Verslag Auditcommissie 13 juli 2021

Verslag openbare vergadering Auditcommissie Son en Breugel, 13 juli 2021 Aanwezig: Jelle de Jong; Camille Limpens, Henk Meulendijks, Joey van de Laar Jan Boersma, Moniek Weerts,

lid, voorzitter lid, adviseur, adviseur, wethouder Financiën, secretaris.

Afwezig: Kees Vortman,

lid.

1. Opening De agenda voor deze vergadering wordt vastgesteld. 2. Vaststelling verslag vergadering 8 juni 2021. Het verslag van de vergadering van 8 juni 2021 wordt ongewijzigd vastgesteld. 3. Evaluatie van de Kadernota behandeling Op 24 juni en 7 juli jl. heeft de behandeling van de Kadernota plaatsgevonden. De leden van de Auditcommissie evalueren het verloop van deze behandeling. Reactie leden Auditcommissie - Kees heeft schriftelijk ingebracht dat de behandeling wat hem betreft goed is verlopen. Er is geen aanleiding om zaken de volgende keer anders te willen doen. De laatste Kadernota van een collegeperiode is traditioneel beleidsarm, zo ook nu. Dat blijkt ook uit de kleine hoeveelheid ingediende moties en amendementen. - Camille kan zich hier bij aansluiten, de behandeling is soepel verlopen. Dat zegt ook iets over de kwaliteit van de Kadernota. Hij vindt het jammer dat er weinig discussie was over de inhoudelijke financiële getallen. Komt dat omdat men hiermee akkoord was of dat het toch moeilijk is voor raadsleden om hier grip op te krijgen? Een avond voorafgaand aan de Kadernota behandeling waarin de financiën nader worden toegelicht werd gemist. - Jelle licht toe dat het wat hem betreft juist minder over de financiële gegevens zou mogen gaan. De Kadernota kan ook behandeld worden zonder financiële getallen, door met elkaar te praten over koers en richting.

In het verleden heeft Peter Cortjens wel eens een stuk geschreven met betrekking tot de kengetallen. Waar staan we nu bijvoorbeeld met de reserves en de schuldquote en hoe ontwikkelt zich dat de komende jaren? Het zou goed zijn om die kengetallen er in het vervolg meer bij te betrekken. - Camille reageert dat het wel van belang is om zicht te hebben op nieuwe wensen en zaken die op de gemeente afkomen. Dat geeft een bepaalde financiële ruimte om nog nieuwe dingen te kunnen oppakken. Hij vindt net als Jelle dat een meer fundamentele discussie in de raad,

27343 Verslag Auditcommissie 13 juli 2021

-

-

bijvoorbeeld over wat men op de langere termijn wil kijkend naar de reserves, zou moeten plaatsvinden. De behandeling was net als vorig jaar opgeknipt in twee delen. Dat werkt prima. De eerste bespreking is oordeelsvormend. De tweede bespreking is besluitvormend en richt zich met name op wat de raad anders zou willen. De focus ligt dan op moties en amendementen. Camille licht toe dat er dit keer eigenlijk geen dilemma’s voorlagen. Als het lukt om dilemma’s boven tafel te krijgen, ontstaat er sneller een discussie over fundamentele zaken. Jelle merkt op dat in het presidium wordt nagedacht over een inwerkprogramma voor de nieuwe raad. Zaken als financiën, kengetallen en de financiële positie van de gemeente moeten daar zeker een rol in krijgen. Een belangrijke vraag daarbij is waar de raad de Kadernota voor zou willen gebruiken; op welke manier wil men richting meegeven? Het zou ook goed zijn om als Auditcommissie aandachtspunten mee te geven voor de nieuwe raadsperiode.

Overige reacties - Portefeuillehouder Jan Boersma denkt dat een informatieve bijeenkomst met name zinvol is bij een nieuwe raad. De cijfers bij deze Kadernota gaven niet direct aanleiding om er diep in te gaan. Het is een stuk eenvoudiger geworden doordat het aantal programma’s is teruggebracht naar vier. Het is op zich goed om een discussie te voeren over de posten ten aanzien van nieuwe wensen. Het zou wel goed zijn als de discussie wat meer op hoofdlijnen gevoerd zou worden. Aan de andere kant is de Kadernota het moment om aan te geven als men bepaalde zaken juist wel of niet in gang wil zetten. Dan kan er ook in de begroting rekening mee gehouden worden. - Henk licht toe dat volgend jaar, bij de vorming van een nieuwe raad en college, opnieuw gekeken zal moeten worden of de maatschappelijke effecten en doelstellingen die de raad nastreeft passen binnen het huidig aantal programma’s. - Joey licht toe dat het lastig is om bij de Kadernota al kengetallen te presenteren, omdat die dan simpelweg nog niet bekend zijn. Het voordeel van vier programma’s is dat er meer vrijheid is om binnen een programma tot een administratieve verschuiving te komen. Afspraak: - Mede op basis van voornoemde elementen, zal de Auditcommissie een aantal aandachtspunten op papier zetten voor de komende raadsperiode. 4.

Inventarisatie behoeften ten aanzien van de digitale ondersteuning bij P&C documenten Binnenkort wordt gestart met een aanbestedingstraject gericht op een systeem dat geschikt is voor het samenstellen van het boekwerk van P&C documenten. In de gezamenlijke bijeenkomst van de Auditcommissies van de gemeenten Geldrop-Mierlo, Nuenen en Son en Breugel van 30 maart jl. is nadrukkelijk bepleit om de raden te bevragen op hun behoeften via de Auditcommissie. Eerder is in de Auditcommissie van Son en Breugel geconcludeerd dat een raadsbrede inventarisatie op dit thema gewenst is. Henk licht toe dat de aanbesteding in eerste instantie ziet op het realiseren van een ‘boekwerk generator’. De deadline voor de start van de aanbesteding is 1 augustus. Eerder is aangekondigd dat eventuele wensen vanuit de drie gemeenten niet als eis worden meegenomen. Dat zou de aanbesteding aan de voorkant te veel beperken.

2

Moniek vult aan dat dit onderwerp in de vorige vergadering van de Auditcommissie is besproken. Toen is het verzoek gedaan om een raadsbrede inventarisatie te doen op dit onderwerp, bijvoorbeeld via een beeldvormende bespreking op een Politieke Avond. De agendacommissie kan zich in dit voorstel vinden, maar vindt dat hier wel een gedegen voorbereiding en begeleiding bij benodigd is. Dat is niet meer haalbaar voor de zomervakantie. Navraag bij de griffies van Nuenen en GeldropMierlo leert dat zij geen behoefte hebben aan een raadsbrede bijeenkomst; het ophalen van input via de Auditcommissies vindt men daar afdoende. Jelle licht toe dat hij van Marcella de Leeuw heeft begrepen dat de aanbesteding 1 augustus moet starten, omdat het contract met de huidige leverancier afloopt. Het oorspronkelijke doel van Dienst Dommelvallei is het aanbesteden van een ‘boekwerk generator’. Jelle heeft gevraagd of het mogelijk is de aanbesteding 1 augustus te starten, en na de zomer te bezien of aanvullende modules gewenst zijn naar aanleiding van de raadsbrede bespreking in Son en Breugel. Er wordt kort gediscussieerd of het haalbaar en zinvol is hier voor de zomervakantie nog mee aan de slag te gaan. Geconcludeerd wordt dat dit niet het geval is. Dit is ook niet noodzakelijk, gezien de eerdere opmerking van Henk dat wensen vanuit de raad niet als eis worden meegenomen in de aanbesteding.

De aanbesteding kan dan ook doorlopen. Zodra er een gunning plaatsvindt voor de ‘boekwerk generator’ zal besproken worden in de raad (via een beeldvormende bespreking) of er nog behoefte is aan aanvullende modules. Afspraak: - Moniek zal terugkoppelen aan de agendacommissie hoe de Auditcommissie wenst om te gaan met de aanbesteding van de ‘boekwerk generator’ en zal in overleg met Henk bezien wanneer in de raad gesproken kan worden over de wens voor eventuele aanvullende modules. 5. Rondvraag Hiervan wordt geen gebruik gemaakt. Vastgesteld op 23 november 2021

3