06A Bijlage 1 Concept Kaderstellend besluit gewijzigde wgr. (def)

Bijlagen Artikel 10. Lid 7 1. Wgr Wgr-artikel 10 lid 7 – Wetswijziging betreft de toevoeging 2e en 3e punt • Het is een verplichte wijziging met keuzeruimte in wijze van invulling. • Aan artikel 10 worden drie leden toegevoegd (5, 6 en 7). Artikel 10 lid 7 luidende: o Een regeling als bedoeld in het tweede lid houdt bepalingen in omtrent de wijze waarop ingezetenen van de deelnemende gemeenten en belanghebbenden bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid op grond van deze regeling betrokken worden. 2. Memorie van Toelichting Toelichting op de wettekst uit de memorie van toelichting bij het wetsvoorstel: Bij gemeenschappelijke regelingen kunnen taken en bevoegdheden met grote maatschappelijke relevantie zijn belegd. Op gemeentelijk niveau kan bijvoorbeeld via inspraak bij de gemeenteraad door inwoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties aandacht voor een bepaald onderwerp worden gevraagd. Die mogelijkheid bestaat niet wanneer een bevoegdheid of taak bij een gemeenschappelijke regeling is belegd, tenzij de regeling een procedure voor inspraak bevat. Deze wijziging ziet erop dat in elke regeling wordt afgesproken hoe om te gaan met participatie. Dat kan nog steeds inhouden dat deze mogelijkheid niet geboden wordt, maar dat is dan een bewuste keuze, waar de gemeenteraad mee dient in te stemmen.

Er kan natuurlijk ook voor worden gekozen deze inspraak te laten lopen via gemeenteraden, waarna de inbreng bijvoorbeeld meegenomen kan worden in een zienswijze. 3. Overzicht GR waarop dit artikel van toepassing kan zijn Overzicht gemeenschappelijke regelingen Noord-Holland Noord waar het kan zijn dat de raden wel een verordenende bevoegdheid hebben overgedragen aan het algemeen bestuur van een openbaar lichaam, waardoor inspraak rechtstreeks bij de gemeenschappelijke regeling wel voor de hand ligt. TYPE

WIE

DEELNEMERS

WerkSaam

Openbaar lichaam

Raden/colleges

Recreatieschap WestFriesland

Openbaar lichaam

Raden/colleges

Westfries Archief

Openbaar lichaam

Raden/colleges/bur gemeesters

Drechterland, Enkhuizen, Hoorn, Koggenland, Medemblik, Opmeer, Stede Broec Drechterland, Enkhuizen, Hoorn, Koggenland, Medemblik, Opmeer, Stede Broec Drechterland, Enkhuizen, Hoorn, Koggenland, Medemblik, Opmeer, Stede Broec.

NH-NOORD

WESTFRIESLAND

ALKMAAR + NOORD-KOP Recreatieschap Openbaar Geestmerambacht lichaam Recreatieschap Openbaar Alkmaarder- en lichaam Uitgeestermeer Vuilverbrandingsinstallatie Openbaar Alkmaar lichaam

Raden/colleges

Alkmaar, Dijk en Waard,

Raden/colleges

Alkmaar, Castricum, Heiloo, Uitgeest, Heemskerk, Zaanstad, Beverwijk en Provincie NH Alkmaar, Bergen, Castricum, Dijk en Waard, Heiloo, Uitgeest

Raden

18

Artikel 11a: Evaluatie gemeenschappelijke regeling Samenvattend In elke GR dient een tekst opgenomen te zijn over de evaluatie van de regeling. Dit betekent dat in elke regeling wordt aangegeven of er wel of niet evaluaties plaats vinden, en zo ja, op welke wijze. Het voorstel is dat in elke GR evaluaties plaats vinden en om hierbij ruimte te geven voor maatwerk. Elke GR kan met een tekstvoorstel komen voor een evaluatieprocedure en deze wordt met het geheel van de gewijzigde regeling voor zienswijze en/of besluitvorming aan de raden voorgelegd. Geen tekstvoorstel – wel een voorbeeld Voorbeeld van een evaluatiebepaling 1. Een evaluatie vindt minimaal 1 keer per 4 jaar plaats en heeft pas doorgang als de evaluatie en het betreffende onderwerp met een meerderheid van stemmen, uitgebracht door de deelnemers, wordt aangenomen. 2. Het dagelijks bestuur van de regeling zorgt er voor dat 1 jaar vóór het tijdstip waarop een evaluatie zal plaatsvinden een signaal uit gaat naar de deelnemers van de regeling, met daarbij een procesbeschrijving over het aandragen van de onderwerpen en, wanneer een stemverhouding ontbreekt, het stemmen daarover. 3. Wanneer met een evaluatie wordt ingestemd draagt het (dagelijks) bestuur zorg voor de uitvoering van de evaluatie. 4.

De uitvoering van de evaluatie begint met een procesbeschrijving met daarin een beschrijving van het onderwerp, de manier waarop de evaluatie wordt uitgevoerd en binnen welke termijn. De procesbeschrijving vermeldt ook of de evaluatie extra kosten voor de deelnemers tot gevolg heeft. 5. Als de evaluatie conclusies en aanbevelingen bevat, dan verwerkt het (dagelijks) bestuur deze in een voorstel hoe hieraan gevolg wordt gegeven. 6. De gevolgen als bedoeld in het vorige lid, kunnen aanleiding zijn om te betrekken in de daarop volgende evaluatieperiode. Gebruik tekstvoorstel: NVT Specifieke tekst voor iedere GR. Advies griffiers In lijn met advies Griffiers. Toelichting opnemen evaluatiebepaling 1. Voorstel is dat iedere GR een bepaling gaat bevatten over de evaluatie van de regeling. De bepalingen kunnen gaan over wat wordt geëvalueerd –op hoofdlijnen-, hoe vaak en op welke wijze. Het doel van de opname van dit artikel is: verbetering van de positie van vertegenwoordigende1 lichamen. Artikel 11a is een artikel dat ruimte geeft voor een eigen invulling (keuzevrijheid); hiervoor geldt zodoende dat dit uiterlijk op 1 juli 2024 geïmplementeerd moet zijn. 2. In de huidige situatie hebben slechts twee van de GR-en zo’n bepaling. De Omgevingsdienst heeft een zeer beknopte bepaling opgenomen, dat iedere 4 jaar wordt geëvalueerd.

Het Westfries Archief heeft een wat uitgebreidere bepaling waarin ook relatief vaak wordt geëvalueerd, te weten; 1 keer per 2 jaar. 3. De mogelijkheid van evaluatie is waardevol en komt aan de roep om meer democratische sturingsmiddelen tegemoet. Het niet benutten van deze mogelijkheid zou in voorkomende gevallen een gemiste kans zijn. 4. De mogelijkheid van evaluatie komt de geest van de wetswijziging ten goede. De nadelen wegen voor zover dit nu kan worden bezien, niet op tegen de voordelen. De nadelen richten zich voornamelijk op toename van de werkdruk en kosten en zijn daarmee van dien aard dat daar oplossingen voor aan te dragen zijn. Een aantal voorbeelden van die oplossingen worden hieronder aangedragen maar zijn ook aan te dragen op het moment dat er geëvalueerd moet worden en af te stemmen op het onderwerp en grootte van de evaluatie. Een evaluatiemogelijkheid biedt kansen om de legitimiteit verder te onderzoeken dan de onderwerpen die al worden aangedragen via de jaarlijkse P&C cycli. Een aspect om alert op te zijn is wel om dubbelingen met elkaar te voorkomen.

1

Bedoeld wordt ws. ‘volksvertegenwoordigende’ lichamen. 19

5. Onderscheid naar soort en grootte vormt geen bepalend criterium. Evaluatie is voor alle soorten en maten GR-en aan te bevelen. Er wordt in ieder geval niet ingezien, dat het onderscheid in de soort zoals bijvoorbeeld collegeregeling of gemengde regeling, regeling met of zonder burgercontact, of het behoren tot de grote 3 of niet, een bepalende rol speelt bij de afweging om wel of niet te evalueren. De conclusie is dat een evaluatiemogelijkheid voor iedere GR van belang is en eenzelfde doel dient. 6. Besluit over de evaluatieprocedure: Het bestuur van de GR besluit welke vorm van evaluatie passend is, en besluit over een voorstel voor een artikel inzake de evaluatieprocedure. Deze wordt opgenomen in het voorstel voor de gewijzigde regeling en voor zienswijze aangeboden aan de deelnemers.

Bijlage artikel 11a 1. WGR Nieuwe wettekst (Artikel 11a) Een regeling houdt bepalingen in omtrent de evaluatie van de regeling. 2. Toelichting op de wettekst uit de memorie van toelichting bij het wetsvoorstel In dit onderdeel wordt geregeld dat in een regeling tot het instellen van een openbaar lichaam, een gemeenschappelijk orgaan, een bedrijfsvoeringsorganisatie of in een centrumregeling bepalingen worden opgenomen omtrent de evaluatie van de regeling. Op grond van dit artikel wordt enkel verplicht gesteld om een bepaling omtrent evaluatie op te nemen in de gemeenschappelijke regeling, waarbij het besluit of wordt geëvalueerd wordt overgelaten aan de deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling. Dit betekent dat ook kan worden bepaald dat geen evaluatie plaatsvindt. Deze bepaling geldt door middel van de desbetreffende schakelbepalingen in de Wgr ook voor regelingen tussen waterschappen, tussen provincies, tussen gemeenten en waterschappen, tussen gemeenten en provincies, tussen waterschappen en provincies, tussen waterschappen, provincies en gemeenten. 3. Toelichting (handreiking VNG) Veel gemeenschappelijke regelingen hebben al een bepaling omtrent een periodieke evaluatie, maar er zijn er zeker ook veel die dat nog niet hebben. Om die reden schrijft deze bepaling voor dat er afspraken gemaakt moeten worden.

Die afspraak kan overigens ook zijn dat er niet geëvalueerd wordt, maar dat moet dan wel expliciet opgeschreven worden. Een periodieke evaluatie van de gemeenschappelijke regeling ligt echter voor de hand. Dat kan dan een beperkte evaluatie van de regeling zelf zijn, maar natuurlijk ook een meer omvattende evaluatie naar het functioneren van de samenwerking en het samenwerkingsverband. Zijn doelstellingen wel bereikt, en waar zitten nog verbeterpunten? Een mooi moment van zo’n evaluatie is in het laatste jaar van een raadsperiode. De evaluatie kan dan nog worden uitgevoerd met de colleges en raden die kennis over de gang van zaken bezitten, terwijl het uiteindelijke rapport en advies dan direct aan het begin van de nieuwe raads- en collegeperiode betrokken kunnen worden bij eventuele nieuwe beleidskeuzes. Dat maakt sturing makkelijker. Risico is wel dat wanneer alle gemeenschappelijke regelingen dit doen, dat de gemeenteraad in zijn eerste jaar overspoeld wordt met evaluatierapporten en daardoor door de bomen het bos niet meer ziet. Het is dan ook verstandig de periodes voor evaluatie van de verschillende gemeenschappelijke regelingen enigszins op elkaar af te stemmen.

20

Artikel 17 Actieve informatieplicht van bestuur aan raden Samenvattend Informatieverstrekking aan de raden (en staten) gebeurt zo vroeg mogelijk, schriftelijk en op hoofdlijnen. Het bestuur (DB, AB en/of voorzitter) zendt de informatie altijd schriftelijk, rechtstreeks naar en gelijktijdig aan de raden van de deelnemende gemeenten (en staten), in cc aan de colleges van de deelnemers. Indien de informatie wordt verstrekt door DB of voorzitter dan wordt het AB vooraf geïnformeerd. Tekstvoorstel voor in de gemeenschappelijke regeling Het bestuur van het openbaar lichaam, de bedrijfsvoeringsorganisatie of het gemeenschappelijk orgaan verstrekt de raden (en staten) van de deelnemers de inlichtingen die de raden nodig hebben voor de uitoefening van hun taken. Bij de informatieverstrekking geldt dat • Relevante informatie in een zo vroeg mogelijk stadium schriftelijk wordt verschaft; • Informatie op hoofdlijnen wordt verstrekt, behalve als een detail (politiek) relevant is of als er specifiek om is gevraagd; • De schriftelijke inlichtingen zendt het bestuur (DB, AB en/of voorzitter) rechtstreeks naar en gelijktijdig aan de raden (en staten) en in cc aan de colleges van de deelnemers. Indien de informatie wordt verstrekt door DB of voorzitter dan wordt het AB vooraf geïnformeerd.

Gebruik tekstvoorstel Generieke tekst voor alle gemeenschappelijke regelingen in Noord-Holland Noord Advies griffiers In lijn met advies Griffiers. Toelichting 1. De actieve informatieplicht zelf, als vervat in artikel 17 lid 2, Wgr is een dwingendrechtelijke bepaling. Concreet betekent dit dat hier door het bestuur van de betreffende GR uitvoering aan moet worden gegeven. Deze actieve informatieplicht voor GR-en is als zodanig uitputtend geregeld in artikel 17 lid 2 Wgr. 2. In de GR-en kan nader worden geregeld op welke wijze het bestuur van GR-en uitvoering kan geven aan de actieve informatieplicht. Uit artikel 17 lid 3 Wgr volgt dat de GR regels moet bevatten ‘over de wijze waarop de inlichtingen worden verstrekt’ door het bestuur van de GR. In de GR-en moet dus worden geregeld hoe uitvoering wordt gegeven aan de actieve informatieplicht. 3. In het tekstvoorstel wordt aangegeven op welke wijze de informatievoorziening geschiedt. Niet opgenomen is een uniforme wijze van informatieverstrekking. Het voorstel is om een checklist of format te laten ontwikkelen door de Regietafel in samenspraak met de griffiers voor alle Gemeenschappelijke regelingen en raden in Noord-Holland Noord.

Bijlagen Artikel 17 1. Wgr Wgr-artikel 17 – Wetswijziging betreft de toevoeging 2e en 3e punt 1. De regeling houdt bepalingen in omtrent de wijze waarop door het bestuur van het openbaar lichaam of de bedrijfsvoeringsorganisatie of door het gemeenschappelijk orgaan aan de raden van de deelnemende gemeenten de door een of meer leden van die raden gevraagde inlichtingen worden verstrekt. 2. Het bestuur van het openbaar lichaam, de bedrijfsvoeringsorganisatie of het gemeenschappelijk orgaan geeft de raden van de deelnemende gemeenten alle inlichtingen die de raden nodig hebben voor de uitoefening van hun taken. 3. De regeling, bedoeld in artikel 8, eerste, tweede of derde lid, houdt bepalingen in omtrent de wijze waarop de inlichtingen, bedoeld in het tweede lid, worden verstrekt. 2. Memorie van Toelichting Toelichting op de wettekst uit de memorie van toelichting bij het wetsvoorstel Met deze wijziging wordt geregeld dat het bestuur van een gemeenschappelijke regeling een actieve informatieplicht heeft omtrent hetgeen in een regeling speelt. Daarmee is deze bepaling vergelijkbaar met de actieve informatieplicht van het college aan de gemeenteraad, zoals nu is neergelegd in de Gemeentewet. Deze verplichting richt zich niet alleen op informatie over te nemen 21

besluiten, maar betreft alles dat de raad behoort te weten om zijn taak goed te kunnen vervullen. In de gemeenschappelijke regelingen moeten wel afspraken worden gemaakt over de wijze waarop deze informatie wordt aangeleverd. De Afdeling stelt dat dit voorstel kan leiden tot rolonduidelijkheid omdat er een directe relatie ontstaat tussen het bestuur (algemeen bestuur, dagelijks bestuur en voorzitter) van een gemeenschappelijke regeling en gemeenteraden en dat niet duidelijk is hoe dit voorstel zich verhoudt tot de reeds bestaande informatieplichten. De regering verwacht hier geen probleem. De Wgr kent op dit moment in artikel 17 het recht van een raadslid of raadsleden om vragen te stellen aan het bestuur van de regeling en de verplichting om de gevraagde informatie te verstrekken. Daarbij wordt geen onderscheid gemaakt tussen het algemeen, het dagelijks bestuur en de voorzitter. Er is derhalve een passieve informatieplicht van het hele bestuur van een regeling. Dit voorstel voegt daar een actieve informatieplicht aan toe, dus de verantwoordelijkheid om actief relevante informatie te verstreken voor het hele bestuur van een regeling. Er wordt derhalve geen nieuwe informatie-relatie gecreëerd, maar een bestaande uitgebreid. Het ligt wel in de rede in de gemeenschappelijke regeling afspraken te maken over de verzending van informatie op basis van deze nieuwe plicht.

Daarbij is van belang dat het voorstel geen verantwoordingsplicht van het bestuur van de regeling aan gemeenteraden betreft. De formele besluitvormings- en verantwoordingslijnen worden niet gewijzigd. Maar het eerder en aan alle raden beschikbaar stellen van informatie betekent dat raden beter in positie worden geplaatst voor het vervullen van hun rol bij gemeenschappelijke regelingen. Het kan bijdragen aan het opstellen van zienswijzen en het bespreken van de gemeentelijke inbreng met de eigen vertegenwoordiger in het verband. Een actieve informatieplicht kan derhalve bijdragen aan de bestaande besluitvormings- en verantwoordingsmechanismen. Toelichting (als vervat in Tekst & Commentaar Gemeentewet) Op grond van lid 2 geldt er ook een actieve informatieplicht voor het bestuur van een gemeenschappelijk openbaar lichaam (dus zowel algemeen bestuur, dagelijks bestuur als voorzitter, maar ook ingestelde commissies), het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie en het gemeenschappelijk orgaan. Zij moeten de gemeenteraden actief informeren wanneer zij de inschatting maken dat de raden die informatie voor de uitoefening van hun taken nodig hebben. De informatie wordt rechtstreeks aan de gemeenteraad gezonden, dus niet door tussenkomst van het college. Op die manier wordt voorkomen dat de ene raad eerder of beter geïnformeerd wordt dan de andere raad.

De actieve informatieplicht lijkt daarmee op de informatieplicht zoals die ook voor het college van burgemeester en wethouders geldt jegens de raad (art. 169 lid 2 Gemeentewet; Kamerstukken II 2019/20, 35513, nr. 3, p. 13). In de gemeenschappelijke regeling moeten afspraken worden gemaakt over de wijze waarop de inlichtingen worden verschaft (lid 2)

22

Artikel 24a Gemeenschappelijke adviescommissie Samenvattend Dit artikel hoeft niet opgenomen te worden in de regelingen zelf. Deze verplichting vloeit direct voort uit de wet. Opnemen in de regelingen is daarom niet noodzakelijk. Tekstvoorstel voor in de gemeenschappelijke regeling Geen. Gebruik tekstvoorstel N.v.t. Advies griffiers De griffiers adviseren om in dit stadium geen gebruik te maken van de mogelijkheid tot het instellen van adviescommissies. Toelichting ALGEMEEN: Het artikel in de wet maakt het instellen van een dergelijke adviescommissie altijd mogelijk. Dan moeten wel ALLE raden hiermee instemmen. En voor elke gemeenschappelijke regeling moet dan een aparte commissie ingesteld worden. Omdat dit al bij wet mogelijk is, is het niet nodig de regelingen zelf hierop aan te passen. Daarnaast kan een gemeenschappelijke raadsledenbijeenkomst in veel gevallen gezien worden als een vorm van gemeenschappelijk advies. Als er een adviescommissie is ingesteld, kunnen de leden een vergoeding ontvangen voor het bijwonen van vergaderingen. Doelstelling van de raadsadviescommissie is om raden met elkaar te laten overleggen, bijvoorbeeld over gezamenlijke zienswijzen. De raadsadviescommissie is nadrukkelijk niet bedoeld om de rol van de gemeenteraden over te nemen of om tot besluitvorming te komen. Besluitvorming en sturing blijft bij de individuele raden liggen.

Wel kan de raadsadviescommissie een advies geven aan de raden, maar ook aan het algemeen bestuur. Verder kan de commissie een voorbereidende rol hebben in de beleidscyclus. De Wet gemeenschappelijke regelingen gaat uit van een raadsadviescommissie ingesteld bij een gemeenschappelijke regeling. De commissie kan formeel dus niet voor meer dan één samenwerkingsverband werken. Toch zijn er in de praktijk reeds agendacommissies e.d. tot stand gekomen die wel degelijk meerdere samenwerkingsverbanden bestrijken. De Wgr verzet zich daar ook niet tegen, alleen is dan geen sprake van een commissie in de zin van artikel 24a Wgr. Een dergelijke agendacommissie houdt met name in de gaten of de gemaakte afspraken voor informatievoorziening en verantwoording wel nageleefd worden, en kan voorstellen doen ter verbetering van dit instrumentarium. Daarnaast kan het als vehikel gebruikt worden om zienswijzen, moties e.d. met elkaar te delen. De politieke afstemming die soms wenselijk kan zijn vindt dus niet via een dergelijke agendacommissie plaats. Daarvoor kan de raadsadviescommissie dan dienen. Gemeenteraden kunnen dan samen optrekken waar het gaat om kaderstelling én controle. Het kan immers ook interessant zijn zo nu en dan eens te horen of iedere gemeenteraad dezelfde terugkoppeling krijgt vanuit de colleges, om zo te kijken wat er speelt binnen een samenwerkingsverband.

Het ‘gevaar’ van verschillende raadsadviescommissies is dat een gemeenteraad, en vooral de leden, overvraagd wordt. Er is immers slechts beperkte tijd beschikbaar voor raadsleden om naar extra vergaderingen te gaan. Daarnaast is het ook voor een samenwerkingsverband niet te doen wanneer voor ieder besluit eerst de raadsadviescommissie om advies moet worden gevraagd. Een mooie tussenvorm kan dan ook zijn om naast de eerder genoemde variant van de agendacommissie te werken met ad hoc bijeenkomsten van raadsleden, in plaats van een vaste raadsadviescommissie. De doelstelling om raden gezamenlijk te laten afstemmen en het algemeen bestuur en de raden te adviseren komt dan ad hoc toe aan deze ‘commissie’, terwijl de voorbereidende kant van de taak toekomt aan de vaste agendacommissie. Voordeel van een ad hoc vormgeving is dat raden minder snel overvraagd zullen worden. Nadeel is natuurlijk dat bij iedere beleidscyclus opnieuw bekeken moet worden of en hoe raden betrokken worden. Een 23

raadsadviescommissie kan ook betrokken worden bij andere vormen van samenwerking dan een gemeenschappelijk openbaar lichaam, en kan de raad weer vroegtijdiger sturen. Dat blijft immers het doel: zo vroeg mogelijk betrokken zijn bij politieke besluitvorming om zodoende het besluitvormingsproces van de beleidscyclus te kunnen beïnvloeden. Dit ziet dan vooral ook op de beeld- en oordeelsvormende kant van de beraadslagingen, niet op de besluitvormende kant. Die laatste kant blijft altijd aan de afzonderlijke gemeentebesturen. Het gezamenlijk vergaderen kan er ook aan bijdragen dat de gemeenteraden over dezelfde informatie beschikken om zo ook hun controlerende taak beter te kunnen borgen. Het ligt voor de hand dit instrument in de fase van planvorming (beeld- en oordeelsvorming) in te zetten. Dan heeft het optimaal effect in de beleidscyclus. Zoals gezegd kan het echter ook af en toe in de fase van monitoring worden ingezet, om te kijken of de raden over dezelfde informatie beschikken en te bekijken of er bijsturing moet plaatsvinden, bijvoorbeeld in de zin van nieuwe beleidsvoorstellen. Belangrijk is wel om op te merken dat alle hierboven beschreven instrumenten om de sturing van en controle door de gemeenteraden te verbeteren – namelijk de zienswijze en de gezamenlijke commissie – nadrukkelijk een meer actieve rol van de raden vragen.

Dat zal soms ook lastig blijken, omdat raadsleden nu eenmaal drukke agenda’s hebben. Toch is een actieve houding noodzakelijk voor een goed samenspel tussen gemeenteraden, colleges en het samenwerkingsverband. Enkele GR-en hebben aangegeven de meerwaarde van het instrument graag te willen onderzoeken.

Bijlage Artikel 24a 1. Wgr Wgr-artikel 24a 1. Op voorstel van de raden van de deelnemende gemeenten gezamenlijk stelt het algemeen bestuur van een openbaar lichaam een gemeenschappelijke adviescommissie in die het algemeen bestuur van advies kan voorzien, de besluitvorming van de raden van de deelnemende gemeenten met betrekking tot de regeling kan voorbereiden of de raden van advies kan voorzien. 2. Het algemeen bestuur van het openbaar lichaam regelt de bevoegdheden, de taken en werkwijze van de commissie, nadat het de raden van de deelnemende gemeenten in de gelegenheid heeft gesteld hun wensen en bedenkingen hieromtrent ter kennis van het algemeen bestuur te brengen. 3 . De commissie bestaat uit leden die per deelnemende gemeente door de raad uit zijn midden worden aangewezen. Een raad kan besluiten geen lid aan te wijzen. 4. Het lidmaatschap van de gemeenschappelijke adviescommissie eindigt van rechtswege op het moment dat men ophoudt lid te zijn van de raad uit wiens midden men aangewezen is. 5. Artikel 22 van de Gemeentewet is van overeenkomstige toepassing op de commissie. 6. De leden van de gemeenschappelijke adviescommissie kunnen een vergoeding voor het bijwonen van vergaderingen van de commissie ontvangen.

De hoogte van de vergoeding staat in redelijke verhouding tot de aan het lidmaatschap van de gemeenschappelijke adviescommissie verbonden werkzaamheden, mede rekening houdende met de vergoeding voor werkzaamheden welke het lid ontvangt uit hoofde van zijn lidmaatschap van de raad. De artikelen 96, tweede en derde lid, tweede zin, 98 en 99 van de Gemeentewet, alsmede de op grond daarvan gestelde nadere regels, zijn van overeenkomstige toepassing. 2. Memorie van Toelichting Toelichting op de wettekst uit de memorie van toelichting bij artikel 24a. Dit wetsvoorstel introduceert de mogelijkheid van een nieuwe commissie waar raadsleden zitting in hebben, die op voorstel van de raden van de deelnemende gemeenten wordt ingesteld door het algemeen bestuur van een openbaar lichaam. Met de gemeenschappelijke adviescommissie wordt beoogd dat de raden in een vroegtijdig stadium kunnen worden betrokken bij voorgenomen besluiten door het bestuur van de regeling. Zij fungeert daarmee als ‘vooruitgeschoven post’ van de gemeenschappelijke raden. De gemeenschappelijke adviescommissie kan het bestuur van een openbaar lichaam adviseren omtrent voorgenomen besluiten, zelf aandacht voor een onderwerp kunnen vragen en (gezamenlijke) stand- punten van de raden van de deelnemende gemeenten op het punt van de regeling voorbereiden en daaromtrent adviseren. Daarmee kunnen de raden eerder 24

en nauwer betrokken worden dan op dit moment het geval is. Er is geen sprake van delegatie van bevoegdheden aan de gemeen- schappelijke adviescommissie. Uiteindelijk blijven de raden beslissingsbevoegd over in te dienen zienswijzen. De Afdeling signaleert dat dit voorstel, net als het voorstel omtrent zienswijzen, kan leiden tot rolonduidelijkheid. De regering heeft hier grotendeels dezelfde overwegingen om vast te houden aan het voorstel als bij dat over de zienswijzen. Verschil is wel dat dit voorstel een nieuwe bevoegdheid voor gemeenteraden introduceert. Daarmee gaat dit voorstel verder dan dat over de zienswijzen, hoewel ook hier niet wordt afgeweken van de formele bevoegdheidsverdeling. Terecht signaleert de Afdeling dat met het wetsvoorstel de mogelijkheid wordt geopend voor deze commissie om het algemeen bestuur te adviseren en tegelijkertijd zienswijzen van gemeenteraden aan het dagelijks bestuur voor te bereiden. De adviescommissie kan gezamenlijke zienswijzen van raden voorbereiden en het algemeen bestuur van een regeling adviseren. Als dit in hetzelfde besluitvormingsproces zou gebeuren, kan dit tot verwarring leiden. Maar dit hoeft niet.

Een advies van een dergelijke commissie kan ook gaan over andere zaken die politiek wenselijk worden gevonden, los van besluitvormingsprocedures, zoals het al dan niet wijzigen van beleid, het voorbereiden van nieuwe besluiten of op de wijze van verwerken van zienswijzen die door raden zijn gegeven. Deze nieuwe commissie heeft geen (formele) rol in het besluitvormings- proces en zienswijzen blijven door raden gegeven worden, eventueel voorbereid door de adviescommissie. De regering ziet daarom voldoende reden dit voorstel niet aan te passen vanwege de sterkere (informatie) positie die dit zal opleveren voor raadsleden en raden. Tegelijkertijd realiseert de regering zich dat een commissie als hier voorgesteld slechts voor een beperkt aantal regelingen geschikt zal zijn. Ook gelet op de tijdsinvestering die dit van raadsleden vraagt, verwacht de regering dat alleen gekozen zal worden voor een dergelijke commissie waar dat nodig is vanuit de verantwoordelijkheden en rollen van raden. Indien de raden een voorstel doen, is het algemeen bestuur van het openbaar lichaam verplicht om de commissie in te stellen; het algemeen bestuur kan de commissie niet instellen als de raden hiertoe geen voorstel doen. Het is dus aan de raden van de deelnemende gemeenten om te bepalen of er behoefte is aan een dergelijke commissie.

De instelling van deze commissie vindt door het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling plaats omdat de gemeenschappelijke adviescommissie onderdeel van de regeling is en daardoor bij de organisatie van het samenwerkingsverband hoort en niet bij de gemeentelijke organisatie. Daarbij regelt het algemeen bestuur een aantal zaken met betrekking tot het functioneren van de commissie, na de raden de gelegenheid geboden te hebben hun wensen hieromtrent naar voren te brengen, omdat de gemeenschappelijke adviescommissie die niet voor zichzelf kan regelen voordat zij begonnen is. Het algemeen bestuur van het openbaar lichaam wordt geacht binnen een redelijke termijn na indiening van het voorstel door de raden van de deelnemende gemeenten de gemeenschappelijke adviescommissie in te stellen. De gemeenschappelijke adviescommissie wordt ingesteld op voorstel van de raden van de aan de regeling deelnemende gemeenten gezamenlijk. Alle raden dienen dus in te stemmen met het voorstel. De commissie bestaat uit leden die per deelnemende gemeente door de raad uit zijn midden zijn gekozen. Vanuit de gedachte achter de gemeenschappelijke adviescommissie ligt deelname vanuit de raden van alle deelnemende gemeenten voor de hand. Een gemeenteraad is echter niet verplicht een raadslid af te vaardigen. De raden kiezen zelf de leden van de commissie. Zij opereren zonder last of ruggespraak.

Als een individuele raad van mening is dat zijn raadslid de lokale belangen onvoldoende behartigt kan hij een voordracht doen aan het bestuur van het openbaar lichaam om het betreffende raadslid te vervangen. Het ligt wel in de rede dat leden niet direct vanuit eigen politieke opvattingen inbreng leveren, maar meer oog hebben voor het belang van het bestuursorgaan gemeenteraad. Hoewel bij waterschappen in tegenstelling tot bij gemeenten en provincies sprake is van een monistische bestuursstructuur, kan door het openen van de mogelijkheid tot het instellen van een dergelijke commissie bij een regeling tussen waterschappen de vertegenwoordiging van het lokale belang op regionaal niveau ook in deze context een impuls gegeven worden. 25

Archiefparagraaf Samenvattend Als gevolg van wetswijziging Wet gemeenschappelijke regelingen worden de teksten van de gemeenschappelijke regelingen in het werkgebied Noord-Holland Noord aangepast en voor bestuurlijke besluitvorming deelnemers aan de deelnemers voorgelegd. Door deze bovenregionale exercitie, waarbij alle gemeenschappelijke regelingen worden aangepast, maakt het mogelijk om de archiefparagrafen in de regelingen te actualiseren en in overeenstemming te brengen met de archiefwettelijke vereisten. Tekstvoorstel voor in de gemeenschappelijke regeling Model archiefparagraaf openbaar lichaam Artikel 1: Archiefzorg Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de archiefbescheiden van de organen van het openbaar lichaam. Artikel 2: Archiefbeheer 1. De directeur/secretaris (vul in functienaam hoogst ambtelijk verantwoordelijke van de GR) is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de organen van het openbaar lichaam, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. 2. Het dagelijks bestuur stelt voorschriften vast voor het beheer van de archiefbescheiden van de organen van het openbaar lichaam, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.

Artikel 3: Archiefbewaarplaats Voor de bewaring van de over te brengen archiefbescheiden van de organen van het openbaar lichaam wordt aangewezen de archiefbewaarplaats van Westfries Archief, Regionaal Historisch Centrum voor West-Friesland of Regionaal Historisch Centrum Alkmaar. Artikel 4: Toezicht Met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de organen van het openbaar lichaam, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, is belast de archivaris van Westfries Archief, Regionaal Historisch Centrum voor West-Friesland of Regionaal Historisch Centrum Alkmaar. Artikel 5: Verantwoording 1. De archivaris van Westfries Archief, Regionaal Historisch Centrum voor West-Friesland of Regionaal Historisch Centrum Alkmaar brengt minimaal tweejaarlijks aan het dagelijks bestuur verslag uit over het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de organen van het openbaar lichaam, die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. 2. Het dagelijks bestuur brengt minimaal tweejaarlijks verslag uit aan het algemeen bestuur over de uitoefening van de aan hen opgedragen zorg voor de archiefbescheiden en de uitvoering van het archiefbeheer van de organen van het openbaar lichaam. Artikel 6: Terbeschikkingstelling 1.

De deelnemers aan de regeling stellen aan het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam de archiefbescheiden beschikbaar, die nodig zijn voor de uitvoering van de overgedragen taken. 2. De zorgdragers van partijen, genoemd in lid 1, stellen een verklaring van terbeschikkingstelling op waarin de periode van terbeschikkingstelling en het toezicht op het beheer van de terbeschikkingstelling gestelde archiefbescheiden worden geregeld. Artikel 7 Beheer archiefbescheiden opgedragen taken 1. De deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling besteden het beheer van de archiefbescheiden, ontvangen en opgemaakt als gevolg van de opgedragen taken, uit aan de gemeenschappelijke regeling. 2. Voor de uitvoering van het beheer zoals bepaald in het vorige lid, dragen de deelnemers de bevoegdheden voortvloeiende uit de Archiefwet, Archiefbesluit en Archiefregeling over aan het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling. NB; artikel 7 is alleen van toepassing als de taken in mandaat aan de gemeenschappelijke regeling zijn opgedragen! Bij gedelegeerde taken artikel 7 niet gebruiken.

26

Model archiefparagraaf gemeenschappelijke regeling met een centrumgemeente of centrumprovincie Artikel 1: Archiefzorg Het college van burgemeester en wethouders/ gedeputeerde staten van [naam centrumgemeente/ provincie] draagt zorg voor de archiefbescheiden van de centrumregeling. Artikel 2: Archiefbeheer 1. De directeur/secretaris (vul in functienaam hoogst ambtelijk verantwoordelijke van de GR) van [naam centrumgemeente/ provincie] is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de centrumregeling, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. 2. Het college van burgemeester en wethouders/ gedeputeerde staten van [naam centrumgemeente/ provincie] stelt voorschriften vast voor het beheer van de archiefbescheiden van de centrumregeling, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht. Artikel 3: Archiefbewaarplaats Voor de bewaring van de over te brengen archiefbescheiden van de centrumregeling wordt aangewezen de archiefbewaarplaats van Westfries Archief, Regionaal Historisch Centrum voor West- Friesland of Regionaal Historisch Centrum Alkmaar.

Artikel 4: Toezicht Met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de centrumregeling, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, is belast de archivaris van Westfries Archief, Regionaal Historisch Centrum voor West-Friesland of Regionaal Historisch Centrum Alkmaar. Artikel 5: Verantwoording 1. De archivaris van Westfries Archief, Regionaal Historisch Centrum voor West-Friesland of Regionaal Historisch Centrum Alkmaar brengt minimaal twee jaarlijks aan het college van burgemeester en wethouders/ gedeputeerde staten van [naam centrumgemeente/ provincie] verslag uit over het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de centrumregeling die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. 2. Het college van burgemeester en wethouders/ gedeputeerde staten brengt jaarlijks verslag uit aan de gemeenteraad/ provinciale staten van [naam centrumgemeente/ provincie] over de uitoefening van de aan hen opgedragen zorg voor de archiefbescheiden en de uitvoering van het archiefbeheer van de centrumregeling. Artikel 6: Terbeschikkingstelling 1. De deelnemers aan de centrumregeling stellen aan het college van burgemeester en wethouders/ gedeputeerde staten van [naam centrumgemeente/ provincie] de archiefbescheiden beschikbaar die nodig zijn voor de uitvoering van de gemandateerde taken. 2.

De zorgdragers van partijen, genoemd in lid 1, stellen een verklaring van terbeschikkingstelling op waarin de periode van terbeschikkingstelling en het toezicht op het beheer van de terbeschikkingstelling gestelde archiefbescheiden worden geregeld. Artikel 7 Beheer archiefbescheiden opgedragen taken 1. De deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling besteden het beheer van de archiefbescheiden, ontvangen en opgemaakt als gevolg van de opgedragen taken, uit aan de gemeenschappelijke regeling. 2. Voor de uitvoering van het beheer zoals bepaald in het vorige lid, dragen de deelnemers de bevoegdheden voortvloeiende uit de Archiefwet, Archiefbesluit en Archiefregeling over aan het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling. NB; artikel 7 is alleen van toepassing als de taken in mandaat aan de gemeenschappelijke regeling zijn opgedragen! Bij gedelegeerde taken artikel 7 niet gebruiken.

Model archiefparagraaf gemeenschappelijke regeling met gemeenschappelijk orgaan of bedrijfsvoeringsorganisatie Artikel 1: Archiefzorg Het bestuur draagt zorg voor de archiefbescheiden van de organen van het gemeenschappelijk orgaan/ de bedrijfsvoeringsorganisatie. Artikel 2: Archiefbeheer 1. De directeur/ secretaris/ (vul in functienaam hoogst ambtelijk verantwoordelijke van de GR) is belast met het beheer van de archiefbescheiden van het bestuursorgaan van het 27

gemeenschappelijk orgaan/ de bedrijfsvoeringsorganisatie, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. 2. Het bestuur stelt voorschriften vast voor het beheer van de archiefbescheiden van het bestuursorgaan van het gemeenschappelijk orgaan/ de bedrijfsvoeringsorganisatie, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht. Artikel 3: Archiefbewaarplaats Voor de bewaring van de over te brengen archiefbescheiden van het bestuursorgaan van het gemeenschappelijk orgaan/ de bedrijfsvoeringsorganisatie wordt aangewezen de archiefbewaarplaats van een van de deelnemende overheidsorganen het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar. Artikel 4: Toezicht Met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van het bestuursorgaan van het gemeenschappelijk orgaan/ de bedrijfsvoeringsorganisatie, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, is belast de archivaris van het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar. Artikel 5: Verantwoording 1. De archivaris van het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar brengt [twee]jaarlijks aan het bestuur verslag uit over het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van het bestuursorgaan van het gemeenschappelijk orgaan/ de bedrijfsvoeringsorganisatie die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. 2.

Het bestuur brengt [twee]jaarlijks verslag uit aan de instellende organen over de uitoefening van de aan hen opgedragen zorg voor de archiefbescheiden en de uitvoering van het archiefbeheer van het bestuursorgaan van het gemeenschappelijk orgaan/ de bedrijfsvoeringsorganisatie. Artikel 6: Terbeschikkingstelling 1. De deelnemers aan de regeling stellen aan het bestuur van het gemeenschappelijk orgaan/ de bedrijfsvoeringsorganisatie de archiefbescheiden beschikbaar die nodig zijn voor de uitvoering van de overgedragen taken. 2. In een verklaring van terbeschikkingstelling worden de periode van terbeschikkingstelling en het toezicht op het beheer van de ter beschikking gestelde archiefbescheiden geregeld. Artikel 7 Beheer archiefbescheiden opgedragen taken 1. De deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling besteden het beheer van de archiefbescheiden, ontvangen en opgemaakt als gevolg van de opgedragen taken, uit aan de gemeenschappelijke regeling. 2. Voor de uitvoering van het beheer zoals bepaald in het vorige lid, dragen de deelnemers de bevoegdheden voortvloeiende uit de Archiefwet, Archiefbesluit en Archiefregeling over aan het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling. NB; artikel 7 is alleen van toepassing als de taken in mandaat aan de gemeenschappelijke regeling zijn opgedragen! Bij gedelegeerde taken artikel 7 niet gebruiken.

Advies griffiers N.v.t. Toelichting Op dit moment is nog niet in alle gemeenschappelijke regelingen een (correcte) archiefparagraaf opgenomen. Het initiatief om de gevolgen van de wijziging van de Wgr bovenregionaal op te pakken biedt de kans om straks ook te voldoen aan de wettelijke eisen vanuit de Archiefwet 1995. Uitgangspunt voor modelteksten De archiefsector heeft in samenwerking met meerdere belangenorganisaties een handreiking ‘Inrichting informatie- en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden’ opgesteld. De handreiking gaat in op meerdere samenwerkingsvormen bij de overheid, o.a. bij gemeenschappelijke regelingen. In de bijlage van de handreiking zijn modelteksten opgesteld voor archiefparagrafen. Daarbij is onderscheid gemaakt in de vormen van gemeenschappelijke regelingen, openbaar lichaam, centrumgemeente of bedrijfsvoeringsorganisatie. Een ander element dat van belang is bij het opnemen van een archiefparagraaf is de uitvoering van de opgedragen taken in mandaat of delegatie.

28

Openbaar lichaam of centrumgemeente Het gebruik van modelteksten archiefparagrafen voorkomt maatwerk voor individuele gemeenschappelijke regelingen. Bovendien sluiten de modelteksten aan op aanvullende regelingen en voorzieningen waar een gemeenschappelijke regeling in het kader van het archiefrecht moet zorgdragen. Dat draagt bij aan eenduidigheid en uniformiteit bij opzet en inrichting informatiebeheer gemeenschappelijke regelingen. Onderstaand zijn twee modelteksten weergegeven met in te vullen ‘variabelen’. Eén tekst voor een openbaar lichaam en één voor een centrumgemeente regeling. In beide teksten is een optionele passage opgenomen voor het geval de opgedragen taken in mandaat worden uitgevoerd. Bij enkele artikelen is een opmerking geplaatst als toelichting. Dienstverleningsovereenkomst De archiefparagraaf regelt het toezicht op het beheer van niet overgebrachte informatie en het beheer van overgebrachte informatie waaruit de archivaris dienstverlening verricht volgens de Archiefwet. In een dienstverleningsovereenkomst kan het toezicht, beheer en dienstverlening nader worden uitgewerkt.

29