03A Jaarstukken 2021 SSC DeSom - gewaarmerkt

Jaarstukken 2021 SSC DeSom

Zichtbaar, verbonden, klaar voor de toekomst!

Publieke Sector Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden Behorende bij de controleverklaring d.d. 13 april 2022 met kenmerk 312021020.22.083

ValidSigned door A. Booij RA op 13-04-2022 Definitieve Jaarstukken 2021 SSC DeSom, versie 1.1

Inhoudsopgave Hoofdstuk 1. Het jaarverslag ................................................................................................ 7 1.1 Inleiding ................................................................................................................... 7 1.2 De organisatie .......................................................................................................... 8 1.3 De medewerkers .....................................................................................................12 1.4 Programmaverantwoording .....................................................................................15 1.5 Paragrafen conform het Besluit begroting en verantwoording (BBV) .......................22 Hoofdstuk 2.

De jaarrekening .............................................................................................28 2.1 Balans per 31 december 2021 ................................................................................28 2.2 Het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening over het begrotingsjaar .........30 2.3 Toelichtingen ..........................................................................................................34 2.4 Kosten en baten van overhead ...............................................................................48 2.5 Overzicht baten en lasten per taakveld ...................................................................49

Definitieve Jaarstukken 2021 SSC DeSom, versie 1.1

2

Aan de leden van het Algemeen Bestuur van SSC DeSom

Wognum, 13 april 2022 Onderwerp: Jaarstukken 2021 van gemeenschappelijke regeling SSC DeSom

Voor u liggen het jaarverslag en de jaarrekening over 2021 van de gemeenschappelijke regeling SSC DeSom, het Shared Service Centrum ICT voor Westfriesland. Begin 2021 werden we overvallen door het plotselinge overlijden van onze voorzitter Gertjan Nijpels. We herinneren hem als een kundig bestuurder en fijn mens, SSC DeSom lag hem na aan het hart. Hij wordt zeer gemist. In 2021 zijn er verschillende malen preventieve maatregelen genomen om cyberdreigingen het hoofd te bieden. De dreigingen zijn er dagelijks, soms beperkt, soms met een zeer hoog dreigingsrisico. Zo was er in maart 2021 het incident met de wereldwijde Microsoft Exchange besmetting. Eind 2021 werden we opgeschrikt door de wereldwijde beveiligingsdreiging van Apache Log4j. Door een gezamenlijk inspanning met de deelnemers en leveranciers is besmetting voorkomen. Deze crisis heeft ons laten zien dat het op orde hebben van de informatiebeveiliging om weerbaar te zijn en weerbaar te blijven, de hoogste prioriteit moet krijgen. Vanuit de eerder genoemde dreigingen is ook duidelijk geworden, dat zowel SSC DeSom als haar deelnemers forse investeringen moeten gaan doen om de achterstanden op dit gebied in te halen. Het bestrijden van de cybercriminaliteit en het voorkomen van besmettingen is een onderwerp in de bedrijfsvoering waar wij niet meer omheen kunnen en wat veel investeringen op de korte termijn gaat vragen.

Investeringen in capaciteit, kennis, monitoring en bereikbaarheid van SSC DeSom. Daarnaast zal er moeten worden geïnvesteerd in ICT penetratietesten om de beveiliging te testen en in awareness programma’s om alle medewerkers bewust te maken van de risico’s. Corona was ook in 2021 een veel bepalende factor. SSC DeSom bleek ook in 2021 een stabiele ICT dienstverlener en beheerorganisatie, er is veel werk verricht om alle medewerkers, colleges en gemeentelijke dienstverlening op afstand, vanuit huis te kunnen laten werken. Het aantal vragen van de eindgebruikers aan de servicedesk van SSC DeSom over thuiswerken en het werken met Office365 blijft onverminderd hoog. Naast de reguliere dienstverlening, is veel inzet geleverd voor projecten en zijn extra werkzaamheden uitgevoerd (± 85 opdrachten vanuit de deelnemers/regio en ± 50 SSC DeSom (deel)projecten). Ook in 2021 heeft SSC DeSom voor projectcapaciteit gebruik gemaakt van de zogenaamde Flexpool-constructie met een aantal gespecialiseerde ICT detacheringsbureaus. Jaarresultaat 2021 We hebben een financieel resultaat geboekt van € 150.000 positief. We kunnen dit financieel resultaat 2021 in twee onderdelen specificeren:  een exploitatieresultaat op begrote budgetten van € 28.000 en  een financieel resultaat als gevolg van nog niet uitgevoerde werkzaamheden van € 122.000.

Definitieve Jaarstukken 2021 SSC DeSom, versie 1.1

3

Het exploitatieresultaat op begrote budgetten wordt voor een belangrijk deel veroorzaakt door reserveringen op de personeelskosten en bedrijfskosten, die als gevolg van de Coronapandemie, onvoorziene personeelswijzigingen en extra drukte door onder andere verschoven projecten en cyberdreigingen niet konden worden aangesproken. Vanaf pagina 42 in deze jaarstukken wordt dit resultaat nader toegelicht. Het financieel resultaat als gevolg van nog niet uitgevoerde werkzaamheden ad. € 122.000 als gevolg van verschuiving van projecten, is in de Najaarsrapportage 2021 reeds door ons aangekondigd, maar was destijds nog onzeker. Het betreft hier kosten van projecten, die reeds in de Begroting 2019 in meerjarenperspectief zijn geautoriseerd (€ 88.000) en incidentele budgetten voor GT Print (€ 30.000) en GGI Veilig (€ 4.000), welke niet in 2021 konden worden uitgevoerd. Redenen voor de vertraging in de projecten liggen in uitstel van de datacentermigratie in juni 2021 waardoor de daarop volgende andere deelprojecten ook vertraagd werden en vertraging van het VNG project GT Print. Apart van het voorstel tot vaststelling van de Jaarstukken 2021 wordt een voorstel voor bestemming van het Resultaat 2021 gedaan.

Wij stellen daarin voor om € 28.000 als onvoorzien over te hevelen naar de Begroting 2022, omdat er in 2022 zeker additionele budgetten nodig zullen zijn voor implementatie van GT Print en Apache Log4j nasleep. Gelet op de rechtmatigheid van uitgaven heeft het Algemeen Bestuur bij eerdere besluitvorming het doen van uitgaven, vooruitlopend op resultaatbestemming, geaccordeerd. Deze situatie zal ook in 2022 van toepassing zijn. Tot slot willen wij de adviescommissie, de klankbordgroep, de informatiemanagers en contractmanagers en natuurlijk de medewerkers van SSC DeSom bedanken voor hun inzet in 2021. Mede dankzij hun betrokkenheid en inzet hebben we veel kunnen realiseren. Ook danken we onze collega’s bij de gemeenten, bij WerkSaam Westfriesland en onze leveranciers voor de samenwerking, de feedback en de medewerking. Dit allemaal heeft ertoe bijgedragen dat wij elkaar steeds beter begrijpen. Een speciaal woord van dank gaat uit naar de leden van het gemeentelijk beleidsteam (GBT) Apache Log4j en de medewerkers en leveranciers, die hierbij betrokken zijn geweest. Gedurende de periode, dat andere collega’s vrij waren hebben zij, niet alleen tussen de feestdagen, maar ook tijdens de feestdagen, hard doorgewerkt aan het voorkomen van besmettingen vanuit Apache Log4j. We zien 2022 daarom met vertrouwen tegemoet.

Definitieve Jaarstukken 2021 SSC DeSom, versie 1.1

4

In dit document treft u de verantwoording aan over het gevoerde beleid en beheer over het dienstjaar 2021. Het Jaarverslag is vooral de inhoudelijke verantwoording aan over wat we in 2021 hebben gedaan. De Jaarrekening is vooral een verantwoording over de cijfers:  Wat zijn de werkelijke lasten en baten en de verschillen ten opzichte van de begroting;  Wat is de boekwaarde van onze bezittingen (activa) en hoe zijn die gefinancierd (passiva);  Wat is het financieel resultaat over 2021. Onderdelen van de jaarrekening zijn:  Balans;  Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling;  Toelichting op de balans;  Overzicht van baten en lasten met toelichting en analyse jaarresultaat.

Hoogachtend, namens het Dagelijks Bestuur van SSC DeSom,

F.R. Streng, voorzitter

Definitieve Jaarstukken 2021 SSC DeSom, versie 1.1

P.A. Kuiken, directeur SSC DeSom

5

Leeswijzer Hoofdstuk 1 bevat de informatie over de resultaten van SSC DeSom als organisatie. Verder is in dit hoofdstuk de programmaverantwoording en de paragrafen opgenomen. Hoofdstuk 2 bevat de jaarrekening met de balans en het overzicht van baten en lasten met een toelichting op de afwijkingen van € 15.000 en hoger en verdere toelichtingen en informatie.

Definitieve Jaarstukken 2021 SSC DeSom, versie 1.1

6

Hoofdstuk 1. Het jaarverslag 1.1

Inleiding

Het jaar 2021 is een jaar van uitersten geweest. Naast het plotselinge overlijden van onze voorzitter van het Dagelijks en Algemeen Bestuur Gertjan Nijpels, bleef de Coronapandemie nadrukkelijk onderdeel van het dagelijks leven. Thuiswerken werd de norm. Dit betekende veel extra werk voor de medewerkers van SSC DeSom, vooral aan de servicedesk. Daar was een stijging van het werkaanbod van bijna 20% zichtbaar, vooral veroorzaakt door vragen van de ‘thuiswerkers’. Deze extra inspanningen zijn grotendeels binnen de bestaande formatie van SSC DeSom geleverd. Het jaar 2021 is helaas ook het jaar geworden van de cyberdreigingen. Dit heeft gedurende het jaar veel extra inzet gevraagd van de medewerkers van SSC DeSom en haar deelnemende organisaties. Pieken waren er in maart 2021 vanwege het nemen van ingrijpende preventieve maatregelen voor het voorkomen van besmettingen door het Microsoft Exchange incident en in december 2021 vanwege de Apache Log4j dreigingen. Het voorkomen en bestrijden van de cyberdreigingen van onze ICT systemen vraagt continue aandacht en, naar nu duidelijk is geworden, een bereikbaarheid van SSC DeSom, ook buiten kantoortijden. Deze werkdruk en het continue dreigingsniveau voor mogelijke cyberaanvallen, hebben we tot nu toe nog niet in deze vorm meegemaakt.

Daarnaast zijn we, naast de werkzaamheden in het reguliere proces, ook verder gegaan met de transities voor de nieuwe werkplek en Office365. Die werkzaamheden zijn in 2021 afgerond. De migraties naar de nieuwe datacenters in Amsterdam zijn in 2021 met veel vertraging opgestart. Door verschillende oorzaken moesten deelnemende organisaties verschillende malen de migraties uitstellen. Dit heeft tot gevolg gehad, dat dit project niet zoals was gepland in 2021 volledig kon worden afgerond. In 2022 moeten WerkSaam Westfriesland, gemeente Enkhuizen, gemeente Medemblik en SSC DeSom nog worden gemigreerd, evenals GemNet en de Oracle omgeving. Exploitatie Basis voor de exploitatie is de vastgestelde Begroting 2021. De begroting wordt op twee momenten integraal beoordeeld. In de voorjaarsrapportage ligt de nadruk op toetsing van uitgangspunten bij de begroting. Bij de najaarsrapportage wordt met name beoordeeld of geraamde budgetten naar verwachting toereikend zullen zijn of moeten worden bijgesteld. Stand van zaken van eerder beschikbaar gestelde kredieten wordt nader toegelicht bij paragraaf 1.4. Toegepaste verrekenmethodiek De kostentoedeling vindt plaats in de vorm van een bijdrage, die bij de deelnemende gemeenten en WerkSaam Westfriesland in rekening wordt gebracht. De bijdrage, die van de deelnemende gemeenten wordt gevraagd, is gebaseerd op het aantal inwoners (t-1).

Voor WerkSaam Westfriesland is de bijdrage vastgesteld op een vast bedrag. Dat bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd.

Definitieve Jaarstukken 2021 SSC DeSom, versie 1.1

7

1.2

De organisatie

De rol van SSC DeSom De rol van SSC DeSom als inhoudelijke technische beheerexpert en de bijdrage in de dienstverleningsketen is in 2021, ondanks de Coronamaatregelen, niet feitelijk veranderd. Ook in de komende jaren blijft continuïteit, informatieveiligheid, ondersteunen van eindgebruikers en het technisch beheer onze corebusiness. Het is wel zichtbaar geworden, dat de overstap naar het afnemen en leveren van diensten vanuit een Hybride Cloud omgeving veranderingen veroorzaakt, die meer complexiteit met zich meebrengt. Organisaties werken steeds meer data gedreven. Dit vraagt technologische aanpassingen en verdere doorontwikkeling van dienstverlening, competenties en kennis van de medewerkers. Ontwikkelingen binnen de organisatie We werden dit jaar geconfronteerd met het plotselinge vertrek van onze huisaccountant Deloitte. Na een korte selectieronde is Publieke Sector Accountants (PSA) gestart als nieuwe accountant van SSC DeSom. Deloitte heeft meegewerkt aan een warme overdracht om hun vertrek en de start van PSA zo geruisloos mogelijk te laten verlopen, maar deze wisseling heeft uiteraard wel extra inzet van SSC DeSom gevergd. PSA heeft in november 2021 de interim-controle uitgevoerd en afgerond.

De gemeente Medemblik heeft in 2021 aangegeven de lopende dienstverleningsovereenkomst voor de ondersteuning bij de personeels- en salarisadministratie niet te willen verlengen met SSC DeSom. Dit heeft tot gevolg gehad, dat in 2021 SSC DeSom ad hoc een marktverkenning moest doen om een leverancier te vinden, die deze dienstverlening voor SSC DeSom kan gaan uitvoeren. Naast het migratietraject betekent dit ook extra werkzaamheden voor de financiële administratie van SSC DeSom. Al eerder was besloten geen gebruik meer te maken van het afnemen van HR advies van de gemeente Medemblik. In 2021 is door SSC DeSom een HR adviseur geselecteerd, die bij SSC DeSom in dienst is gekomen. Ook is 2021 het gesprek gestart over de korte en langere termijn toekomst van SSC DeSom als organisatievorm en mogelijke verbeteringen in het opdrachtgever- en opdrachtnemerschap tussen de deelnemende organisaties en SSC DeSom. In december 2021 is er een eerste verkenning geweest tussen alle leden van de adviescommissie, het Dagelijks Bestuur, het Algemeen Bestuur en de directie van SSC DeSom. Samenwerking In 2021 is extra ingezet op het versterken van de samenwerking met specifieke organisaties. Zo werd vanaf april 2021 samen met de gemeente Medemblik een verbetertraject opgezet, dat uit vijf verbetersporen bestond. De resultaten hieruit zijn algemeen beschikbaar gesteld aan alle deelnemende organisaties.

In de samenwerking in het algemeen heeft SSC DeSom dit jaar last gehad van de vele functiewisselingen in de informatiemanagementketen. Personeelswisselingen bij functies als informatiemanagers, contractmanagers en functioneel beheerders hebben tot veel extra overdracht en uitleg voor de betrokken SSC DeSom medewerkers geleid. Dit is vooral zichtbaar geworden tijdens de migratie- en andere deelnemersprojecten. Op de as van de samenwerking zijn er in 2021 verder de volgende activiteiten te melden:  leveren van advies en ondersteuning bij regionale projecten;  deelname aan het regionaal Inkoopteam en/of hulp bij regionale inkooptrajecten;  gezamenlijke deelname aan landelijke VNG aanbestedingen; Definitieve Jaarstukken 2021 SSC DeSom, versie 1.1

8



periodieke ICT afstemming met gemeente Hoorn.

Informatiebeveiliging en privacy, wat hebben we gerealiseerd. In dit onderdeel gaan wij in op de resultaten op het gebied van de informatiebeveiliging. Het IT landschap is continue in beweging en de ontwikkelingen binnen informatiebeveiliging gaan snel. Innovatie, datagebruik, klantwensen en gebruikers leggen een steeds hogere druk op de IT. Hiernaast nemen ook de risico’s toe. Dagelijks lezen we in de krant over succesvolle aanvallen op bedrijven, kritische infrastructuren en overheden. Ook in 2021 is dit weer regelmatig het geval geweest (zie de preventieve maatregelen in verband met Solarwinds, Microsoft Exchange en Apache Log4j dreigingen). Dwingende adviezen en aanbevelingen vanuit wet- en regelgeving, bijvoorbeeld het moeten voldoen aan de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (de BIO) en het opvolgen van de adviezen van de landelijke Informatie Beveiligingsdienst (de IBD), maken het noodzakelijk veel tijd en aandacht te besteden aan security en informatiebeveiliging en hier structureel in te investeren. Het aantal externe (cyber)dreigingen is explosief gestegen. Dit jaar zijn er verschillende voorbeelden geweest van landelijke en gemeentelijke overheidsorganisaties, die zijn aangevallen door cybercriminelen, met vaak ingrijpende gevolgen voor de dienstverlening.

SSC DeSom probeert hen voor te blijven door steeds pro actief te reageren door uitbreiding van monitoring instrumenten, firewalls en maatregelen op de inrichting van onze informatiebeveiliging en systemen en medewerkers adequaat op te leiden. Informatiebeveiliging vraagt steeds meer specialistische kennis en inzet van de medewerkers van SSC DeSom. De CISO’s van de deelnemende organisaties en SSC DeSom hebben hier een conceptplan voor opgesteld, het Regionale Uitvoeringsplan Informatiebeveiliging. Uitwerking van dit plan moet naar het inzicht van SSC DeSom al in 2022, inclusief benodigde budgetten, gefaseerd gestart worden. Eerder is op de as van de informatiebeveiliging door SSC DeSom het Meerjaren Security Uitvoeringsplan van SSC DeSom geschreven. Dit plan vormde de basis voor het Cloud & Risk framework van SSC DeSom. In 2020-2021 hebben wij om deze redenen ook onze security- en architectuur formatie verder versterkt en geborgd door opleiding en doorstroom van eigen personeel. Inmiddels is zichtbaar geworden, dat dit alles niet voldoende is om weerbaar te zijn en te blijven om de toegenomen cybercriminaliteit te bestrijden. In 2021 is duidelijk geworden, dat de bereikbaarheid van SSC DeSom organisatie ook buiten de reguliere kantoortijden noodzakelijk is.

De CISO’s hebben in 2021 in regionaal verband (samen met de CISO van SSC DeSom) een analyse gemaakt van de huidige en gewenste ontwikkelingen met bijhorende maatregelen van de informatiebeveiliging. In hun Regionale Uitvoeringplan Informatiebeveiliging worden de verschillende noodzakelijke maatregelen besproken. Deze ontwikkelingen zijn al opgenomen in de Kaderbrief 2023 van SSC DeSom (budgetarm), maar inmiddels zijn we, door de vele cyberdreigingen van dit jaar, ingehaald door de realiteit. Het is de verwachting, dat deze ontwikkelingen naar voren moeten worden gehaald in 2022. Dit is ook het advies van de VNG en de IBD. Voor de realisatie zijn additionele budgetten nodig. Op de as van de privacy zijn we er trots op, dat SSC DeSom ook in 2021 het certificaat van Data Pro heeft gekregen op de toepassing van de AVG binnen onze organisatie. SSC DeSom is ook dit jaar ge-audit op de inrichting, het gebruik en de borging van al onze Definitieve Jaarstukken 2021 SSC DeSom, versie 1.1

9

ICT processen en heeft vervolgens voor 2021 de ISAE 3402 type II verklaring verkregen. Dit is een bijzondere prestatie, die ook voordelen biedt bij de jaarlijkse accountantscontrole bij onze deelnemers. Communicatie en dienstverlening SSC DeSom heeft een aantal jaren geleden haar website omgevormd tot een modern communicatiekanaal. Met de huidige inrichting kunnen de medewerkers van alle aangesloten organisaties eenvoudig antwoorden op hun vragen vinden. Handleidingen en instructiefilmpjes zijn makkelijk te vinden en met de chatfunctie is het mogelijk live contact te maken met medewerkers van de servicedesk van SSC DeSom. Door Corona is gebleken, dat informatie delen over grote storingen als waardevol wordt gezien. Daarom heeft SSC DeSom een SMS dienst ingericht waarmee in geval van een grote verstoring alle medewerkers van de aangesloten organisaties middels een SMS op de hoogte worden gebracht. In 2021 is vol ingezet op de doorontwikkeling van de interne (ITIL) processen. Met name:  incident-,  configuratie- en  probleemmanagement. Dit heeft de volgende resultaten gegeven:  Een voor een groot deel geautomatiseerde vulling van de CMDB (Configuratie management data base), verdere doorontwikkeling volgt in 2022.  Standaard rapportages om intern de processen te kunnen meten en meer grip op langer lopende issues te krijgen.

 Daarnaast is ingezet op een aanpassing van de routering van binnengekomen meldingen. Vanuit het nieuwe organisatie beheermodel (op acht assen van de bedrijfsvoering geschreven) wordt de indeling van de organisatie aangepast van afdelingen naar expertisegroepen, waardoor meldingen rechtstreeks naar een expertisegroep gaan en het percentage First Time Fixes (meldingen oplossen bij de eerste persoon, die deze binnenkrijgt) zal oplopen. Het is de verwachting, dat hierdoor de doorlooptijden van meldingen teruglopen en de belasting in de organisatie zal afnemen.  Als laatste ontwikkelpunt binnen het verbeteren van de dienstverlening zijn we dit jaar gestart met de doorontwikkeling van de Self Service Portal via Topdesk. Hier kunnen medewerkers op een eenvoudige manier zelf meldingen aanmaken en/of oplossingen vinden voor problemen. Op deze manier faciliteren we de medewerkers in het vinden van antwoorden op de momenten, dat het de medewerkers zelf uitkomt. Hiermee spelen we in op de nieuw ontstane behoefte ten aanzien van thuiswerken. Financiële administratie Sinds 2017 is SSC DeSom zelf verantwoordelijk voor de uitvoer, kwaliteit en continuïteit van het financieel beheer. Er is in 2021 wederom extra energie gestoken in het doorontwikkelen en actualiseren van het financieel beleid, financiële processen en procesbeschrijvingen.

Ook is het interne controleplan op de financiële processen verder vervolmaakt als onderdeel van een continue kwaliteitsproces. Mede door de verbeterde inrichting van de financiële processen en de personele versterking is het financieel beheer nu goed belegd en kan meer tijd worden besteed aan de administratieve organisatie en interne controle. We zijn dit jaar verrast door onze huisaccountant Deloitte, dat zij met ingang van 2021 stoppen met de dienstverlening aan SSC DeSom. De reden hiervoor was een ander beleid binnen Deloitte. SSC DeSom paste daar, wat organisatie omvang betreft, niet meer in. Zij gaan zich richten op grotere gemeentelijke organisaties. Na een korte marktverkenning is Publieke Sector Accountants (PSA) geselecteerd als nieuwe huisaccountant. Deze onverwachtse wisseling Definitieve Jaarstukken 2021 SSC DeSom, versie 1.1

10

van accountant heeft uiteraard een extra inspanning van de directie en de financiële administratie gevraagd, maar zal door de gezamenlijk met PSA gekozen aanpak geen extra kosten opleveren.

Definitieve Jaarstukken 2021 SSC DeSom, versie 1.1

11

1.3

De medewerkers

De directie en medewerkers van SSC DeSom zijn zich sterk bewust van de externe en interne ontwikkelingen op het gebied van informatievoorziening, informatisering en automatisering. We zien in de periode 2021-2025 een sterke ontwikkeling van een Eoverheid (elektronisch) naar een I-samenleving (informatie gedreven). Medewerkers willen meebewegen met deze ontwikkelingen en daarbij is een strategisch personeelsbeleid onontbeerlijk. In 2019 heeft de directie, in overleg met de personeelsvertegenwoordiging (PVT), een strategisch personeelsplan (SPP) opgesteld met het doel het personeelsbestand gezond en wendbaar te houden. We willen een gepaste balans tussen kernbezetting en flexibele schil bereiken ondanks de moeilijke positie bij de werving van ICT personeel op de huidige arbeidsmarkt. Het plan is dynamisch ingericht en wordt regelmatig aangepast aan nieuwe ontwikkelingen. De in 2019 vastgestelde geleidelijke transformatie van onze organisatie is in 2021 voortgezet. Nu het nieuwe functieboek is geaccordeerd kunnen de betrokken medewerkers in hun nieuwe functies worden benoemd. Nieuwe functieboek Het is in 2020 duidelijk geworden, dat er binnen SSC DeSom een onbalans ontstond tussen de kwalitatieve behoefte en de kwantitatieve beschikbaarheid van personeel.

Deze onbalans is mede veroorzaakt door de snel veranderende ICT wereld en de toegenomen complexiteit van de infrastructuur, werkprocessen en systemen. Daarom is er in 2020 een onderhoudsronde gestart op het bestaande functiegebouw uit 2017. Alle functies binnen SSC DeSom uit het functiegebouw van januari 2017 zijn getoetst aan het SPP, de eisen van wet- en regelgeving en de veranderende ICT omgeving. Waar nodig zijn functies opnieuw beschreven en in overleg met P&O aangeboden aan bureau Leeuwendaal voor toetsing aan de HR21, voor weging en vaststelling. Dit proces is half 2021 afgerond. In december 2021 is het nieuwe functieboek van SSC DeSom en de aangepaste conversietabel door het Algemeen Bestuur geaccordeerd. Dit is overigens binnen de huidige formatieruimte en personele begroting gerealiseerd en met instemming van de medezeggenschap. Zowel de ondernemingsraad (OR) van SSC DeSom als het Lokaal Overleg van de vakbonden is gedurende het gehele traject volledig bij het proces betrokken geweest. Procesinrichting Vanuit de geïnventariseerde behoefte aan kwalitatieve medewerkers is er een match gemaakt met de meest wenselijke organisatiestructuur en functie-inhoud. Zo zijn de operationele functies nu zo generiek mogelijk beschreven.

Voor elke functie geldt dat één of meer elementen uit het nieuwe bedrijfsvoeringsmodel (zie onderstaande afbeelding) onderdeel uit kunnen maken van die functies.

Definitieve Jaarstukken 2021 SSC DeSom, versie 1.1

12

Ieder blad stelt een cluster van taken voor. De overlappingen van de bladen geeft de communicatiegebieden weer, spreek je collega’s rechtstreeks aan. Het totaal – een windmolen – is effectief/geeft energie zolang alle bladen van de molen de juiste vorm hebben en (samen)werken. Dus een gezamenlijkheid verantwoordelijkheid, die energie geeft aan onze deelnemers en intern. Anders gezegd; álle medewerkers van SSC DeSom zijn ervoor verantwoordelijk, dat het eindproduct goed is! Tenslotte, de as van de molen symboliseert de aansturing; niet top-down management maar veel meer sturing vanuit gezamenlijkheid, procesmatig monitoren en coördinatie. Medewerkers worden bijgeschoold als duidelijk wordt, dat er een lacune bestaat tussen benodigde en beschikbare kennis. De in het nieuwe functieboek beschreven functies zijn gebaseerd op de nieuwe procesinrichting en taken per 2021 en verder. Medenzeggenschap In 2021 is de transitie gerealiseerd van de personeelsvertegenwoordiging naar ondernemingsraad (OR). Dit vanwege het terugbrengen van de norm voor het instellen van een OR van 50 naar 34 werkzame medewerkers per organisatie. De in december 2020 gekozen leden van de medezeggenschap vormen de nieuwe OR van SSC DeSom. Er zijn maandelijks informele en formele overleggen gehouden tussen de OR en de directie van SSC DeSom. Organisatiestructuur overzicht

Definitieve Jaarstukken 2021 SSC DeSom, versie 1.1

13

Opleidingen De ontwikkelingen in de techniek gaan snel, dat betekent, dat het personeel constant moet worden opgeleid zodat we de techniek kunnen bijhouden. Ook de ontwikkelingen op het negatieve vlak (cybercriminaliteit) gaan snel en ook daar moeten we de ontwikkelingen bijhouden en in dit geval voorblijven. Om deze ontwikkelingen bij te houden hebben alle (technische) medewerkers van SSC DeSom zich moeten certificeren in de voor hun specifieke functie relevante opleidingen. Overige ontwikkelingsinspanningen:  Alle medewerkers hebben in 2021 een security certificaat moeten behalen.  Per afdeling zaten daar verschillen in, van SC 900 voor frontoffice tot en met SC 300 voor technisch beheer.  Ook is er veel aandacht geweest voor de verschillende technische opleidingen in Azure (cloudoplossing). Medewerkers van technisch beheer hebben zich verder gespecialiseerd in Azure in verband met het beheer van de hybride omgeving.  De beheerexperts binnen SSC DeSom hebben zich nog verder ontwikkeld binnen het Microsoft platform. Een aantal medewerkers hebben zich verder ontwikkeld in Office365/SharePoint/Teams beheer.  Een aantal medewerkers hebben specifieke ITIL-processen gevolgd waarmee we de procesinrichting en -uitvoering verder kunnen verbeteren (foundation en practioner).  Er zijn specifieke opleidingen met betrekking tot monitoring gevolgd (Splunk).

 Daarnaast zijn er specifieke strategische opleidingen gevolgd op gebied van architectuur en security.  Verder hebben medewerkers verschillende seminars en webinars gevolgd en zijn er vakbladen beschikbaar om zich op persoonlijk en zakelijk niveau te kunnen blijven ontwikkelen.

Definitieve Jaarstukken 2021 SSC DeSom, versie 1.1

14

1.4

Programmaverantwoording

De missie SSC DeSom biedt effectieve, efficiënte en toekomstgerichte ICT dienstverlening aan haar deelnemers en afnemer WerkSaam Westfriesland. Betrouwbaarheid, continuïteit, beveiliging, regie, klantgerichtheid en innovatie zijn onze kernwaarden. De doelstellingen:  Borgen van de continuïteit en betrouwbaarheid;  Verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening;  Verbeteren van de efficiency;  Regie op specialistische kennis;  Optimaliseren van uitvoeringsaspecten;  Financiële voordelen door onder andere gezamenlijk inkoop;  Verbeteren van de verander- en innovatiekracht;  Minder meerkosten;  Meer mogelijkheden creëren tot verdere vormen van ICT samenwerking op langere termijn;  Veranderopgave voor vervanging van de infrastructuur en het beheer van de toekomst;  (Door)ontwikkelen en beheren Hybride Cloud Infrastructuur en nieuwe digitale werkplek.

Wat hebben we bereikt?  De kwaliteit van de ICT dienstverlening is van een constant niveau gebleken;  Stabiele, betrouwbare systemen;  Geen noemenswaardige verstoringen, een zeer lage ‘down time’ tijdens productie-uren;  Goede beschikbaarheid van het netwerk en de werkplekken;  De samenwerking met de deelnemers, afnemer en in de regio is voortgezet;  Cloudbeleid, dat is opgesteld in samenwerking met de deelnemers wordt toegepast, maar er wordt ook gezamenlijk gekeken naar verdere doorontwikkeling hiervan;  De uitrol van de Digitale Werk Omgeving (DWO fase 1 en 2) bij alle deelnemers is in 2021 afgerond en de bijbehorende beheer- en beveiligingstoepassingen worden sindsdien beheerd door SSC DeSom;  De deelnemers en SSC DeSom hebben in opdracht van het bestuur in 2021 gezamenlijk een concept DWO Roadmap opgesteld met alle rest-/aandachtspunten en eventueel gewenste verdere doorontwikkeling van de DWO.

In 2022 zal gezamenlijk een advies naar het bestuur moeten worden uitgebracht voor de eventueel gewenste opvolging en budgetaanvragen;  De nieuwe Hybride Cloud Infrastructuur is gerealiseerd en in productie en beheer genomen;  De migratie van een deel van de virtuele servers uit de oude datacenters naar de Azure Cloud van SSC DeSom is afgerond en de nieuwe datacenters in Amsterdam zijn in september 2021 na de datacentermigratie succesvol in gebruik genomen;  Nagenoeg alle centrale verbindingen zijn vervangen door GT vast verbindingen van Vodafone;  De netwerkapparatuur en WiFi accesspoints zijn in 2021 op 16 gemeentelijke locaties vervangen. In januari 2022 vindt dit ook nog plaats op de laatste 4 locaties, waarna de oude datacenters en oude verbindingen definitief opgezegd en ontmanteld kunnen gaan worden;  De centrale aansluiting op het GGI Netwerk is gerealiseerd en de vervanging van GemNet is gestart;  De nieuwe Oracle omgeving is technisch opgeleverd, maar nog niet in gebruik genomen. Dit is verschoven naar het eerste kwartaal van 2022. In de tussentijd maken we gebruik van een tijdelijke huuromgeving;  Aanvullende beveiligingsmaatregelen zijn getroffen;  De monitoring is verder uitgebreid en zowel security- als systemmonitoring is verbeterd; Definitieve Jaarstukken 2021 SSC DeSom, versie 1.1

15

    

De levensduur van de telefoniesysteem van SSC DeSom is op verzoek van de deelnemers, na een gezamenlijke functionele analyse, verlengd door verlenging van het support en beheercontract; Certificering op de toepassing en het gebruik van de AVG door SSC DeSom (Data Pro Certificering); De ISAE 3402 Type II verklaring is wederom behaald; De Topdesk inrichting en de SSC DeSom beheerprocessen zijn geoptimaliseerd; Deelname aan en treffen van voorbereidingen en/of voorzorgsmaatregelen in verband met diverse VNG aanbestedingen. In 2021 heeft SSC DeSom met name veel tijd besteed aan GT Connect (is gestopt, juridische procedure loopt, plus alternatief nodig), GT EUD (is gestopt vanwege juridische risico’s) en GT Print (afronding aanbesteding, minicompetitie, POD en voorbereiding implementatie).

Wat hebben we daarvoor gedaan?  Levering van producten en diensten uit de PDC waaronder werkplekken en telefonie;  ICT ondersteuning op 1e en 2e lijns niveau over de afgenomen producten en diensten uit de PDC via de servicedesk;  Beheer en onderhoud van de ICT infrastructuur van SSC DeSom;  Werkplekbeheer; aan- en afsluiten van werkstations, randapparatuur en telefoon op het LAN, het installeren, implementeren en configureren van werkstations en de reparatieafhandelingen van werkstations;  Internet; aansluiting van de netwerkinfrastructuur aan het publieke internet en bewaking en preventie van virus, hacking of andersoortige aanvallen van buitenaf;  Zorgen dat printen, scannen en kopiëren mogelijk is en het technisch beheer en onderhoud op de multifunctionals;  Wifi; draadloos internet en draadloos toegang tot de netwerkinfrastructuur;  Technisch applicatiebeheer van de applicaties mits geïnstalleerd op de SSC DeSom omgeving;  ICT advies (op verzoek van aangesloten organisaties, maar ook proactief);  Technische ondersteuning bij ICT projecten;  Projectondersteuning; leveren van kennis en advies aan de deelnemers bij het uitvoeren van projecten of bij de voorbereiding daarvan;  Beveiligingsbeheer;  ICT ondersteuning bij audits;  Uitwijk op de infrastructuur;  Back-up en restore; het bewaren van alle data op netwerkschijven van de deelnemers;  ICT ondersteuning

bij crisisbeheersing;  ICT ondersteuning bij verkiezingen;  ICT inkoopondersteuning;  Contractbeheer van contracten van SSC DeSom;  Beheer Configuratie management data base (CMDB);  Certificaatbeheer;  Financiële administratie van SSC DeSom;  Piketdienst tijdens avondopenstellingen van de gemeenten;  Aanvullende dienstverlening geleverd;  Invulling gegeven aan nieuwe ontwikkelingen Begroting 2019;  Ontwikkelen interne organisatie;  Samenwerking regionaal;  Stageplaatsen geboden aan ICT-ers in opleiding. De gemeentelijke en regionale projecten en extra werkzaamheden voor de deelnemers en afnemer vallen niet onder de begroting van SSC DeSom, maar worden direct doorbelast aan de opdrachtgever.

Definitieve Jaarstukken 2021 SSC DeSom, versie 1.1

16

In het licht van de begroting en jaarrekening is 2021 een druk jaar geweest. Er is hard gewerkt aan de corebusiness ‘het beheer’ en onze interne processen. Daarnaast is er hard gewerkt aan de nieuwe ontwikkelingen voor de Hybride Cloud Infrastructuur en de afronding van de nieuwe digitale werkplek (DWO). Het DWO project is opgeleverd conform de basiseisen en -wensen, die in 2019 waren vastgelegd in de zogenaamde proof of concepts. In 2021 is na de uitrol van DWO fase 2, de in gebruik name van Teams bij alle organisaties, het DWO project uitgevoerd en is het project beëindigd, omdat het budget op was. De impact van het DWO project op de organisaties bleek veel groter dan verwacht, waardoor dit veel langer heeft gevergd dan aanvankelijk voorzien. Het bestuur wil van de informatiemanagers voordat eventueel beslist wordt over extra budget voor verdere doorontwikkeling, eerst een gezamenlijk uitgewerkte DWO Roadmap ontvangen met daarin prioritering en kosten. Gedurende het volledige jaar is gewerkt aan de vervanging van de infrastructuur. Met name de datacentermigratie bleek voor alle deelnemers een taai project, dat enkele maanden uitgesteld moest worden, maar uiteindelijk in september 2021 succesvol is uitgevoerd. Ook de vervanging van de netwerkapparatuur en WiFi op de vele SSC DeSom locaties heeft het hele jaar veel extra werk opgeleverd.

Daardoor moesten onder andere de migraties van GemNet en Oracle naar de nieuwe infrastructuur noodgedwongen verder uitgesteld worden. Deze deelprojecten zijn nu in 2022 gepland. In 2021 moesten veel organisaties hun projectplanning mede door de aanhoudende Coronapandemie en maatregelen als gevolg van cyberdreigingen wederom bijstellen. Hierdoor hebben met name de projecten Hybride Cloud Infrastructuur en Oracle forse vertraging opgelopen. De besteding van beschikbaar gestelde kredieten in 2021 wordt hieronder nader toegelicht. Investering voor Hardware werkplekken personeel SSC DeSom (€ 30.000) Dit krediet uit 2019 is aangewend voor noodzakelijke aanschaf van apparatuur voor nieuw personeel en de gedeeltelijke vervanging van bestaande apparatuur. Het restantkrediet per 31 december 2021 bedraagt € 2.745. Parallel met de voorjaarsrapportage zal SSC DeSom zoals afgesproken voor de komende jaren weer een nieuwe investeringsaanvraag doen. Investering voor Meubilair en inventaris werkplekken personeel SSC DeSom (€ 25.000) In 2021 is ten laste van dit krediet uit 2019 € 3.405 uitgegeven. Krediet wordt aangewend voor noodzakelijke aanschaf van meubilair voor nieuw personeel en vervanging van bestaand meubilair op Arbo-advies. Het restantkrediet per 31 december 2021 bedraagt € 16.549.

Investering voor Project Vervanging on-premise infrastructuur (€ 2.810.000) Dit krediet uit 2019 was volledig bestemd voor vervanging van de verouderde afgeschreven on-premise infrastructuur uit 2014 door een nieuwe moderne Hybride Cloud Infrastructuur. Door uitstel in 2019 van de Europese aanbesteding voor vervanging van de infrastructuur, heeft SSC DeSom echter in 2019 en begin 2020 ook noodgedwongen nog een aantal investeringen in de oude infrastructuur moeten doen, omdat deze langer in gebruik moest blijven en deze op bepaalde punten echt niet meer voldeed. Dit betrof destijds onder andere investeringen in firewalls (in verband met beveiliging) en storage capaciteit (in verband met explosieve datagroei bij de deelnemers). Deze investeringen zijn destijds deels ook ten laste van het krediet voor de vervanging van de nieuwe infrastructuur gegaan, dit verklaart de huidige overschrijding op dit krediet. De Europese aanbesteding voor de vervanging van de infrastructuur is uiteindelijk pas halverwege 2020 succesvol uitgevoerd. Hiermee is SSC DeSom verplichtingen aangegaan. In het najaar van 2020 is vervolgens de nieuwe infrastructuur besteld en is de technische voorbereidingsfase voor de opbouw van de datacenters (extern) gestart. Deze fase is begin 2021 afgerond, waarna direct de voorbereiding van de migraties is gestart.

Door allerlei Definitieve Jaarstukken 2021 SSC DeSom, versie 1.1

17

factoren en tegenslagen moest de datacentermigratie in juni 2021 helaas aanvankelijk uitgesteld worden. In september 2021 is deze migratie alsnog gelukt en zijn de nieuwe datacenters succesvol in gebruik genomen. Deze vertraging heeft ook grote gevolgen gehad voor de planningen van de andere hiermee samenhangende deelprojecten. Deze werden namelijk hierdoor ook vertraagd. Niet alles kon namelijk, vanwege de risico’s en afhankelijkheden, gelijktijdig uitgevoerd worden. We hadden immers te maken met randvoorwaardelijke en met volgordelijke afhankelijkheden. En het uitgangspunt was telkens dat de continuïteit van de dienstverlening van de deelnemers gedurende het gehele project en de transities wel geborgd moest kunnen worden. Ook kwamen er gedurende de uitvoering diverse onverwachte situaties en tegenvallers aan het licht, waardoor soms ook extra investeringen en/of maatregelen nodig bleken. Na de datacentermigratie is een nieuwe planning voor alle resterende deelprojecten opgesteld en zijn we gestart met de vervanging van de netwerkapparatuur op de vele SSC DeSom locaties. In 2021 is een groot deel van de vervanging van de infrastructuur gerealiseerd, maar door de vele verschuivingen in de planning konden echter niet alle opleveringen in 2021 plaatsvinden. Hierdoor zijn niet alle investeringen in 2021 gedaan. Diverse (deel)projecten zijn nu verschoven naar 2022.

Na afronding van deze deelprojecten volgen de laatste opleveringen waarna de balans opgemaakt kan worden en de laatste investeringen zullen volgen. De overschrijding van het krediet bedraagt per 31 december 2021 € 41.860. Dit betekent, dat er in 2022 additioneel budget nodig is. Investering voor Thuiswerkplekken personeel SSC DeSom (€ 20.000) Dit krediet is in 2020 aangevraagd voor het inrichten van thuiswerkplekken en extra apparatuur voor het personeel van SSC DeSom als gevolg van de Coronapandemie. Door de regie op zich te nemen heeft SSC DeSom zich Arbo-verantwoordelijk getoond. In 2021 is ten laste van dit krediet nog één monitor aangeschaft. Met deze uitgave is de investering afgerond en daarmee het krediet afgewikkeld.

Definitieve Jaarstukken 2021 SSC DeSom, versie 1.1

18

Beleidsindicatoren De voorgeschreven te publiceren beleidsindicatoren voor 2021 zijn: Taakveld 0 - Bestuur en ondersteuning Naam indicator Eenheid Formatie Bezetting Apparaatskosten Externe inhuur Overhead

Fte per 1.000 inwoners Fte per 1.000 inwoners Kosten per inwoner Kosten als % van de totale loonsom + totale kosten inhuur externen % van totale lasten

Bron Eigen gegevens Eigen gegevens Eigen begroting

Indicator jaarrekening 2021 0,275 0,241 € 26,31

Eigen begroting Eigen begroting

16% 100%

Algemene dekkingsmiddelen De algemene dekkingsmiddelen zijn de gemeentelijke bijdragen van de deelnemers aan de regeling en de bijdrage van afnemer WerkSaam Westfriesland. De gemeentelijke bijdragen van de deelnemers zijn daarbij gebaseerd op het aantal inwoners (t-1). Bij afnemer WerkSaam Westfriesland wordt jaarlijks een vast bedrag plus indexatie in rekening gebracht. Voor 2021 bedraagt deze bijdrage € 639.000 (afgerond). Een overzicht van de bijdragen van de deelnemers en afnemer WerkSaam Westfriesland is in paragraaf 2.2 van de jaarrekening opgenomen. De kosten van overhead Op basis van voorschriften moet in de programmaverantwoording een onderscheid worden gemaakt tussen de kosten van overhead en de overige kosten. De kosten van overhead in 2021 bedragen in totaal afgerond € 8.707.000 en hebben betrekking op alle kosten, behalve rente. Heffing van vennootschapsbelasting SSC DeSom is ondernemer en valt in principe onder de vennootschapsbelasting. Voor samenwerkingsverbanden is echter sprake van vrijstelling als wordt voldaan aan de volgende drie voorwaarden: 1 de activiteiten worden verricht voor de participerende rechtspersonen; 2 de activiteiten zouden niet zijn belast als ze bij de individuele deelnemers zouden worden verricht; 3 de participanten dragen naar evenredigheid bij in de kosten van de activiteiten.

Voor de dienstverlening aan de deelnemers wordt aan deze drie voorwaarden voldaan. Echter, er worden ook diensten geleverd aan een niet-participerende rechtspersoon, WerkSaam Westfriesland. Ten aanzien van deze dienstverlening zijn wij (op basis van advies van belastingdeskundigen) tot de volgende conclusie gekomen:  De activiteiten voor de deelnemers en die voor WerkSaam Westfriesland vormen twee aparte activiteiten;  De activiteiten voor de deelnemers vormen een onderneming, waarvoor de samenwerkingsvrijstelling kan worden toegepast;  Het is niet te beoordelen of de activiteiten voor WerkSaam Westfriesland in 2021 per saldo winstgevend zijn, maar als dat zo is, is er nog geen sprake van een onderneming, omdat er nog niet over een reeks van jaren geregeld overschotten zijn behaald. Bovendien wordt dat voordeel niet beoogd;  Op basis hiervan zijn wij van mening dat inzake het resultaat 2021 geen sprake is van heffing van vennootschapsbelasting. In 2020 heeft de Belastingdienst het standpunt van SSC DeSom wederom bevestigd door Definitieve Jaarstukken 2021 SSC DeSom, versie 1.1

19

voor het belastingjaar 2019 een definitieve nul-aanslag vast te stellen. Voor belastingjaar 2020 heeft SSC DeSom nog geen definitieve aanslag van de Belastingdienst ontvangen. Gebruik van de post Onvoorzien Het budget voor onvoorziene uitgaven is in 2021 niet rechtstreeks belast met uitgaven. Wel hebben er twee begrotingswijzigingen op het oorspronkelijke budget plaats gevonden. Met de Najaarsrapportage 2021 is het budget met € 40.000 verhoogd door de af- en bijramingen van andere budgetten en aan het einde van het jaar is naar aanleiding van het incident Apache Log4j het budget weer verlaagd met € 35.000 voor inhuur van derden.

Definitieve Jaarstukken 2021 SSC DeSom, versie 1.1

20

Wat heeft het gekost? OVERZICHT VAN BATEN EN LASTEN

Infrastructuur en werkplekken Afschrijvingen Aanschaf licenties Audits licenties Incidentele projectkosten Verbruikskosten cloud Onderhoud Rente Organisatiekosten Salaris en sociale premies Personeelsgerelateerde budgetten Inhuur derden Informatiebeveiliging Overige bedrijfskosten Inkoop diensten bij gemeenten Huur kantoorruimte Huur en energie serverruimten Bijdrage ondersteunende diensten Inkoop diensten bij derden Huur verbindingen Externe dienstverleningscontracten

Bedragen afgerond op € 1.000 Primitieve Gewijzigde begroting 2021 begroting 2021 Werkelijk 2021 Verschil € € € € € € €

799.000 € 1.125.000 € 27.000 € - € 155.000 € 208.000 € 10.000 €

360.000 € 1.268.000 € 27.000 € 635.000 € 175.000 € 368.000 € -4.000 €

360.000 € 1.270.000 € 8.000 € 547.000 € 171.000 € 380.000 € -4.000 €

-2.000 19.000 88.000 4.000 -11.000 -

€ € € € €

3.076.000 € 78.000 € 189.000 € 64.000 € 102.000 €

2.770.000 € 73.000 € 530.000 € 64.000 € 112.000 €

2.729.000 € 56.000 € 528.000 € 63.000 € 88.000 €

41.000 16.000 2.000 1.000 24.000

€ € €

201.000 € 110.000 € 51.000 €

206.000 € 180.000 € 51.000 €

215.000 € 162.000 € 48.000 €

-9.000 18.000 3.000

€ €

223.000 € 142.000 €

361.000 € 172.000 €

413.000 € 180.000 €

-52.000 -8.000

€

10.000 €

15.000 €

- €

15.000

Subtotaal lasten (A) €

6.570.000 €

7.363.000 €

7.214.000 €

149.000

€ € €

5.863.000 € 639.000 € - €

5.916.000 € 639.000 € - €

5.916.000 € 639.000 € - €

-

Subtotaal baten (B) €

6.502.000 €

6.555.000 €

6.555.000 €

-

Subtotaal baten en lasten (B -/- A) €

-68.000 €

-808.000 €

-659.000 €

-149.000

Onvoorzien

Vaste bijdrage deelnemers Bijdrage WerkSaam Westfriesland Personeelsgerelateerde baten

Diverse dienstverlening Kosten projecten deelnemers

€

- €

- €

355.000 €

-355.000

Kosten telefonie/multifunctionals/PDC-producten

€

- €

- €

1.134.000 €

-1.134.000

Subtotaal lasten (C) €

- €

- €

1.489.000 €

-1.489.000

Doorbelasting projecten deelnemers

€

- €

- €

355.000 €

355.000

Doorbelasting telefonie/multifunctionals/PDCproducten

€

- €

- €

1.134.000 €

1.134.000

Subtotaal baten (D) €

- €

- €

1.489.000 €

1.489.000

Subtotaal baten en lasten(D -/- C) €

- €

- €

- €

-

Gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten (B + D -/- A -/- C)

€

-68.000 €

-808.000 €

-659.000 €

149.000

Onttrekking van reserves Toevoeging aan reserves Mutaties reserves

€ € €

68.000 € - € 68.000 €

808.000 € - € 808.000 €

809.000 € - € 809.000 €

1.000 1.000

Gerealiseerd resultaat

€

- €

- €

150.000 €

150.000

Definitieve Jaarstukken 2021 SSC DeSom, versie 1.1

21

1.5

Paragrafen conform het Besluit begroting en verantwoording (BBV)

Artikel 26 van BBV schrijft voor dat in het jaarverslag dezelfde paragrafen opgenomen moeten worden als in de begroting opgenomen zijn. Van belang zijn de volgende paragrafen: • weerstandsvermogen en risicobeheersing; • financiering; • bedrijfsvoering. De paragraaf ‘onderhoud kapitaalgoederen’ is bedoeld voor de kapitaalgoederen wegen, riolering, water, groen en gebouwen. De kapitaalgoederen bij SSC DeSom betreffen echter ICT equipment. Hierdoor is het niet vereist een beschrijving op te nemen. Er is dan ook geen paragaaf ‘onderhoud kapitaalgoederen’ opgenomen. Weerstandsvermogen en risicobeheersing Een definitie van weerstandsvermogen is de mate waarin SSC DeSom in staat is substantiële tegenvallers op te vangen, zonder dat de continuïteit van de bedrijfsvoering in gevaar komt. Bij de beoordeling van het weerstandsvermogen van SSC DeSom moet de weerstandscapaciteit worden bezien in relatie tot mogelijke risico’s. De weerstandscapaciteit bestaat uit vrij aanwendbare middelen, onbenutte inkomstenbronnen en bezuinigingsmogelijkheden. Tot de vrij aanwendbare middelen horen alle reserves met een vrij aanwendbaar karakter.

In het kader van de financiële risicobeheersing zijn de volgende beheersmaatregelen genomen:  Binnen SSC DeSom zijn budgethouders benoemd;  Elk kwartaal worden de extra kosten aan de deelnemers en afnemer doorberekend; dit betreft kosten van projecten, telefonie, printers en PDC-bestellingen;  Er is een planningsteam benoemd, waarin de contractmanagers van de deelnemers de knelpunten, prioriteiten en planning bespreken;  Maandelijks wordt de budgetuitputting in het MT van SSC DeSom besproken en geanalyseerd;  Bij gesignaleerde risico’s worden er maatregelen genomen. Doel hierbij is vermindering/vermijden van het risico, acceptatie van het risico of overdracht van het risico. Het aantal risico’s waarvoor het weerstandsvermogen moet worden aangesproken is beperkt. Om toch inzicht te krijgen is een risicomatrix opgesteld. De risicomatrix, die in de begroting 2021 is opgenomen, is gedurende 2021 geactualiseerd in verband met het kunnen invullen van vacatures door het aantrekken van nieuw personeel en het opleiden van eigen personeel. Dit heeft geleid tot een lagere aanspraak op het weerstandsvermogen. De geactualiseerde risicomatrix treft u hieronder aan. Voor 2021 is het resultaat € 150.000 positief. Dit bedrag blijft echter buiten het weerstandsvermogen, omdat voor dit bedrag een voorstel voor resultaatbestemming wordt gedaan.

Op 31 december 2021 bedraagt de algemene reserve € 184.000. Gezien een mogelijke aanspraak op het weerstandsvermogen van € 173.750 uit de risicomatrix is het huidige weerstandsvermogen (algemene reserve plus post Onvoorzien) daarmee toereikend.

Definitieve Jaarstukken 2021 SSC DeSom, versie 1.1

22

Risicomatrix Risico

Verantwoordelijk

Risicobeschrijving

Cybera a nva l l en / Cybercri mi na l i tei t

Di rectie

Cybera a nva l l en door ha ckers , wa a rdoor Reduceren continuïtei t va n de s ys temen wordt bedrei gd of da tal ekken worden veroorza a kt. Cybercri mi na l i tei t neemt fors toe, hel a a s ook qua compl exi tei t. We zi en, da t het hel a a s ni et beperkt bl i jft tot enkel voudi ge a a nva l l en, ma a r da t deze ook va a k worden gecombi neerd.

€

197.000

Mogel i jk (10 tot 25%)

€

39.250

Geen goede centra l e regi e en bevei l i gi ng op SAAS opl os s i ngen

Da gel i jks bes tuur

Indi en gemeenten of WerkSa a m SAAS opl os s i ngen gebrui ken, di e ni et vi a het centra l e SSC DeSom Identity en Acces Ma na gement zi jn a a nges l oten, neemt het ri s i co op bevei l i gi ngs i nci denten en da tal ekken toe.

Reduceren

€

100.000

Mogel i jk (10 tot 30%)

€

27.500

Incompl i a ncy door gewi jzi gde voorwa a rden s oftwa rel evera nci ers

Da gel i jks bes tuur

Ora cl e en Mi cros oft wi jzi gen continue de Reduceren voorwa a rden voor het gebrui k va n hun producten. Hi er i s hun verdi enmodel op geba s eerd. Zi j hebben het recht om ja a rl i jks onze l i centiepos i tie te control eren.

€

450.000

Mogel i jk (5 tot 10%)

€

45.000

Ontvl echting va n WerkSa a m

Al gemeen bes tuur Mogel i jkhei d beëi ndi gen va n di ens tverl eni ngs overeenkoms t SSC DeSom door WerkSa a m.

Accepteren

€

600.000 Onwa a rs chi jnl i jk (0 tot 5%)

€

27.000

Beëi ndi gen va n contra cten met onze l evera nci ers

Di rectie

Het eventueel beëi ndi gen va n contra cten Accepteren met onze l evera nci ers (bi jvoorbeel d door fa i l l i s s ement of door gewi jzi gde oms tandi gheden of wet- en regel gevi ng) ka n een ri s i co voor continuïtei t en vei l i ghei d veroorza ken.

€

400.000

Mogel i jk (5 tot 10%)

€

25.000

Ti jdi ge i nvul l i ng va n va ca tures en wervi ng ges chi kt pers oneel

Di rectie

Verva ngende (externe) ca pa ci tei t za l (l a ngduri g) moeten worden i ngehuurd.

€

50.000

Mogel i jk (5 tot 20%)

€

10.000

€

173.750

Totaal

Beheersmaatregel

Reduceren

Inschatting schade

Inschatting kans

Weerstandsvermogen

Toelichting beheersmaatregelen: De risico-eigenaar speelt een belangrijke rol in het bepalen van c.q. adviseren over de maatregelen, die genomen moeten worden. Hierbij is er keuze uit de volgende strategieën;    

Accepteren: Bij acceptatie zal de eventuele financiële schade volledig door de weerstandscapaciteit moeten worden afgedekt. Reduceren: Omgaan met een risico vereist aanpassing van bijvoorbeeld de organisatie, procedures, systemen en organisatiecultuur. Elimineren: Dit houdt in dat het beleid waardoor een risico ontstaat, wordt beëindigd, op een andere manier wordt vormgegeven of geen beleid gestart wordt, dat een risico met zich meebrengt. Overdragen/verzekeren: Dit kan door het beleid, dat een risico met zich meebrengt, uit te laten voeren door een andere betrokken partij, die daarbij ook de financiële risico’s overneemt of door het afsluiten van een verzekering.

Voor wat de bedragen in de risicomatrix betreft, is het de verwachting, dat de ontwikkelingen in 2021 met betrekking tot de steeds frequentere dreigingen van cybercriminelen tot een mogelijke aanpassing van de risicomatrix in de Begroting 2023 kan leiden. Dit zal mede afhankelijk zijn van de maatregelen, die in het Regionale Uitvoeringsplan Informatiebeveiliging door de CISO's worden voorgesteld.

Definitieve Jaarstukken 2021 SSC DeSom, versie 1.1

23

Kengetallen

Jaarverslag jaar t Kengetallen: 1a. Netto schuldquote 1b. Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen 2. Solvabiliteitsratio 3. Structurele exploitatieruimte 4. Grondexploitatie 5. Belastingcapaciteit

Verloop van de kengetallen Verslag 2020 Begroting 2021 Verslag 2021 -5% -2% 36% -5% 36% 5% n.v.t. n.v.t.

-2% 33% 0% n.v.t. n.v.t.

36% 7% -1% n.v.t. n.v.t.

1a. / 1b. De netto schuldquote (gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen) weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de gemeenschappelijke regeling ten opzichte van de eigen middelen. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. Als kritische grens wordt 100% aangehouden (bron: VNG). De gemeenschappelijke regeling zit hier ruim onder. De stijging van het kengetal ten opzichte van 2020 heeft vooral te maken met het aantrekken van een langlopende geldlening in 2021 ten behoeve van het project Vervanging on-premise infrastructuur. 2. Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin de gemeenschappelijke regeling in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Onder de solvabiliteitsratio wordt verstaan het eigen vermogen als percentage van het balanstotaal. Het eigen vermogen van een gemeenschappelijke regeling bestaat uit de reserves en het resultaat uit het overzicht van baten en lasten. 3. Dit kengetal is van belang om te kunnen beoordelen welke structurele ruimte een gemeenschappelijke regeling heeft om de eigen lasten te dragen, of welke structurele stijging van de baten of structurele daling van de lasten daarvoor nodig is. Voor de beoordeling van het structurele en reële evenwicht van de begroting wordt het onderscheid gemaakt tussen structurele en incidentele lasten.

De structurele exploitatieruimte wordt bepaald door het saldo van de structurele baten en lasten en het saldo van de structurele onttrekkingen en toevoegingen aan reserves gedeeld door de totale baten en uitgedrukt in een percentage. 4. / 5. Deze kengetallen zijn niet van toepassing op de gemeenschappelijke regeling daar geen sprake is van een grondexploitatie en belastingopbrengsten. Structureel begrotings- of jaarrekeningsaldo Presentatie van het structureel begrotings- of jaarrekeningsaldo (bedragen x € 1.000) Saldo baten en lasten Toevoegingen en onttrekkingen aan reserves Begrotings- of jaarrekeningsaldo Waarvan incidentele baten en lasten (saldo) Structureel begrotings- of jaarrekeningsaldo

Begroting 2020 Begroting 2021 -68 68 -

-68 68 -

Verslag 2021 -659 809 150 122 28

Begroting 2022 Begroting 2023 Begroting 2024 -10 10 -

-

-

Toelichting: De incidentele baten en lasten van bestellingen en opdrachten, die de deelnemers en afnemer plaatsen bij SSC DeSom, bedragen per saldo € 0. Daarnaast zijn er in 2021 twee incidentele onttrekkingen aan reserves van totaal € 740.000 geweest. Van dit bedrag is in 2021 € 618.000 uitgegeven.

Definitieve Jaarstukken 2021 SSC DeSom, versie 1.1

24

Financiering In januari 2021 is voor een periode van twee maanden een kasgeldlening van € 1.000.000 aangetrokken. Op dat moment was het namelijk niet noodzakelijk om langlopende leningen aan te trekken. In de loop van 2021 is op de bestaande langlopende leningen € 331.000 afgelost en daarmee zijn deze leningen nu volledig afgelost. Daarentegen is voor het project Vervanging on-premise infrastructuur een langlopende lening van € 2.810.000 aangetrokken. Het totaal van de langlopende leningen per 31 december 2021 bedraagt dus € 2.810.000. De totale rentelast voor het jaar 2021 met betrekking tot deze leningen bedraagt € -4.000. Als gevolg van artikel 4 van de Wet financiering decentrale overheden (Wet Fido) dient gelijktijdig met het jaarverslag gerapporteerd te worden over de kasgeldlimiet en de renterisiconorm. SSC DeSom heeft het beleid om de looptijd van leningen zoveel mogelijk gelijk te houden aan de looptijd van de investeringen zodat renterisico’s zoveel als mogelijk worden beperkt. De kasgeldlimiet geeft de maximale toegestane omvang van de kortlopende schulden (met een looptijd korter dan 1 jaar) aan. Deze kasgeldlimiet bedraagt € 539.000 en is in 2021 niet overschreden.

Kasgeldlimiet: Omvang begroting per 1 januari 2021 is € 6.569.600 (= grondslag) Omschrijving (bedragen x € 1.000) Toegestane kasgeldlimiet: - in procenten van de grondslag - in een bedrag Omvang vlottende korte schuld: - opgenomen gelden korter dan één jaar - schuld in rekening-courant - gestorte gelden door derden korter dan één jaar - overige geldleningen, niet zijnde vaste schuld Totaal omvang vlottende korte schuld Vlottende middelen: - contante in kas - tegoeden in rekening-courant - overige uitstaande gelden korter dan één jaar Totaal vlottende middelen Toets kasgeldlimiet: - totaal netto-vlottende schuld - toegestane kasgeldlimiet Ruimte (+) c.q. overschrijding (-)

Definitieve Jaarstukken 2021 SSC DeSom, versie 1.1

1e kwartaal 2021

2e kwartaal 2021

3e kwartaal 2021

4e kwartaal 2021

8,2% 539

8,2% 539

8,2% 539

8,2% 539

1.877 0 0 667 2.543

418 0 0 0 418

516 0 0 0 516

822 0 0 0 822

0 1.338 851 2.190

0 1.840 708 2.548

0 1.705 849 2.554

0 1.451 562 2.014

354 -539 185

-2.130 -539 2.669

-2.038 -539 2.577

-1.192 -539 1.731

25

De norm voor het renterisico stelt een grens aan financiering op lange termijn. De norm bedraagt € 2.500.000. Deze norm is niet overschreden. Renterisiconorm:

Omschrijving (bedragen x € 1.000) Renteherzieningen op leningen o/g Betaalde aflossingen Renterisico Begrotingstotaal Het bij Ministeriële Regeling vastgestelde percentage Regeling Renterisiconorm Toets renterisiconorm Ruimte (+) c.q. overschrijding (-)

2021 0 331 331 6.570 20% 2.500 1.314 2.169

EMU-saldo Het EMU-saldo is het saldo van de inkomsten en uitgaven van de overheid. Decentrale overheden moeten inzicht geven in de berekening van hun aandeel in dit EMU-saldo. Deze informatie wordt middels enquêtes aangeleverd bij het Centraal Bureau voor de Statistiek. Voor gemeenschappelijke regelingen vindt een steekproef plaats wanneer deze organisaties een exploitatie hebben van € 20 miljoen of meer. SSC DeSom heeft een lagere exploitatie en is dus niet verplicht deze gegevens te publiceren.

Definitieve Jaarstukken 2021 SSC DeSom, versie 1.1

26

Bedrijfsvoering Personeelsformatie Ultimo 2021 bedraagt de formatie 39,8 fte. Facilitaire organisatie Het personeel van SSC DeSom is gehuisvest in Wognum. SSC DeSom huurt diverse werkruimten in gebouw Zuid van de gemeente Medemblik. Op deze locatie zijn ook de datacenters van SSC DeSom ingericht. De huisvesting is volledig aangepast aan de huidige wensen en eisen. De dienstverleningsovereenkomsten en het huurcontract tussen SSC DeSom en de gemeente Medemblik zijn hierop aangepast en worden jaarlijks getoetst. Verder wordt SSC DeSom ondersteund door de gemeente Medemblik op het gebied van personeelsdiensten, facilitaire zaken (waaronder archivering), gegevensbescherming en huisvesting. Ziekteverzuim Het ziekteverzuimpercentage van SSC DeSom over 2021 is 1,73%. Loonkosten Op een budget aan loonkosten van € 3.076.000 is in 2021 een bedrag van € 2.729.000 uitgegeven. Dit bedrag is inclusief een verplichting van € 59.000 wegens het afsluiten van een nieuwe CAO Gemeenten. Aan de inhuur voor (tijdelijke) opvulling van vacatures of tijdelijke versterking of ziekte-vervanging is € 528.000 uitgegeven. Hierbij worden de nietuitgegeven loonkosten overgeheveld van loonkosten naar inhuur om de kosten van de inhuur te compenseren. Voor 2021 bedraagt deze overheveling € 306.000.