08 Handboek Stede Broec

Ondersteuning griffie Bij een voorgenomen initiatiefvoorstel en -besluit kan gebruik gemaakt worden van de adviserende rol van de griffie. Het gaat dan vooral om technische ondersteuning bij het opstellen van het voorstel en besluit. Ondersteuning van de griffie nodig bij het opstellen van een initiatiefvoorstel- en besluit? Neem contact op met de griffie. Het uiteindelijke initiatiefvoorstel dien je vervolgens ook in bij de griffie.

Meer informatie: ➢ Artikel 32 Regelement van Orde

38

Instrumenten van de raad| Verzoek om inlichtingen Wat houdt een verzoek om inlichtingen in? Raadsleden mogen het gevoerde bestuur vragen om inlichtingen op basis van de inlichtingenplicht (artikel 169 en 180 gemeentewet https://wetten.overheid.nl/BWBR0005416) die het college en de burgemeester hebben ten opzichte van de raad. Het zijn vragen met een zwaarder politiek karakter dan de vragen die bij het agendapunt ‘Vragen raadsleden’ worden gesteld. Procedure en behandeling Een raadslid/fractie stelt een verzoek om inlichtingen op. De griffie kan de opsteller adviseren, ook ongevraagd. Het raadslid dient het verzoek met vermelding van het onderwerp en vraag schriftelijk via de griffier in. De griffier brengt de inhoud van het verzoek zo spoedig mogelijk ter kennis van de overige raadsleden en het college van B&W. Het onderwerp vormt een agendapunt tijdens de eerstvolgende of daaropvolgende raadsvergadering. De verlangde inlichtingen worden daar door het college gegeven. Bij het agendapunt krijgt het raadslid de gelegenheid zijn vraag om inlichtingen kort toe te lichten. De verlangde inlichtingen worden daar door het college gegeven. Ondersteuning griffie De griffie kan de steller ondersteunen bij het opstellen van en adviseren over het verzoek.

De griffie stuurt het verzoek om inlichtingen door naar het college, informeert de raad over het verzoek en plaatst het verzoek bij de stukken van de eerstvolgende of daaropvolgende raadsvergadering in Notubiz. Een verzoek om inlichtingen dien je in bij het college via de griffie

Meer informatie: ➢ Artikel 37 Regelement van Orde

39

Instrumenten van de raad| Interpellatiedebat Wat is een interpellatiedebat? Het kan voorkomen dat een raadslid (of een groep raadsleden) ontevreden is over hoe het college heeft gehandeld tijdens een actuele gebeurtenis/situatie. Afhankelijk van de ernst van de gebeurtenis, kan een raadslid ook een interpellatiedebat aanvragen. Het interpellatierecht ligt in het verlengde van het mondelinge vragenrecht. Het gaat om een recht van een raadslid om tijdens een vergadering over een niet geagendeerd onderwerp inlichtingen aan het college of de burgemeester te vragen. De raad moet daar toestemming voor geven. Dit is een zwaar politiek middel dat in veel gevallen, uiteraard afhankelijk van de reactie vanuit het college, kan eindigen met indiening van en stemming over een motie van ‘treurnis’, ‘afkeuring’ of ‘wantrouwen’. Vaak wordt een interpellatiedebat vergeleken met een spoeddebat in de Tweede Kamer. Procedure en behandeling Raadsleden moeten voor een interpellatiedebat minimaal 48 uur voorafgaand aan de raadsvergadering een verzoek indienen bij de voorzitter van de raad. Bij het vaststellen van de agenda stemt de raad of het interpellatiedebat daadwerkelijk gevoerd gaat worden. De betreffende portefeuillehouder wordt uitgenodigd voor de beraadslaging. Een verzoek om een interpellatiedebat dien je in bij de voorzitter van de raad of via de griffie.

Meer informatie: ➢ Artikel 34 Reglement van Orde ➢ Artikel 155 uit de Gemeentewet

40

Website van de raad|Inleiding De gemeenteraad heeft een eigen website: Samenstelling van de gemeenteraad – SED – Stede Broec. Op deze website tref je naast informatie over de raadsleden en commissieleden, vergaderingen, de bestuurlijke planning, kalender en nieuwsberichten ook andere relevante informatie aan. De website is openbaar en toegankelijk voor inwoners en overige belangstellenden. Alle fracties en alle raads- en niet-raadsleden zijn op de website terug te vinden in een overzicht. De griffie zorgt ervoor dat alle raads- en nietraadsleden een account hebben voor Notubiz. Met het gemeentelijk emailadres kun je inloggen in Notubiz. Als je ingelogd bent, heb je niet alleen toegang tot zowel de openbare als de besloten ingekomen stukken op de website en kun je aantekeningen maken en delen. Alle stukken worden, voor ze gepubliceerd worden, (indien van toepassing) geanonimiseerd op basis van de privacyregeling. Dit is anders als de afzender op verzoek van de griffie toestemming heeft gegeven zijn gegevens te delen. Het originele stuk kan worden opgevraagd bij de griffie. Neem contact op met de griffie voor meer informatie.

Website van de raad| Notubiz en Notubox Zoeken in het Raadsinformatie systeem (RIS) Het RIS in Stede Broec is ingericht door Notubiz. Via Notubiz kun je zoeken naar agenda's, vergaderstukken en verslagen van vergaderingen. Ook ingediende moties en technische vragen vind je onder de module ‘Documenten’. Je vindt het zoekveld boven in het scherm. Hiermee zoek je in alle gepubliceerde documenten en op de metadata die aan het document zijn gekoppeld. Je kunt zoeken op één of meerdere woorden. Tot slot vind je op Notubiz ook livestreams van vergaderingen en kun je vergaderingen terugkijken. Notubox is de app van Notubiz. Alles wat op Notubiz verschijnt, is ook te vinden in Notubox. Agenda aangekondigd Alle vergaderingen van de gemeenteraad en de commissies van de raad worden aangekondigd via Notubiz. De agenda’s van vergaderingen en bijbehorende stukken worden minimaal 10 dagen voorafgaand aan de vergadering aan Notubiz toegevoegd. Deze gegevens zijn dan ook gelijk op de website te raadplegen, tenzij daar geheimhouding op rust. Als dat zo is, staat dit document in Notubiz achter een slotje en is daarmee niet zichtbaar op de openbare site. Ook de beantwoording van technische vragen en andere relevante stukken worden bij de betreffende vergadering gepubliceerd. Let op: documenten waar geheimhouding op rust of niet openbaar zijn mogen dus niet gedeeld worden.

Inloggen met tweestapsverificatie in Notubiz en Notubox Omdat bij alle documenten te kunnen komen, moet je naast het inloggen ook nog een code invullen. Zo is de veiligheid gewaarborgd. Stap 1: Inloggen met je account Log in op de webomgeving met je persoonlijke gebruikersnaam en wachtwoord en klik vervolgens op inloggen. Houd je smartphone of iPad bij de hand. Stap 2: Ga naar de Authenticator-app Open de Authenticator-app en klik op ‘Notubiz Politiek Portaal’. Daar zie je een 6-cijferige code. Stap 3: Vul de code in op je laptop of iPad Vervolgens moet je de code invullen in het pop-up scherm op je tablet of laptop. Ben je je wachtwoord vergeten, neem dan contact op met de griffie. Ook als je je toestel bent verloren, maak je daarvan een melding bij de griffie.

42

Website van de raad| Termijnkalender en actielijst De termijnkalender Op de termijnkalender wordt opgenomen welke onderwerpen er komen naar de raad. Deze kalender wordt ingevuld door het college. De termijnkalender wordt vervolgens gedeeld met de agendacommissie. Zo wordt de raad, via de deelnemers van de agendacommissie en de griffier, tijdig geïnformeerd over de onderwerpen die worden behandeld in komende vergaderingen. En over onderwerpen die het komende jaar op de planning staan. In de termijnkalender wordt ook opgetekend wat de raad kan verwachten qua timing van besluitvorming. Deze kalender wordt maandelijks op de agenda van de raadscommissie RBFZ geplaatst. Actielijst Op de actielijst staan de toezeggingen van het college, veelal met een verwachte afdoeningsdatum. In elke commissie is het agendapunt ‘Actielijst’ opgenomen. Dan wordt besproken welke toezeggingen er zijn gedaan en wat de stand van zaken is. De actielijsten worden maandelijks geactualiseerd en staan opgenomen bij de vergaderstukken van de commissie in Notubiz.

43

Voorbeeld van de actielijst

Contact met inwoners| Inleiding Ieder gemeenteraadslid is een volksvertegenwoordiger. Als raadslid vertegenwoordig je dus de inwoners van de gemeente Stede Broec. Hiervoor is contact met de bevolking om te weten wat er speelt erg belangrijk. Zo kun je bij het nemen van besluiten de belangen van de inwoners goed afwegen. Binnen de gemeente Stede Broec zijn er diverse momenten waarop dit contact geregeld is, maar ook daarbuiten kun je uiteraard op eigen gelegenheid de contacten leggen en onderhouden. Voor meer informatie kun je terecht bij de griffie.

Contact met inwoners| Inspreken Wie kunnen inspreken in commissie- en raadsvergaderingen? ➢ Inwoners van Stede Broec ➢ Personen of groeperingen die niet in Stede Broec wonen, maar wel een direct belang hebben bij het onderwerp ➢ Andere belanghebbenden Tijdens de commissievergaderingen zijn de volgende vormen van inspraak mogelijk: ➢ schriftelijke reactie op geagendeerde onderwerpen ➢ inspreken op niet geagendeerde onderwerpen via het spreekrecht ➢ inpreken op geagendeerde onderwerpen Inwoners en belanghebbenden kunnen ervoor kiezen om schriftelijk te reageren op een onderwerp dat is geagendeerd op de commissieagenda. Is dit het geval, dan plaatst de griffie deze schriftelijke reactie bij het betreffende onderwerp en vergadering in Notubiz. De regels die gelden voor het spreekrecht burgers in de commissie staan in artikel 15 van het reglement van orde voor de algemene raadscommissie. https://www.stedebroec.nl/wp-content/uploads/2022/07/Verordening-op-de-raadscommissies-2022.pdf. Bij commissievergaderingen moeten burgers zich uiterlijk voor 12.00 uur op de dag van vergadering aanmelden bij de griffie via dit aanmeldformulier: Openforms | Inspreken raadscommissie (stedebroec.nl).

Tijdens de gemeenteraadsvergadering zijn de volgende vormen van burgerparticipatie mogelijk: ➢ petities of brieven ➢ schriftelijke reactie op geagendeerde onderwerpen ➢ mondeling inspreken in de raad (spreekrecht) ➢ burgerinitiatief Inwoners kunnen informatie voorleggen aan de raad in de vorm van petities of brieven. Petities of brieven worden geplaatst in Notubiz en worden geplaatst op de lijst van ingekomen stukken van de raad. Bij de behandeling van de lijst van ingekomen stukken tijdens de raadsvergadering kan een raadslid voorstellen om een ingekomen stuk voor bespreking te agenderen in een commissievergadering. Is dit het geval, dan plaatst de griffie deze schriftelijke reactie bij het betreffende onderwerp en vergadering in Notubiz. Insprekers kunnen zich tot 6 uur voor aanvang van de raadsvergadering aanmelden via dit formulier: Openforms | Inspreken raadscommissie (stedebroec.nl). Na de spreektijd hebben raadsleden de mogelijkheid om de inspreker vragen te stellen. De inspreker kan daarop reageren. Het is niet de bedoeling dat er een debat ontstaat.

45

Contact met inwoners| Burgerinitiatief Met het burgerinitiatief Uw invloed op de raad – SED – Stede Broec kunnen inwoners zelf een onderwerp of voorstel op de agenda van de gemeenteraad plaatsen. Het initiatief moet wel aan een aantal voorwaarden voldoen. Eén van de voorwaarden is dat het verzoek door tenminste 25 initiatiefgerechtigden wordt ondersteund. De regels die gelden voor een burgerinitiatief staan in de verordening burgerinitiatief: Verordeningburgerinitiatief-Stede-Broec.pdf (stedebroec.nl). Globaal is de procedure als volgt:  Opstellen en indienen Een burgerinitiatief moet worden geadresseerd aan de burgemeester en aan de volgende eisen voldoen: ➢ Een duidelijke omschrijving van het burgerinitiatiefvoorstel; ➢ Een toelichting op het burgerinitiatiefvoorstel ➢ Adresgegevens van de verzoeker en zijn plaatsvervanger (naw) ➢ Een lijst met voornamen, achternamen, adressen, geboortedata en handtekeningen van de inwoners die het initiatief ondersteunen ➢ Het mag geen bezwaar of klacht inhouden ➢ Het initiatief moet aansluiten bij de bevoegdheden van de raad  Agendering De raad beslist of het burgerinitiatief voldoet aan de voorwaarden. Is dit het geval, dan wordt de burgerinitiatiefvoorstel voor de daaropvolgende vergadering van de raad geagendeerd.  Behandeling De griffie controleert het voorstel en adviseert de indieners over de juiste procedure.

Als het burgerinitiatief op de raadsvergadering wordt geagendeerd, word je hierover door de griffie op de hoogte gesteld. In de raadsvergadering licht een initiatiefnemer zijn burgerinitiatiefvoorstel mondeling toe. De raad neemt vervolgens een besluit.

46

Contact met inwoners| Jongeren Advies Raad Op 9 mei zijn door de negen leden van de Jongeren Advies Raad en de drie portefeuillehouders Burgerparticipatie van de SED-organisatie een samenwerking aangegaan. De initiatiefnemers kwamen na een debatavond met raadsleden in maart 2022 tot de conclusie dat de stem van jongeren onvoldoende gehoord wordt. Dit terwijl de keuzes en besluiten van de gemeenten grote invloed heeft op de leefwereld van de jongeren in de (nabije) toekomst. Eind 2022 werden Stede Broec, Enkhuizen en Drechterland benaderd door een actieve groep jongeren die graag als zelfstandige Jongeren Advies Raad voor de SED-gemeenten aan de slag willen. Het doel van de JAR is om de stem van alle jongeren uit de drie gemeenten te laten horen én te laten meetellen. De SED-gemeenten willen jongeren proactief betrekken bij de lokale politiek en bij maatschappelijke vraagstukken die hen raken. Het initiatief van de jongeren sluit dus aan op de ambities van de drie raden. De JAR wil zichtbaar zijn op scholen, debatten organiseren en voorlichtingslessen geven om de democratische betrokkenheid onder jongeren te vergroten. Via sociale mediakanalen, zoals Instagram (@jongerenraadwestfriesland), thema-avonden en schoolbezoeken communiceren zij met hun doelgroep.

Ook wordt een jongerenpanel opgericht, van vijftig jongeren uit de drie gemeenten, om de stem van de jongeren zo goed mogelijk te vertegenwoordigen. Aan dit panel worden onderzoeksvragen en stellingen voorgelegd. Zo kan de JAR adviezen afstemmen die zij richting de gemeenten willen sturen, informatie ophalen en inspelen op actuele kwesties. Contact opnemen met de Jongeren Advies Raad kan door te mailen naar jongerenadviesraadwf@gmail.com.

47

Contact met inwoners| Nieuwsbrief en social media De gemeente Stede Broec stuurt elke week een nieuwsbrief rond, genaamd Gemeentenieuws. Hierin worden inwoners van de gemeente, ambtenaren en raads- en niet-raadsleden geïnformeerd over wat er speelt binnen de gemeente. Hierin is ook ruimte om te communiceren over het doen en laten van de raad. Aanmelden voor deze nieuwsbrief kan hier. De gemeente heeft de volgende social media kanalen: ➢ Facebook ➢ Instagram ➢ Twitter Facebook is een laagdrempelige manier om volgers op de hoogte te houden van de projecten waar de gemeente mee bezig is. Voor Instagram geldt hetzelfde, maar dit platform richt zich vooral op jongeren. Op dit moment wordt op beide platformen vooral gepost wat de burgemeester en wethouders doen, maar er ligt een wens om ook aandacht te besteden aan de raad, aangezien de raad het hoogste bestuursorgaan van de gemeente is. Twitter wordt enkel gebruikt voor crisiscommunicatie.

Voorbeeld van het Gemeentenieuws

48

Contact met inwoners| Pers Over het algemeen doen fracties de woordvoering op de eigen politiek-inhoudelijke lijn. Voor algemene persvragen over de raad en het functioneren van de raad verzorgen de raadscommunicatieadviseur en/of de griffier de woordvoering. Alle persberichten van de gemeente worden ook naar het e-mailadres griffie@stedebroec.nl en naar de raadsleden verstuurd, zodat de raadsleden via de griffie altijd weten wat er met de pers gecommuniceerd wordt. Bij persberichten over grote of gevoelige raadsvoorstellen die aan de raad worden aangeboden (zoals de begroting) stemmen de betrokken ambtenaren de timing van het persbericht af met de griffie, zodat de raad altijd eerst het stuk aangeboden krijgt voordat de pers geïnformeerd wordt. De volgende media ontvangen persberichten: ➢ Noord Hollands Dagblad ➢ RTV Noord-Holland ➢ De Drom ➢ De Rotonde ➢ Zondagskrant ➢ Westfriese courant ➢ WEEFF Radio

49

Contact met inwoners| Cursus Politiek Actief De cursus Politiek Actief is bedoeld voor mensen die nog weinig weten van de lokale politiek en die mogelijk zelf politiek actief willen worden of die meer willen weten over andere mogelijkheden om invloed uit te oefenen binnen de gemeente. De cursus is ontwikkeld door ProDemos. De griffie organiseert de cursus en meerdere raadsleden zijn betrokken bij de cursusavonden. De cursus bestaat uit vijf avonden: 1. Introductie en algemene staatsinrichting 2. Hoe werkt de gemeente en hoe kun je zelf invloed hebben?; 3. Taken en rollen van de raad en een speeddate met alle fracties; 4. Training overtuigend debatteren; 5. Gemeentelijke financiën en bekijken van een raadsvergadering. In de aanloopt richting de verkiezingen van 2026 wordt de cursus weer georganiseerd. Waarschijnlijk in samenwerking met Enkhuizen, Drechterland en de Jongeren Advies Raad. De cursus is gratis en na afloop krijgen cursisten een certificaat uit handen van de burgemeester. Sommige raadsleden zijn de lokale politiek ingerold door deze cursus.

Meer informatie: ➢ https://politiekactief.prodemos.nl.

50

Wet en regelgeving| Awb en abbb De Algemene wet bestuursrecht (afgekort Awb) bevat de algemene regels voor de verhouding tussen de overheid en de individuele burgers, bedrijven en dergelijke. De wet regelt o.a. dat men bezwaar kan maken tegen een besluit. De algemene beginselen van behoorlijk bestuur (abbb’s) bevatten een aantal (geschreven en ongeschreven) beginselen om de gedragsregels van de overheid ten opzichte van de burger te regelen: ➢ Legaliteitsbeginsel. Er is geen bevoegdheid zonder grondslag in (Grond)wet. ➢ Zorgvuldigheidsbeginsel (artikel 3:2 Awb) ➢ Motiveringsbeginsel (artikel 3:46 Awb) ➢ Rechtszekerheidsbeginsel. De overheid moet haar besluiten zó formuleren dat de burger precies weet waar hij aan toe is of wat de overheid van hem verlangt. ➢ Fair-play-beginsel (artikel 2:4 Awb). ➢ Verbod op détournement de procédure. Het bevoegd gezag mag geen besluit nemen met een procedure die niet voor dit besluit bestemd is. De gebruikte procedure moet kloppen met de wet en biedt de meeste rechtsbescherming aan de inwoner. (artikel 3:3 Awb). ➢ Verbod van détournement de pouvoir. Een bestuursorgaan mag een bevoegdheid alleen gebruiken voor het doel waarvoor ze de bevoegdheid kreeg van de wetgever. De overheid gebruikt haar bevoegdheden alleen voor het algemeen belang. (artikel 3:3 Awb). ➢ Specialiteitsbeginsel.

Een bestuursorgaan mag alleen die belangen behartigen waarvoor de betrokken wet of regeling een grondslag biedt (artikel 3:4 lid 1 Awb). ➢ Evenredigheidsbeginsel. De overheid moet ervoor zorgen dat de lasten of nadelige gevolgen van een overheidsbesluit voor een burger evenredig zijn met het in algemeen belang te dienen doel. (artikel 3:4 lid 2 Awb). ➢ Materiële rechtszekerheidsbeginsel. Een burger die gedurende een ruime periode een bepaalde rechtspositie heeft opgebouwd, mag er in principe op vertrouwen dat deze rechtspositie kan worden voortgezet. ➢ Gelijkheidsbeginsel (artikel 1 Grondwet). ➢ Vertrouwensbeginsel. Ook wel beginsel van de opgewekte verwachting.

Wet- en regelgeving| Wet open overheid (Woo) Wet openbaarheid van bestuur (Wob) is op 1 mei 2022 vervangen door de Wet open overheid (Woo). Zowel de Wob als de Woo vinden hun oorsprong in artikel 110 van de Grondwet: “De overheid betracht bij de uitvoering van haar taak openbaarheid volgens regels bij de wet te stellen.” Met ‘de wet’ werd de Wob en wordt nu de Woo bedoeld. Nieuw in de Woo is de inspanningsverplichting tot actieve openbaarmaking, die geldt voor veel meer overheidsdocumenten dan vroeger. De gemeente moet proactief documenten openbaar maken die behoren tot de 11 informatiecategorieën: 1. wet- en regelgeving, 2. organisatiegegevens 3. raadsstukken 4. bestuursstukken 5. stukken van adviescolleges 6. convenanten 7. jaarplannen- en verslagen 8. Woo-verzoekenn 9. onderzoeken 10. beschikkingen 11. klachten Deze verplichting treedt alleen nog niet in werking. De komende jaren zal deze stapsgewijs worden ingevoerd als het Platform Open Overheidsinformatie (PLOOI) operationeel is. Wel zal de gemeente Stede Broec, net als veel andere gemeenten, haar werkwijzen alvast gaan inrichten zoals in de Woo is bedoeld. Dat wil zeggen dat veel eerder al documenten openbaar te vinden zijn via de website van de gemeente Stede Broec.

Je moet dan denken aan gespreks-verslagen van interne adviesorganen, aan interne memo’s en bespreeknotities, aan documentatie die geagendeerd wordt in informatieve raadssessies, etc. In de Woo is niet alleen een inspanningsverplichting tot actieve openbaarmaking opgenomen, maar ook een termijn waarbinnen dit moet gebeuren. Dat was anders onder de Wob, waar gemeenten meer ‘vrijheid’ hadden over wat wel en wat niet proactief gepubliceerd werd. Uitzonderingen Woo-verzoek Naast de inspanningsverplichting over te gaan tot actieve openbaarmaking, blijft ook nog steeds de mogelijkheid om openbaarmaking van informatie te verzoeken. Geen Wob-verzoek meer, maar een Woo-verzoek. De Woo voegt een aantal nieuwe zogenoemde uitzonderingsgronden toe. Je leest hier meer over in hoofdstuk 5 van de Woo. 52

Wet- en regelgeving| Geheimhouding Alleen als er sprake is van een uitzonderingsgrond kan er geheimhouding op de informatie worden opgelegd door een bestuursorgaan. Als het bestuursorgaan geheimhouding oplegt, zijn degenen die kennisnemen van de informatie (dus bijvoorbeeld college-, commissie- en raadsleden en anderen die bij de vergadering aanwezig zijn) wettelijk daaraan gebonden. In alle gevallen word je hier via duidelijke communicatie (zoals in grote letters ‘geheim’ op de betreffende informatie) op gewezen. Ook word je er in de commissie- en raadsvergaderingen duidelijk op geattendeerd welke informatie om welke reden geheim is verklaard. Schending van geheimhouding kan bestraft worden (artikel 272 uit het Wetboek van Strafrecht). Behandeling in openbaarheid van documenten met geheime bijlage(n) is vrijwel altijd mogelijk, dit wordt door de griffie op een zo goed mogelijke wijze georganiseerd. Bijvoorbeeld door te werken met ter inzagelegging of digitale ‘slotjes’ in Notubiz. Geheimhouding in combinatie met openbare besluitvorming Indien hoofdstuk 5 Woo van toepassing is, kan het college op grond van artikel 87 van de gemeentewet geheimhouding op de stukken en beraadslaging leggen. Hierbij is het vrijwel altijd mogelijk de geheime onderdelen van het voorstel en besluit (bijvoorbeeld financiële of persoonsgegevens) in één of meer aparte geheime bijlage(n) op te nemen.

Door de geheime informatie op te nemen in een aparte bijlage, kan de behandeling en besluitvorming toch in de openbaarheid plaatsvinden. In de vergaderstukken wordt duidelijk aangegeven wat de reden is voor geheimhouding en tot wanneer de geheimhouding geldt. Zo kan er bijvoorbeeld sprake zijn van opgelegde geheimhouding op een bijlage met financiële gegevens, omdat er nog moet worden aanbesteed. De geheimhouding zal dan gelden totdat de aanbesteding is afgerond. Wil de commissie of de raad toch over de informatie in de geheime bijlage(n) spreken dan worden alsnog de deuren gesloten. Dit komt echter zelden voor, omdat commissie en raad er zeer aan hechten zoveel mogelijk in openbaarheid te behandelen. In de praktijk is dus vrijwel nooit sprake van behandeling van dossiers achter gesloten deuren.

53

Wet- en regelgeving| Digitale toegankelijkheid Alle documenten op de website moeten ook digitaal toegankelijk zijn. Dat betekent dat zij door voorleessoftware te lezen moeten zijn en dat gebruikers door de hoofdstukken moeten kunnen navigeren. Dat vraagt om een correcte opbouw in Word en een correcte opslag in pdf. Dat is op een raadsinformatiesysteem Notubiz helaas niet voor alle stukken haalbaar. Handgeschreven brieven van inwoners die we inscannen en bij de ingekomen stukken plaatsen, zullen bijvoorbeeld nooit digitaal toegankelijk zijn. We streven ernaar zoveel mogelijk (automatisch) digitaal toegankelijk te maken. Dat wat niet toegankelijk te maken is, kunnen we dan op verzoek overtypen of telefonisch voorlezen. Sinds 1 juli 2018 is het Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid van kracht. De reden voor het woord tijdelijk in de naam is dat de grondslag uiteindelijk wordt geleverd door de toekomstige Wet digitale overheid. De aandacht voor digitale toegankelijkheid groeit. Met digitale toegankelijkheid wordt de toegankelijkheid bedoeld van websites, apps en andere digitale dienstverlening. Het streven daarbij is dat deze voorzieningen door zoveel mogelijk mensen gebruikt kunnen worden, ongeacht beperking of taalachterstand. Voor overheidsinstanties is digitale toegankelijkheid verplicht.

Er bestaan Europese standaarden die aan de basis liggen voor de vereisten voor overheden. Enkele vereisten zijn: ➢ Voldoende contrast in kleurgebruik ➢ Ondertiteling beschikbaar bij video’s (live video’s uitgezonderd) ➢ Toegankelijk taalgebruik ➢ Navigatiemogelijkheden via het toetsenbord ➢ Tekstueel alternatief bij afbeeldingen (voor voorleessoftware) ➢ Correcte HTML-codering en opbouw van pagina’s

Meer informatie ➢ Digitoegankelijk.nl ➢ Toegankelijkheidsverklaring website gemeenteraad Stede Broec

54

Wet- en regelgeving| Relevante verordeningen Dit zijn de meest relevante verordeningen en andere beleidsstukken voor de gemeenteraad op een rijtje: ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢

Regelement van orde voor de raad van Stede Broec 2022: Verording-Reglement-van-Orde-Stede-Broec-2022.pdf (stedebroec.nl) Gedragscode integriteit raadsleden Stede Broec 2018: Gedragscode integriteit raadsleden Stede Broec 2018 | Lokale wet- en regelgeving (overheid.nl). Verordening rechtspositie raads- en commissieleden Stede Broec 2019: Verordening rechtspositie raads- en commissieleden Stede Broec 2019 - informatie | Lokale wet- en regelgeving (overheid.nl). Verordening op de raadscommissies Stede Broec 2022: Verordening op de raadscommissies Stede Broec 2022 (officieleoverheidspublicaties.nl). Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Stede Broec 2021: Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Stede Broec 2021 | Lokale wet- en regelgeving (overheid.nl). Verordening Rekenkamercommissie gemeente Stede Broec 2014: https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR399690 Verordening op de Auditcommissie gemeenteraad Stede Broec 2020: Verordening op de auditcommissie gemeenteraad Stede Broec 2020 | Lokale wet- en regelgeving (overheid.nl). Verklaring van Raadsinformatie Stede Broec: Verklaring van Raadsinformatie Stede Broec | Invulassistent Toegankelijkheidsverklaring. Financiële verordening 2017 gemeente Stede Broec: Financiële verordening 2017 gemeente Stede Broec | Lokale wet- en regelgeving (overheid.nl).

Verordening Organisatie van de griffie van gemeente Stede Broec 2012: Organisatie verordening van de griffie van de gemeente Stede Broec | Lokale wet- en regelgeving (overheid.nl). Verordening burgerinitiatief gemeente Stede Broec: Verordening-burgerinitiatief-Stede-Broec.pdf (stedebroec.nl).

55

Praktische zaken| Inleiding In dit hoofdstuk vind je meer informatie over de arbeidsvoorwaarden voor een raad- of een niet-raadslid. De belangrijkste onderwerpen worden verduidelijkt en voor meer diepgang wordt verwezen naar wetten, regelingen en verordeningen. Deze kun je op internet dan wel op onze gemeentelijke website terugvinden. Voor meer informatie neem contact op met de griffie.

Praktische zaken| Vergoedingen en fractiebudget Raadsleden krijgen een maandelijkse vergoeding voor hun werkzaamheden. Fractievoorzitters krijgen een extra vergoeding. De faciliteiten voor commissieleden zijn vastgelegd in de Verordening rechtspositie Raads- en commissieleden 2019. Het presentiegeld voor commissieleden is volgens het maximumbedrag in de Herziene circulaire 2021 (onkosten)vergoeding en bezoldiging burgemeesters, wethouders en raadsleden (https://www.politiekeambtsdragers.nl/publicaties/circulaires/2021/12/02/circulaire-2022-onkostenvergoeding-en-bezoldiging-politieke-ambtsdragersgemeenten). De gemeenteraad kent daarnaast een vergoeding toe aan raadsleden die deelnemen aan de rekenkamercommissies, de vertrouwenscommissie en de werkgeverscommissie. Andere commissies die zijn ingesteld ter voorbereiding van de besluitvorming op grond van art. 82 van de Gemeentewet vallen hier niet onder. Iedere maand wordt de raadsledenvergoeding voor de 15 e van de maand betaald. Voor raadsleden wordt er loonbelasting en andere premies (onder andere zorgverzekeringswet) ingehouden. De netto vergoeding is per raadslid verschillend in verband met afwijkingen in loonheffingskorting en dergelijke. Niet-raadsleden ontvangen een bruto bedrag per vergadering. Zij dienen dit zelf op te geven bij de belasting.

Daarnaast krijgt iedere fractie beschikking over een jaarlijks vastgesteld budget ter ondersteuning van de fractie als geheel. Dit budget kan voor verschillende activiteiten van de fractie worden gebruikt. In de Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2021 staan de regels hiervoor beschreven. Aan het begin van het jaar krijgen de fractievoorzitters in het presidium een overzicht van de jaarlijkse budgetten. Aan het begin van het nieuwe jaar krijgen de fractievoorzitters een overzicht van de kosten in relatie tot het beschikbare budget. Zo is het niet de bedoeling dat het budget wordt besteed ten gunste van de politieke partij, maar alleen van de fractie. Alleen de fractievoorzitter kan declaraties indienen ten laste van het eigen fractiebudget. De declaratie wordt ingediend via een declaratieformulier dat is op te vragen bij de griffie. Let op: de declaratie is pas compleet als deze is ondertekend en als de betalingsbewijzen zijn toegevoegd. Vragen over en indienen van declaraties kun je stellen aan de griffie.

Meer informatie ➢ Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Stede Broec 2021 ➢ Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers. Sommige kosten (zoals reiskosten) worden op basis van dit rechtspositiebesluit vergoed door de gemeente. ➢ Verordening rechtspositie raadsleden en commissieleden gemeente Stede Broec 2019

57

Praktische zaken| Ziekte of zwangerschap In de Kieswet is opgenomen dat een raadslid zich bij ziekte of zwangerschap kan laten vervangen. Per zittingsperiode zijn maximaal drie vervangingsperiodes van 16 weken toegestaan. Tijdens deze periode houdt de persoon de raadsvergoeding en de helft van de onkostenvergoeding. De vervanger wordt na 16 weken van rechtswege ontslagen en hoeft hiervoor geen ontslag in te dienen. Met ingang van de eerste dag na de vervangingsperiode is het raadslid die zich laat vervangen ook van rechtswege weer raadslid. Een verzoek voor vervanging is gericht aan de voorzitter van de raad (de burgemeester). Het verzoek moet met een verklaring van een arts worden ingediend, waarin staat dat de verzoeker de uitoefening van het lidmaatschap niet binnen 8 weken zal kunnen hervatten. Voor niet-raadsleden geldt een ongeveer gelijkluidende afspraak, waarbij het presentiegeld wordt betaald aan de vervanger.

Meer informatie ➢ Kieswet ➢ Griffie

58

Praktische zaken| ICT-voorzieningen Raadsleden krijgen de beschikking over een iPad. Blinde of slechtziende raads- en niet-raadsleden krijgen een aanpast toetsenbord en kunnen informeren over gewenste ondersteuning. Raadsleden krijgen ook een emailadres en toegangspas voor het gemeentehuis. Niet-raadsleden krijgen dezelfde voorzieningen. De voorzieningen worden beschikbaar gesteld voor de duur van de uitoefening van de functie en verstrekt door de griffie in samenwerking met De Som. Na de ambtsperiode dient de computerapparatuur weer ingeleverd te worden bij de griffie. De iPad heeft een raads- of niet-raadslid dus in bruikleen. Vragen over computerapparatuur? In eerste instantie dien je die in bij de griffie. Als dat niet lukt, kun je contact opnemen met de helpdesk van De Som: info@sscdesom.nl.

Meer informatie ➢ Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers https://wetten.overheid.nl/BWBR0041522. ➢ Verordening rechtspositie raadsleden en commissieleden gemeente Stede Broec.

59

Praktische zaken| Fractievergaderingen en raadzaal Fracties vergaderen meestal op maandagavond. Voor alle fracties worden vergaderruimtes gereserveerd. Indien op een andere dag een vergaderruimte nodig is, kan dit in overleg met de griffie. Tijdens de fractievergadering worden onder andere de aankomende vergaderingen besproken. Ook door andere fracties aangekondigde amendementen en moties worden dan besproken. Het is daarom raadzaam deze stukken vóór de nieuwe week met elkaar te delen. Alle vergaderingen van de algemene raadscommissies en de raad vinden plaats in de raadszaal. Informatieve sessie kunnen in de raadszaal plaatsvinden, maar ook op een andere (externe) locatie. De vergaderingen van raad en commissie zijn openbaar en kunnen worden bijgewoond vanaf de publieke tribune. Bezoekers van de vergaderingen worden erop geattendeerd dat zij op de website van de raad in beeld kunnen komen (we kunnen in de zaal geen zitplaatsen garanderen waarbij dat niet kan gebeuren). De vergaderingen worden live uitgezonden vanuit de raadszaal met beeld en geluid, via de website van de gemeenteraad. Tijdens de raadsvergadering hebben alle raadsleden een vaste plek in de zaal. Uitzending gemist? De vergaderingen van de raad en commissie worden live uitgezonden en zijn daarna terug te kijken en te luisteren via de agenda op de website van de gemeenteraad.

60

Praktische zaken| Griffienieuws en handige adressen Regelmatig verstuurt de griffie een nieuwsbrief, genaamd het Griffienieuws. In deze nieuwsbrief vind je informatie over: ➢ ingediende schriftelijke vragen; ➢ beantwoording technische vragen; ➢ publicatie van raadsvoorstellen; ➢ publicatie van agenda’s; ➢ stukken die zijn toegevoegd aan de infomappen van commissies ➢ uitnodigingen voor informatieve sessies en thema- en bewonersbijeenkomsten ➢ nieuwsbrieven van derden ➢ belangrijke informatie rond vergaderingen, zoals: - aangekondigde amendementen, moties en raadsvragen - deelnamelinks digitale vergaderingen/informatie sessies Algemeen ➢ Nederlandse Vereniging voor Raadsleden ➢ VNG Commissie Raadsleden & Griffiers ➢ Handboek Raadsleden (link naar bestelpagina) ➢ Kennispunt lokale politieke partijen ➢ Gemeente.nu ➢ Publiek Denken ➢ Waarstaatjegemeente, cijfers per gemeente per domein ➢ Allecijfers.nl, inwonerstatistieken ➢ ProDemos, kennisinstituut voor democratie en rechtsstaat ➢ Binnenlands Bestuur

Inhoudelijke domeinen ➢ Movisie, kennispunt voor sociale vraagstukken ➢ Regelhulp, wetten en regels langdurige zorg en ondersteuning ➢ Aan de slag met de Omgevingswet ➢ Gemeenteraad en de Omgevingswet, VNG ➢ Omgevingswet (leerplatform voor raadsleden) ➢ Nationaal Programma Regionale Energie Strategie (RES) Vaardigheden ➢ Debatrix, tips voor debatteren en overtuigen ➢ Direct duidelijk, tips voor toegankelijke taal

61

Praktische zaken| Slimme vragen bij het lezen

van een raadsvoorstel 1. Probleem ➢ Wat is het ‘probleem’ dat hiermee opgelost wordt? ➢ Is dit wel een probleem? ➢ Is dit probleem ook op andere manieren op te lossen? ➢ Wat doen andere gemeenten met dit probleem? 2. Doel ➢ Wat wil je bereiken? ➢ Wat is er straks anders? ➢ Is dat nieuw of beter? ➢ Voor wie? 3. Succes ➢ Wanneer is dit een ‘winnaar’? ➢ Waar zien we dat aan? ➢ Wat zijn de voorwaarden voor succes? ➢ Hoe controleren we of de doelen gehaald zijn? ➢ Hoe meten we dit concreet? (SMART) ➢ Wanneer wil je als raad resultaat zien? ➢ Wanneer wil je terugkoppeling? En waarover? 4. Afweging ➢ Moet dit? Moet dit nu? ➢ Wat gebeurt er als we niets doen? ➢ Wat gebeurt er als we juist méér of minder doen? ➢ Als jij de wethouder zou zijn, wat had jij geschreven? ➢ Hoe zag het beleid eruit in een ideale wereld? ➢ Wat is de reden waarom dit nu niet kan?

5. Stakeholders ➢ Wie heeft hier baat bij? ➢ Wie heeft hier last van? ➢ Wie ‘moet’ hier iets mee? ➢ Wie ‘wil’ hier iets mee? Waarom? ➢ Wat betekent dat voor de plannen? ➢ Is er met deze stakeholders voldoende rekening ➢ gehouden? Hoe? ➢ Heb je daar als raad voldoende zicht op? 6. Integraal beleid ➢ Hoe hangt dit samen met andere beleidsterreinen? ➢ Zijn zij betrokken in het proces? ➢ Wat zien zij als voor- en nadelen? ➢ Hoe past dit bij… - Iedereen doet mee? - Meer stad worden? - Woonvisie? - Mobiliteitsvisie? 7. Rol ➢ Vind ik dit de rol van de gemeente? ➢ Is dit een wettelijke taak? ➢ Zijn we initiatiefnemer, facilitator, anders? ➢ Welke partijen beslissen mee of voeren uit? ➢ Vanuit welke rol? ➢ Wat is de rol van de raad? ➢ Hoe zie ik dat vanuit de kaderstellende, controlerende of volksvertegenwoordigende rol?

8. Geld ➢ Kunnen we dit betalen? ➢ Van welk geld? ➢ Wat kost het nu en wat kost het straks? ➢ Is dat inzichtelijk? ➢ Als we dit doen, wat moeten we dan elders laten? 9. Planning ➢ Hoe lang duurt dit? ➢ Van wanneer tot wanneer? ➢ Is de timing goed? En in relatie tot andere plannen? ➢ Is het tijdelijk of continu? ➢ Wat gebeurt er na afloop? ➢ Kunnen we successen in de toekomst borgen? Hoe? 10. Algemeen ➢ Heb ik alle informatie die ik nodig heb om me een beeld te vormen? ➢ Kan ik op al deze vragen een antwoord vinden? ➢ Zo nee? Wat mis ik? ➢ Waar kan ik dat halen? 62