04B Accountantsverslag 2021 GR WerkSaam Westfriesland WG

Accountantsverslag 2021 Gemeenschappelijke regeling WerkSaam Westfriesland

Aan het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling WerkSaam Westfriesland Postbus 566 1620 AN HOORN Onderwerp Accountantsverslag 2021 Datum 14 april 2022 Kenmerk 3120180005.22.129

Geachte leden van het algemeen bestuur, Wij hebben de controle van de jaarrekening 2021 van uw gemeenschappelijke regeling afgerond. De jaarrekening van de gemeenschappelijke regeling WerkSaam Westfriesland is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur. Met dit accountantsverslag informeren wij u over onze belangrijkste controlebevindingen. Op 14 april 2022 hebben wij onze controlebevindingen besproken met het dagelijks bestuur. Bij de jaarrekening 2021 hebben wij op 14 april 2022 een goedkeurende controleverklaring afgegeven, zowel voor het aspect getrouwheid als voor het aspect rechtmatigheid. Ons accountantsverslag is bedoeld om u te ondersteunen in de beoordeling van de jaarrekening 2021. De bevindingen en beschouwingen in dit verslag komen voort uit onze controlewerkzaamheden en diverse besprekingen die wij met uw medewerkers hebben gevoerd. Voor de goede orde vermelden wij dat uw controlerende taak uiteraard verder gaat dan uitsluitend het financieel getinte perspectief vanuit de accountantscontrole. Wij maken u erop attent dat voor dit accountantsverslag een beperkte verspreidingskring geldt. Het accountantsverslag is uitsluitend bestemd voor het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en het management. Met vriendelijke groet, Publieke Sector Accountants B.V.

Was getekend:

ValidSigned door A. Booij RA op 14-04-2022

Op alle opdrachten verricht door Publieke Sector Accountants B.V. zijn de ‘Algemene Voorwaarden Publieke Sector Accountants’, gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 69411409, van toepassing. Publieke Sector Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Utrecht onder nummer 69411409. .

Inhoudsopgave

Contact De volgende personen kunnen benaderd worden bij vragen met betrekking tot dit accountantsverslag:

1. Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij ....................... 2 2. Financiële positie en resultaat.................................................. 6 3. Bevindingen eindejaarscontrole ............................................. 10

Arie Booij

4. Interne beheersing ................................................................ 19

Tel: 06 – 1509 2689

5. Overige aangelegenheden ..................................................... 25

Remco Korhorn Tel: 06 - 1099 9195

1.

Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij

312018005.22.129 - 1

1. Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij Reikwijdte van de controle

Met de opdrachtbevestiging van 14 juli 2021 (kenmerk 312018005.21.231) heeft u ons de opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2021. De doelstelling van de controle is het afgeven van een controleverklaring bij de jaarrekening van de gemeenschappelijke regeling WerkSaam Westfriesland (hierna: WerkSaam). De reikwijdte van onze controle staat omschreven in deze opdrachtbevestiging. Er is gedurende het verloop van de controle op geen enkele wijze sprake geweest van een beperking in de reikwijdte van onze controle. Wij achten de reikwijdte van onze controle voor 2021 voldoende voor de doelstelling van onze controle. In dit accountantsverslag geven wij een toelichting op de bevindingen naar aanleiding van de controle. Onze controle wordt verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse Controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het “Controleprotocol 2019-2021 WerkSaam Westfriesland”, zoals vastgesteld door het algemeen bestuur op 12 december 2019, het normenkader 2021, zoals vastgesteld door het algemeen bestuur op 9 december 2021 en de Regeling Controleprotocol Wet normering topinkomens (WNT) 2021.

Materialiteitsbepaling is overeenkomstig het Besluit accountantscontrole decentrale overheden en het Controleprotocol 2019 – 2021 WerkSaam Westfriesland

De materialiteitsbepaling bij WerkSaam is gebaseerd op het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) en op het op 12 december 2019 door het algemeen bestuur vastgestelde “Controleprotocol 2019-2021 WerkSaam Westfriesland”. Voor fouten is deze gebaseerd op 1% van de lasten inclusief toevoegingen aan reserves en voor onzekerheden op 3% van de lasten inclusief toevoegingen aan reserves. Door de coronamaatregelen zijn de activiteiten van WerkSaam de afgelopen jaren fors toegenomen. Binnen de bestaande organisatie is de uitvoering van de Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo) uitgevoerd. De omvang van de lasten is hierdoor fors toegenomen ten opzichte van voorgaande jaren, waardoor de materialiteit over 2021, net als over 2020, ook hoger is dan in voorgaande jaren het geval was.

Bron: jaarrekening 2021 Goedkeuringsmaterialiteit

Fouten

Onzekerheden € 950.000

€ 2.850.000

In het “Controleprotocol 2019 – 2021 WerkSaam Westfriesland” heeft u tevens de rapporteringstolerantie vastgesteld en deze bepaald op 10% van de goedkeuringstoleranties, ofwel € 95.000.

312018005.22.129 - 2

Onze aanpak is gericht op risico’s

Voor de controle van de jaarrekening 2021 onderkennen wij een aantal risico’s en aandachtspunten, die een verhoogd (bruto) risico met zich mee (kunnen) brengen op een materiële fout in uw jaarrekening en die een mogelijke impact op de bedrijfsvoering kunnen hebben. De risico’s en aandachtspunten zijn hieronder weergegeven. Opname van een risicogebied of aandachtspunt in deze opsomming betekent niet dat daadwerkelijk sprake is van risico’s die zich daadwerkelijk voordoen, maar zijn enkel bedoeld om aan te geven dat wij hier tijdens onze controle (extra) aandacht aan hebben besteed. Risico’s en aandachtspunten voor de controle van de jaarrekening 2021 ▪ De voortgang en status van de (noodzakelijke en gewenste) verbeteringen met betrekking tot de kwaliteit van de interne beheersing in relatie tot de af te geven rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur (over boekjaar 2022). ▪ Voortgang van de (geplande) kwaliteitsimpulsen aan uw IT-omgeving. ▪ De follow-up ten aanzien van eerder gerapporteerde aandachtspunten vanuit de interne en externe controle. ▪ De actualisatie van de (fraude-)risicoanalyse. ▪ De actualiteit van de (financiële) administratie. ▪ De waardering van de bijstandsvorderingen (vanuit uw “faciliterende” rol naar de deelnemende gemeenten). ▪ Management override of controls.

Dit betreft de mogelijkheid die het management heeft om specifieke interne beheersingsmaatregelen te omzeilen, bijvoorbeeld door memoriaalboekingen of het schattingsproces. De specifieke aandacht voor dit risico is voorgeschreven vanuit de controlerichtlijnen en is niet uniek voor uw gemeenschappelijke regeling. ▪ Naleving van de (Europese) aanbestedingsregels. ▪ Voorziening (groot onderhoud) vanwege het schattingselement en de daarmee samenhangende schattingsonzekerheden. ▪ Betaalproces, vanwege de potentiële (fraude-)risico’s. ▪ Impact corona op processen en financiën. ▪ Rechtmatigheid van verstrekte uitkeringen (waaronder Tozo) en de werking van het M&O-beleid hieromtrent. Ter voorkoming van een materiële fout in de jaarrekening heeft u voor bovenstaande risicogebieden beheersmaatregelen getroffen. Wij hebben ons bij de controle gericht op de opzet en het bestaan van de door u ingerichte beheersingsomgeving, die deze risico’s moeten verkleinen. Voor een toelichting op een aantal onderkende risico’s en aandachtpunten verwijzen wij naar het hoofdstuk ‘Bevindingen eindejaarscontrole’. Daarnaast verwijzen wij u naar onze bevindingen in het hoofdstuk ‘Interne beheersing’.

De baten en lasten, alsmede balansmutaties, zijn rechtmatig

Op basis van uw controleprotocol en normenkader, zoals vastgesteld door uw algemeen bestuur op 9 december 2021, hebben wij de naleving van het financieel rechtmatigheidskader voor uw gemeenschappelijke regeling gecontroleerd. Hierbij zijn geen bijzonderheden geconstateerd. De overschrijding op het Programma “Begeleide Arbeidsparticipatie” en de overschrijding op het Programma “Incidentele baten en lasten” werken niet door als rechtmatigheidsfout in ons rechtmatigheidsoordeel. Onze conclusie is derhalve dat de baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig zijn weergegeven in de jaarrekening 2021.

312018005.22.129 - 3

De jaarrekening voldoet aan het BBV

Significante verslaggevingsgrondslagen en de toepassing hiervan zijn belangrijk voor de presentatie van de financiële positie en de baten en lasten van WerkSaam. Daarnaast vereisen zij van het dagelijks bestuur het toepassen van oordeelsvorming ten aanzien van moeilijke, subjectieve en complexe posities, die vaak – vanwege de noodzaak om inschattingen te moeten maken over het effect van zaken – inherent onzeker zijn. De belangrijkste verslaggevingsgrondslagen van WerkSaam zijn uiteengezet in de paragraaf “Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling”. In de jaarrekening 2021 hebben zich ten opzichte van 2020 geen wijzigingen van materieel belang voorgedaan in de toegepaste verslaggevingsgrondslagen, die een aanzienlijke invloed hebben gehad op de baten en lasten en/of de financiële positie van WerkSaam. Wij hebben het door het dagelijks bestuur toegepaste proces voor belangrijke verslaggevingsgrondslagen geëvalueerd en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd. Wij hebben de toepassing van de juiste methodiek, de aannames, de berekeningen en de consistente toepassing van de betrokken modellen en/of de van toepassing zijnde financiële verslaggeving beoordeeld.

Wij zijn van mening dat de verslaggevingsgrondslagen en de toegepaste inschattingen redelijk zijn en consistent zijn gebruikt: de jaarstukken voldoen aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV).

Geen geïdentificeerde materiële fouten en tekortkomingen in de jaarstukken

Er resteren in de jaarrekening van WerkSaam geen van materieel belang zijnde ongecorrigeerde afwijkingen of onzekerheden. Door ons gerapporteerde bevindingen zijn derhalve niet materieel (dus hebben geen invloed op de strekking van onze controleverklaring), maar zijn naar onze mening vooral van belang voor uw beoordeling van de jaarstukken en de verdere kwaliteitsverbetering van de administratieve organisatie en interne beheersing. Voor de niet materiële fouten en tekortkomingen in de jaarstukken verwijzen wij u naar de diverse onderdelen van dit rapport.

Goedkeurende controleverklaring

Wij zijn van oordeel dat de jaarrekening 2021 van WerkSaam een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2021 als van de activa en passiva op 31 december 2021 in overeenstemming met het BBV. Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2021 in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de begroting en met de in relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, zoals opgenomen in het door het algemeen bestuur op 9 december 2021 vastgestelde normenkader 2021. Hierbij geldt als voorwaarde dat de door ons gecontroleerde jaarrekening ongewijzigd door het algemeen bestuur wordt vastgesteld. Wij verzoeken u derhalve ons een door de leden van het algemeen bestuur ondertekend exemplaar van de vastgestelde jaarrekening te verstrekken. Mochten nog wijzigingen worden aangebracht in de definitieve versie van de jaarrekening dan dienen wij deze te beoordelen alvorens onze controleverklaring hierbij mag worden opgenomen.

312018005.22.129 - 4

2.

Financiële positie en resultaat

312018005.22.129 - 5

2. Financiële positie en resultaat Resultaat 2021 is beïnvloed door reservemutatie(s)

Het feitelijke saldo van baten en lasten in een jaar wordt weergegeven als het gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten. Daarnaast kent de gemeenschappelijke regeling ook het gerealiseerd resultaat. Dit is het gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten plus of min de tussentijdse resultaatbestemmingen. Deze bestemmingen bestaan uit in de loop van het jaar gedane onttrekkingen uit reserves minus de tussentijdse stortingen in reserves. De stortingen in dan wel onttrekkingen aan reserves vinden plaats op basis van door u genomen besluiten. Het gerealiseerd resultaat is dus mede het gevolg van bestuurlijke besluitvorming. Concreet betekent dit voor uw gemeenschappelijke regeling het volgende:

Exploitatieresultaat (in € 1.000)

Totale baten

95.344

Totale lasten

91.359

Gerealiseerde saldo van baten en lasten (voordelig)

3.985

Af: stortingen in reserves

3.765

Bij: onttrekkingen aan reserves

1.761

Saldo mutaties reserves (per saldo toevoeging) Gerealiseerd resultaat (voordelig)

-/- 2.004 1.981

NB: door afrondingen op € 1.000 kunnen bedragen licht afwijken van de jaarrekening.

312018005.22.129 - 6

De exploitatie over 2021 laat een voordelig gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten van € 3.985.000 zien, ten opzichte van een begroot (na wijziging) voordelig saldo van baten en lasten van € 2.395.000. Dit is een voordeel van € 1.590.000. Het voordeling gerealiseerd resultaat ad € 1.981.000 is afzonderlijk op de balans onder het eigen vermogen opgenomen. In de jaarstukken wordt op diverse plaatsen een nadere toelichting gegeven op de totstandkoming van het resultaat en worden de verschillen tussen de begroting (na wijziging) en de gerealiseerde baten en lasten verklaard. Wij verwijzen u naar deze toelichtingen. Het voordelige exploitatieresultaat 2021 (vóór bestemming) is daarnaast mede ontstaan na een aantal incidentele baten en lasten. Door het effect van de incidentele baten en lasten buiten beschouwing te laten, ontstaat meer inzicht in de reguliere baten en lasten. Het inzicht in de reguliere baten en lasten is van belang, omdat het een betere indicatie geeft van de toekomstige baten en lasten, overigens zonder rekening te houden met beleidswijzigingen. In de toelichting op het overzicht van baten en lasten is eveneens inzicht in de incidentele baten en lasten gegeven. Kortheidshalve verwijzen wij u naar deze uiteenzetting.

De vermogenspositie van uw gemeenschappelijke regeling neemt toe

In het BBV, de verslaggevingsregels voor gemeenschappelijke regelingen, wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen resultaatbepaling en resultaatbestemming. Alle baten en lasten dienen via het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening te lopen. Er mogen geen baten of lasten rechtstreeks in het eigen vermogen (dat bestaat uit de algemene reserve en de bestemmingsreserves) worden gemuteerd. De mutaties in het eigen vermogen vinden plaats door middel van de resultaatbestemming. Het gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten 2021 bedraagt € 3.985.000 voordelig. Per saldo is tussentijds € 2.004.000 aan de reserves toegevoegd, zodat het uiteindelijk gerealiseerd resultaat over 2021 € 1.981.000 voordelig bedraagt. Dit gerealiseerd resultaat is afzonderlijk vermeld onder het eigen vermogen in de balans. De tussentijdse resultaatbestemming bestaat uit de stortingen in en onttrekkingen uit de reserves, in overeenstemming met de besluiten van uw algemeen bestuur. De omvang van het eigen vermogen bedraagt ultimo 2021 38,7 % van het balanstotaal (2020: 26,2 % van het balanstotaal). In de toelichting op de balans geeft het dagelijks bestuur een nadere toelichting op de mutaties in het eigen vermogen over het jaar 2021. Wij verwijzen u naar deze toelichting.

Het dagelijks bestuur kwalificeert het weerstandsvermogen als ruim voldoende om de onderkende risico’s af te kunnen dekken

Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit vanwege ingeschatte risico’s. De beschikbare weerstandscapaciteit heeft het dagelijks bestuur bepaald op € 4.028.000 (2020 € 2.396.000). Dit komt overeen met de omvang van de algemene reserve (€ 2.047.000) en het nog te bestemmen resultaat ad € 1.981.000. In de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing heeft het dagelijks bestuur tevens een opsomming gegeven van ingeschatte risico’s. Deze cumuleren voor 2021 tot een bedrag van € 1.999.000 (2020: € 2.184.000). De verhouding tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit in de jaarrekening is daarmee 2,02. Op basis van deze beschouwing kwalificeert het dagelijks bestuur het beschikbare weerstandsvermogen als “ruim voldoende”.

312018005.22.129 - 7

In de Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing heeft het dagelijks bestuur een nadere toelichting opgenomen op de mogelijke impact van de coronamaatregelen op uw gemeenschappelijke regeling. Wij verwijzen u graag naar deze toelichting. Met deze toelichting geeft het dagelijks bestuur, naar de huidige feiten en omstandigheden, inzicht in de mogelijke risico’s.

De algemene reserve is naar In artikel 30 lid 1 van de gemeenschappelijke regeling is bepaald dat de algemene reserve niet meer bedraagt dan 2,5% van de totale het oordeel va het dagelijks lasten, tenzij op basis van de ingeschatte risico’s blijkt dat een hogere of lagere algemene reserve noodzakelijk is. Omdat in de afgelopen twee jaar de lasten incidenteel hoger zijn door de uitvoering van de Tozo, heeft het dagelijks bestuur de omvang van de bestuur op niveau algemene reserve beoordeeld op basis van de structurele lasten. Het saldo van de algemene reserve ultimo 2021 bedraagt volgens de jaarrekening € 2.047.000. De totale structurele lasten volgens de jaarrekening 2021 bedragen € 83.283.000, hetgeen impliceert dat de algemene reserve in de jaarrekening maximaal € 2.082.000 zou mogen bedragen. Het dagelijks bestuur heeft de omvang van de algemene reserve gevalideerd door ook rekening te houden met het nog te verdelen resultaat 2021 ad € 1.981.000 en de omvang van de ingeschatte risico’s. Het dagelijks bestuur heeft daarbij geconcludeerd (zie hiervoor) dat de beschikbare weerstandscapaciteit “ruim voldoende is om het risicobedrag af te dekken”. Aan het algemeen bestuur wordt voorgesteld het incidentele deel (€ 1.849.000) van het resultaat over 2021 terug te storten naar de deelnemende gemeenten.

Ten aanzien van het resultaat op de bedrijfsvoering van € 132.000 wordt voorgesteld dit toe te voegen aan de algemene reserve. Afhankelijk van de uiteindelijk bestemming van het resultaat, zal de algemene reserve dus (na vaststellen van de jaarrekening) kunnen fluctueren tussen € 2.047.000 (het huidige saldo) en € 2.179.000 (saldo wanneer u zou besluiten om het resultaat 2021 te bestemmen zoals wordt voorgesteld). Wij adviseren u om de (gewenst c.q. noodzakelijke) omvang van de algemene reserve goed te blijven monitoren, waarbij de onderkende risico’s en de kwantificering daarvan belangrijk (kunnen) zijn, maar ook de ontwikkeling van het lastenvolume.

Verantwoording incidentele Binnen de programmaverantwoording is het programma “Incidentele Baten en Lasten” opgenomen. Dit programma wordt gebruikt voor het verantwoorden van voornamelijk posten die betrekking hebben op eerdere verslagperioden. Deze posten worden in het baten en lasten betreffende programma niet nader gespecificeerd naar bijvoorbeeld arbeidsparticipatie en inkomensregelingen.

Wij adviseren u dergelijke posten, zoals posten die betrekking hebben op eerdere verslagperioden, voortaan rechtstreeks te verantwoorden in het programma waar de betreffende (nagekomen) post betrekking op heeft. Hierdoor krijgt u een beter beeld van het totaal aan baten en lasten per programma.

312018005.22.129 - 8

3.

Bevindingen eindejaarscontrole

312018005.22.129 - 9

3. Bevindingen eindejaarscontrole Tijdelijke ondersteuningsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo)

Geen rechtmatigheidsfouten geconstateerd Sinds 1 maart 2020 is de Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandige ondernemers (Tozo) in werking getreden. Gemeenten hebben als taak deze regeling en het toezicht en handhaving op rechtmatig gebruik van de regeling uit te voeren. Voor de deelnemende gemeenten in Westfriesland voert u deze taak uit. Over het jaar 2021 heeft u, namens de gemeenten, een bedrag van circa € 7,4 miljoen aan Tozo levensonderhoud verstrekt en voor een bedrag van circa € 0,4 miljoen aan Tozo kapitaalverstrekkingen. Voor een bedrag van in totaal € 1,0 miljoen heeft u eerder verstrekte uitkeringen teruggevorderd. Per saldo is een bedrag van circa € 6,8 miljoen uitgegeven. Op basis van onze controle hebben wij, vastgesteld dat de uitkeringen voor Tozo levensonderhoud en de Tozo kapitaalverstrekkingen, in materiële zin, juist en rechtmatig zijn verstrekt. Uitvoering M&O-beleid Net als bij andere uitkeringen is het van belang dat alleen mensen die daar recht op hebben Tozo ontvangen en dat misbruik en oneigenlijk gebruik wordt tegengegaan. In de Nota Verwachtingen Accountantscontrole SiSa 2021 (bijlage 1) is opgenomen dat door de accountant over de opzet, het bestaan en de werking van het beleid tegen misbruik en oneigenlijk gebruik van de Tozo gerapporteerd moet worden in het verslag van bevindingen over 2021.

In het verlengde van de controle over 2020 hebben wij de opzet, het bestaan en de werking van het M&O-beleid Tozo gecontroleerd. Wij hebben vastgesteld dat u een M&O-beleid heeft vastgesteld met daarin de getroffen internebeheersmaatregelen, zoals onder meer controles achteraf en de wijze waarop u gebruikmaakt van het Inlichtingenbureau. Wij hebben tevens vastgesteld dat u het M&O-beleid heeft nageleefd. Budget voor uitvoeringskosten lijkt toereikend te zijn Voor de uitvoering van de Tozo ontvangen de deelnemende gemeenten een vaste vergoeding per besluit. Deze is voor een aanvraag levensonderhoud € 450 per besluit en voor een aanvraag kapitaalverstrekking € 800. De gemeenten hebben deze vergoedingen aan WerkSaam doorbetaald om de kosten van de uitvoering van de regeling in het huidige jaar, maar ook in de komende jaren te kunnen dekken. Met de deelnemende gemeenten waren afspraken gemaakt dat deze gelden besteed moeten worden aan de afwikkeling van de Tozo in de komende jaren. Hierbij kan gedacht worden aan de kosten die te maken hebben met de inkomstenverrekening, terugvordering van kredieten, herstelacties als gevolg van de uitvoering van het beleid ter voorkoming en bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving (M&O-beleid) en de verantwoording en controle van de Tozo.

Om deze redenen en omdat het onzeker was hoeveel dekking u voor de kosten van de uitvoering van de Tozo in de komende jaren nodig had, was ultimo 2020 een post ter grootte van € 2.338.000 aan nog te besteden middelen opgenomen op de balans onder de “ontvangen voorschotbedragen met een specifiek bestedingsdoel” opgenomen. 312019006.21.049 - 10

Inmiddels heeft u meer duidelijkheid verkregen over de noodzakelijk middelen om de verwachte kosten te kunnen dekken en heeft u ook in 2021 weer een bijdragen vanuit de gemeenten ontvangen. Het budget van de uitvoeringskosten heeft zich in 2021 als volgt ontwikkeld: Onderdeel Resterend budget 2020 Ontvangen budget voor uitvoeringskosten 2021 Totaal beschikbare middelen Uitvoeringskosten 2021 Restant beschikbare middelen

Bedrag € 2.327.000 € 723.000 € 3.050.000 € 642.000 € 2.408.000

Op basis van een analyse van de toekomstig te maken kosten en de beschikbare middelen heeft u besloten (met het vaststellen van de Najaarsnota 2021) dat een deel van het aanwezige budget niet noodzakelijk lijkt, en daarom terugbetaald kan worden aan de gemeenten. U heeft ingeschat voor de komende jaren nog een bedrag van € 908.000 aan kosten te zullen maken, zodat een bedrag van € 1.500.000 resteert, wat niet nodig zal zijn. Het algemeen bestuur heeft, met het vaststellen van de Najaarsnota, besloten een bestemmingsreserve Tozo uitvoeringskosten in te stellen voor het benodigde bedrag van € 908.000. De reserve is nodig om toekomstige kosten die voortkomen uit de Tozo regeling (bijvoorbeeld terugvordering van bedrijfskredieten, misbruik en oneigenlijk gebruik en verantwoording naar het ministerie) te dekken. Het saldo van ontvangen vergoedingen en gemaakte uitvoeringskosten wordt aan de reserve toegevoegd of onttrokken. Het resterende bedrag van € 1.500.000 is vrijgevallen ten gunste van het resultaat en maakt onderdeel uit van het voorstel tot bestemming van dat resultaat (terugbetalen aan de gemeenten). Wij adviseren u de uitnutting van de reserve te blijven monitoren. De inschatting van het dagelijks bestuur is dat het gereserveerde bedrag toereikend is.

Schattingsonzekerheid onderhoudsegalisatievoorziening

Net als in voorgaande jaren het geval was, is ook in 2021 het groot onderhoud niet geheel overeenkomstig het meerjarenonderhoudsplan (MJOP) uitgevoerd. Veel onderhoudsposten (zoals de vervanging van vloerbedekking en schilderwerk) vallen samen met de uitvoering van het huisvestingsplan, waarvan de aanvang is voorzien in 2022. Dit heeft voor een belangrijk deel te maken met de renovatie en onderhoud van het dak van het kantoorpand in 2021, waar uw beschikbare capaciteit in is gaan zitten. Het huisvestingsplan waarvan de aanvang is voorzien in 2022 heeft tot gevolg gehad dat overige geraamde activiteiten in het onderhoudsplan zijn doorgeschoven. In het MJOP is gerekend met een jaarlijkse prijsstijging van 2%. Dat was in het verleden een redelijk betrouwbare inschatting. In de loop van 2021 zijn de prijzen sneller gaan stijgen dan voorheen en er ontstaan tekorten aan bouwmaterialen, wat ook van invloed

312018005.22.129 - 11

kan zijn op de prijs. In de praktijk merkt u dat offertes heel kort geldig zijn en u geen goede inschatting kunt maken van de verwachte toekomstige prijs die u voor onderhoudsactiviteiten moet betalen. Op basis van een aantal scenarioberekeningen heeft het dagelijks bestuur de impact bepaald op de noodzakelijke omvang van de onderhoudsegalisatievoorziening. Het meest nadelige scenario geeft aan dat de benodigde middelen om het toekomstig onderhoud te kunnen bekostigen over de jaren tot en met 2039 € 2.561.000 bedragen. In de jaarrekening is rekening gehouden met een bedrag van € 2.319.000 (omvang voorziening ultimo 2021, vermeerderd met de toevoegingen de komende jaren). Dit houdt in dat er sprake is van een schattingsonzekerheid van € 242.000, welke is toegelicht in de jaarrekening bij de voorzieningen. Wij adviseren u de prijsontwikkelingen te volgen en indien noodzakelijk meerjarige dotatie aan te passen.

Vorming bestemmingsreserve projectsubsidies verduidelijkt de bestedingsmogelijkheden van ontvangen middelen

In voorkomende gevallen ontvangt uw gemeenschappelijke regeling bijdragen van derden, waarbij de derden vooraf geen specifiek bestedingsdoel met bijhorende voorwaarden meegeven.

Er is geen sprake van begrotingsonrechtmatigheid die doorwerkt in ons oordeel

Naast de controle op de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2021, hebben wij de begrotingsrechtmatigheid gecontroleerd.

Vanuit het BBV kwalificeert een dergelijke bijdrage dan als een “lumpsum ”vergoeding, die onderdeel uitmaakt van het resultaat. Omdat u het belangrijk vindt dat deze gelden wel gealloceerd kunnen worden voor bepaalde projecten, heeft u besloten de ontvangen middelen vanaf 2021 aan de bestemmingsreserve projectsubsidies toe te voegen. Omdat op basis van specifieke besluitvorming door het algemeen bestuur vervolgens bepaald wordt aan welke projecten de middelen mogen worden besteed (en worden gedekt vanuit de bestemmingsreserve projectsubsidies), ontstaat een zuiverder beeld van het resultaat en is duidelijk waarvoor u de gelden in wilt zetten.

De toe te passen normen voor dit begrotingscriterium zijn gebaseerd op artikel 189, 190 en 191 van de Gemeentewet en moet door het algemeen bestuur zelf nader worden ingevuld en geconcretiseerd. Dit gebeurt door middel van de begroting en via de verordening op het financieel beheer ex artikel 212 van de Gemeentewet. Het systeem van budgetbeheer en -bewaking moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de begroting blijven en dat belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig worden gemeld aan het algemeen bestuur, zodat deze tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Een systeem met onvoldoende waarborgen voor tijdige melding aan het algemeen bestuur van budgetoverschrijdingen heeft het risico in zich dat inbreuk wordt gemaakt op het budgetrecht van het algemeen bestuur. Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de Kadernota van de Commissie BBV. Een belangrijk uitgangspunt is dat het overschrijden van de begroting altijd onrechtmatig is, maar niet in alle gevallen hoeft te worden meegewogen in het accountantsoordeel. Essentieel is dat het algemeen bestuur nadere regels kan stellen wanneer kostenoverschrijdingen die worden 312018005.22.129 - 12

gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten (1), kostenoverschrijdingen passend binnen het beleid (2) en kostenoverschrijdingen bij openeinderegelingen (3) moeten meewegen bij het oordeel van de accountant. In die gevallen dat het algemeen bestuur geen nader beleid stelt, geldt het uitgangspunt dat deze kostenoverschrijdingen door de accountant niet worden betrokken bij de beslissing of al dan niet een goedkeurende controleverklaring kan worden afgegeven. Deze kostenoverschrijdingen moeten dan wel goed herkenbaar in de jaarrekening zijn opgenomen. Daarnaast moet de accountant deze kostenoverschrijdingen – waarvan het dagelijks bestuur in de jaarrekening moet aangeven dat het algemeen bestuur deze nog dient te autoriseren – in het verslag van bevindingen aan de orde stellen. Extra lasten die zijn gemaakt omdat extra opbrengsten daarvoor de ruimte bieden, terwijl deze extra lasten niet direct zijn gerelateerd aan de extra opbrengsten en waarbij het algemeen bestuur nog geen besluit heeft genomen over de aanwending van deze extra opbrengsten, zijn onrechtmatig en tellen mee in het oordeel van de accountant. Dit is bij WerkSaam overigens niet aan de orde. Begrotingsafwijkingen werken niet door in de controleverklaring In totaal heeft uw gemeenschappelijke regeling € 92.118.000 aan lasten begroot (na wijziging), tegenover € 91.359.000 aan werkelijke lasten in 2021.

Dit is in totaal een onderschrijding van € 759.000 (0,8 %). Aan baten had uw gemeenschappelijke regeling een bedrag van € 94.513.000 begroot, tegenover € 95.343.000 aan werkelijke baten in 2021. In totaal gaat het om een hogere realisatie van baten van € 830.000 (0,9 %). Het gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten komt daarmee op € 3.985.000 voordelig. In het kader van de begrotingsrechtmatigheid moet gekeken worden naar de lastenoverschrijdingen op het niveau waarop het algemeen bestuur de begroting autoriseert. In uw geval is dat op programmaniveau, waarbij sprake is van 5 programma’s. Op het programma “Begeleide arbeidsparticipatie” is sprake van een overschrijding van de geraamde lasten. Zoals in de toelichting op de begrotingsrechtmatigheid door het dagelijks bestuur is aangegeven, passen deze overschrijdingen binnen het beleid of wettelijke voorschriften en worden deze gedekt uit beschikbare middelen. Daarom werken deze overschrijdingen niet door als rechtmatigheidsfouten in ons rechtmatigheidsoordeel. Naast overschrijdingen van lasten per programma, zijn ook op onderdelen meer baten gerealiseerd dan begroot. Over de baten rapporteren wij in deze paragraaf niet, omdat dit geen onderdeel uitmaakt van het criterium begrotingsrechtmatigheid zoals de richtlijnen voorschrijven.

Wij verwijzen voor een inhoudelijke en meer specifieke analyse van de begrotingsafwijkingen naar de toelichtingen die zijn opgenomen in de jaarrekening De begrotingsrechtmatigheid omvat ook de overschrijdingen op investeringskredieten. Deze hebben zich in 2021 niet voorgedaan.

312018005.22.129 - 13

WNT-verantwoording en anticumulatiebepaling WNT

De Wet normering topinkomens (WNT) is in werking getreden met ingang van 1 januari 2013. De WNT regelt niet alleen de openbaarmaking van topinkomens in de publieke en semipublieke sector, maar stelt ook maxima aan de hoogte van de bezoldiging van topfunctionarissen en tevens aan de ontslagvergoedingen. Met ingang van 1 januari 2013 is bij wet vastgelegd dat rechtspersonen of organisaties die volledig of in aanzienlijke mate uit publieke middelen zijn gefinancierd beloningen van topfunctionarissen openbaar dienen te maken, ook als deze de in de wet gestelde maximale bezoldiging over 2021 van € 209.000 niet te boven gaat. Daarnaast dienen gemeenschappelijke regelingen het salaris openbaar te maken van overige medewerkers (inclusief – wanneer aan bepaalde voorwaarden is voldaan – ingehuurd personeel) die een bezoldiging ontvangen boven deze norm. Ten slotte stelt de WNT een aantal overige eisen, zoals een maximale ontslagvergoeding voor topfunctionarissen van € 75.000. Met ingang van boekjaar 2018 dienen ook de ontvangen vergoedingen die bij andere WNT plichtige instellingen zijn ontvangen te worden verantwoord in de WNT-verantwoording. Aangezien het voor ons niet mogelijk is de volledigheid vast te stellen van de dienstbetrekkingen en de ontvangen vergoedingen, is in het WNT-controleprotocol opgenomen dat wij de anticumulatiebepaling niet hoeven te controleren.

In onze controleverklaring is dit ook als zodanig toegelicht. De naleving van de anticumulatiebepaling maakt derhalve geen onderdeel uit van de controle van de accountant. De WNT-toezichthouders kunnen hier wel zelfstandig onderzoek naar doen en zo nodig handhavend optreden. In 2021 is voor geen van de topfunctionarissen en overige medewerkers sprake van een overschrijding van de grensbedragen. Bij de controle van de WNT-verantwoording 2021 stelden wij wel vast dat geen sprake was van (zichtbare) interne controle op de opgestelde WNT-verantwoording. Wij adviseren u om in het vervolg voordat de WNT-verantwoording voor controle wordt aangeboden zichtbaar interne controle uit te laten voeren. In het kader van de WNT attenderen wij u erop dat u de plicht heeft om uiterlijk 1 juli 2022 uw WNT-verantwoording over het kalenderjaar 2021 via internet op een algemeen toegankelijke wijze openbaar te maken. Indien op grond van andere op de verantwoordelijke van toepassing zijnde regelgeving of een besluit een later tijdstip waarop het financieel verslaggevingsdocument openbaar moet worden gemaakt geldt, is die latere datum de uiterlijke datum van openbaarmaking

312018005.22.129 - 14

Geen fouten en onzekerheden met betrekking tot de SiSabijlage

Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, artikel 5, lid 4, rapporteren wij in dit accountantsverslag over de fouten en onzekerheden van de specifieke uitkeringen die in 2021 onder SiSa vallen. Wij doen dit met onderstaande tabel, die ook opgenomen moet worden als er geen fouten of onzekerheden geconstateerd zijn. Per regeling is hierin aangegeven of, en zo ja welke financiële fouten of onzekerheden zijn geconstateerd. Nr.

Specifieke uitkering of overig

G2B

Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 Participatiewet_deel openbaar lichaam 2021

G2B

Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 Participatiewet_deel openbaar lichaam 2021

G2B

Gederfde baten die voortvloeien uit kwijtschelden schulden gebundelde uitkering Participatiewet in jaar T_deel openbaar lichaam 2021

G2B

Gederfde baten die voortvloeien uit kwijtschelden schulden gebundelde uitkering Participatiewet in jaar T_deel openbaar lichaam 2021

G3B

Besluit bijstandverlening zelfstandigen 2004 (exclusief levensonderhoud beginnende zelfstandigen) _deel openbaar lichaam 2021

G3B

Besluit bijstandverlening zelfstandigen 2004 (exclusief levensonderhoud beginnende zelfstandigen) _deel openbaar lichaam 2021

G3B

BBZ vóór 2020 - Gederfde baten die voorvloeien uit kwijtschelden schulden levensonderhoud BBZ in jaar T (exclusief BOB) _deel openbaar lichaam 2021

G3B

BBZ vóór 2020 - Gederfde baten die voorvloeien uit kwijtschelden schulden levensonderhoud BBZ in jaar T (exclusief BOB) _deel openbaar lichaam 2021

G3B

BBZ vóór 2020 - Gederfde baten die voorvloeien uit kwijtschelden van achterstallige betalingen kapitaalverstrekkingen BBZ in jaar T (exclusief BOB) _deel openbaar lichaam 2021

Fout of onzekerheid

Financiële omvang in euro's

Toelichting fout/onzekerheid

312018005.22.129 - 15

G3B

BBZ vóór 2020 - Gederfde baten die voorvloeien uit kwijtschelden van achterstallige betalingen kapitaalverstrekkingen BBZ in jaar T (exclusief BOB) _deel openbaar lichaam 2021

G3B

BBZ vóór 2020 - Gederfde baten die voorvloeien uit kwijtschelden schulden levensonderhoud BBZ en achterstallige betalingen kapitaalverstrekkingen BOB in jaar T_deel openbaar lichaam 2021

G3B

BBZ vóór 2020 -Gederfde baten die voorvloeien uit kwijtschelden schulden levensonderhoud BBZ en achterstallige betalingen kapitaalverstrekkingen BOB in jaar T_deel openbaar lichaam 2021

G3B

BBZ vanaf 2020 - Gederfde baten die voorvloeien uit kwijtschelden van achterstallige betalingen kapitaalverstrekkingen BBZ in jaar T_ deel openbaar lichaam 2021

G3B

BBZ vanaf 2020 - Gederfde baten die voorvloeien uit kwijtschelden van achterstallige betalingen kapitaalverstrekkingen BBZ in jaar T_ deel openbaar lichaam 2021

G4B

Tozo 1_fundamentele rechtmatigheidseisen

G4B

Tozo 1_fundamentele rechtmatigheidseisen

G4B

Tozo 1_belangrijke rechtmatigheidseisen

G4B G4B G4B G4B

Tozo 1_belangrijke rechtmatigheidseisen Tozo 2 Tozo 2 Tozo 3

G4B G4B G4B G4B

Tozo 3 Tozo 4 Tozo 4 Tozo 5

G4B

Tozo 5

312018005.22.129 - 16

G4B

Kwijtschelding schulden Tozo in het kader van de hersteloperatie kinderopvangtoeslagaffaire - gederfde baten die voortvloeien uit kwijtschelden schulden levensonderhoud in jaar T

Fout

G4B

Kwijtschelding schulden Tozo in het kader van de hersteloperatie kinderopvangtoeslagaffaire - gederfde baten die voortvloeien uit kwijtschelden schulden levensonderhoud in jaar T

Onzekerheid

G4B

Kwijtschelding schulden Tozo in het kader van de hersteloperatie kinderopvangtoeslagaffaire - gederfde baten die voortvloeien uit kwijtschelden van achterstallige betalingen op kapitaalverstrekking in jaar T

Fout

G4B

Kwijtschelding schulden Tozo in het kader van de hersteloperatie kinderopvangtoeslagaffaire - gederfde baten die voortvloeien uit kwijtschelden van achterstallige betalingen op kapitaalverstrekking in jaar T

Onzekerheid

G12B

Gederfde baten die voortvloeien uit kwijtschelden schulden Bijzondere bijstand in jaar T

Fout

G12B

Gederfde baten die voortvloeien uit kwijtschelden schulden Bijzondere bijstand in jaar T

Onzekerheid

G12B

Gederfde baten die voortvloeien uit kwijtschelden schulden Wet Inburgering van 13 september 2012 in jaar T

Fout

G12B

Gederfde baten die voortvloeien uit kwijtschelden schulden Wet Inburgering van 13 september 2012 in jaar T

Onzekerheid

Strekking controleverklaring rechtmatigheid: Strekking controleverklaring getrouwheid:

Goedkeurend Goedkeurend

312018005.22.129 - 17

4.

Interne beheersing

312018005.22.129 - 18

4. Interne beheersing Kernboodschappen interim- Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole hebben wij aandacht geschonken aan de opzet, het bestaan en de werking van maatregelen van administratieve organisatie en interne beheersing, voor zover van belang voor onze controle op de controle 2021

betrouwbaarheid van de in de jaarrekening opgenomen gegevens. Naar aanleiding van de controle 2021 hebben wij met onze managementletter van 27 oktober 2021 (kenmerk 312018005.21.355) onze bevindingen gedeeld met het dagelijks bestuur en de directie. De kernboodschappen die wij het dagelijks bestuur en directie hebben meegegeven uit onze interim-controle hebben wij hieronder opgenomen. Ten tijde van de eindejaarscontrole hebben wij vernomen dat het dagelijks bestuur inmiddels meerdere adviezen heeft opgevolgd. Interne beheersing op niveau Onze indruk van uw interne beheersing is positief. Uw gemeenschappelijke regeling heeft een heldere visie op de interne beheersing en verantwoordelijkheden binnen uw gemeenschappelijke regeling zijn helder geregeld. Uw intern controleplan biedt voldoende aanknopingspunten om inzicht te krijgen in de getrouwheid en rechtmatigheid van belangrijke financiële stromen. We zien dat het controleplan nog veel uitgaat van het door de verbijzonderde interne controle laten uitvoeren van zogenaamde “gegevensgerichte controles” achteraf om te komen tot zekerheid, zoals het uitvoeren van factuurcontroles. Dit is in de basis een prima werkwijze.

Het is in onze visie echter ook van belang om uiteindelijk zo min mogelijk te moeten steunen op de uitkomsten van de “gegevensgerichte controles” achteraf maar juist meer gebruik te maken van uw administratieve organisatie en de daarin verankerde interne controle (AO/IC). Het is het naar onze mening van belang om uw kwaliteitsbeoordeling mede te gaan baseren op een beoordeling van de kwaliteit van de AO/IC en het vaststellen van een effectieve werking van de AO/IC middels proceduretest: van repressieve controles met “bevindingen achteraf” naar zekerheid aan de voorkant. Een dergelijke kwaliteitsimpuls aan uw eigen organisatie vinden wij daarnaast een goede ontwikkeling die past bij de ontwikkeling dat het dagelijks bestuur vanaf het boekjaar 2022 zelfstandig de rechtmatigheidsverantwoording moet afgeven. Wij hebben daarnaast de directie en het dagelijks bestuur geadviseerd om te onderzoeken of zij meerwaarde uit de risicoanalyse, zoals beschreven in het Intern Controleplan, kunnen halen. Op basis van risico inschattingen kunt u niet alleen gerichte controlemaatregelen benoemen, maar ook kan dit leiden tot een effectievere aanpak door meer gebruik te maken van intern uitgevoerde en gedocumenteerde werkzaamheden zoals data-analyse, bestandsvergelijkingen, et cetera.

Frauderisicoanalyse: Opstellen frauderisicoanalyse en bespreken met het dagelijks bestuur en het algemeen bestuur In 2020 heeft het dagelijks bestuur de “Frauderisicoanalyse 2020 WerkSaam Westfriesland” opgesteld. In het derde kwartaal van 2021 is een update gemaakt van deze frauderisicoanalyse. Deze is inmiddels (9 december 2021) ter informatie aan het algemeen bestuur voorgelegd. De onderkende frauderisico’s zijn door u opgenomen in het intern controleplan 2021 (als risico), waarbij tevens interne beheersingsmaatregelen zijn genoemd (interne controles) om deze risico’s af te dekken. Ook is aangegeven welke risico’s niet (gelet 312018005.22.129 - 19

op de ingeschatte kans en impact) verder onderzocht worden. Met de periodieke interne controlerapportage wordt over de uitkomsten gerapporteerd. De onderkende risico’s worden daarmee onder de aandacht van teammanagers gebracht en er wordt tweemaal per jaar gerapporteerd aan de directie en het dagelijks bestuur en daarnaast aan het algemeen bestuur. Teammanagers en proceseigenaren zijn verantwoordelijk voor het formuleren van actiepunten en de medewerkers Planning & Control bewaken de voortgang van de realisatie hiervan. Wat wij sterk vinden in uw aanpak, is dat er ook gerapporteerd wordt aan het algemeen bestuur. Daarbij bent u (9 december 2021) ingegaan op frauderisico’s met beperkte interne beheersingsmaatregelen en op de uitkomsten van getoetste interne beheersingsmaatregelen. Met uw aanpak geeft u naar onze mening voldoende invulling aan het belang om regelmatig (minimaal eens per jaar) met het algemeen bestuur een gesprek over frauderisico’s te voeren. Dit is nodig om het algemeen bestuur te ondersteunen in haar toezichthoudende functie. Rechtmatigheidsverantwoording In de meicirculaire 2018 heeft het ministerie van BZK aangegeven dat met ingang van het boekjaar 2021 het dagelijks bestuur zelf een rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening moet afgeven.

Tot en met de jaarrekening 2021 geeft de accountant bij de jaarrekening van uw gemeenschappelijke regeling een controleverklaring af, met daarin een oordeel over de getrouwheid en rechtmatigheid. Dat tweede oordeel, over de rechtmatigheid, verdwijnt naar verwachting vanaf de jaarrekening 2021. Het ministerie van BZK heeft via de nieuwsbrief IBI (nummer 103, juni 2021) aangegeven dat de introductie van de rechtmatigheidsverantwoording uitgesteld wordt tot in ieder geval de jaarrekening 2022. Dit betekent dat vanaf dan onze controleverklaring alleen een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening (inclusief de rechtmatigheidsverantwoording die door het dagelijks bestuur in de jaarrekening wordt opgenomen) bevat. In onze managementletter zijn wij ingegaan op wat dit allemaal voor uw gemeenschappelijke regeling betekent. De belangrijkste punten hebben wij hierna samengevat en, waar noodzakelijk, aangevuld met recente ontwikkelingen: ▪

Vanaf het verslagjaar 2022 moet het dagelijks bestuur zichzelf over rechtmatigheid verantwoorden. In de jaarrekening dient daartoe de rechtmatigheidsverantwoording te worden opgenomen. In de Paragraaf bedrijfsvoering kan een uitgebreidere toelichting op rechtmatigheidsbevindingen door het dagelijks bestuur worden gegeven: o Voor de rechtmatigheidsverantwoording heeft de commissie BBV een modeltekst ontwikkeld. Met dit verplichte model moet het dagelijks bestuur zich verantwoorden over de rechtmatigheid, eventuele afwijkingen en onduidelijkheden. Relevant hiervoor is de “verantwoordingsgrens”. Dit is het bedrag, dat ligt tussen 0% en 3% van de lasten, inclusief toevoegingen aan reserves, waarboven afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording moeten worden gerapporteerd door het dagelijks bestuur. Fouten en onduidelijkheden (zie verderop in dit onderdeel) worden niet bij elkaar opgesteld. o In de paragraaf bedrijfsvoering moet vervolgens een toelichting worden gegeven op de afwijkingen en de maatregelen die het dagelijks bestuur neemt om deze in de toekomst te voorkomen. Een rapporteringsgrens kan gebruikt worden om geconstateerde fouten die onder de verantwoordingsgrens vallen toch inzichtelijk te maken voor het algemeen bestuur. Het algemeen bestuur zou bijvoorbeeld kunnen bepalen dat deze afwijkingen door het dagelijks bestuur moeten worden 312018005.22.129 - 20

vermeld in de paragraaf Bedrijfsvoering. Door deze laatste afwijkingen in de paragraaf Bedrijfsvoering te rapporteren, informeert u het algemeen bestuur over de kwaliteit van de interne beheersing en de uitkomsten daarvan. Meer hierover kunt u ook lezen in de Notitie Bedrijfsvoering van de commissie BBV. Vooruitlopende op de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording vanaf het verslagjaar 2022 heeft u in de Paragraaf bedrijfsvoering een rechtmatigheidsverantwoording over het verslagjaar 2021 opgenomen. Hierbij heeft u de door het algemeen bestuur vastgestelde verantwoordingsgrens van 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves gehanteerd. Er zijn geen onrechtmatigheden boven deze grens geconstateerd en gerapporteerd. Dit is in overeenstemming met de uitkomsten van de controle op de rechtmatigheid die door ons is uitgevoerd. ▪

Een belangrijke wijziging met betrekking tot het normenkader is dat vanaf verslagjaar 2022, wanneer de wetswijziging wordt aangenomen, het normenkader expliciet door het Algemeen Bestuur moet worden vastgesteld. Afgelopen jaren heeft u het normenkader reeds laten vaststellen door het Algemeen Bestuur. Wij adviseren u dit te blijven doen.

▪

De Commissie BBV heeft inmiddels de herziene kadernota uitgebracht (Kadernota rechtmatigheid 2022), waarin zij haar visie geeft over de invulling van het begrip rechtmatigheid in de rechtmatigheidsverantwoording. Het doel is uiteindelijk dat uw gemeenschappelijke regeling zelfstandig de in de Kadernota rechtmatigheid 2022 benoemde rechtmatigheidscriteria (het begrotingscriterium, het M&O-criterium en het voorwaardencriterium) afdekt. De Kadernota rechtmatigheid 2022 is daarmee vooral een belangrijk document voor het algemeen bestuur en dagelijks bestuur van decentrale overheden geworden. In paragraaf 1.4 van de kadernota is een tiental stellige uitspraken gedaan en zijn zeven aanbevelingen gedaan. Deze worden in de kadernota verder uitgewerkt. Deze stellige uitspraken en aanbevelingen kunnen u helpen bij de verdere implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording binnen uw gemeenschappelijke regeling. Een aantal van deze stellige uitspraken en aanbevelingen willen wij graag onder de aandacht brengen: o De kadernota 2022 introduceert het begrip ‘onduidelijkheden’. Dit begrip geeft aan dat er situaties zijn waarin het ook voor dagelijks bestuur niet duidelijk is of er rechtmatig gehandeld is. Deze moeten dan worden toegelicht en worden gewogen door het dagelijks bestuur.

o In de Kadernota wordt ook ingegaan op de toepassing van tolerantiegrenzen, afwijkingen en de weging hiervan. Deze begrippen zijn vooral van belang voor uw intern controleplan. o De commissie adviseert ook fraude door eigen medewerkers toe te lichten in de paragraaf bedrijfsvoering. Hierover heeft de commissie BBV in de Notitie Bedrijfsvoering meer geschreven. o De invoering betekent eveneens dat de verordeningen 212, 213 en het normenkader moeten worden geactualiseerd. Ook moeten afspraken worden gemaakt of herzien met de accountant. Hierbij moet u vooral denken aan de scope van de interne controle (getrouwheid versus rechtmatigheid), de documentatie van de uitgevoerde interne controles en de planning van de interne controle. U beschikt over een Intern Controleplan 2021, deze moet voor 2022 geactualiseerd worden. Het intern controleplan, de daarin opgenomen risicoanalyse en de tijdige uitvoering van de geplande interne controles, zijn belangrijke randvoorwaarden om in 2023 een rechtmatigheidsverantwoording op te kunnen stellen met betrekking tot boekjaar 2022

312018005.22.129 - 21

o

Bij aan derden uitbestede werkzaamheden is het belangrijk als gemeenschappelijke regeling zelf zekerheid te krijgen over de rechtmatigheid. De wijze waarop dat kan is in de Kadernota uitgewerkt. Uw gemeenschappelijke regeling heeft overigens in dit verband geen werkzaamheden aan derden uitbesteed.

Wij adviseren u overigens om (voor zover u dit nog niet heeft gedaan) kennis te nemen van de Kadernota rechtmatigheid 2022. Deze kadernota kan ondersteunend zijn aan het verder vormgeven aan de invulling van de rol van verschillende actoren binnen uw gemeenschappelijke regeling. Wij zien de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording als een uitgelezen kans om de interne beheersing daarmee op een nog hoger niveau te krijgen. Hiernaast hebben wij de wijzigingen samengevat en gevisualiseerd. Een goede onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording is ons gedeeld belang. De accountant moet straks immers verklaren dat de door het dagelijks bestuur afgegeven rechtmatigheidsverantwoording getrouw is. Wij zijn als uw accountant dus in belangrijke mate afhankelijk van de (interne controle) werkzaamheden van het dagelijks bestuur. Uiteraard maken wij hier graag gebruik van en willen wij graag samen optrekken om tot een goede invulling van de rechtmatigheidsverantwoording te komen. De jaarlijkse beoordeling van het intern controleplan van het dagelijks bestuur, de door haar uitgevoerde risicoanalyse en de beoogde interne controle aanpak zullen wij diepgaand met elkaar bespreken. Een belangrijke verandering ten opzichte van voorgaande jaren is, dat wij dit vooral vroegtijdig, meer concreet in het eerste of tweede kwartaal willen doen.

Het doel is uiteindelijk dat uw gemeenschappelijke regeling geheel zelfstandig de 3 rechtmatigheidscriteria, begrotingscriterium, M&O-criterium en voorwaardencriterium, afdekt en dat wij door goede afspraken aan de voorkant kunnen volstaan met een marginale review achteraf. Dan is het in onze optiek logisch dat wij vroeg in het jaar met elkaar in gesprek zijn. De manier waarop u nu de interne controle uitvoert, biedt hiervoor een goede basis. Wij adviseren u de noodzakelijk vervolgstappen te zetten. In dit kader hebben wij eerder de volgende elementen benoemd: besluitvorming bestuur (verantwoordingsgrens, rapporteringsgrens, tolerantie en normenkader) voorbereiden; uitwerking rechtmatigheidscriteria, in kaart brengen relevante wet- en regelgeving, uitvoeren risicoanalyse (wat kan er misgaan en wat is de impact hiervan), relevante beheersmaatregelen identificeren en het bepalen van gegevensgerichte detailcontroles (afdekken restrisico) en opstellen van werkprogramma’s waar nodig. 312018005.22.129 - 22

Overige gerapporteerde punten in de managementletter 2021 ▪ De verbijzonderde interne controle heeft werkzaamheden overeenkomstig de planning uitgevoerd. Bevindingen worden per kwartaal gerapporteerd en hebben een kwaliteitsbevorderende werking op uw interne beheersing. Over de eerste drie kwartalen waren bevindingen gedaan die de aandacht van het dagelijks bestuur nodig hadden (Participatiewet en Tozo) en inmiddels opgepakt zijn. ▪ Er zijn aandachtspunten met betrekking tot de omzet SW op het gebied van de registratie van afspraken, het indexeren van tarieven en de facturatie van gewerkte uren. Wij hebben het dagelijks bestuur geadviseerd toe te zien op een goede en eenduidige registratie van offertes, overeenkomsten en contracten. Daarnaast adviseerden wij om na te gaan welke contracten nog geïndexeerd kunnen en moesten worden. Tenslotte adviseerden wij u voortaan de afslag op de uren ten behoeve van de facturatie, zichtbaar door een leidinggevende functionaris te laten autoriseren. ▪ Op basis van het uitvoeren van het M&O-beleid Tozo was ten tijde van onze interimcontrole voor een bedrag van circa € 900.000 teruggevorderd (ten tijde van de eindejaarscontrole betreft dit een bedrag van circa € 1.500.000). Hierbij is een groot deel van verstrekkingen over 2020 (o.b.v. data-analyse en afwikkeling IB-signalen) onderzocht.

▪ Momenteel vinden er werkzaamheden aan uw pand plaats o.b.v. het huisvestingsplan. Dit heeft onder ander tot gevolg dat er (logischerwijs) geschoven wordt met de planning en uitvoering van werkzaamheden die voorzien zijn in het MJOP. Voor de jaarrekening 2021 is het van belang om de financiële effecten hiervan in beeld te brengen. Zie verder ook hoofdstuk 3 van dit verslag.

312018005.22.129 - 23

5.

Overige aangelegenheden

312018005.22.129 - 24

5. Overige aangelegenheden Geen meningsverschil met het dagelijks bestuur

Er zijn geen meningsverschillen met het dagelijks bestuur geweest en er waren geen beperkingen bij de uitvoering van onze controle. Naar onze mening is ons bij de uitvoering van onze controleopdracht door het dagelijks bestuur van uw gemeenschappelijke regeling de volledige medewerking verleend en hebben wij de volledige toegang tot de benodigde informatie gehad.

Wij hebben namens het dagelijks bestuur een ondertekende schriftelijke bevestiging bij de jaarrekening ontvangen. Bevestigingen van het dagelijks bestuur ontvangen

Naleving van wet- en regelgeving

Wij hebben geen kennis van te rapporteren omstandigheden in verband met het niet-naleven van wet- en regelgeving.

Betrouwbaarheid en continuïteit van de automatiseringsomgeving

Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel omtrent de jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen van uitspraken omtrent de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan. Onze bevindingen daaromtrent raken dan ook slechts die onderdelen die wij onderzocht hebben in het kader van de jaarrekening, wat wil zeggen dat wij ter zake geen volledigheid pretenderen. Uit de door ons uitgevoerde werkzaamheden zijn geen bijzonderheden gebleken waarop wij u via deze rapportage willen attenderen.

Geen aanwijzingen van fraude

In Nederland is de accountant wettelijk verplicht om alle ontdekte fraudegevallen te rapporteren aan het management van de organisatie. Wij merken op dat onze controle niet specifiek is ingericht op het ontdekken van fraude. De accountant is wel verantwoordelijk voor het betrekken van frauderisico’s in de planning en uitvoering van zijn controleopdracht. Wij hebben een fraudediscussie gevoerd met het controleteam en met het financieel management en de directie van de gemeenschappelijke regeling WerkSaam Westfriesland, waarbij wij de nadruk hebben gelegd op de vermoedens van materiële onjuistheden als gevolg van fraude in de jaarstukken. Van het management en directie hebben wij de bevestiging ontvangen dat er geen onregelmatigheden zijn geconstateerd waarbij het management of werknemers die een belangrijke rol spelen bij de maatregelen van interne beheersing of anderen in het geval dat de fraude van materieel belang kan zijn op de jaarrekening, zijn betrokken.

312018005.22.129 - 25

Tevens hebben wij zelfstandig werkzaamheden uitgevoerd die gericht waren op het risico van het ‘omzeilen’ van de interne beheersingsmaatregelen door het management te detecteren. Wij hebben specifieke controles uitgevoerd op memoriaalboekingen en schattingen en hebben significante en ongebruikelijke transacties met behulp van gegevensanalyses onderzocht. Hoewel wij op grond van de controle- en overige standaarden een kritische houding moeten hebben ten opzichte van risico’s van fraude in de jaarrekening, merken wij op dat onze controle niet specifiek is gericht op het ontdekken hiervan. Tijdens de uitvoering van onze controle van de jaarrekening 2021 hebben wij geen aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van materiële fraude.

Bevestiging onafhankelijkheid

Bevestiging onafhankelijkheid In overeenstemming met Nederlandse wet- en regelgeving, waaronder de Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO) van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA), dient de externe accountant mogelijke conflicten met betrekking tot zijn onafhankelijkheid, zowel in wezen als in schijn, onder de aandacht te brengen van het dagelijks en het algemeen bestuur. Wij bevestigen dat onze onafhankelijke positie ten opzichte van de gemeenschappelijke regeling WerkSaam Westfriesland in overeenstemming met de Nederlandse wettelijke en beroepsvoorschriften is gewaarborgd. Wij zijn van mening dat onze objectiviteit gedurende het afgelopen jaar niet is aangetast. Stelsel van waarborgen om onafhankelijke positie te waarborgen Publieke Sector Accountants beschikt over een stelsel van maatregelen om onze onafhankelijke positie bij controlecliënten te waarborgen. Het stelsel van maatregelen is een integraal onderdeel van de bestuurlijke organisatie en van het voor de gehele organisatie van toepassing zijnde stelsel van kwaliteitsbeheersingsmaatregelen.

Bijgaande niet-limitatieve opsomming geeft u een indruk van de maatregelen die bijdragen aan het waarborgen van onze onafhankelijke positie: ▪ Schriftelijke onafhankelijkheidsbepalingen waarin alle bestaande onafhankelijkheidsvereisten en de risico’s ten aanzien van de bedreiging van de onafhankelijkheid en de daaraan gerelateerde waarborgen zijn verwerkt. ▪ Procedures voor tijdige bekendmaking van de voorschriften en de daarin aangebrachte wijzigingen aan alle partners en werknemers bij Publieke Sector Accountants. ▪ Procedures voor de organisatie van periodieke training inzake de toepassing van de onafhankelijkheidsvoorschriften. ▪ Procedures die erop gericht zijn dat onze gevolmachtigden en werknemers in specifieke casussen en omstandigheden de onafhankelijkheidsvoorschriften naleven. ▪ De benoeming van professionals op seniorniveau die verantwoordelijk zijn voor het continu actualiseren van de procedures en voorschriften, de tijdige bekendmaking ervan en het adequaat functioneren van het gehele stelsel van waarborgen.

▪ Procedures voor een schriftelijke rapportage per controlecliënt waarin is vastgelegd of sprake is van omstandigheden die de onafhankelijkheid van de accountant die de controleopdracht uitvoert bedreigen, op welke wijze met potentiële bedreigingen is omgegaan en indien er bedreigingen zijn gesignaleerd, welke maatregelen dan zijn genomen om deze bedreiging voor de onafhankelijkheid weg te nemen. De vastlegging van deze beoordeling inclusief een gemotiveerde conclusie (de zogenoemde onafhankelijkheidsevaluatie) wordt in het dossier opgenomen.

312018005.22.129 - 26

▪

▪

Procedures die vereisen dat een daartoe geëigende afdeling binnen Publieke Sector Accountants wordt geconsulteerd, als sprake is van een mogelijke aantasting van de onafhankelijkheid in relatie tot een specifieke cliënt. Wij zullen dan ook overwegen het algemeen bestuur of de auditcommissie te raadplegen. Procedures voor het interne toezicht in relatie tot de toetsing en bewaking van de naleving van de onafhankelijkheidsvoorschriften.