Voortgangsrapportage IBP 2020 Son en Breugel v2.0 131149

Voortgangsrapportage Informatiebeleidsplan Dommelvallei 2016-2020 Rapportage over het jaar 2020, gemeente Son en Breugel Inleiding Het informatiebeleidsplan Dommelvallei 2016-2020 (IBP) beschrijft de ontwikkeling van de informatievoorziening voor vijf jaar voor de vier Dommelvallei-organisaties. Het IBP is beleidsmatig vastgesteld op 20 oktober 2015 door het Algemeen Bestuur Dienst Dommelvallei. Op 17 december 2015 is het behandeld in de raad van de gemeente Son en Breugel. Hierin is toegezegd tussentijds te rapporteren over de voortgang. Deze notitie is de bovengenoemde jaarlijkse voortgangsrapportage en beschrijft de voortgang van de uitvoering van het IBP binnen de gemeente Son en Breugel.

Impact van de coronacrisis In het eerste kwartaal van 2020 kregen we te maken met de coronacrisis. Ook op het gebied van informatievoorziening en automatisering betekende dit een hele verandering. Ambtenaren gingen massaal thuiswerken. De Dommelvallei was op dat moment al bezig met de invoering van nieuwe systemen voor digitale communicatie, zoals chatten en bellen. Deze maakten we sneller gereed en beschikbaar. Binnen enkele weken konden ambtenaren daardoor digitaal videobellen en -vergaderen. Daarnaast gingen we met de griffie aan de slag om voorzieningen voor digitale raadsvergaderingen op te zetten. Nieuwe regelingen zoals Tozo werden relatief snel ingericht in het systeem voor zaakgericht werken, zodat ook hier digitale ondersteuning was voor afhandeling van de nieuwe extra werkzaamheden. De coronacrisis heeft er voor gezorgd dat een groot deel van de vooraf geplande projecten, en de ontwikkeling van het nieuwe informatiebeleid, een half jaar later zijn gestart.

Beleid en strategie Informatiebeleid Het informatiebeleidsplan 2016-2020 liep op zijn einde. In 2020 startte de voorbereiden voor het nieuwe informatiebeleid. In november heeft de raad via commissie Algemene Zaken en een gezamenlijke raadsinformatieavond de kaders gesteld voor het nieuwe informatiebeleid. Platformen voor strategie en samenwerking Om samenwerking op het gebied van I&A in de Dommelvallei op strategisch vlak te bevorderen, zijn we in 2018 gestart met de inrichting van een samenwerkingsplatform per domein: Ruimte/veiligheid, Dienstverlening/ burgerzaken/ communicatie, Sociale zaken/maatschappelijke ontwikkeling en Bedrijfsvoering (financiën, P&O). Doel van een platform is het delen van ambities, samenwerking tussen gemeenten te verkennen, samen prioriteiten te stellen en de voortgang te bewaken. De behoefte bij vakafdelingen om nieuwe initiatieven op het gebied van digitalisering te starten, blijft onverminderd groot. Begin 2020 voerden we een verdiepingsslag uit op de talloze ICT-ambities vanuit de verschillende domeinen. Binnen platformen prioriteren en selecteren we ambities omdat budget en 131149 9 februari 2021

1 van 5

uitvoeringskracht, van zowel gemeente als van I&A, beperkt zijn. Goede initiatieven met meer baten dan kosten, blijven daardoor soms liggen. Datagedreven werken We onderzochten welke software, ondersteuning en expertise nodig is om de ontwikkeling naar datagedreven werken te faciliteren. Daarnaast voerden we samen met experts van de vakafdelingen 3 pilots uit vanuit verschillende domeinen (dienstverlening, veiligheid, bedrijfsvoering).

Overzicht voortgang programma’s en projecten De belangrijkste ontwikkelingen in de digitalisering in 2020 zijn hieronder gegroepeerd in een viertal domeinen: Dienstverlening en communicatie, Ruimte, Sociaal en Bedrijfsvoering. Daarnaast loopt een programma gericht op generieke digitalisering in de gemeente en daarmee álle domeinen raakt. Kenmerkend voor 2020 is dat we in elk domein grote vernieuwingen doorvoeren. Van het kernsysteem van vergunningverlening, toezicht en handhaving loopt de implementatie. Voor burgerzaken, sociaal domein en personeelszaken starten we nieuwe aanbestedingen. Programma/projecten Planning Budget Programma BetERe Dienstverlening en bedrijfsvoering Domein Dienstverlening en communicatie Vernieuwen websites en intranet Vernieuwen burgerzakensysteem

Status

Toelichting voortgang

In uitvoering Nadert afronding

In 2020 zijn stapsgewijs gemeentelijke processen ingericht. Afronding in eerste kwartaal 2021.

Afgerond eerste kwartaal 2020 In uitvoering

Europese aanbesteding. Opgestart eind 2020. Geplande afronding eind 2021.

Domein Ruimte Informatievoorziening Omgevingswet

In uitvoering

Implementatie t.b.v. vergunning, toezicht en handhaving loopt. Plan en regelsoftware is in voorbereiding.

Domein Sociaal Vernieuwen software sociaal domein

In uitvoering

Europese aanbesteding. Opgestart eind 2020. Geplande afronding eind 2021

Domein Bedrijfsvoering Vernieuwen P&O systeem (e-HRM) Continuïteit ICT omgeving Totaal Gehele projectenportfolio IBP

131149 9 februari 2021

In uitvoering

Europese aanbesteding.

Continu proces

Planning

Budget

Toelichting De coronacrisis heeft geleid tot verschuiving van prioriteiten. Geplande werkzaamheden zijn deels vervangen door werkzaamheden i.v.m. corona. Uitgaven IBP op schema.

2 van 5

Toelichting per domein Programma BetERe Dienstverlening en bedrijfsvoering De focus van dit programma ligt op realisatie van een betere dienstverlening aan inwoners en bedrijven door de 4 organisaties van de Dommelvallei én een betere bedrijfsvoering. Voor de uitvoering is een programmaplan en begroting opgesteld en vastgesteld. De aansturing van het programma vindt plaats middels een stuurgroep. In 2020 zijn korte ‘sprints’ zijn steeds een groep processen/diensten ingericht. Vanwege de coronacrisis vonden bijna alle werkzaamheden digitaal via thuiswerken plaats. Zeven van de negen sprints zijn in 2020 uitgevoerd en opgeleverd. Deze zijn gericht op producten en diensten voor inwoners. Zij kunnen nu zaken als het aanvragen van een subsidie digitaal vanuit thuis regelen en volgen via hun persoonlijke inlog. Het zaakgericht werken zorgt tevens voor een gestructureerde proces en verbetert zo de afhandeling. De laatste sprint is gericht op de interne bedrijfsvoering. Geplande afronding van het programma is in eerste kwartaal 2021. Tegelijkertijd wordt gewerkt aan uitfasering van oude systemen om besparingen te realiseren.

Domein Dienstverlening en communicatie Dit domein bevat ontwikkelingen rondom digitalisering in dienstverlening en communicatie. Vernieuwen websites en intranet De gemeentelijke website is in 2020 vernieuwd. De nieuwe website is gebruiksvriendelijker, toegankelijker, met een duidelijke zoekfunctie en ingericht voor gebruik op mobiele apparaten. De teksten zijn voor meer mensen begrijpelijk. Voortzetting digitale voorzieningen burgerzaken In de tweede helft van 2020 startten we met het project voor de vernieuwing van de software voor burgerzaken. De contracten van de bestaande systemen lopen af. De gemeenten in de Dommelvallei werken samen om tot een nieuwe toekomstvaste oplossing te komen. De aanloop tot het publiceren van een Europese aanbesteding vergde meer voorbereiding dan initieel verwacht. We hadden meer tijd nodig om er voor te zorgen dat het niveau van digitale diensten, zoals burgerlijke stand (geboorte, huwelijk, overlijden) en verhuizingen, die voor inwoners van de gemeente Son en Breugel al beschikbaar zijn, ook in de toekomst behouden blijven.

Domein Ruimte Dit domein bevat ontwikkelingen rondom digitalisering in vakgebieden als ruimtelijke ordening en vergunningverlening. Ook veiligheid valt binnen dit domein. Het voornaamste project in dit domein in 2020 is de invoering van de nieuwe omgevingswet. Implementatie informatievoorziening omgevingswet Door uitstel van de omgevingswet naar 1-1-2022 is een gedeelte van de implementatie van het Digitaal Stelsel Omgevingswet verschoven naar 2021. Dit gebeurt onder regie van Dienst Dommelvallei en in afstemming met gemeente Geldrop-Mierlo en gemeente Nuenen. De inkoop en implementatie van plansoftware en regelsoftware loopt. De aanbesteding van een VTH-systeem onder coördinatie van de Odzob is afgerond en de implementatie is gestart. Het streven is dit systeem op 1 mei 2021 op basis van de huidige wetgeving in produktie te nemen inclusief koppeling met het zaaksysteem. Later volgt nog en implementatie op basis van de omgevingswet.

131149 9 februari 2021

3 van 5

Domein Sociaal Dit domein bevat ontwikkelingen rondom digitalisering in het sociaal domein. In 2020 is met name gewerkt aan de vernieuwing van bestaande softwaresystemen. Vernieuwing software sociaal domein De samenwerkende Dommelvallei organisaties zijn gestart met het project Vernieuwing Software Sociaal Domein. Het doel hiervan is tweeledig. Enerzijds op rechtmatige wijze verkrijgen van licentierechten en onderhoud voor de komende jaren. Anderzijds om vanaf 01-01-2022 één integraal systeem te realiseren dat aansluit op alle actuele wensen en eisen behorende bij de werkwijze van nu in het Sociaal Domein. Het systeem moet straks ondersteuning bieden op alle leefgebieden die bij een gesprek met inwoner aan bod kunnen komen, met de mogelijkheid om integraal te kunnen samenwerken met betrokken externe partners.

Domein Bedrijfsvoering Dit domein bevat ontwikkelingen rondom digitalisering in het brede vlak van bedrijfsvoering, waaronder financiën, belastingen, personeelszaken en informatievoorziening. Vernieuwen P&O systeem (e-HRM) De huidige HRM software voldoet niet meer aan wensen van de organisatie en is verouderd. Het huidige systeem wordt niet meer doorontwikkeld en gaan we daarom opnieuw inkopen. De totale contractwaarde komt boven de Europese drempel uit en besteden we daarom Europees aan. In het nieuwe systeem komt veel aandacht voor mogelijkheden voor selfservice van medewerkers om administratieve lasten te verminderen. Continuïteit ICT omgeving We brachten verbeteringen aan in de ICT omgeving om continuïteit te garanderen. Door extra werkzaamheden vanwege corona hebben sommige werkzaamheden vertraging opgelopen. Het project voor de upgrade van Windows en Office is in 2020 grotendeels afgerond. Nagenoeg alle gebruikers zijn overgezet op de nieuwe omgeving. Door tegenvallende resultaten door de leverancier heeft de VNG de raamovereenkomst met de leverancier voor nieuwe telefoondiensten in december eenzijdig ontbonden. Als gevolg hiervan wordt de huidige vergadertool Circuit vervangen door het Microsoft Teams. Met deze vervanging is in december 2020 begonnen.

In 2020 is opdracht gegeven om het dataverkeer van de Dommelvallei-organisaties te monitoren op ongewenste datastromen en hackaanvallen. Deze monitoring wordt begin 2021 opgeleverd.

Informatiebeveiliging en privacy De Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) is het stelsel van normen waarmee we onze informatiebeveiliging verhogen. We kiezen op basis van een risicoafweging de passende maatregelen. Er is een programma van maatregelen opgesteld om de belangrijkste risico’s te mitigeren. Van de 11 maatregelen zijn er 6 in 2020 gestart. Het betreft: het GGI-Veilig project, het Information Security Management System en een Privacy Management Tool traject, het bewustzijnstraject, het invoeren van technische beveiligingen van de Forumstandaardisatie, het verbeteren van processen, het toegangsbeleid van onze gebouwen. Het informatiebeveiligingsbeleid 2020-2024 voor de Dommelvallei-samenwerking is opgesteld en vastgesteld op basis van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Het dagelijks bestuur van Dienst Dommelvallei en de colleges hebben met dit beleid ingestemd.

131149 9 februari 2021

4 van 5

We zien dat het bewustzijn groeit. Om de kennis van de medewerkers verder te vergroten, werken we continu aan de Dommelvallei-brede Informatiebeveiliging en Privacy bewustwording. Er zijn geen noemenswaardige beveiligingsincidenten gemeld bij de CISO. Het enige incident bij gemeente Son en Breugel betrof een phising/spam melding.

Financieel Stand van zaken Dienst Dommelvallei In de financiële voortgang wordt onderscheid gemaakt tussen investeringen die worden geactiveerd (brengen kapitaallasten met zich mee) en exploitatieuitgaven die ten laste van het lopende boekjaar worden gebracht. 2020 is inmiddels afgerond. In 2020 zijn investeringsprojecten opgestart ter waarde van € 715.000,- Dit is nagenoeg gelijk aan het beschikbare budget. Stand van zaken gemeente Son en Breugel I&A reserve In 2020 bedraagt het eindsaldo van de reserve I&A € 295.000,-. In 2021 en verder is begroot om in het totaal € 112.000,- te onttrekken. Daarmee is de begrote beschikbare ruimte nog € 183.000,-. De reserve wordt aangewend om toekomstige uitgaven voor I&A te dekken. Een wijziging in de verwachte toekomstige I&A lasten loopt via een wijziging op de begroting van Dienst Dommelvallei. De raad heeft dan de mogelijkheid om een zienswijze in te dienen op de begroting(swijziging) van Dienst Dommelvallei. De effecten worden vervolgens verwerkt in een begrotingswijziging van de begroting Son en Breugel. Bij die begrotingswijziging, meestal via een berap/kadernota, wordt aan de raad voorgesteld om middelen aan de reserve I&A te onttrekken.

Toekomstblik Het huidige informatiebeleidsplan liep tot eind 2020. In de eerste helft van 2021 wordt het nieuw informatiebeleid aan de raad aangeboden.

131149 9 februari 2021

5 van 5