Verslag Auditcommissie 23 november 2021

Verslag van de openbare vergadering Auditcommissie Son en Breugel 23 november 2021 20:00 uur Locatie: Digitaal via MS teams (+ livestream) Aanwezig: Jelle de Jong lid, voorzitter Camille Limpens lid Kees Vortman lid Jan Boersma wethouder financiën Henk Meulendijks adviseur Teun van Lierop accountant Frank Verkooijen accountant Hans Verheul secretaris Datum:

Aanvang:

1. Opening en mededelingen -

De voorzitter opent de vergadering. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.

-

De voorzitter meldt dat hij heeft deelgenomen aan een overleg met de Auditcommissie van de gemeente Amersfoort. Aanleiding voor dit overleg was de aanbestedingsprocedure die vanuit Dienst Dommelvallei is gevolgd voor de werving van een nieuwe accountant. Het was een prettige en interessante bijeenkomst.

2. Vaststellen verslag vergadering 13 juli 2021 Het verslag van de vergadering van 13 juli 2021 geeft geen aanleiding voor opmerkingen. Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld. 3. Controleprotocol Het controleprotocol voor de accountantscontrole over het boekjaar 2021 inclusief het bijbehorende normenkader geeft geen aanleiding voor vragen of opmerkingen. Ook het concept van het begeleidende raadsvoorstel en het concept-raadsbesluit zijn akkoord. De stukken mogen voor besluitvorming naar de raad. Desgevraagd geeft de commissie aan dat het niet voor de hand ligt om het onderwerp rechtstreeks als hamerstuk op de agenda van de besluitvormende raad te plaatsen. Niet alle fracties hebben immers kennis kunnen nemen van de stukken. Dat zou betekenen dat het onderwerp geagendeerd kan worden voor een oordeelsvormende sessie, met daarbij de oproep om eventuele technische vragen vooraf te stellen. NB in een nabespreking met de voorzitter en in overleg met de agendacommissie is de volgende praktische aanpak voorgesteld: De stukken worden aan de fractievoorzitters voorgelegd met daarbij de vraag of zij instemmen met agendering als hamerstuk of dat er behoefte bestaat aan een oordeelsvormende sessie.

Postadres Postbus 8 5690 AA Son en Breugel

Bezoekadres publieksbalies Raadhuisplein 1 5691 AL Son en Breugel

T 0499 - 491 491 www.sonenbreugel.nl gemeente@sonenbreugel.nl

4. Evaluatie begrotingsbehandeling en 2e bestuursrapportage De gemeenteraad heeft de meerjarenbegroting 2022-2025 en de 2e bestuursrapportage op 4 en 10 november besproken en vastgesteld. Evaluatie van dit proces leidt tot de volgende opmerkingen: -

De spreiding over 2 vergadermomenten wordt als positief ervaren.

-

Er zijn geluiden opgevangen dat de periode tussen de beschikbaarstelling van de stukken en het indienen van technische vragen te kort is geweest. De raadsleden zijn weliswaar vooraf over de termijnen geïnformeerd, maar het is begrijpelijk dat zo’n bericht aan de aandacht kan ontsnappen.

-

De voorbereidingstijd in zijn geheel wordt sowieso door sommigen als (te) kort ervaren. Hier lijkt weinig ruimte voor verruiming, want het college is tenslotte aan termijnen gebonden en ook de provincie legt deadlines op. De commissie raadt aan om dit onderwerp een keer op de agenda van het presidium te zetten zodat een bredere bespreking mogelijk is.

-

Het voelt dubbel om zowel bij de kadernota als bij de begroting algemene beschouwingen uit te spreken. Algemene beschouwingen zijn bedoeld om richting te geven en sluiten daarom beter aan bij de opzet en het doel van een kadernota. De discussie bij de begroting zou moeten gaan over afwijkingen ten opzichte van de kadernota en over ontwikkelingen als gevolg van circulaires. Overigens is al eerder afgesproken dat de algemene beschouwingen beperkt zouden blijven tot 1 moment.

-

De mogelijkheid om technische vragen te stellen in de aanloop naar de inhoudelijke bespreking heeft zondermeer meerwaarde. Het is aan te bevelen om wat minder rigide te zijn met het stellen van een deadline voor het indienen van die vragen. Want het voordeel verdampt als (eenvoudige) technische vragen alsnog binnen de orde van de vergadering worden gesteld.

-

In het verlengde van het voorgaande punt wordt opgemerkt dat het ook te overwegen is om een manier te organiseren om technische vragen directer beantwoord te krijgen. Dus niet aanhouden tot 1 gezamenlijke sessie. Dit wordt als punt van aandacht meegegeven aan de nieuwe raad om met het college te bespreken.

-

Bij heropening van de vergadering op 10 november bleek er verschil van inzicht te bestaan over de fase van het proces. De raad verwachtte nog beantwoording van vragen, terwijl het college een 2e termijn van de raad verwachtte. Het moment van schorsing moet voor alle deelnemers eenduidig zijn. Het is aan de voorzitter van de raad om daar alert op te zijn.

-

De reactie van het college op de algemene beschouwingen en de beantwoording van vragen die daarbij gesteld zijn, is zinvolle input voor het debat in de raad. Voorgesteld wordt om na het uitspreken van de algemene beschouwingen eerst het college te laten reageren en daarna de 1e debatronde te laten plaatsvinden. In de huidige opzet merk je dat de raadsleden zich in de 1e ronde nog wat afwachtend opstellen.

5. Vergaderschema 2022 Het vergaderschema dat met de agenda is meegezonden is op het onderdeel van de gemeenteraadsverkiezingen ingehaald door actuele ontwikkelingen. De verkiezingen zijn op 3 dagen (14, 15 en 16 maart) en de installatie van de nieuwe raad is een week opgeschort naar woensdag 30 maart. Deze correctie heeft geen invloed op de voorgestelde vergaderdata van de Auditcommissie. Het (verbeterde) schema wordt vastgesteld, in de wetenschap dat alleen de januari-vergadering nog voor de huidige Auditcommissie geldt. De nieuwe Auditcommissie kan anders besluiten. 6. Management letter (besloten bespreking) Bij dit onderwerp is Teun van Lierop van Crowe Foederer aanwezig om de management letter toe te lichten. Het college heeft op 16 november de management letter van de accountant voorzien van commentaar en vrijgegeven voor (besloten) bespreking. De betekenis van dit document is niet zodanig dat geheimhouding aan de orde is, en ook de inhoud van het document geeft daar geen aanleiding toe. Dat dan toch voor een besloten bespreking is verzocht, heeft er mee te maken dat er dan geen belemmering is om vrijuit te spreken en dat bevindingen verduidelijkt kunnen worden met concrete voorbeelden en informatie die mogelijk tot specifieke functies of personen herleidbaar zijn. Er bestaan bij het college noch de accountant bezwaren tegen openbare verslaglegging op hoofdlijnen.

De auditcommissie kan zich hier in vinden en spreekt af dat deze werkwijze de standaard wordt bij de jaarlijks terugkerende bespreking van de management letter. De Auditcommissie geef aan dat de management letter een helder stuk is waarin duidelijk is uiteengezet wie verantwoordelijk is voor welke processen. Ook de toegevoegde reactie van het college is duidelijk. Desgevraagd geeft de accountant aan dat de reactie van het college, die ook in een overleg mondeling is toegelicht, vertrouwen geeft dat opvolging gaat plaatsvinden. Het doet de commissie genoegen te horen dat een en ander in goede sfeer verloopt. Op het eerste gezicht lijkt het kleurgebruik in de management letter wat verwarrend: zelfde kleuren voor risicokans en prioriteitstelling. Uit de toelichting blijkt echter dat het om hetzelfde gaat. De accountant neemt deze opmerking mee voor de volgende keer. Aanbestedingsrechtmatigheid: Omdat de afvalinzameling niet Europees aanbesteed is, concludeert de accountant dat daardoor het rechtmatigheidsoordeel zeer waarschijnlijk aangepast wordt bij de jaarrekening 2021.

In het raadsvoorstel voor het vaststellen van het controleprotocol (agendapunt 3) heeft de Auditcommissie het volgende beslispunt opgenomen: “Crowe Foederer BV geen (financiële) consequenties te laten verbinden aan het niet naleven door het college van de geldende eigen aanbestedingsrichtlijnen en dat de accountant hier geen rekening mee

hoeft te houden bij zijn oordeelsvorming in het kader van de rechtmatigheid.” De Auditcommissie vraagt zich af of hoe dit zich verhoudt tot de opmerking van de accountant in de management letter over de toepassing van de inkoopstrategie. Toegelicht wordt dat dit verband er niet is. Naar aanleiding van deze toelichting wijst de commissie op het belang van het vastleggen van geleverde prestaties. In de management letter staat de aanbeveling om op korte termijn een grondexploitatie voor centrum Son te openen. De wethouder geeft aan dat hier aan gewerkt wordt en dat het voorstel snel in het nieuwe jaar te verwachten is. Vooruitlopend op de management letter van 2022 verzoekt de commissie om de uitvraag voor aanlevering van onderwerpen voor de interim-controle eerder te versturen dan nu het geval is geweest. 7. Rondvraag en sluiting Geen vragen.

Vastgesteld op 25 januari 2022