Aanbiedingsbrief capaciteitsplan griffie (1)

Aanbiedingsbrief capaciteitsplan griffie Informerend Zaaknummer: Bijlage: Capaciteitsplan griffie incl. bijlagen

Beste leden van het Presidium, Aanleiding Op 24 mei hebben wij als werkgeverscommissie van de griffier in het Presidium het griffieplan 20222023 gepresenteerd. Tijdens deze bespreking heeft u gevraagd om in kaart te brengen welke formatie de griffie nodig heeft om de ondersteuning te kunnen bieden die de raad nodig heeft. Onze griffier is hiermee aan de slag gegaan en heeft op 22 september het capaciteitsplan voor de griffie besproken met de werkgeverscommissie. Als werkgeverscommissie staan wij achter het capaciteitsplan. Dat lichten we verder in deze brief toe. Wij leggen het capaciteitsplan (zie bijlage) en deze aanbiedingsbrief graag aan u voor. Beoogd effect Het beoogd effect is ondersteuning van de raad door de griffie die aansluit bij de huidige en toekomstige verwachtingen en ambities van de raad en samenleving. Waarbij kwetsbaarheid wordt verminderd, stabiliteit en continuïteit wordt genormaliseerd en werkdruk wordt verminderd. Analyse huidige capaciteit De werkdruk op de griffie is hoog. De afgelopen maanden zijn vele extra uren gemaakt om de raad de ondersteuning te geven die nodig is en gevraagd wordt. Het gaat hierbij niet alleen om ondersteuning van de raadsleden en raadsvergaderingen, maar ook om niet-raadsleden, raadscommissievergaderingen en andere ondersteunende overleggen, waaronder ook regionale overleggen. De griffie bestaat nu uit twee personen (1,5 fte).

Er liggen veel taken waar de griffie nu niet of onvoldoende aan toekomt, zoals: - De vorming van de raadsagenda/akkoord; - Kwaliteitsverbetering van raadsvoorstellen; - Verdieping in grote maatschappelijke vraagstukken als de Omgevingswet, sociaal domein of duurzaamheid - Burgerparticipatie (vervolg op de Quick Scan Lokale Democratie); - Een rol van betekenis spelen in regionale samenwerking; - Deskundigheidsbevordering en netwerkvorming. Daarnaast is de griffie kwetsbaar. Bij ziekte of langdurige afwezigheid neemt de werkdruk nog verder toe. De vastgestelde vervangingsregeling tussen de griffiers in SED-verband, biedt alleen een oplossing tijdens raadsvergaderingen. Uitbreiding is geen wens maar wat ons betreft noodzakelijk. Noodzakelijke omvang griffie Stede Broec Gemiddeld heeft een raad van de grootte van Stede Broec een griffie van 2,5 fte. De huidige omvang van de griffie is 1,5 fte. Wat ons betreft moet de omvang van de griffie als volgt worden opgebouwd: -

Griffier Raadsadviseur/plaatsvervangend griffier Griffiemedewerker/commissiegriffier Communicatiemedewerker

Totaal

1,00 fte 0,89 fte 0,50 fte 0,20 fte (samenwerking in SED-verband) 2,59 fte

Dit betekent dat wat ons betreft de griffie moet worden uitgebreid met 0,89 fte raadsadviseur (plv. griffier/tevens commissiegriffier) en er een parttime communicatiemedewerker in SED-verband wordt aangesteld. Met een griffie van deze omvang is de griffie in staat om: - De basisondersteuning van raad en -commissies nu en in de toekomst te verzorgen. - Strategische advisering van raads- en niet-raadsleden te verzorgen.

-

De facilitaire ondersteuning van raads- en niet-raadsleden te verzorgen. Grotere rol kunnen spelen in de vorming van netwerken binnen griffies en deskundigheidsbevordering. Voor de rol van de raad belangrijke onderwerpen structureel op te pakken zoals: o Burgerparticipatie o Regionale samenwerking o Incidentele onderwerpen als (her)benoeming burgemeester, aanbestedingen o Kwaliteitsverbetering van besluitvorming o Communicatie o En onderwerpen als de Omgevingswet, Wet Open Overheid, privacy

Naast een uitbreiding van de griffie vinden wij het ook belangrijk dat de functiewaardering van onze griffier gelijk wordt getrokken met de griffiers van Drechterland en Enkhuizen. Daarbij is het ook tijd om voor de functies op de griffie (landelijke) functieprofielen vast te stellen. Zie voor een uitgebreidere toelichting het bijgevoegde capaciteitsplan. Noodzakelijke investering Uitbreiding met functie raadsadviseur/plv. griffier Samenwerking SED raadscommunicatie Functiewaardering griffier

76.500 euro (schaal 10) 18.500 euro 8.750 euro

Structurele kosten

103.750 euro

Dit zijn de maximale bedragen incl. werkgeverslasten en het maximale bedrag uit de betreffende salarisschaal. Bespreking Wij snappen dat de gemeentelijke financiën op dit moment onder druk staan. Tegelijkertijd vinden wij goede ondersteuning van de raad erg belangrijk. Zeker in deze tijd waarin er veel op het pad van de raad komt. Reden waarom wij bijgaand capaciteitsplan incl. bijlagen graag met u in het Presidium willen bespreken.

Bovenkarspel, 13 oktober 2022 De werkgeverscommissie van de griffier.

J.J.M. Kok

J. Visser-Okhuijsen

J.H.H. Leeuwinga