03 Raadsbrief tussentijdse evaluatie DVO HVC

Raadsbrief tussentijdse evaluatie DVO HVC Informerend Zaaknummer: 1694 Bijlage: Plan van aanpak DVO evaluatie

Geachte raad,

Aanleiding Via deze weg informeren wij u over de start en de aanpak van de tussentijdse evaluatie van de dienstverleningsovereenkomst (DVO) met HVC voor de inzameling en verwerking van huishoudelijk afval. Tevens geven wij u de gelegenheid (via consulterende vorm) om suggesties/aandachtspunten (gerelateerd aan de 5 hoofdvragen van de evaluatie) te delen met de portefeuillehouder.

Informatieverstrekking DVO De vigerende dienstverleningsovereenkomst (DVO) is, na een intensief voortraject, sinds 1 januari 2020 van kracht en kent een initiële looptijd van 6 jaar (1 januari 2020 t/m 31 december 2025). In de DVO is opgenomen dat er na 3 jaar een tussentijdse evaluatie plaatsvindt, waarin gekeken wordt in hoeverre doelen en afspraken zijn gerealiseerd en taken adequaat worden uitgevoerd. Op basis van deze evaluatie kunnen beide partijen wijzigingsvoorstellen doen voor de resterende DVO-periode. De evaluatie heeft betrekking op de individuele en collectieve DVO van de 7 West-Friese gemeenten met HVC. De individuele DVO is afgesloten tussen de gemeente en HVC. De bulk van de dienstverlening zit in deze individuele DVO, welke bestaat uit afspraken over onder meer de huis-aanhuis-inzameling en de overige taken zoals beleidsadvies, klantcontact en communicatie. De individuele DVO bestaat uit drie delen. Deel 1 bevat de juridische kernbepalingen, deel 2 beschrijft de kwaliteitsomschrijvingen van de dienstverlening (per taak) en deel 3 bevat de tarieven. De kernbepalingen in deel 1 gaan over: • • •

De looptijd van de overeenkomst, inclusief opzegmogelijkheid. De beëindigingvoorwaarden, waaronder terugnameverplichtingen van personeel en materieel. Bepalingen over onder meer de na te streven doelen, de wijze van facturering, overleg en rapportage, evaluatie en periodieke benchmarking.

Deel 2 bestaat uit de afspraken per activiteit (bijvoorbeeld inzameling restafval en communicatie). Deel 3 bestaat uit tarieven per activiteit. In de collectieve DVO, die afgesloten is tussen de 7 Westfriese gemeenten gezamenlijk en HVC, staan afspraken over de vier afvalbrengstations (die een regionale functie hebben) en over andere collectieve taken zoals transport en overslag. Vanwege het collectieve karakter en de uniforme opzet van de individuele DVO’s wordt de uitvoering van het evaluatieonderzoek gecoördineerd vanuit het Afvalbeheer Westfriesland (ABWF). Buiten organisatieadvies, die de Westfriese gemeenten eerder ook heeft ondersteund bij de totstandkoming van de nieuwe DVO, voert dit evaluatieonderzoek, in opdracht van het ABWF, voor de gemeenten uit. In bijgevoegd plan van aanpak wordt de opzet en aanpak van de evaluatie beschreven. Hieronder lichten we een aantal punten nader toe.

Doel en resultaat van de evaluatie De tussentijdse evaluatie moet antwoord geven op de volgende hoofdvragen: 1. In welke mate zijn doelen en afspraken uit de DVO gerealiseerd? 2. Welke resultaten zijn behaald en hoe tevreden is de gemeente over de dienstverlening? 3. Welke sturingsmogelijkheden en invloed heeft de gemeente in de praktijk? 4. Hoe functioneert de samenwerking tussen gemeenten en HVC? 5. Welke verbeteringen zijn er mogelijk en wat is ervoor nodig om deze te realiseren? Alhoewel de evaluatie in Westfries verband wordt ondernomen, wordt voor elke gemeente een eigen toegankelijke en gedragen evaluatierapportage opgesteld. Naast antwoorden op bovenstaande onderzoeksvragen bevatten de rapportages een concreet en duidelijk advies over hoe de geïnventariseerde verbeterpunten het beste kunnen worden geïmplementeerd. Specifieke aandachtspunten onderzoek: •

• •

Bij uitvoeringsprestaties wordt breed gekeken naar de milieu-impact (afvalscheiding), afvalbeheerkosten en het serviceniveau (tevredenheid) van de dienstverlening. Speciale aandacht gaat uit naar de marktconformiteit van de tarieven. Dat was bij de totstandkoming van de DVO een belangrijk punt. In beeld wordt gebracht hoe huidige tarieven zich tot andere gemeenten verhouden, hoe omgegaan is met inspanningsverplichtingen en welke verdere efficiency er in het verschiet ligt. Nadrukkelijk wordt ook de samenwerkingsrelatie met HVC onderzocht. Voor het functioneren van de DVO is deze relatie, zowel op formeel als informeel niveau, van groot belang. In het onderzoek wordt meegenomen hoe het staat met de aanbevelingen uit het Rekenkameronderzoek naar de doeltreffendheid van de Afvalstoffenheffing uit 2018 : in hoeverre hebben gemeente(raden) met de nieuwe DVO inderdaad meer invloed gekregen, in hoeverre is de transparantie toegenomen en zijn afvalbeheerkosten daadwerkelijk gedaald?

Afbakening & verantwoordelijkheid De evaluatie gaat over de dienstverleningsovereenkomst en de daarbij behorende opdrachtgeveropdrachtnemer relatie. De aandeelhouderrol van de gemeente in HVC en het specifieke afvalbeleid van de gemeente wordt hierbij niet meegenomen. Wel komen de adviesrol van HVC en de eigen rolinvulling door de gemeente (de regierol) hierbij aan de orde. Het aangaan of wijzigen van een dienstverleningsovereenkomst betreft een bevoegdheid van het college van B&W. In die zin valt de tussentijdse evaluatie ook onder de verantwoordelijkheid van het college. Gelet op de impact van de DVO voor het gemeentelijk afvalbeleid betrekken wij uw raad nadrukkelijk bij het resultaat van de evaluatie. Rol HVC De gemeenten zijn (via het ABWF) opdrachtgever van de evaluatie en eindverantwoordelijk. HVC wordt op verschillende momenten en manieren bij de totstandkoming van de evaluatie betrokken. Medewerkers van HVC zullen worden geïnterviewd, vertegenwoordigers van HVC participeren in de ambtelijke begeleidingsgroep en HVC wordt in de gelegenheid gesteld te reageren op de conceptbevindingen en het conceptadvies. Het onderzoeksbureau zal de reacties, na overleg met medewerkers van de gemeente, in het definitieve rapport verwerken. Vervolg Het evaluatieonderzoek bestaat uit de volgende stappen.

Stap 1: start en aanscherpen evaluatie-opzet (4e kwartaal 2022) Stap 2: inventarisatie: deskstudie en interviews (1e kwartaal 2023) Stap 3: terugkoppeling (mei-juni 2023) Stap 4: analyse en rapportage (juni – augustus 2023) De uiteindelijke rapportage zal door het college worden vastgesteld en daarna voor bespreking in de raad worden aangeboden. Desgewenst kan Buiten organisatieadvies een toelichting verzorgen bij de (beeldvormende) behandeling van de evaluatierapportage in uw raad of commissie. In de commissie GGZ van 6 februari 2023 heeft u (in consulterende vorm) de gelegenheid om suggesties/aandachtspunten (gerelateerd aan de 5 hoofdvragen van de evaluatie) te delen met de

portefeuillehouder.

Bovenkarspel, 10 januari 2023

Burgemeester en wethouders van Stede Broec De secretaris, De burgemeester,

A. Huisman

R.A.P. Wortelboer