voorstel proef nieuwe vergaderstructuur en werkwijze besluitvorming door gemeenteraad

Bijlage nr.: 60 - 2020 raadsvoorstel Aan de Raad 20.0013013 Onderwerp Proef nieuwe vergaderstructuur en werkwijze besluitvorming door de gemeenteraad Beslispunten 1. Te besluiten om per 1 april 2021 te starten met de uitvoering van een proef voor een nieuwe vergaderstructuur en werkwijze voor de beraadslagingen van de raad en gedurende de proef de werkzaamheden van de raadscommissies Algemene zaken, Grondgebiedzaken en Burgerzaken op te schorten. 2. Te besluiten om voor de proef uit te gaan van het model 2-wekelijkse Politieke Avond en uit te gaan van een reguliere behandeling van een raadsvoorstel in principe in de elkaar opvolgende stappen van het BOB-model. 3. Te besluiten tot de mogelijkheid van deelname van inwoners, vertegenwoordigers van verenigingen, maatschappelijke organisaties, instellingen en ondernemers etc. aan de beeldvormende en oordeelsvormende bijeenkomsten gedurende de proef. 4. Te besluiten het Presidium te mandateren om met inachtneming van het plan ‘Uitwerking proef nieuwe vergaderstructuur en werkwijze gemeenteraad Son en Breugel’:  de uitvoering van de proef voor te bereiden en een agendacommissie en een voorzitterspoule in te stellen;  de uitvoering van de proef te begeleiden en te evalueren en de raad over het verloop van de proef te informeren. 5.

Te besluiten om voor de uitvoering van dit voorstel eenmalig € 160.000 beschikbaar te stellen en deze middelen ten laste te brengen van het Programma Interne en externe dienstverlening, budget Ondersteuning van raad / griffie en de dekking voor de kosten van een definitieve invoering mee te nemen bij de begroting 2022. 6. Te besluiten de raadswerkgroep nieuwe bestuursstijl onder dankzegging te ontheffen van haar opdracht. 7. Te besluiten de nadere advisering door de Raadswerkgroep bestuursstijl, in dit voorstel opgenomen onder het kopje “Nadere advisering door raadswerkgroep bestuursstijl 7 december 2020”, over te nemen. Waar gaat dit raadsvoorstel over? In dit raadsvoorstel leest u over het voorstel van de Raadswerkgroep bestuursstijl om een proef te starten met een nieuwe vergaderstructuur en werkwijze voor de besluitvorming door uw raad. Aanpak en werkwijze. Voor het opstellen van dit voorstel voor een nieuwe vergaderstructuur en werkwijze heeft de Raadswerkgroep dankbaar gebruik gemaakt van de inbreng van inwoners etc. (bijeenkomst met inwoners op 2 december 2019 en het inloopuur) en de uitkomsten van de peiling naar het vertrouwen (Toponderzoek juni 2020). Tussentijds hebben wij uw raad geïnformeerd met raadsinformatiebrieven en hebben de fracties via hun vertegenwoordigers hun inbreng gele-

20.0013013 raadsvoorstel proef nieuwe vergaderstructuur raad

verd voor dit raadsvoorstel. Tot slot hebben wij alle fracties en het college een concept ontwerp raadsvoorstel met enkele discussiepunten voorgelegd. Alle fracties en het college hebben hierop gereageerd, nadere toelichting gevraagd en suggesties gedaan voor aanpassing. Jammer genoeg hebben Corona maatregelen afbreuk gedaan aan de gewenste interactie met inwoners etc., de raad, het college en de ambtelijke organisatie. Wat is er aan dit voorstel vooraf gegaan? Het voorstel is een antwoord op de ambitie van uw raad om inwoners etc. meer te betrekken bij de besluitvorming en de besluitvorming efficiënter en effectiever te organiseren. De grondslag hiervoor vormt het coalitieakkoord ‘Samen bouwen aan een mooier Son en Breugel’ (bijlage 1) en het raadsbesluit “Uitvoering motie bestuurlijke vernieuwing’ d.d. 22 augustus 2019(bijlage 2). Wat willen we bereiken? Met de nieuwe opzet en werkwijze willen we drie ambities van de gemeenteraad realiseren: 1. Het verhogen van de efficiency en effectiviteit van de besluitvorming door de raad, onder andere door als raad vaker de regierol te nemen, door als raad initiatieven te nemen, door onderlinge samenwerking te verbeteren, door anders te vergaderen of door een goede voorbereiding aan de voorkant, waarmee zoveel mogelijk relevante informatie voor alle raadsleden beschikbaar is. 2.

Vaker aansluiting zoeken bij een beleidsvormingssproces waarin als achtereenvolgende fasen te onderscheiden zijn: Beeldvorming (apolitieke informatieronde: kijken, luisteren, vragen), Oordeelsvorming (beraad en afweging binnen fractie), Besluitvorming (debat en besluitvorming in de raad). 3. Het vergroten van de betrokkenheid van burgers bij het proces van beleidsvorming en daarmee bij het bestuur van Son en Breugel. Met name tijdens de fase van beeldvorming dient er volop ruimte te zijn om in gesprek te gaan met inwoners en belanghebbenden; we willen ruimte maken voor bijvoorbeeld werkbezoeken, gesprekken en ontmoetingen en nodigen actief inwoners uit. Bron: Coalitieakkoord ‘Samen bouwen aan een mooier Son en Breugel (2018). Wat zijn de gewenste kenmerken van de vergaderstructuur en werkwijze? De Raadswerkgroep heeft de ambities vertaald naar vijf kenmerken voor een gewenste vergaderstructuur en werkwijze. Kenmerk 1. Heldere en zorgvuldige beraadslaging en besluitvorming. 2. Betrekken van inwoners etc. en externe deskundigen. 3. Openbaar: uitnodigend, herkenbaar en voorspelbaar. 4. Passend bij Son en Breugel 5. Voldoet aan de wettelijke vereisten

Hoe ziet de nieuwe vergaderstructuur en werkwijze er op hoofdlijnen uit? Aan de hand van de criteria heeft de Raadswerkgroep verschillende in de praktijk gangbare vergadermodellen beoordeeld en vergeleken met de huidige vergaderstructuur en werkwijze met raadscommissies. Wij zijn tot het oordeel gekomen dat de beraadslagingen over raadsvoorstellen georganiseerd in een zesweekse cyclus meerwaarde heeft. Uitgangspunt hierbij is dat er elke twee weken een Politieke Avond (op donderdag) plaatsvindt, uitgezonderd de

2

vakanties. Binnen de cyclus volgt de beraadslaging over een raadsvoorstel een vast stramien van elkaar twee wekelijks opvolgende stappen: beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming (BOB-model). Deze structuur en werkwijze is helder, schept duidelijkheid naar inwoners etc., biedt veel ruimte voor burgerparticipatie en is flexibel als snelle besluitvorming gewenst is. De uitwerking van het model van een 2-wekelijkse Politieke Avond in combinatie met BOB-beraadslaging vindt u in bijlage 3. Wat zijn de risico’s? De Raadswerkgroep is er van overtuigd dat voor het succes van de nieuwe vergaderstructuur en werkwijze, ook een passende houding en gedrag van raadsleden en raadsfracties nodig is. Ook vraagt het bezinning op de rol- en taakverdeling tussen uw raad en het college en de informatievoorziening door het college aan uw raad. Blijft de aandacht hiervoor achterwege of is deze er onvoldoende, dan doet dit afbreuk aan de nieuwe vergaderstructuur en werkwijze. Omwille hiervan beveelt de raadswerkgroep aan dat de raad, het college en de ambtelijke organisatie voor de start van de proef met elkaar het goede gesprek voeren over de gewenste houding en gedrag en informatievoorziening. Ten tweede verlangt de invoering van de nieuwe vergaderstructuur en werkwijze dat aan bepaalde andere randvoorwaarden is voldaan (zie de paragraaf hieronder).

Als uw raad hier niet of onvoldoende in voorziet dan is dit ook een risico voor een succesvolle uitvoering. Voor het beheersen van de risico’s vindt de Raadswerkgroep reflectie en training van de raad noodzakelijk. Ook vraagt de beheersing van de risico’s om een goede en betrokken aansturing en begeleiding van de proef door de raad zelf. Wat is nodig? Aansturing en begeleiding Om de uitvoering van de proef te ondersteunen heeft de Raadswerkgroep de belangrijkste randvoorwaarden uitgewerkt in het plan ‘Uitwerking proef nieuwe vergaderstructuur en werkwijze gemeenteraad Son en Breugel’ (bijlage 4). De uitvoering raakt direct de organisatie van de werkzaamheden van de raad. Daarom is het voor de Raadwerkgroep logisch dat het presidium deze aansturing en begeleiding op zich neemt en zich hierbij laat leiden door het uitgewerkte plan. Normaliter zijn de bijeenkomsten van het presidium niet openbaar. De Raadswerkgroep geeft het presidium in overweging beraadslagingen over de begeleiding van de proef en de evaluatie wél in de openbaarheid te laten plaatsvinden. De nieuwe vergaderstructuur en werkwijze vragen om stevige regie, goed voorzitterschap en versterking van de professionele, organisatorische ondersteuning en communicatie. Agendacommissie Wat betreft de regie stellen wij voor om een agendacommissie te benoemen.

Bestaande uit de voorzitter van de raad, de griffier en de gemeentesecretaris als adviseur. Over de taken van de agendacommissie leest u in bijlage 4, hoofdstuk 2. Voorzitterschap

3

De beeldvormende en oordeelsvormende beraadslagingen vragen om specifieke competenties van de voorzitters. De nieuwe vergaderstructuur en werkwijze vragen om meer maatwerk van de voorzitters. De Raadswerkgroep beveelt aan om te gaan werken met een poule van tenminste zes voorzitters. Meer hierover en een profielschets vindt u in bijlage 4, hoofdstuk 3. Professionele en organisatorische ondersteuning De proef vraagt extra ondersteuning van de raad door de griffie en de ambtelijke organisatie.  Extra inzet voor organisatie en communicatie rondom de beeldvormende en oordeelsvormende bijeenkomsten met naast elkaar verlopende bespreking van raadsvoorstellen;  Extra inzet en communicatie om inwoners etc. te betrekken en te begeleiden;  Extra inzet voor opvolging en nazorg naar aanleiding van de inbreng van inwoners etc.;  Aanpassing en toegankelijkheid (voor inwoners etc.) van het raadsinformatiesysteem;  Toetsen van de kwaliteit van de informatievoorziening. Momenteel voeren de ambtelijke organisatie en het college samen het programma ‘KWIEK’ voor ontwikkeling van de organisatie uit. Dit programma richt zich op een werkwijze en houding van de gemeentelijke organisatie die meer dan nu van buiten naar binnen gericht is.

De Raadswerkgroep beveelt aan om de uitvoering van de proef en het programma voor organisatieontwikkeling goed en blijvend op elkaar af te stemmen (zie ook bijlage 4, hoofdstuk 5). Planning We sturen er op om de proef te starten op 1 april 2021 gelijktijdig met de in gebruik name van het gerenoveerde gemeentehuis. Wat

Wanneer

Raadsbesluit proef vergaderstructuur en werkwijze Voorbereiding uitvoering (o.a. training voorzitters en raad) Start proef Eindevaluatie en raadsvoorstel Raadsbesluit definitieve vergaderstructuur en werkwijze:

December 2020 December 2020 – 1 april 2021 1 April 2021 Oktober- december. 2021 Februari 2022

Communicatie De uitvoering van de proef verlangt een goede interne en externe communicatie. Middelen die wij hierbij inzetten zijn Raadsinformatiebrieven, de website van de gemeente, de lokale media en social media. Inwoners etc. zullen we nadrukkelijk betrekken bij de uitvoering van de proef. Meer over de externe communicatie tijdens de proef leest u in bijlage 4, hoofdstuk 5. Evaluatie Wij stellen u voor om de proef tussentijds en aan eind daarvan te evalueren en dit te doen aan de hand van het bijgevoegde concept met criteria (bijlage 4, hoofdstuk 6). Financieel, wat zijn de kosten? De eenmalige kosten voor de uitvoering van de proef zijn geraamd op € 160.000. Een belangrijk deel van deze kosten betreft de versterking van de ondersteuning van de raad door de griffie en de ambtelijke organisatie. Voor de extra ondersteuning zullen tijdelijke contracten worden aangaan. Een begroting op hoofdlijnen vindt u in bijlage 4, hoofdstuk 7. Wij stellen voor om de eenmalige kosten ten laste te brengen van het Programma Interne en externe dienstverlening, budget Ondersteuning van raad / griffie en de dekking voor de kosten van een definitieve invoering mee te nemen bij de begroting 2022.

4

Bijlagen 1. Coalitieakkoord ‘Samen bouwen aan een mooier Son en Breugel’, besproken in raad 28 juni 2018. 2. Raadsvoorstel/-besluit ‘Uitvoering motie bestuurlijke vernieuwing’, raad 22 augustus 2019 (19.0009539) en de motie zelf (19.6650) 3. Model 2-wekelijkse Politieke Avond in combinatie met BOB-beraadslaging. 4. Uitwerking proef nieuwe vergaderstructuur en werkwijze gemeenteraad Son en Breugel. (20.13015) Opiniërende raadsbijeenkomst 2 december 2020 Het voorstel is besproken in de opiniërende raadsbijeenkomst van 2 december jl., waarvoor ook de (plv.) commissieleden waren uitgenodigd deel te nemen aan de vergadering en de beraadslagingen. Op hoofdlijnen is ingestemd met het voorstel. Onderstaande drie punten zijn ter nadere advisering aan de raadswerkgroep voorgelegd. Nadere advisering door raadswerkgroep bestuursstijl 7 december 2020 De volgende drie punten zijn in de opiniërende raadsbijeenkomst ter nadere bespreking aan de raadswerkgroep voorgelegd. N.B.: Na elk punt is cursief het advies van de raadswerkgroep vermeld. A. Frequentie besluitvormende raadsvergaderingen. Volgens het voorstel vindt er elke twee weken een besluitvormende raadsvergadering plaats. De suggestie is gedaan om het aantal raadsvergaderingen waarin (ook) bespreekstukken aan de orde komen, te beperken tot eens per zes weken of eens per vier weken.

Dit zou vooraf in het vergaderschema aangegeven dienen te worden. De overige geplande raadsvergaderingen komen dan alleen hamerstukken aan bod. Dit biedt raadsleden meer mogelijkheden om zich, zonder “politieke risico’s”, voor bepaalde raadsvergaderingen af te melden. Advies: de raadswerkgroep kan zich vinden in de suggestie en stelt voor om en om een raadsvergadering te houden waarin uitsluitend hamerstukken aan de orde komen c.q. een raadsvergadering te houden waarin (ook) bespreekstukken geagendeerd worden. Dit komt er dan op neer dat in de regel iedere vier weken een “hamerstukkenraad’ en iedere vier weken een “bespreekstukkenraad” plaatsvindt. Overigens kan niet uitgesloten worden dat moties vreemd aan de orde van de dag ook tijdens een “hamerstukkenraad” ingediend worden. De onderlinge afspraak binnen de raad kan gemaakt worden dit zoveel mogelijk te beperken. B. Besluitvorming zelfde avond als beeldvormende of oordeelsvormende bespreking? *De suggestie is gedaan de mogelijkheid open te houden om aan het eind van een beeldvormende of oordeelsvormende bespreking van een onderwerp te besluiten dat het betreffende onderwerp diezelfde avond ter besluitvorming aan de raad wordt voorgelegd. Advies: wat betreft een beeldvormende bespreking: zie hieronder.

De raadswerkgroep stelt voor als regel te hanteren dat na een oordeelsvormende bespreking het onderwerp niet op dezelfde avond ter besluitvorming aan de raad wordt voorgelegd. Dit in het belang van het tijdig bekend zijn van de agendapunten voor de raadsvergadering, ook qua externe communicatie daarover. Slechts bij hoge uitzondering, in spoedeisende zaken, zou hiervan afgeweken kunnen worden. *In relatie hiermee is ook aan de orde geweest dat het niet gewenst is, dat aan het eind van een beeldvormende bespreking wordt besloten dat het onderwerp als hamerstuk richting

5

raad kan. Dit zou alleen moeten kunnen aan het eind van een oordeelsvormende bespreking. Dit gelet op het “slechts” informerende karakter van een beeldvormende bespreking. Advies: de raadswerkgroep kan zich geheel vinden in deze opmerking en stelt voor hier bij de agendering van de diverse bijeenkomsten rekening mee te houden. C. Samenstelling agendacommissie Het voorstel gaat uit van een agendacommissie, bestaande uit de voorzitter van de raad, de griffier en als adviseur de gemeentesecretaris. De suggestie is gedaan de samenstelling uit te breiden met twee raadsleden, eventueel onder te verdelen: één uit de coalitie, één uit de oppositie. Dit om een directe band tussen raad en agendacommissie te realiseren. Advies: de raadswerkgroep stelt voor de proef te starten met de in het raadsvoorstel genoemde samenstelling van de agendacommissie. Dit gelet op het niet-politieke, technische, karakter van de werkzaamheden van die commissie en in het belang van de flexibiliteit. Desgewenst kunnen raadsleden voor de agendacommissie van belang zijnde informatie doorgeven, via de griffier. Mocht tijdens de proef blijken dat wijziging van de samenstelling wenselijk is, kan aanpassing via het presidium plaatsvinden.

Son en Breugel, 8 december 2020 De Raadswerkgroep bestuursstijl, de griffier,

de voorzitter,

Frans den Hengst

Hans Gaillard

6