
Versie 1.0
15 april 2021
3.
PARAGRAFEN
In het Besluit Begroting en Verantwoording wordt bij de begroting een aantal paragrafen voorgeschreven. Voor SSC DeSom zijn de volgende paragrafen van belang: paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing; paragraaf Financiering; paragraaf Bedrijfsvoering. 3.1
Weerstandsvermogen en risicobeheersing
SSC DeSom wil op een gestructureerde wijze risico’s beheersen en eventuele risico’s bewust nemen. Hierbij is de relatie tussen risico’s en de mate waarin de SSC DeSom in staat is om eventuele grote financiële tegenvallers die bij de risico’s horen op te vangen, van belang. Dit gewenste niveau van weerstandsvermogen maakt het mogelijk de bestaande dienstverlening in stand te houden ook al doet zich een financieel nadeel voor dat door zijn omvang niet kan worden opgevangen door de exploitatie. Het wettelijk kader voor een gemeentelijk beleidskader voor weerstandsvermogen en risicomanagement is het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en indirect de Gemeentewet artikel 212. Een definitie van weerstandsvermogen is de mate waarin SSC DeSom in staat is substantiële tegenvallers op te vangen zonder dat de continuïteit van de bedrijfsvoering in gevaar komt. Bij beoordeling van het weerstandsvermogen van SSC DeSom moet de weerstandscapaciteit worden bezien in relatie tot mogelijke risico’s. De weerstandscapaciteit bestaat uit vrij aanwendbare middelen en eventuele bezuinigingsmogelijkheden. De kosten van SSC DeSom in de begroting voor de reguliere bedrijfsvoering worden gedekt door bijdragen van de deelnemende gemeenten en van WerkSaam Westfriesland.
De verdeling van de kosten over deze kostendragers is gebaseerd op het aantal inwoners voor de deelnemende gemeenten en een geïndexeerde vaste bijdrage voor WerkSaam Westfriesland. Inventarisatie van de weerstandscapaciteit Het saldo van de algemene reserve mag maximaal 2,5% van het begrotingstotaal uitmaken en bedraagt derhalve voor 2022 € 165.000. Deze financiële buffer vormt samen met de post onvoorzien ad. € 10.000 de weerstandscapaciteit in 2022; € 175.000.
Overzicht vrij aanwendbare middelen Omschrijving Algemene reserve Onvoorzien Totaal
1-1-2020 184.000 50.000 234.000
1-1-2021 184.000 10.000 194.000
1-1-2022 165.000 10.000 175.000
9 Begroting 2022 SSC DeSom
Versie 1.0
15 april 2021
Inventarisatie van de financiële risico’s Een risico is een kans op het optreden van een positieve dan wel negatieve gebeurtenis van materieelbelang die niet voorzien is in de begroting van enig jaar. Hiertoe zijn de financiële risico’s geïnventariseerd en beheersmaatregelen beschreven. In de fase van risicoanalyse worden alle potentiële risico’s binnen deze categorieën geïnventariseerd en geclassificeerd. Uit de inventarisatie is een beeld is ontstaan van welke risico’s zich kunnen voordoen, ze zijn geanalyseerd en beoordeeld. Hierbij hebben we de volgende stappen gevolgd: Stap 1) Omschrijving soort risico/onderwerp; Stap 2) Kort omschrijven risico; Stap 3) Beoordelen kans dat een risico zich voordoet. Beleid over weerstandscapaciteit en de risico’s Door het inrichten van risicomanagement kan SSC DeSom risico’s identificeren en kwantificeren en de activiteiten bepalen om de kans van optreden van de risico’s en/of de gevolgen van de risico’s beheersbaar te houden. Door het nemen van beheersmaatregelen (dit is een stelsel van maatregelen en procedures die worden genomen om de onderkende risico’s te ondervangen), worden de effecten van opkomende risico’s beperkt. Het risicomanagementmodel kent een cyclische aanpak vergelijkbaar met de plan-do-check-act cyclus.
Risicoanalyse Initieel is in samenwerking met de Klankbordgroep in 2019 een eerste risico-inventarisatie en -analyse uitgevoerd en matrix opgesteld. De matrix wordt sindsdien jaarlijks geëvalueerd. Hierin zijn alleen de risico’s opgenomen met een geschat financieel effect van € 10.000 of meer. De risico-inventarisatie en -analyse zijn weergegeven in de tabel op de volgende pagina. De risicoanalyse geeft aan dat een weerstandsvermogen van € 173.750 gewenst is. Het huidige weerstandsvermogen bedraagt € 175.000 (algemene reserve en post onvoorzien) en is daarmee toereikend.
10 Begroting 2022 SSC DeSom
Versie 1.0
15 april 2021
Risicomatrix Risico
Verantwoordelijk
Risico beschrijving
Cybera a nva l l en / Cybercri mi na l i tei t
Di rectie
Cybera a nva l l en door ha ckers , wa a rdoor Reduceren continuïtei t va n de s ys temen wordt bedrei gd of da tal ekken worden veroorza a kt. Cybercri mi na l i tei t neemt fors toe, hel a a s ook qua compl exi tei t. We zi en, da t het hel a a s ni et beperkt bl i jft tot enkel voudi ge a a nva l l en, ma a r da t deze ook va a k worden gecombi neerd.
€
197.000
Mogel i jk (10 tot 25%)
€
39.250
Geen goede centra l e regi e en bevei l i gi ng op SAAS opl os s i ngen
Da gel i jks bes tuur
Indi en gemeenten of WerkSa a m SAAS opl os s i ngen gebrui ken, di e ni et vi a het centra l e SSC DeSom Identity en Acces Ma na gement zi jn a a nges l oten, neemt het ri s i co op bevei l i gi ngs i nci denten en da tal ekken toe.
Reduceren
€
100.000
Mogel i jk (5 tot 25%)
€
27.500
Incompl i a ncy door gewi jzi gde voorwa a rden s oftwa rel evera nci ers
Da gel i jks bes tuur
Ora cl e en Mi cros oft wi jzi gen continue de Reduceren voorwa a rden voor het gebrui k va n hun producten. Hi er i s hun verdi enmodel op geba s eerd. Zi j hebben het recht om ja a rl i jks onze l i centiepos i tie te control eren.
€
450.000
Mogel i jk (5 tot 10%)
€
45.000
Ontvl echting va n WerkSa a m
Al gemeen bes tuur Mogel i jkhei d beëi ndi gen va n di ens tverl eni ngs overeenkoms t SSC DeSom door WerkSa a m.
Accepteren
€
600.000 Onwa a rs chi jnl i jk (0 tot 5%)
€
27.000
Beëi ndi gen va n contra cten met onze l evera nci ers
Di rectie
Het eventueel beëi ndi gen va n contra cten Accepteren met onze l evera nci ers (b.v. door fa i l l i s s ement of door gewi jzi gde oms tandi gheden of wet- en regel gevi ng) ka n een ri s i co voor continuïtei t en vei l i ghei d veroorza ken. De i mpa ct va n de Corona cri s i s i n 2020 i s op di t moment nog ni et dui del i jk, ma a r zou hi er ook toe kunnen l ei den.
€
400.000
Mogel i jk (0 tot 5%)
€
25.000
Ti jdi ge i nvul l i ng va n va ca tures en wervi ng ges chi kt pers oneel
Di rectie
Verva ngende (externe) ca pa ci tei t za l (l a ngduri g) moeten worden i ngehuurd.
€
50.000
Mogel i jk (0 tot 10%)
€
10.000
€
173.750
Totaal
Beheersmaatregel
Reduceren
Inschatting schade
Inschatting kans
Weerstandsvermogen
Toelichting beheersmaatregelen De risico eigenaar speelt een belangrijke rol in het bepalen van c.q. adviseren over de maatregelen die genomen moeten worden. Hierbij is er keuze uit de volgende strategieën;
Accepteren: Bij acceptatie zal de eventuele financiële schade volledig door de weerstandscapaciteit moeten worden afgedekt. Reduceren: Omgaan met een risico vereist aanpassing van bijvoorbeeld de organisatie, procedures, systemen en organisatiecultuur. Elimineren: Dit houdt in dat het beleid waardoor een risico ontstaat, wordt beëindigd, op een andere manier wordt vormgegeven of geen beleid gestart wordt dat een risico met zich meebrengt. Overdragen/verzekeren: Dit kan door het beleid dat een risico met zich meebrengt, uit te laten voeren door een andere betrokken partij, die daarbij ook de financiële risico’s overneemt of door het afsluiten van een verzekering.
11 Begroting 2022 SSC DeSom
Versie 1.0
15 april 2021
Kengetallen Om de financiële positie inzichtelijk te maken schrijft het Rijk een verplichte basisset van vijf financiële kengetallen voor. Deze vijf kengetallen worden hierna uitgewerkt.
1a. 1b. 2. 3. 4. 5.
Kengetallen: Netto schuldquote Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen Solvabiliteitsratio Structurele exploitatieruimte Grondexploitatie Belastingcapaciteit
Verslag 2020 -5%
Verloop van de kengetallen Begroting 2021 Begroting 2022 Begroting 2023 Begroting 2024 Begroting 2025 9% 3% -1% -10% -16%
-5% 36% 5% n.v.t. n.v.t.
9% 25% 0% n.v.t. n.v.t.
3% 25% 0% n.v.t. n.v.t.
-1% 25% 0% n.v.t. n.v.t.
-10% 28% 0% n.v.t. n.v.t.
-16% 31% 0% n.v.t. n.v.t.
Toelichting kengetallen: 1. De netto schuldquote (gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen) weerspiegelt het niveau van de schuldenlast ten opzichte van de eigen middelen. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. Als kritische grens wordt 100% aangehouden (bron: VNG). SSC DeSom zit hier in 2022 naar verwachting onder. 2. Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin de SSC DeSom in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Onder de solvabiliteitsratio wordt verstaan het eigen vermogen als percentage van het balanstotaal. Het eigen vermogen van een gemeenschappelijke regeling bestaat uit de reserves en het resultaat uit het overzicht van baten en lasten. Het eigen vermogen is verhoudingsgewijs klein. De investeringen worden voor een groot deel dus gefinancierd met vreemd vermogen. 3. Dit kengetal is van belang om te kunnen beoordelen welke structurele ruimte een gemeenschappelijke regeling heeft om de eigen lasten te dragen, of welke structurele stijging van de baten of structurele daling van de lasten daarvoor nodig is. Voor de beoordeling van het structurele en reële evenwicht van de begroting wordt het onderscheid gemaakt tussen structurele en incidentele lasten.
De structurele exploitatieruimte wordt bepaald door het saldo van de structurele baten en lasten en het saldo van de structurele onttrekkingen en toevoegingen aan reserves gedeeld door de totale baten en uitgedrukt in een percentage.
Structureel begrotings- of jaarrekeningsaldo Presentatie van het structureel begrotings- of jaarrekeningsaldo (bedragen x € 1.000) Saldo baten en lasten Toevoegingen en onttrekkingen aan reserves Begrotings- of jaarrekeningsaldo Waarvan incidentele baten en lasten (saldo) Structureel begrotings- of jaarrekeningsaldo
Verslag 2020 358 691 1.049 623 426
Begroting 2021 Begroting 2022 Begroting 2023 Begroting 2024 Begroting 2025 -68 68 -
-10 10 -
-
-
-
Toelichting bij begroting 2022: Het bedrag van € 10.000 betreft twee onttrekkingen uit de bestemmingsreserves afschrijving Migratie & Implementatie en afschrijving POC Digitale werkomgeving.
12 Begroting 2022 SSC DeSom
Versie 1.0
15 april 2021
3.2
Paragraaf financiering
SSC DeSom hanteert haar eigen treasurybeleid. Het Treasurystatuut is in 2017 vastgesteld. Kasgeldlimiet De kasgeldlimiet begrenst kort lenen voor de decentrale overheden tot een bepaald percentage van hun begrotingstotaal. De kasgeldlimiet voor SSC DeSom is 8,2% en zal in 2022 niet worden overschreden. Renterisiconorm De renterisiconorm geeft het renterisico op de langere termijn weer. Hieronder vallen alle leningen met een rente typische looptijd vanaf 1 jaar. Het doel is op deze wijze spreiding te krijgen in de rente typische looptijden in de leningenportefeuille waardoor een verandering in de rente vertraagd doorwerkt op de rentelasten in de administratie. In een jaar mogen de herfinancieringen als gevolg van aflossingen en de renteherzieningsmomenten gezamenlijk niet meer dan 20% van het begrotingstotaal per 1 januari bedragen, met een minimum van € 2.500.000. In 2022 wordt dit bedrag niet overschreden. EMU-saldo Het EMU-saldo is het saldo van de inkomsten en uitgaven van de overheid. Decentrale overheden moeten inzicht geven in de berekening van hun aandeel in dit EMU-saldo. Deze informatie wordt middels enquêtes aangeleverd bij het CBS. Voor gemeenschappelijke regelingen vindt een steekproef plaats wanneer deze een exploitatie hebben van € 20 miljoen of meer. SSC DeSom heeft een lagere exploitatie en is dus niet verplicht deze gegevens te publiceren.
13 Begroting 2022 SSC DeSom
Versie 1.0
15 april 2021
3.3
Paragraaf bedrijfsvoering
Ondersteuning van de bedrijfsvoering Een aantal ondersteunende functies is middels een DVO belegd bij deelnemende gemeenten. SSC DeSom betaalt een vergoeding voor de diensten die worden afgenomen. Voor 2022 verzorgt Medemblik de ondersteuning voor P&O, huisvesting, post en archief en facilitair. De dienstverleningsovereenkomst met SED voor juridische ondersteuning is per 1 januari 2021 beëindigd.
Organisatiestructuur De besturing van SSC DeSom is in onderstaande afbeelding ingericht vanuit de positie van SSC DeSom als gemeenschappelijke regeling. Schets van de verwachte organisatiestructuur SSC DeSom 2022 De verwachte mutaties naar aanleiding van het nog vast te stellen Functieboek 2021 zitten binnen de beheerfuncties.
Algemeen Bestuur Gemeenteraden deelnemers Dagelijks Bestuur Adviescommissie
Directie:
Adjunct-directeur
Service Manager
Front en backoffice:
Bedrijfsfuncties:
Directeur
Technisch architect ICT adviseur Medewerker financiële administratie Medewerker administratie en contractbeheer Strategisch Inkoper
Medewerker Beheer Expert Medewerker Beheer Senior Medewerker Beheer Medior Medewerker Beheer Junior
Overige bedrijfsfuncties:
Financieel Controller CISO Functionaris Gegevensbeheer Medewerker management ondersteuning en communicatie
Strategisch Inkoper
Projecteiders Wijzigingsbeheerder
Managementteam: Directeur Adjunct directeur Service Manager Financieel Controller Management ondersteuning
14 Begroting 2022 SSC DeSom
Versie 1.0
15 april 2021
4.
ONTWIKKELINGEN
4.1
Eerdere ontwikkelingen 2018-2021
In dit hoofdstuk schetsen we de status van deze ontwikkelingen en de wijze waarop wij in 2022 met deze ontwikkelingen willen omgaan. In 2018 is SSC DeSom een groot architectuurtraject gestart, waarin zowel regionale, landelijke als generieke ontwikkelingen in het kader van digitale transformatie, in samenhang, zijn vertaald naar Cloud beleid en de nieuwe ICT-architectuur van SSC DeSom. Dit geldt ook voor het nieuwe werkconcept en het nieuwe hybride datacenterconcept. Hierin zijn beveiliging en privacy integraal opgenomen als belangrijke basis criteria. Vervolgens zijn het nieuwe werkplekconcept en het nieuwe datacenterconcept in de periode van 2018-2021 verder uitgewerkt in projecten en ook daadwerkelijk gerealiseerd conform afspraken. Zie onderstaande afbeelding.
Project ‘Digitale Werkomgeving’ (DWO) De nieuwe werkplek is ontworpen in samenwerking met de SSC DeSom informatiemanagers in een zogenaamde Proof of Concept (POC). De informatiemanagers hebben in de POC DWO de functionele componenten uitgewerkt en vertaald in uitgangspunten en beleid, waarna SSC DeSom deze technisch heeft ontwikkeld en uitgewerkt. De kantoorautomatisering van SSC DeSom is gebaseerd op verschillende Microsoft producten: Microsoft Windows, het serverplatform van Microsoft; Microsoft Office365, het werkplek platform van Microsoft, deze keuze is regionaal gemaakt; Microsoft Azure Cloud, het datacenter platform van Microsoft.
15 Begroting 2022 SSC DeSom
Versie 1.0
15 april 2021
Er zijn aan het begin van het project een aantal nieuwe moderne beheerde werkplektypen ontwikkeld, gebaseerd op verschillende persona’s. Deze werkplekken zijn vervolgens opgenomen in de Producten en Diensten Catalogus (PDC) . De meeste organisaties hebben afgelopen periode fors geïnvesteerd in nieuwe werkplekken ter vervanging van de oude ‘Thin Client’-werkplekken. Mede door de Coronapandemie is het aantal mobiele werkplekken enorm toegenomen. Door het grote aantal tradionele Legacy applicaties kon niet volledig overgeschakeld worden van Citrix naar Windows 10 en moest een hybride Werkplekconcept ontwikkeld worden dat op beide platforms gebruikt kan worden. Dit had de volgende gevolgen: Voor het beheer van de DWO is veel extra beveiliging- en beheersoftware geïmplementeerd om op een gecontroleerde wijze op afstand beheer te kunnen uitvoeren op applicaties en de devices. Daardoor is de beheerlast van het werkplekbeheer fors toegenomen. Het beheer van Microsoft Office365 vergt fors meer inrichting en beheer dan de oude Office pakketten. Centraal Office365 beheer is belegd bij SSC DeSom. Daarnaast zijn alle organisaties zelf verantwoordelijk voor de adoptie van Office365 bij hun gebruikers en het 1e lijns functioneel beheer van Office365.
In overleg met de informatiemanagers is besloten tot een gefaseerde uitrol van de DWO omdat de impact van de nieuwe werkplek voor de organisaties groter bleek dan aanvankelijk ingeschat. Ook heeft de Coronapandemie, ondanks dat de organisaties plotseling noodgedwongen mobiel op afstand moesten gaan werken, de uitrol bemoeilijkt en fors vertraagd. Er zijn twee DWO fasen uitgewerkt: In DWO uitrol fase 1 is de basis DWO uitgerold, inclusief een upgrade van Citrix en desgewenst vervanging van de werkplekken. In DWO uitrol fase 2 is een start gemaakt met de geleidelijke functionele implementatie en Adoptie van de O365 producten, te starten met Teams. Het is de verwachting dat alle organisaties deze fase in de loop van 2021 afronden. De praktijkervaringen (‘lessons learned’) van de vele Office365 implementaties bij andere organisaties, heeft het belang aangetoond van voldoende functionele ondersteuning van de gebruikers en beheerders om efficiënt te kunnen werken met de vele Office365 toepassingen (SharePoint, OneDrive, OneNote, Mail, Planner, Teams, etc.). Daarin verschilt SSC DeSom niet van andere organisaties. Afhankelijk van toekomstige ambities voor een eventuele doorontwikkeling van de DWO, zal een volgende fase gepland moeten worden. In 2021 willen de informatiemanagers samen met SSC DeSom een DWO Roadmap voor eventuele doorontwikkeling opstellen.
De roadmap zal de basis vormen voor eventuele vervolgopdrachten. Projecten ‘Vervanging on-premise infrastructuur’ en ‘Hybride Cloud Infrastructuur’ De afgelopen jaren hebben we stapsgewijs onze ICT-infrastructuur omgebouwd naar een hybride Cloud infrastructuur ter vervanging van de oude on-premis infrastructuur in Wognum. Daarbij was in verband met de verwachte Cloud gang van veel applicaties van de deelnemers geen 1-op-1 vervanging voorzien, maar investering in een 30% kleinere nieuwe lokale infrastructuur. We hebben echter afgelopen jaren geconstateerd dat de geleidelijke Cloud gang bij de deelnemers trager verloopt dan initieel ingeschat en dat de hoeveelheid applicaties en data in de datacenters bij SSC DeSom zelfs nog is toegenomen in deze periode. Hierdoor was een verschuiving noodzakelijk in de planning en uitbreiding. Uiteraard leverde het ook extra complexiteit op voor de migraties.
16 Begroting 2022 SSC DeSom
Versie 1.0
15 april 2021
Parallel aan de bouw van de nieuwe datacenter infrastructuur is ook geïnvesteerd in vervanging van het netwerk en het trainen van de medewerkers van SSC DeSom voor het beheer van de nieuwe hybride Cloud infrastructuur die complexer is dan de oude on-premis omgeving. Een gang naar de Cloud heeft zware impact op de beheerorganisatie. Taken verdwijnen, nieuwe taken ontstaan, andere taken blijven ongewijzigd. Voor gemeenten is alleen een geleidelijke migratie – via een hybride tussenfase – naar een pure Cloud architectuur een haalbare weg. Een hybride tussenfase die vele jaren zal duren. Een tussenfase waarin de beheerorganisatie dus zowel de afbouwende huidige lokaal geïnstalleerde ICT-omgeving moet beheren als ook de Cloud omgeving. Dat leidt tot extra beheerlast. Inmiddels is de nieuwe infrastructuur aanbesteed en gebouwd in de nieuwe externe datacenters (twee in Amsterdam en één in Utrecht). Het is de bedoeling dat deze in de loop van 2021 in gebruik genomen kunnen worden, waarna de applicaties en de data van de deelnemers kunnen worden gemigreerd en de oude datacenters in Wognum grotendeels worden uitgefaseerd. Het is de bedoeling om dit project in 2021 af te ronden.
Project ‘System, Security & Event monitoring’ De, bij het nieuwe werkplek- en datacenterconcept benodigde, technische beveiligingsoplossingen zijn afgelopen jaren in basis geïmplementeerd en de beheerders zijn opgeleid. We zien echter dat de impact van sommige van deze oplossingen, zoals bijvoorbeeld dataclassificatie en Role Based Access Control (RBAC) té groot en complex was voor de deelnemers om deze oplossingen in dit tijdsbestek ook daadwerkelijk te kunnen invoeren. Technisch zijn deze oplossingen dus wel in basis geïmplementeerd, maar voor de verdere daadwerkelijke invoering en inrichting is nog een functionele implementatie door de organisaties zelf noodzakelijk. Afhankelijk van toekomstige ambities zullen hiervoor desgewenst nieuwe vervolgopdrachten voor SSC DeSom geformuleerd moeten worden.
4.2
Uitgangspunten nieuw beleid
Om de ontwikkelingen te vertalen in plannen hanteren we de volgende uitgangspunten: 1. SSC DeSom als ICT-bedrijf van de gemeenten beweegt mee met de generieke ICTontwikkeling waarin steeds meer hardware functionaliteit en applicaties als online (Cloud)dienst worden afgenomen en streeft naar afbouw van de eigen/lokale infrastructuur. De deelnemers voorzien een geleidelijke overgang richting de Cloud voor wat betreft hun applicaties. 2. Onze ICT-infrastructuur en de ICT-beheerorganisatie ontwikkelen we verder richting een hybride Cloud architectuur. Regionaal is een basisontwerp opgesteld voor de Cloud basisinfrastructuur. 3. We realiseren een nieuwe digitale werkomgeving die het ‘nieuwe werken’ optimaal kan ondersteunen. Regionaal zijn de wensen voor de nieuwe digitale werkomgeving (DWO) beschreven. De DWO is gebaseerd op de volgende principes: mobile first, flexibel, plaats- en tijdonafhankelijk. De deelnemers voorzien een geleidelijke overgang naar de nieuwe DWO. Zij hebben keuze uit de werkplektypen die in de PDC zijn opgenomen. 4. Versterking van de beveiliging is noodzakelijk. Het veranderde cyberdreigingsniveau, de nieuwe regelgeving, de Cloud ontwikkelingen en de nieuwe DWO vragen meer inzet en andere beveiligingsmaatregelen. 5. Aandacht voor veranderende I&A rollen als gevolg van ontwikkelingen.
Transitie van een taakgerichte uitvoeringsorganisatie (die een lokale infrastructuur beheert) naar ook een meer proactieve advies- en regieorganisatie (die zowel een lokale als een Cloud infrastructuur beheert). De deelnemers willen niet dat het SSC een beperking vormt in de ontwikkeling of dienstverlening, maar juist de aanjager en ondersteuner daarvan is. 6. Ruimte voor innovatie. SSC DeSom moet niet afhankelijk zijn van haar deelnemers om
17 Begroting 2022 SSC DeSom
Versie 1.0
15 april 2021
te bepalen wat er gaat gebeuren op het vakgebied. Het is onontbeerlijk dat de medewerkers van SSC DeSom, naast opleiding en training, tijd en ruimte krijgen voor ontwikkeling en bijhouden van het vakgebied. 7. Waar mogelijk wordt samengewerkt met ICT van de gemeente Hoorn. 4.3
Nieuwe ontwikkelingen in 2022
Er zijn nog geen nieuwe projecten gepland voor 2022. In de Kaderbrief 2022 zijn wel een aantal ontwikkelingen beschreven en voorstellen gedaan, maar daarover is geen consensus. Daarom is de Begroting 2022 op verzoek van de deelnemers beleidsarm opgesteld. Met de deelnemers is afgesproken dat de informatiemanagers samen met SSC DeSom de nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot ontwikkeling van de Informatievoorziening en Digitalisering eerst verder gaan inventariseren en uitwerken. Daarna worden concrete voorstellen voorgelegd aan het bestuur. De Informatievoorziening gaat over veel meer dan computers en techniek. Het gaat om hoe we met behulp van hardware, betrouwbare en veilige data en software ontwikkelingen binnen onze organisaties, de ontwikkeling van medewerkers en onze werkprocessen zo goed mogelijk kunnen ondersteunen. Alleen met een goed samenspel zijn we in staat om te voldoen aan de huidige en toekomstige wensen van inwoners en bedrijven. De SED en KOM gemeenten hebben geen concrete ambities om hun applicaties te harmoniseren. Zij erkennen de verschillen in de applicatielandschappen en houden dit vooralsnog in stand. Ze doen dit om desinvesteringen te voorkomen. We werken nauw samen op nieuwe ontwikkelingen en leggen daar de focus op. De uitdagingen voor gemeenten op het gebied van Digitalisering zijn de komende jaren groot.
De VNG signaleert veel nieuwe wetgeving die ingrijpt op onze informatiehuishouding (Digitale overheid 2024). De nieuwe visie op het gegevenslandschap (Common Ground) is door de ALV vastgesteld en gaat de komende jaren het informatielandschap grondig veranderen. Om dit op een goede manier te ondersteunen is het voor SSC DeSom essentieel dat de gemeenten een gelijke visie hebben op belangrijke digitaliseringsthema's. Hiermee kunnen we het solidariteitsprincipe waarop SSC DeSom is gestoeld handhaven. We verkennen de volgende vier onderwerpen met elkaar: a. SAAS-ontwikkeling; b. Data gestuurd werken; c. Common Ground; d. Toekomst van de werkplek. Per onderwerp verkennen we de gezamenlijke ambitie en het gewenste c.q. vereiste tijdpad. Op basis hiervan kan beter worden bepaald wat de toekomstige rol van SSC DeSom moet zijn en hoe zij op deze thema’s kunnen anticiperen. In 2022 krijgen we naast bovengenoemde nieuwe ontwikkelingen mogelijk ook te maken met een aantal ontwikkelingen die al eerder zijn ingezet maar waarvoor nog geen budget is toegekend, waar mogelijk extra budget voor nodig of die mogelijk verschuiven naar 2022.
Het betreft de onderstaande ontwikkelingen: Ontwikkeling gemeentelijke Telefonie infrastructuur Voor de ontwikkeling van de gemeentelijke Telefonie infrastructuur en vervanging van onze huidige telefonieoplossing (het contract loopt eind 2021 af), is door de deelnemers in 2018
18 Begroting 2022 SSC DeSom
Versie 1.0
15 april 2021
gekozen voor gezamenlijke deelname aan de landelijke aanbesteding GT Connect via de VNG. In december 2020 heeft de VNG de raamovereenkomst met ATOS echter wegens nonconformiteit eenzijdig beëindigd waarna ATOS een kort geding procedure is gestart. Voor SSC DeSom was dit project pas in 2022 gepland en zodoende is hiervoor nog geen budget toegekend. Ondanks dat SSC DeSom nog niet gestart was met dit project en nog geen nadere overeenkomst had gesloten met ATOS, betekent dit wel een zeker risico voor SSC DeSom en haar deelnemers. Inmiddels is in kortgeding uitspraak gedaan en is ATOS in het ongelijk gesteld. Maar inmiddels is ook bekend dat ATOS een bodemprocedure heeft gestart, die twee jaar zou kunnen duren. Op dit moment is dus nog niet duidelijk wat de exacte impact hiervan voor SSC DeSom zal zijn. Ook is er helaas geen duidelijkheid over de mogelijke extra kosten van alternatieve oplossing(en) zowel incidenteel als structureel. In 2021 zal hiernaar extra onderzoek worden gedaan. Zodra hier meer duidelijkheid over is, zal dit uiteraard worden voorgelegd aan het bestuur. Ontwikkeling gemeentelijke security – extra beveiligingsdiensten/licenties Afgelopen jaren heeft SSC DeSom, mede door aangescherpte wet- en regelgeving, veel energie gestoken in adequate informatiebeveiliging.
Daarbij zijn onze systemen, formatie, processen en inrichting op dit gebied uitgebreid onder de loep genomen en steeds aangepast. De ontwikkelingen staan echter niet stil en vragen continue om een verdere doorontwikkeling, uitbreiding en aanscherping van de beveiliging. Met ingang van 2020 is de BIO wetgeving van kracht geworden die gaandeweg steeds meer eisen stelt aan organisaties. Ook heeft SSC DeSom sinds 2020 een ISAE 3402 verklaring behaal (type I en type II), die jaarlijks ge-audit zal worden en waarbij SSC DeSom zal moeten laten zien dat zij zich adequaat verder ontwikkelt op het gebied van informatiebeveiligings- en beheerprocessen. Vanuit de BIO en de ISAE 3402 wordt sterk geadviseerd om extra toegangsbeveiliging voor systemen in te voeren in de vorm van een extra wachtwoordensysteem dat misbruik van met name systeemwachtwoorden kan tegengaan. Ook wordt geadviseerd om te investeren in logging en proactieve monitoring van systemen en gebruik. Gezien de Cloud ontwikkelingen is het ook noodzakelijk om steeds meer elementen uit de hybride ketens aan onze monitoring toe te voegen. Daarnaast zien we dat mede door de Coronapandemie de scheiding tussen werk en privé steeds kleiner wordt, wat zorgt voor nieuwe uitdagingen op gebied van informatiebeveiliging en privacy.
Bovengenoemde ontwikkelingen brengen structurele kosten met zich mee doordat deze doorgaans in de vorm van een dienst/abonnement worden afgenomen. Meer gebruik betekent dus direct meer kosten. Hiervoor is vanaf 2022 structureel extra licentiebudget toegekend voor deze extra beveiligingsmaatregelen. We sluiten niet uit dat zich in 2022 wederom extra ontwikkelingen of strengere eisen op dit gebied aandienen, die opgepakt moeten worden. Mocht dat het geval zijn, dan wordt dit voorgelegd aan het bestuur. Implementatie GT Print In 2021 staat de vervanging van de huidige printoplossing gepland. De Europese aanbesteding hiervoor via de VNG is nog niet afgerond en de uitkomst is dus nog niet bekend. Deze wordt in het derde kwartaal pas verwacht. Voor het transitieproject zijn vooralsnog de kosten voor de minimum-variant geraamd en toegekend. In de maximum-variant houden we rekening met € 120.000 aan incidentele kosten. Dit zou het geval kunnen zijn als er een nieuwe leverancier met een nieuwe printoplossing wordt geselecteerd. In dat geval volgt er een totaal nieuwe installatie en moeten er voor de zeven deelnemende organisaties separate implementatie trajecten worden ingericht. Het toegekende budget zal dan niet volstaan. Als de financiële gevolgen van aanbesteding de minimum-variant overtreffen, wordt dit voorgelegd aan het bestuur en volgt een extra budgetaanvraag.
We kunnen hierdoor niet garanderen dat er geen uitloop van dit project zal zijn naar 2022.
19 Begroting 2022 SSC DeSom
Versie 1.0
15 april 2021
5.
RECAPITULATIE BEGROTINGSWIJZIGINGEN
5.1
Investeringen en incidentele uitgaven
In 2021 zijn de in 2019 gestarte projecten voor de werkplek en de vervanging van de infrastructuur afgerond. Voor 2022-2023 voorzien wij investeringen voor een bedrag van € 700.000. Invulling daarvan is nog niet bekend. 5.2
Structurele wijzigingen exploitatiekosten
In 2022 zijn vooralsnog geen structurele wijzigingen van de exploitatiekosten voorzien. Wel zijn er een aantal ontwikkelingen die in 2021 opgepakt gaan worden en die mogelijk nog financiële consequenties hebben. Hierover is recent in de Voorjaarsrapportage 2021 gerapporteerd. De gemeentelijke projecten, regionale projecten en extra werkzaamheden voor de deelnemers en afnemer vallen niet onder de begroting van SSC DeSom, maar worden direct doorbelast aan de opdrachtgever. 5.3
Indexatie 2022
Voor indexatie van lonen en prijzen hanteren wij -conform afspraken daarover- de regionale richtlijn met betrekking tot de gemeenschappelijke regelingen in Noord-Holland Noord. Deze richtlijn geeft voor 2022 een loonindexatie aan van 1,3% en voor prijsindexatie 1,4%.
20 Begroting 2022 SSC DeSom
Versie 1.0
15 april 2021
6.
FINANCIËLE BEGROTING
6.1
Uitgangspunten bij de begroting
Algemeen Met de Kaderbrief 2022, die voor zienswijzen naar de deelnemende gemeenteraden is gestuurd, bent u geïnformeerd over de financiële kaders voor het begrotingsjaar 2022. De zienswijzen van de deelnemende gemeenteraden duiden op een ombuigingsinspanning door SSC DeSom. In deze Begroting 2022 is een ombuiging van structureel € 153.600 opgenomen. In de begroting van SSC DeSom zijn uitsluitend opgenomen de geraamde kosten van: inrichting van standaard werkplekken bij de deelnemers en bij WerkSaam Westfriesland; licenties van daarbij behorende applicaties (dus niet licenties van organisatie-specifieke applicaties zoals basisadministraties, zaaksystemen, financiële pakketten en dergelijke); en de ondersteuning van de standaard werkplekken en de daarbij behorende licenties. In deze begroting zijn dus niet opgenomen de kosten van producten en projecten die geheel en onverkort met de afnemers/opdrachtgevers worden verrekend.
Financieel De Begroting 2022 is opgesteld met de volgende uitgangspunten: - De deelnemende gemeenten zijn Drechterland, Enkhuizen, Stede Broec, Opmeer, Medemblik en Koggenland; - Basis voor de Begroting 2022 zijn de structurele budgetten 2021; - De gehanteerde afschrijvingstermijn voor de aanpassingen aan het gebouw en glasvezel bedraagt 10 jaar, laptops en telefoons 3 jaar en voor de overige activa 5 jaar; - Er is een inflatiecorrectie van 1,3% toegepast op loon en 1,4% op prijs conform de Financiële Uitgangspunten Gemeenschappelijke Regelingen Noord-Holland Noord. In de meerjarenraming is deze indexatie cumulatief toegepast; - De bijdrage 2022 van WerkSaam Westfriesland is de bijdrage 2021 plus indexatie van 1,33% (gewogen gemiddelde van loon en prijs) en in de meerjarenraming cumulatief toegepast; - Aan structurele budgetten 2022 is € 77.000 onttrokken, zoals vastgesteld in het kader van nieuw beleid in de meerjarenraming bij de Begroting 2019; - In de Begroting 2022 is onder nieuw beleid zowel een structureel budget van € 35.000 ten behoeve van ontwikkeling gemeentelijke Security opgenomen als een structurele bezuiniging van € 66.600 (zie Ombuigingen). Toerekening aan deelnemende gemeenten en WerkSaam Westfriesland De bijdrage van de deelnemende gemeenten wordt gebaseerd op het aantal inwoners (t-1).
Voor WerkSaam Westfriesland wordt de bijdrage jaarlijks geïndexeerd met het gewogen gemiddelde van loon en prijs. Voor 2022 wordt de bijdrage € 647.500. Ombuigingen De zienswijzen bij de Kaderbrief 2022 zijn qua inhoud uiteenlopend van karakter, van positieve zienswijze tot negatieve zienswijze. Wij hebben vanuit deze zienswijzen een taakstelling geformuleerd voor de Begroting 2022 van 2,3% bezuinigingen op structurele budgetten oftewel een bedrag van in totaal € 153.600. Bestaande uit € 87.000 aan bezuinigingen (1,3%), die al waren ingeboekt vanaf de Begroting 2021. En nu met de Begroting 2022 nog eens additionele, structurele bezuinigingen voor een bedrag van € 66.600 (1%).
21 Begroting 2022 SSC DeSom
Versie 1.0
15 april 2021
De structurele bezuiniging van 1,3% wordt vanaf de Begroting 2021 opgenomen en betreft de volgende posten: Onderhoud € 10.000 Rente € 20.000 Salarissen € 20.000 Externe dienstverleningscontracten € 20.000 Onvoorzien € 17.000 € 87.000
Totaal
De additionele, structurele bezuiniging van 1% wordt vanaf de Begroting 2022 opgenomen en bestaat uit de volgende posten: het opzeggen van de dienstverleningsovereenkomst met de SED op het gebied van juridische bijstand € 7.000 het verlagen van de externe inhuur in verband met calamiteiten en vervanging van medewerkers bij ziekte en uitval € 59.600 € 66.600
Totaal
Deze bezuinigingen hebben we gerealiseerd door echt alle ‘lucht uit de begroting te persen’. En de additionele bezuinigingen zijn gerealiseerd door het opzeggen van de dienstverleningsovereenkomst met de SED op juridische bijstand en het verlagen van het budget Externe inhuur in verband met calamiteiten en vervanging van medewerkers bij ziekte en uitval. Het mag duidelijk zijn dat deze bezuinigingen voor de bedrijfsvoering van SSC DeSom een zware last vormen. Toch hebben wij gemeend solidair te moeten zijn in deze tijden van onder financiering van de gemeenten door het Rijk en het moeizaam of zelfs niet sluitend kunnen krijgen van de gemeentelijke begrotingen van sommige van onze deelnemers. Net als de deelnemende gemeenten zal ook SSC DeSom de buikriem een paar gaatjes moeten aanhalen. Uitgangspunt hierbij is de dienstverlening te handhaven op het niveau van nu. Met deze bezuinigingen op de tafel kunnen we daar geen garantie voor geven. We gaan er zeker ons uiterste best voor doen.
22 Begroting 2022 SSC DeSom
Versie 1.0
15 april 2021
6.2
Overzicht van baten en lasten conform op basis van kostensoorten
Product
Rekening 2020 Begroting 2021
Mutaties 2022 (uit begroting 2019)
Lasten Infrastructuur en werkplekken Afschrijvingen Licenties Audits inzake licenties Eenmalige projectkosten investeringen Verbruikskosten cloud Onderhoud Rente
523.000 1.260.000 11.000 823.000 95.000 337.000 3.000
799.300 1.124.900 27.000
-77.000
154.600 208.600 10.000
50.000
Organisatiekosten Salarissen Personeelsgerelateerde budgetten Inhuur derden Informatiebeveiliging Overige bedrijfskosten
2.416.000 33.000 757.000 62.000 103.000
3.076.200 77.600 188.700 64.200 101.800
Inkoop diensten bij gemeenten Huur kantoorruimte Huur en energie serverruimten Bijdrage ondersteunende diensten
200.000 104.000 50.000
201.100 109.900 50.700
Inkoop diensten bij derden Huur verbindingen Externe dienstverleningscontracten
220.000 159.000
223.400 141.600
Onvoorzien Vennootschapsbelasting Totaal lasten
7.156.000
10.000 6.569.600
Baten Vaste bijdrage deelnemers Bijdrage Werksaam Totaal baten
6.889.000 625.000 7.514.000
5.863.100 639.000 6.502.100
Baten en lasten diverse dienstverlening
-
-
Totaal saldo van baten en lasten
358.000
-67.500
Mutatie reserves
691.000
67.500
Geraamd resultaat
1.049.000
-
Structurele gevolgen VJR 2020
Nieuw structureel beleid 2022
33.000
35.000
40.000 1.100 1.800 900 1.600
3.116.200 78.700 130.900 65.100 118.400
2.900 1.500 600
209.000 111.400 44.300
3.100 2.000
226.500 143.600
-31.600
78.400
10.000 6.642.400
-
69.900 8.500 78.400
5.985.200 647.500 6.632.700
5.000 -7.000
53.000 -
53.000
722.300 1.209.600 27.400 207.500 211.500 10.000
15.000
53.000
16.700 400 2.900 2.900
-59.600
-27.000
Loon- en Begroting 2022 prijsindexatie 2022
27.000
-
31.600
-
-9.700 9.700
27.000
-
31.600
-
-
23 Begroting 2022 SSC DeSom
Versie 1.0
15 april 2021
Overhead Bijna de gehele begroting van SSC DeSom valt onder het taakveld Overhead. Wel dient inzichtelijk gemaakt te worden wat tot de ‘eigen overhead’ behoort. In onderstaand overzicht wordt de uitsplitsing gegeven.
Overhead 2022 Omschrijving Infrastructuur en werkplekken Organisatiekosten Inkoop diensten bij gemeenten Inkoop diensten bij derden Overige
Rekening 2020 Begroting 2021 Begroting 2022 3.049.000 2.314.400 2.378.300 3.371.000 3.508.500 3.509.300 354.000 361.700 364.700 379.000 365.000 370.100 10.000 10.000
Totaal
7.153.000
6.559.600
6.632.400
Vennootschapsbelasting (VPB) Er wordt verwacht, dat er voor 2022 geen vennootschapsbelasting betaald hoeft te worden. Bijdrage deelnemende gemeenten en WerkSaam Westfriesland De begrote bijdrage voor 2022 is als volgt:
Overzicht bijdrage begroting 2022 Organisatie Bijdrage Drechterland 845.900 Enkhuizen 794.600 Stede Broec 927.600 Opmeer 512.000 Medemblik 1.926.800 Koggenland 978.300 WerkSaam 647.500 Totaal 6.632.700
Verdere toelichtingen Onvoorzien Omschrijving Onvoorzien Totaal
2022 10.000 10.000
Structurele toevoegingen en onttrekkingen reserves Omschrijving Onttrekkingen Afschrijving Migratie & Implementatie Afschrijving POC Digitale werkomgeving Totaal
2023 10.000 10.000
2024 10.000 10.000
2025 10.000 10.000
2022
2023
2024
2025
1.400 8.300 9.700
-
-
-
24 Begroting 2022 SSC DeSom
Versie 1.0
15 april 2021
Toelichting afwijkingen tussen de Begroting 2021 en de Begroting 2022:
In 2022:
Aangepaste afschrijvingen Licenties Verbruikskosten cloud Inhuur derden Overige bedrijfskosten (ISAE 3402 Verklaring) Huur kantoorruimte Bijdrage ondersteunende diensten (juridisch) Bijdrage deelnemers en Werksaam Toegepaste loonindexatie Toegepaste prijsindexatie Mutatie reserves Totaal verschil van saldo baten en lasten
77.000 Voordeel 68.000 Nadeel 50.000 Nadeel 59.600 Voordeel 15.000 Nadeel 5.000 Nadeel 7.000 Voordeel 130.600 Voordeel 40.000 Nadeel 38.400 Nadeel 57.800 Nadeel -
25 Begroting 2022 SSC DeSom
Versie 1.0
15 april 2021
6.3
Uiteenzetting financiële positie en de toelichting
Investeringen Voor 2022 voorzien wij een investering van € 350.000. Invulling daarvan heeft nog niet plaats gevonden. Financiering Bovengenoemde investering wordt dan gefinancierd met het aantrekken van een langlopende lening met een looptijd van 5 jaar met jaarlijkse aflossing. Conform de Kaderbrief 2022 gaan we uit van een rentepercentage van 0%. Reserves In onderstaande tabel zijn de mutaties in de reserves weergegeven.
Ontwikkeling reserves 2022 Omschrijving Algemene Reserve
Boekwaarde 1-1-2022 165.000
Toevoeging -
Onttrekking Boekwaarde 31-12-2022 165.000
Bestemmingsreserves: Bestemmingsreserve afschrijving Migratie & Implementatie
1.400
-
1.400
-
Bestemmingsreserve afschrijving POC Digitale werkomgeving
8.300
-
8.300
-
174.700
-
9.700
165.000
Totaal
Dit betreft de onttrekking ter dekking van de kapitaallasten van Migratie & Implementatie en de POC Digitale werkomgeving.
26 Begroting 2022 SSC DeSom
Versie 1.0
15 april 2021
6.4
Financiële Meerjarenbegroting 2022-2025 op basis van kostensoorten
Product
Begroting 2022 Begroting 2023 Begroting 2024 Begroting 2025
Lasten Infrastructuur en werkplekken Afschrijvingen Licenties Audits inzake licenties Eenmalige projectkosten investeringen Verbruikskosten cloud Onderhoud Rente
722.300 1.209.600 27.400
621.400 1.226.500 27.800
613.900 1.243.700 28.200
412.300 1.261.100 28.600
207.500 211.500 10.000
261.100 214.500 10.000
264.800 217.500 10.000
268.500 220.500 10.000
Organisatiekosten Salarissen Personeelsgerelateerde budgetten Inhuur derden Informatiebeveiliging Overige bedrijfskosten
3.116.200 78.700 130.900 65.100 118.400
3.156.700 79.800 132.700 66.000 120.100
3.197.700 80.900 134.600 66.900 121.800
3.239.300 82.000 136.500 67.800 123.500
Inkoop diensten bij gemeenten Huur kantoorruimte Huur en energie serverruimten Bijdrage ondersteunende diensten
209.000 111.400 44.300
211.900 113.000 44.900
214.900 114.600 45.500
217.900 116.200 46.100
Inkoop diensten bij derden Huur verbindingen Externe dienstverleningscontracten
226.500 143.600
229.700 145.600
232.900 147.600
236.200 149.700
Onvoorzien Vennootschapsbelasting Totaal lasten
10.000 6.642.400
10.000 6.671.700
10.000 6.745.500
10.000 6.626.200
Baten Vaste bijdrage deelnemers Bijdrage Werksaam Totaal baten
5.985.200 647.500 6.632.700
6.015.600 656.100 6.671.700
6.080.700 664.800 6.745.500
5.952.600 673.600 6.626.200
Baten en lasten diverse dienstverlening
-
-
-
-
Totaal saldo van baten en lasten
-9.700
-
-
-
Mutatie reserves
9.700
-
-
-
Geraamd resultaat
-
-
-
-
27 Begroting 2022 SSC DeSom
Versie 1.0
15 april 2021
6.5
Geprognosticeerde begin- en eindbalans 2022
Begin- en eindbalans (bedragen x € 1.000) ACTIVA
1-1-2022
31-12-2022
Vaste activa Materiële vaste activa Totaal vaste activa
1.820 1.820
1.447 1.447
Vlottende activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd < 1 jaar Liquide middelen Overlopende activa Totaal vlottende activa
1.593 652 953 3.198
1.593 994 953 3.540
Totaal activa
5.018
4.988
Vaste passiva Eigen vermogen Vaste schulden met een rentetypische looptijd > 1 jaar Totaal vaste passiva
1.245 1.736 2.980
1.235 1.715 2.950
Vlottende passiva Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd < 1 jaar Overlopende passiva Totaal vlottende passiva
1.900 138 2.038
1.900 138 2.038
Totaal passiva
5.018
4.988
PASSIVA
28 Begroting 2022 SSC DeSom
Versie 1.0
15 april 2021
Bijlagen: 1. Meerjaren investeringsbegroting 2022-2025 2. Stand en verloop van reserves 2022-2025 3. Overzicht baten en lasten per taakveld 4. Meerjarig geprognosticeerde balans