06A Gemeente Stede Broec Boardletter 2021 3-2-2022
Tekst van het document
Aan de leden van de gemeenteraad van de Gemeente Stede Broec Postbus 20 1610 AA BOVENKARSPEL
Datum
Behandeld door
Ons kenmerk
3 februari 2022
Drs. R.A.D. Knoester RA
2021-ML-30002702
Onderwerp
Boardletter 2021
Geachte leden van de raad, Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole 2021 hebben wij overwegend in oktober 2021 de interimcontrole voor de SED-organisatie, de aangesloten gemeenten en het Recreatieschap Westfriesland uitgevoerd. Deze interimcontrole is vooral gericht op onderwerpen die van belang zijn voor een goede en betrouwbare jaarverslaggeving. Naar aanleiding van de controle hebben wij in onze managementletter 2021 aan de SED-organisatie onze belangrijkste bevindingen gerapporteerd. Uw gemeente ontvangt middels deze boardletter een samenvatting van onze managementletter 2021. Deze boardletter bevat op hoofdlijnen, onze bevindingen welke is uitgebracht aan het dagelijks bestuur van de SED-organisatie. Wij vertrouwen erop dat wij met deze rapportage(s) een zinvolle bijdrage leveren aan het (verder) verbeteren van de interne beheersing van het planning & controle-instrumentarium binnen de SED-organisatie en uw gemeente. In deze boardletter hanteren wij de volgende indeling: 1. Inleiding; 2. Conclusie en samenvatting; 3. Kwaliteit van de administratieve organisatie en interne beheersing; 4. Actualiteiten en aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2021.
Wij willen de organisatie bedanken voor de prettige samenwerking en zijn vanzelfsprekend graag bereid een nadere toelichting te verstrekken.
Hoogachtend, Astrium Overheidsaccountants B.V.
Drs. R.A.D. Knoester RA
Astrium Overheidsaccountants B.V. Edelgasstraat 57, 2718 SX Zoetermeer www.astrium.nl
Tel: (079) 36 23 613 Fax: (079) 361 57 77 info@astrium.nl
IBAN NL10RABO0322622360 BTW nr. NL810591625B01 KVK: 34168056
1
Boardletter Astrium Overheidsaccountants B.V.
Tel: (079) 36 23 613 Fax: (079) 361 57 77 info@astrium.nl
IBAN NL10RABO0322622360 BTW nr. NL810591625B01 KVK: 34168056
Gemeente Stede Broec – Boekjaar 2021
Edelgasstraat 57, 2718 SX Zoetermeer www.astrium.nl
2
1.
Inleiding
De interimcontrole 2021 is afgesloten met een afzonderlijke managementletter aan het bestuur van de SED-organisatie. Deze boardletter stelt u in staat om kennis te nemen van de bevindingen en voorgestelde maatregelen zoals opgenomen in onze managementletter 2021, om de interne beheersing te verbeteren en daarmee de betrouwbaarheid van de financiële informatie te borgen en/of te optimaliseren.. De uitvoering van deze controle is ondanks de beperkingen als gevolg van de Covid-19 maatregelen overeenkomstig de planning afgerond. Dit positieve resultaat kon bereikt worden door onder andere het volgende: • Vanaf de start van de samenwerking tussen SED-organisatie en Astrium is direct gekozen voor het via een online portal delen van de voor de controle benodigde controle-informatie. • Goede voorbereiding, tussentijdse overleg / afstemming en aanlevering vanuit de SED-organisatie. • Goede samenwerking en communicatie tussen de betrokken medewerkers van de SED-organisatie en Astrium.
Als medegebruiker van uw financieel informatiesysteem richten wij ons bij de interimcontrole voornamelijk op de opzet, het bestaan en de werking van het stelsel van administratieve organisatie en maatregelen van de interne beheersing. Ons tussentijds onderzoek strekt zich niet verder uit dan noodzakelijk is om tot een oordeel te komen over de jaarrekening 2021. Daarbij onderzoeken wij voornamelijk de opgenomen maatregelen van administratieve organisatie en interne beheersing binnen de processen, die zijn gericht op het waarborgen van een betrouwbare informatievoorziening zowel binnen uw gemeente als naar buiten toe aan derden. Onze werkzaamheden zijn erop gericht een oordeel te kunnen geven over de jaarrekening 2021 en niet primair op het opsporen van fraudes of onregelmatigheden in uw organisatie. De bevindingen in deze brief zijn daarom beperkt tot de punten die voortvloeien uit onze reguliere controles.
3
Conclusie en samenvatting
4
2.
Conclusie en samenvatting
2.1 Conclusie ‘administratieve organisatie en interne beheersing’ Op basis van de uitgevoerde interimcontrole 2021 kunnen wij concluderen dat de administratieve organisatie en interne beheersing voldoet aan de daaraan te stellen eisen. Wij constateren dat in het boekjaar 2021 hard is en wordt gewerkt aan het verder verbeteren en optimaliseren van de kwaliteit van de operationele bedrijfsvoeringsprocessen binnen uw organisatie. De medewerkers die wij gesproken hebben, zijn betrokken bij de organisatie en geven blijk van een intrinsieke motivatie om de administratieve organisatie en interne beheersing van de organisatie verder te optimaliseren. Dit blijkt concreet uit het daadwerkelijk oppakken van diverse bevindingen vanuit de managementletter 2020 alsmede het kritisch blijven analyseren van de bestaande processen en procedures, zoals naar voren is gekomen tijdens de diverse besprekingen die wij gevoerd hebben. Voorbeelden daarvan zijn onder andere de procesoptimalisatie in het sociaal domein en de kwartaalrapportages binnen de bedrijfsvoeringsorganisatie.
2.2 Samenvatting bevindingen en adviezen managementletter 2021 De managementletter 2021 is, in de tabel op de volgende pagina, samengevat. Daarin zijn naast onze (nieuwe) bevindingen zoals geconstateerd tijdens de interimcontrole ook de reactie van het de directie daarop opgenomen. Per bevinding hebben wij een prioriteit meegegeven, die als volgt is bepaald:
Prioriteit
Toelichting Bevinding is van groot belang voor de kwaliteit van de administratieve organisatie en interne beheersing, waarbij een risico aanwezig is dat hierdoor de jaarrekening een afwijking van materieel belang kan bevatten. Naar onze mening moet deze bevinding direct opgepakt worden. Indien deze bevinding niet wordt opgevolgd zullen aanvullende gegevensgerichte werkzaamheden benodigd zijn, danwel kan dit impact hebben op de strekking van onze controleverklaring. Bevinding is van belang voor de kwaliteit van de administratieve organisatie en interne beheersing, waarbij een risico aanwezig is dat hierdoor de jaarrekening een afwijking van materieel belang kan bevatten. Opvolging is naar onze mening gewenst om aanvullende gegevensgerichte werkzaamheden te voorkomen. De opzet en het bestaan van de administratieve organisatie en interne beheersing is op orde. Met opvolging van deze bevinding kan de kwaliteit van de AO/IB nog verder worden vergroot en kunnen efficiencyslagen worden behaald. Deze bevinding heeft geen impact op de accountantscontrole.
De uitkomst van onze interimcontrole is dat wij nog wel enkele verbeterpunten hebben geconstateerd ten aanzien van de kwaliteit van de interne beheersing.
5
Verwijzing managementletter
Prioriteit
Rechtmatigheidsverantwoording
Boekjaar 2021
Boekjaar 2022
M&O-beleid en fraude- en Corruptierisicoanalyse
Bevinding en advies
Reactie management
Binnen de SED-organisatie is een belangrijk onderdeel van de interne beheersing (1e en 2e lijn, zie hoofdstuk 3) belegd binnen de afdelingen zelf. De afdelingsmanagers zijn verantwoordelijk voor het goed en voldoende uitvoeren van de interne controles (inclusief controle op rechtmatigheid). Met name op dit punt constateren wij (op WMO en Jeugd na) dat er nog onvoldoende aandacht is binnen de afdelingen. Dit blijkt onder meer uit de matige uitvoering van de interne (kwaliteits-) controles en het uitlopen van de planning op de verbijzonderde interne controles (VIC).
In het voorjaar 2021 heeft de SED-organisatie een plan opgesteld om het systeem van interne beheersing te verbeteren teneinde de colleges in staat te stellen een rechtmatigheidsverantwoording op te nemen in de jaarrekening. Omdat naar aanleiding van de IC-VIC’s van het tweede kwartaal bleek dat niet alle afdelingen voldoende verbetering lieten zien in hun interne beheersingsmaatregelen en oplevering van de interne controle werkzaamheden zijn er met alle betrokken afdelingen afspraken gemaakt wanneer de aanbevelingen uit de halfjaar rapportage zijn opgepakt. De voortgang hiervan wordt periodiek gemonitord. Daarnaast besteden wij aandacht aan uw adviezen uit hoofdstuk 4.
Benadruk bij de key-personen de noodzaak van de rechtmatigheidsverantwoording en betrek hierbij ook de aandachtspunten zoals opgenomen in hoofdstuk, paragraaf 4.1.
Opstellen en vaststellen: •
M&O-beleid;
•
Fraude- en corruptieanalyse;
Bij het opstellen van de fraude- en corruptierisicoanalyse adviseren wij om: •
bij het beschrijven van fraude- en corruptierisico’s rekening houdend met het fraudedriehoek;
In de organisatie besteden wij op meerdere vlakken al langere tijd aandacht aan M&O- beleid en aan het voorkomen van fraude en corruptie. Naar aanleiding van de wijzigingen in wet en regelgeving zijn wij voornemens om in 2022 in een duidelijk overzicht in kaart te brengen welke maatregelen er al zijn en worden genomen. Ook zal bij de reguliere periodieke risicoanalyse speciale aandacht besteed gaan worden aan de fraude en corruptie risico's. SSC DeSom, als belangrijke verwerker van onze data, levert op basis van een jaarlijks externe audit een ISAE3402 verklaring op, waarbij de belangrijkste processen binnen de ICT gecontroleerd worden op (informatie-)beveiliging en rechtmatigheid.
6
Verwijzing managementletter
Prioriteit
Bevinding en advies •
de kans en impact ten aanzien van het voordoen van deze risico’s te benoemen;
•
de reeds bestaande beheersingsmaatregelen binnen de processen (controle vooraf) ten aanzien van de belangrijkste risico’s ten aanzien van fraude en integriteitsissues te beschrijven;
•
impact van het werken op afstand en van digitalisering mee te nemen in de risicoanalyse;
•
beschreven fraude- en corruptierisico te implementeren in de werkzaamheden van de VIC (controle achteraf) en bij de VIC extra aandacht te besteden aan signalen ten aanzien van fraude en integriteitsissues;
•
uw interne fraude- en corruptieanalyse jaarlijks te bespreken en te actualiseren.
Reactie management
Prestatielevering inkoop
Wij adviseren om heldere regels (norm) te definiëren omtrent de noodzakelijke vastlegging van prestatielevering voor de verschillende type diensten, zoals inhuur, IT/software, onderhoud.
Het registreren en controleren van de prestatielevering verschilt per afdeling afhankelijk van de dienst, levering of werk. De directie vraagt continue aandacht voor de registratie bij de diverse afdelingshoofden.
Inkoop en aanbesteding
De organisatie beschikt over een verplichtingen administratie (contractenbank). Deze administratie is inmiddels gedeeltelijk geïmplementeerd. Een volgende stap is een aansluiting tussen deze administratie en de financiële administratie, waarbij een factuur pas in behandeling genomen kan worden nadat is vastgesteld dat er een verplichting is aangemaakt.
De aansluiting tussen de verplichtingen administratie en de financiële administratie heeft de aandacht van het management en wordt naar verwachting in de eerste helft van 2022 geïmplementeerd.
Door het ontbreken van de genoemde koppeling is het nu nog noodzakelijk om periodiek (minimaal jaarlijks) een spendanalsye op te stellen. Ten tijde van de uitvoering van onze interimcontrole werd er nog gewerkt aan de spendanalyse.
Streven van de afdeling inkoop is om de spendanalyse medio januari gereed te hebben. Deze wordt dan ook opgeleverd in het kader van de IC/VIC.
7
Verwijzing managementletter
Prioriteit
Bevinding en advies
Reactie management
Wij adviseren om de spendanalyse eind januari 2022 gereed te hebben en in deze analyse tevens de toekomstige contractwaarde van opdrachten te betrekken, overeenkomstig de nadere aanwijzingen in de Kadernota rechtmatigheid. Omgevingsvergunning
(1) Betrek bij de IC/VIC werkzaamheden en rapportage tenminste de volgende punten: Squit2020/OLO •
Betrouwbaarheid van de data: toetsing en vastlegging van de koppeling/conversietabel tussen de applicaties OLO en Squit2020;
•
Inzicht in en status van de afhandeling van de aanvragen in de ‘oude’ applicatie;
•
Juistheid van de legestarieven: vastlegging van de invoeren van en controle (4-ogen principe) van de legestarieven.
Ondanks alle beperkingen die er nog zijn na de invoering van de applicatie Squit is er alle aandacht voor om de uitkomsten over 2021 getrouw op te nemen in de jaarrekening. De afdeling werkt er aan om ook na de invoering van de omgevingswet betrouwbare data en juistheid en volledigheid van de opbrengsten te waarborgen. De processen worden dan mogelijk ook aangepast en opnieuw beschreven.
Key2F •
Betrouwbaarheid van de data: toetsing en vastlegging van de koppeling/conversietabel tussen de applicaties Squit2020 en Key2F;
•
Juistheid en volledigheid van de opbrengsten: controle van de uitvoer/invoertotalen tussen de applicaties Squit2020 en Key2F;
•
Aansluiting tussen de begroting en realisatie/Squit2020 en Key2F.
(2) Actualiseer de procesbeschrijving en houdt hierbij rekening met de processtappen die afdelingsoverschrijdend zijn en de gebruikmaking van andere applicaties;
8
Verwijzing managementletter
Prioriteit
Bevinding en advies
Reactie management
(3) Onderzoek in hoeverre het mogelijk is om het Vergunning, Toezicht en Handhavingsproces te harmonisatie voor de SEDgemeenten. Procesbeheersing WMO en Jeugd
In het eerste kwartaal 2021 is het organisatieonderdeel Samenleving van start gegaan met een plan van aanpak ter verbetering en beheersing van de processen WMO en Jeugd. Ter ondersteuning van de controles op het proces wordt gewerkt met een applicatie, KiC. Wij onderschrijven dergelijke initiatieven maar zien ook de kwetsbaarheden en adviseren: •
Leg de procedure en controle van de data tussen de applicaties Suite en KiC zichtbaar vast;
•
Om sturing en verantwoording gedurende het jaar mogelijk te maken moet de rapportagemodule in KiC uitgebreid worden;
•
Ter optimalisatie van de processen en opvolging van de gerapporteerde aanbevelingen, het breed delen van de mogelijke functies van KiC onder bijvoorbeeld de consulenten.
In 2020 is ingezet op het op orde krijgen van de administratieve organisatie en interne controle. Dit heeft rond de jaarwisseling van dat jaar geresulteerd in een nieuwe opzet m.b.t. de interne controle en de implementatie van KIC. Het benutten van de verdere mogelijkheden van het systeem willen we zeker verder oppakken. Het domein is er zich van bewust dat het “in control zijn”, aandacht en tijd vraag en dat er in die zin ook sprake is van een groeimodel. We ontvangen dan ook graag gerichte aanbevelingen om dit verder door te ontwikkelen. Het doel is, om gelijk aan Burgerzaken, ook op de andere terreinen te komen tot een oordeel goed
9
Kwaliteit van de administratieve organisatie en interne beheersing
10
3.
Kwaliteit van de administratieve organisatie en interne beheersing
3.1 Opzet administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB) De interne beheersing binnen de SED-organisatie is georganiseerd langs de volgende verdedigingslinies: 1. 1e lijn; Administratieve organisatie en interne beheersing in de processen in de lijnorganisatie en IT-systemen. e 2. 2 lijn; Interne controle uitgevoerd door medewerkers binnen de processen (IC). e 3. 3 lijn; Verbijzonderde interne controle uitgevoerd door medewerkers van het team AO/IB. De externe accountant speelt in dit model een belangrijke rol in de algemene governance- en controlstructuur van de organisatie en oefent een objectieve functie uit om het geheel van de verschillende niveaus te beoordelen met betrekking tot de daaraan te stellen eisen. Gegeven de aard en omvang van de organisatie kunnen vanuit een kosten- en batenperspectief niet alle functiescheidingen en controles in de lijn binnen de organisatie aanwezig zijn. Dit betekent dat achteraf controles noodzakelijk zijn. Wij zijn van mening dat de juiste positionering van de functies in de organisatie en het daarbij behorende mandaat een goede basis vormt voor de interne beheersing. Hiermee borgt de SED-organisatie dat de belangrijkste risico’s die niet in de procesvoering zelf worden geborgd alsnog worden ondervangen.
3.2 Kwaliteit van de AO/IB binnen de (voor de controle van de jaarrekening) belangrijkste processen In het kader van de controle van de jaarrekening controleren wij de opzet en het bestaan van de AO/IB van de bedrijfsvoeringsprocessen die resulteren in posten in de jaarrekening. In de tabel hebben wij ons totaalbeeld van de interne beheersing van de SED-organisatie per proces (voor zover gecontroleerd gedurende de interimcontrole) weergegeven. Voor de SED-organisatie constateren wij, zoals eerder aangegeven, dat de administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB) in de processen in de lijnorganisatie voldoet aan de minimale daaraan te stellen eisen. Wij attenderen u daarbij op het feit dat ons beeld van de processen gebaseerd is op de beoordeling van de opzet en het bestaan van de beheersmaatregelen van de processen ten tijde van de door ons uitgevoerde interimcontrole. De beoordeling betreft een momentopname en kan dus afwijken van de werking van de beheersmaatregelen gedurende het gehele jaar. Wel constateren wij dat de organisatie nog forse stappen zal moeten maken inzake de rechtmatigheidsverklaring van het dagelijks bestuur en de colleges van de aangesloten gemeenten.
11
Een overzicht van de processen welke wij hebben onderzocht is als volgt:
Bedrijfsvoeringsprocessen
Onvoldoende
Voldoende
Goed
Leeswijzer bij de procesmonitor: Voor het bepalen van de effectiviteit hebben wij gekeken naar de opzet en het bestaan van de administratieve organisatie en interne beheersing binnen de bedrijfsvoeringprocessen. Bij de kwalificatie van de processen zijn wij uitgegaan van de beoordeling zoals opgenomen in de tabel.
Burgerzaken Grondexploitaties Inkoop en aanbesteding
Kwalificatie
Toelichting
Onvoldoende
Bij een niet toereikende opzet en ontbreken van mitigerende aanvullende verbijzonderde interne controle (VIC) maatregelen scoort het proces onvoldoende.
Voldoende
De opzet en het bestaan van de administratieve organisatie en interne beheersing hebben wij als voldoende beoordeeld indien:
Belastingen en heffingen Huren en pachten Omgevingsvergunningen Personeelskosten
•
Binnen het proces minimale functiescheiding aanwezig is en de interne beheersingsmaatregelen in opzet toereikend aanwezig zijn;
•
Indien wij geconstateerd hebben dat de hiervoor genoemde voorwaarden niet binnen het proces aanwezig zijn, maar de belangrijkste risico’s binnen het proces worden gemitigeerd door aanvullende maatregelen, zoals verbijzonderde interne controlewerkzaamheden.
Sociaal domein Subsidieverstrekkingen
Het proces Uitkeringen is uitbesteed (aan GR WerkSaam) en is daarom niet opgenomen in het bovenstaand overzicht. Voor deze processen steunen wij op de werkzaamheden uitgevoerd door de accountants van de desbetreffende organisatie.
Goed
De effectiviteit van een proces wordt op basis van onze beroepsregels op ‘goed’ gekwalificeerd indien de interne beheersingsmaatregelen zodanig binnen de processen zijn ingeregeld dat de accountant hierop kan steunen voor zijn controlewerkzaamheden. De controleaanpak van de accountant kan in dit geval systeemgericht ingestoken worden, echter in de praktijk is veelal een gegevensgerichte controle, in nauwe samenwerking met de verbijzonderde interne controle, de meest effectieve aanpak.
12
3.3 Verbijzonderde interne controle (VIC) Conform de definitie van de Commissie BADO (d.d. 14 februari 2019) is de verbijzonderde interne controle gericht op het verkrijgen van inzicht vanuit de eigen organisatie in tenminste de getrouwe en rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties, zoals deze in de jaarrekening tot uitdrukking komen. e
De VIC (3 verdedigingslijn) is een aanvulling op de reguliere interne controle (2e verdedigingslijn), in die zin dat een objectief oordeel gegeven wordt over de opzet, het bestaan en de werking van de interne controles en beheersingsmaatregelen (eerste verdedigingslinie).
Hierbij wordt onder meer aandacht geschonken aan de opzet, het bestaan en de werking van relevante beheersingsmaatregelen, alsmede de risico’s die aanwezig zijn voor wat betreft de eerdergenoemde aspecten van getrouwheid en rechtmatigheid, binnen de processen met de grootste (financiële en maatschappelijke) risico’s. Ten aanzien van de processen waarbij in het proces zelf nog onvoldoende interne controlehandelingen zijn ingebouwd (controle vooraf), moeten aanvullende VIC werkzaamheden worden ingeregeld. De VIC is onderdeel van de controle achteraf. Bij de uitvoering van onze controlewerkzaamheden kunnen wij vervolgens gebruik maken van deze werkzaamheden.
13
Actualiteiten en aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2021
14
4. Actualiteiten en aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2021 4.1
•
De impact van de rechtmatigheidsverantwoording zal naar verwachting leiden tot minimaal een stabilisering maar eerder een uitbreiding van de omvang van werkzaamheden. Daarnaast kan dit ook leiden tot nieuwe werkzaamheden en is het noodzakelijk dat de frequentie van werkzaamheden wordt verhoogd.
•
Een goed plan van aanpak voor implementatie en het creëren van eigenaarschap is cruciaal voor een succesvolle implementatie. Derhalve is het van belang dat een proceseigenaar wordt benoemd die verantwoordelijk wordt voor de invoering van dit traject. Om de nieuwe werkzaamheden te kunnen concretiseren is het nodig om een toetsingskader te bepalen. Daaruit blijkt waarop gecontroleerd moet worden en wat aantoonbaar moet worden vastgelegd om de naleving van (financiële) rechtmatigheid voor het College en accountant te onderbouwen. Binnen de SED-organisatie is in het interne controleplan voor 2021 reeds stappen beschreven waarbij rekening is gehouden met de rechtmatigheidsverantwoording.
•
Wij adviseren de gemeente alle stellige uitspraken en aanbevelingen in de Kadernota Rechtmatigheid 2021 en 2022 op te volgen in een plan van aanpak of toereikend te onderbouwen waarom deze niet van toepassing zijn.
•
Wij adviseren om de financiële verordeningen op de Kadernota Rechtmatigheid 2021 en 2022 aan te passen, alsmede een beleidsnota rechtmatigheid en het normenkader op te stellen. Middels een raadsbesluit kan het College deze stukken over 2022 door de Raad laten vaststellen.
Laatste actualiteiten in de rechtmatigheidsverantwoording
Medio juli 2021 is formeel besloten dat de rechtmatigheidsverantwoording niet meer in het begrotingsjaar 2021 wordt ingevoerd. Inmiddels is de nota van wijziging bij het wetsvoorstel versterking decentrale rekenkamers, waar de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel van uitmaakt, ingediend bij de Tweede Kamer. Daarom zullen gemeenten en provincies naar verwachting voor het verslagjaar 2022, voor de eerste keer een rechtmatigheids-verantwoording op moeten nemen in de jaarrekening. Recent is de Kadernota rechtmatigheid 2021 en 2022 en Notitie paragraaf bedrijfsvoering gepubliceerd door de Commissie BBV. Ten opzichte van eerdere publicaties is de reikwijdte en de verantwoordelijkheid met betrekking tot de rechtmatigheidscriteria Voorwaardecriterium, Begrotingscriterium en M&O -criterium teruggebracht. Op het moment dat binnen bovengenoemde criteria sprake is van bevindingen die ook het getrouwheidscriteria en de naleving van verslaggevingsstandaarden BBV raken, dan hebben deze bevindingen geen impact op de rechtmatigheidsverantwoording. De SED-gemeenten Stede Broec, Enkhuizen en Drechterland hebben de uitvoering van de werkzaamheden inzake de rechtmatigheidsverantwoording aan de SED-organisatie uitbesteed. Wij vragen aandacht voor de volgende ontwikkelingen:
15
•
In de Kadernota Rechtmatigheid 2022 wordt iedere gemeente aanbevolen een Nota M&O-beleid (inclusief fraude) op te stellen en deze te laten vaststellen. Wij adviseren om de procedure voor beide beleidsstukken samen te voegen tot één plan van aanpak (Position paper Rechtmatigheidsverantwoording) en deze periodiek te actualiseren.
Wij constateren dat de SED-organisatie nog forse stappen moet gaan zetten ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording.
4.2
TOZO-regeling verlengd tot eind september 2021
Net als in voorgaand jaar is als gevolg van COVID-19, de gemeente verantwoordelijk voor de uitvoering van de regeling Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (TOZO). In 2021 is sprake van een uitloop van TOZO 3 en zijn de nieuwe regelingen TOZO 4 en TOZO 5 ingesteld. De uiteindelijke doorlooptijd van de laatste regeling is tot en met 30 september 2021. De SED-gemeenten hebben de uitvoering van de TOZO-regeling gemandateerd aan GR WerkSaam GR WerkSaam zal middels de SiSa-verantwoording bij de jaarrekening 2021 wel verantwoording moeten afleggen over de bestedingen in het kader van de TOZO-regeling. Als gevolg van de mandatering is sprake van een jaar ‘achterstand’ in de verantwoording en zal in de SiSa verantwoording in de jaarrekening 2021 de uitgaven over het boekjaar 2020 worden verantwoord. Daarnaast is de landelijke verwachting dat door het wegvallen van de TOZO steunmaatregelen een toename verwacht kan worden van BBZ aanvragen.
Wij adviseren u tijdig hiermee rekening te houden in de begrotingswijzigingen.
4.3
Notitie lokale heffingen
De Commissie BBV heeft in april 2021 de notitie lokale heffingen (belastingen, heffingen en rechten) gepubliceerd. De notitie heeft als doelstelling een nadere verduidelijking te geven omtrent de verwerkingswijze van lokale heffingen en verwerking in de rapportages, zoals de begroting en de jaarrekening. De notitie heeft als uitgangspunt dat deze in werking zal treden vanaf het begrotingsjaar 2022 of zoveel eerder als mogelijk. In deze notitie zijn een aantal stellige uitspraken opgenomen die al door de gemeente toegepast worden. Hierbij moet u denken aan: • •
•
Indien een voorziening onderhoud (volgens artikel 44, lid 1c BBV) onvoldoende is onderbouwd dan komen deze gelden niet in een reserve maar in een voorziening ex. artikel 44, lid 2 BBV; Dit geldt ook voor de baten uit lokale heffingen die aan het einde van het belastingjaar niet zijn besteed omdat begrote investeringen en (onderhouds-)werkzaamheden niet zijn uitgevoerd; Het is toegestaan om de bijdragen van derden (baten van de heffing) in te zetten ten behoeve van tariefegalisatie. De middelen worden dan op begrotingsbasis gedoteerd aan een voorziening ex artikel 44, lid 2 BBV. Er moet extracomptabel worden aangetoond dat deze middelen binnen een redelijke termijn ingezet worden ter bestrijding van de lasten waarvoor een heffing is opgelegd;
16
•
•
4.4
Indien baten van lokale heffingen in één jaar geraamd en gerealiseerd worden en de lasten zich over meerdere jaren uitstrekken, is het toegestaan deze te matchen. Hiertoe wordt gebruik gemaakt van een voorziening artikel 44 lid 2 BBV of de balanspost ‘nog te verrekenen bedragen’; De commissie BBV adviseert dat in het geval dat een gemeente kiest voor tariefegalisatie dit vast te leggen in een raadsbesluit.
Impact Covid-19 in de jaarrekening
Ook in het jaar 2021 zijn de gevolgen van Covid-19 nog steeds enorm en heeft dit zowel impact op de samenleving als op de gemeentelijke (financiële) huishouding. De SED-organisatie heeft in de jaarrekening 2020 niet gekozen om een separate paragraaf Covid19 op te nemen in de jaarrekening waarin de impact alsmede de financiële gevolgen op een begrijpelijke wijze wordt toegelicht. Daarnaast is in de jaarrekening 2020 van de gemeente op diverse onderdelen een toelichting opgenomen op de impact van Covid-19. Deze wijze van toelichten voldoet aan de vereisten zoals voorgeschreven door de commissie BBV en de BADO ‘Notitie effecten en risico’s voor decentrale overheden vertaald naar de jaarrekening 2020’ van 26 februari 2021. Wij adviseren u om, behoudens de ontwikkelingen die komende tijd wellicht nog volgen op het gebied van rapportagevereisten, deze lijn door te zetten in de jaarrekening 2021. Daarmee is de verwachting dat de gemeente een goed inzicht kan geven in zowel de financiële impact (lasten en baten) als de inhoudelijke impact van Covid-19 voor het jaar 2021.
4.5
Het nieuwe normaal en hybride werkplekken
Voor de SED-organisatie geldt er een cultuur zal van hybride werkvormen, waarin medewerkers zowel vanuit huis als op kantoor werken. Deze werkwijze vraagt ook om de volgende visie en beleid: • •
•
•
Welke medewerkers en welke teams zijn op verplichte momenten aanwezig op het gemeentehuis en wat betekent dat voor de bezetting binnen andere teams. (Meer) permanente afbakening van taken die op kantoor moeten, vanuit het oogpunt van risico en kwaliteit bijvoorbeeld (denk aan zaken waarbij vertrouwelijke documentatie een rol speelt), en taken die thuis kunnen (een rapport uitwerken of presentatie maken). Aanpassing en actualisaties van budgetten en personele regelingen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan besparing op reiskosten maar ook de fiscale impact van vergoedingen voor bijvoorbeeld reizen of thuiswerkvergoedingen op het moment dat omstandigheden wijzigen. Nieuwe werken vraagt ook een andere leiderschapsstijl. Meer werken vanuit vertrouwen komt in de plaats van controle. Is het management hier voldoende op voorbereid.
Wij adviseren u om de spelregels rondom de hybride werkvorm vast te leggen in een beleidsnotitie en deze periodiek te actualiseren op het moment dat de omstandigheden daarom vragen. Door hier aan de voorkant medewerkers van meerdere disciplines bij te betrekken wordt draagkracht gecreëerd onder de medewerkers.
17
4.6
Wijziging woonplaatsbeginsel Jeugdwet vanaf 2022
Het woonplaatsbeginsel in de Jeugdwet regelt welke gemeente financieel verantwoordelijk is voor de jeugdhulp. Omdat het vaak moeilijk is om te bepalen welke gemeente verantwoordelijk is, is besloten om het woonplaatsbeginsel wettelijk te veranderen en te vereenvoudigen. Per 1 januari 2022 wordt het nieuwe woonplaatsbeginsel Jeugdwet van kracht. Vanaf dat moment bepaalt de plaats van inschrijving van de jeugdige welke gemeente verantwoordelijk is voor de zorg en niet langer de plaats waar de uitvoerende zorginstelling is gevestigd. Is er bijvoorbeeld sprake van (aaneengesloten) zorg met verblijf? Dan is de woonplaats waar de jeugdige stond ingeschreven direct voorafgaand aan de start van de verblijfszorg bepalend. Het nieuwe woonplaatbeginsel kan betekenen dat de gemeente langdurig verantwoordelijk blijft voor de zorg en ondersteuning van jeugdigen, ondanks dat deze niet meer woonachtig zijn binnen de gemeente. Landelijk betekent dit dat voor alle jeugdigen ook opnieuw bepaalt moet worden welke gemeente financieel verantwoordelijk is. Dit geldt ook voor de SED-organisatie en kan betekenen dat verblijfstrajecten voor jeugdigen zowel alsnog worden toegewezen aan SED-organisatie of juist niet langer voor rekening van de gemeente komen. Dit kan mogelijk een grote impact hebben op uw begroting vanaf 2022.
De organisatie is zich hiervan bewust en actief betrokken bij de ontwikkelingen en de vertaalslag naar de financiële impact op de begroting. Wij zien dit als een belangrijk punt om actief te blijven monitoren de komende jaren. Wij vertrouwen erop u met deze boardletter van dienst te zijn en zijn graag bereid u nadere toelichting te verstrekken. Met vriendelijke groet, Astrium Overheidsaccountants B.V.
Drs. R.A.D. Knoester RA
18
Verspreidingskring en disclaimer gebruik boardletter Deze boardletter is alleen bestemd voor de gemeenteraad en mag niet in zijn geheel of gedeeltelijk worden verstrekt of aangehaald zonder onze schriftelijke toestemming vooraf. Er wordt geen verantwoordelijkheid aan een derde partij geaccepteerd, omdat deze boardletter daar niet voor opgesteld en bedoeld is. Dientengevolge nemen wij geen enkele verplichting of plicht van zorg aan ieder ander persoon aan wie deze boardletter getoond of in zijn handen komt op ons. De in deze boardletter aan de orde gestelde onderwerpen zijn door ons geconstateerd gedurende onze controleopdrachten waarvan wij van mening zijn dat zij uw aandacht behoeven. Het is geen allesomvattende boardletter van alle geconstateerde zaken en in het bijzonder kunnen wij niet verantwoordelijk worden gesteld voor het rapporteren van alle bedrijfsrisico’s of tekortkomingen in het systeem van interne beheersing. Elke conclusie, opinie of opmerking in deze boardletter is verstrekt in de context van onze controleverklaringen over de jaarrekeningen als geheel, welke zal worden verstrekt in onze controleverklaringen. Evenzo geldt dat de opmerkingen, bevindingen en aanbevelingen met betrekking tot het systeem van interne beheersing niet gelezen dienen te worden als een afzonderlijke opinie van het systeem van interne beheersing en haar werking.
19