voorstel rapport rekenkamercommissie meldingen openbare ruimte

Cie az 5 04 - 2021 Ontwerp Raadsvoorstel Aan de Raad 155206 Onderwerp Rapport rekenkamercommissie 2020 Meldingen Openbare Ruimte (MOR) Beslispunten 1. Kennis te nemen van het rapport “Meldingen openbare ruimte Gemeente Son en Breugel” van de rekenkamercommissie. 2. De volgende aanbeveling van de rekenkamercommissie aan de gemeenteraad over te nemen: Beleid en uitvoering beter op elkaar afstemmen door het MOR-proces (meldingen openbare ruimte) te vervatten in een procesbeschrijving. Inleiding Medio 2020 deed de brancheorganisatie van rekenkamers, de NVRR, een oproep aan rekenkamers om mee te doen aan een onderzoek naar de meldingen in de openbare ruimte (MOR). Meldingen over de openbare ruimte raken inwoners direct. De rekenkamercommissie was ook benieuwd in haar eerste jaar als rekenkamercommissie van de gemeente Son en Breugel om na te gaan hoe de stand van de meldingen openbare ruimte in de gemeente is. Om die reden heeft de rekenkamercommissie meegedaan aan dit onderzoek. Uiteindelijk hebben 51 gemeenten deelgenomen en geeft het onderzoek een beeld waar de gemeente Son en Breugel staat in dit proces in vergelijking met 50 andere gemeenten. Wat willen we bereiken Het onderzoek beoogt de gemeenteraad inzicht te geven hoe de MOR meldingen In Son en Breugel zijn georganiseerd en hoe gescoord wordt ten opzichte van de overige 50 onderzochte gemeenten.

Argumenten 1.1 De overall conclusie van de rekenkamercommissie is dat Son en Breugel minimaal gelijk presteert aan de overige 50 onderzochte gemeenten. Hierbij wordt opgemerkt dat Son en Breugel ruimhartig is als het gaat om manieren waarop inwoners meldingen kunnen maken. 2.1 De rekenkamer constateert dat uitvoering en beleid, net als bij veel van de onderzochte gemeenten, ver van elkaar staan. Het advies van de commissie is om een koppeling te maken tussen beleid en uitvoering. Kanttekeningen 1.1 Het onderzoek van de rekenkamer richt zich op 2020. In dit jaar was Son en Breugel op veel terreinen in beweging. Er is een nieuw zaaksysteem geïmplementeerd dat wel in het onderzoek genoemd is maar geen onderdeel van het onderzoek zelf heeft uitgemaakt. Daarnaast is de organisatie gestart met een kanteling van een strak hiërarchisch gestuurde organisatie naar een organisatie met zelforganiserende teams. Deze ontwikkeling en mogelijke resultaten hiervan zijn niet onderzocht en opgenomen in het rapport. 155206

1

2.1 De rekenkamercommissie doet een aantal aanbevelingen om in de toekomst in overweging te nemen. Deze hebben onder andere betrekking op de inrichting van het zaaksysteem, het gebruik van algoritmen en het opstellen van extra kpi’s. Deze aanbevelingen worden overgebracht aan de werkgroep van DienstDommelvallei die zich bezighoudt met het zaaksysteem Djuma. Kanttekening die hierbij gemaakt wordt is dat algoritmen en kpi's mogelijk kunnen helpen bij analyses maar dat Son en Breugel vooral de laagdrempelige en persoonlijk waarden wenst te behouden.

Wat gaan we daarvoor doen Randvoorwaarden Naar aanleiding van de aanbeveling van de rekenkamercommissie stellen we een "procesbeschrijving Meldingen Openbare Ruimte" op. In deze procesbeschrijving maken we een koppeling tussen beleid en uitvoering door evaluatie en verbetering onderdeel van het proces te maken. Hiermee ontstaat er een volledige PDCA cyclus. Tevens ligt hiermee vast wat onze werkwijzen zijn en wie waarvoor verantwoordelijk is. Planning: De procesbeschrijving wordt gezamenlijk met de betrokken actoren in de eerste helft van 2021 opgesteld. Het vaststellen van procesbeschrijvingen is een bevoegdheid van de directeur.

Wat mag het kosten Aan dit voorstel zijn geen kosten verbonden Evaluatie Niet van toepassing Bijlagen -Rapport rekenkamercommissie “Meldingen openbare ruimte Gemeente Son en Breugel” Djumanummer: 155515 -Raadsbesluit, Djumanummer 161570 Son en Breugel, 23 maart 2021 Burgemeester en wethouders van Son en Breugel, de secretaris, de burgemeester, Rien Schalkx

155206

Hans Gaillard

2