Reactie college Accountantsverslag 2021 Son en Breugel

Reactie van het college van burgemeester en wethouders op het accountantsverslag bij de jaarrekening 2021 van de gemeente Son en Breugel Conclusie accountant Voor de jaarrekening 2021 van de gemeente Son en Breugel geeft de accountant een goedkeurende verklaring af voor getrouwheid maar niet voor de rechtmatigheid. De accountant heeft, voor de rechtmatigheid, afwijkingen geconstateerd in de wet- en regelgeving die is opgenomen in het door de gemeenteraad vastgestelde normenkader. Deze afwijkingen zien toe op de naleving van de Europese Aanbestedingsregels en de legesverordening. Opmerkingen accountant De controle van de accountant is afgerond. In het accountantsverslag informeert de accountant de raad over de uitkomsten van de controle van de jaarrekening 2021. Naast een aantal bevindingen laat de rapportage van de accountant een overwegend positief beeld zien: • De jaarrekening is overeenkomstig het BBV opgesteld. • De opstelling van de jaarrekening vereist dat het college oordelen vormt en schattingen en veronderstellingen maakt. De accountant heeft bij deze schattingen en onderliggende veronderstellingen geen belangrijke tekortkomingen geconstateerd. • Uit de jaarrekening 2021 blijkt dat het eigen vermogen van de gemeente met € 1,1 miljoen gestegen is naar € 39,7 miljoen. • De solvabiliteitsratio is licht toegenomen naar 71,9%, ruim boven het landelijke gemiddelde.

• De accountant heeft geconstateerd dat er binnen de programma’s geen budgetoverschrijdingen zijn die meetellen voor het rechtmatigheidsoordeel. • De overschrijding op een investeringskrediet groter dan € 50.000,- (grens conform de Financiele verordening) is gemeld in de 2e bestuursrapportage 2021. • De accountant heeft geen significante tekortkomingen in de interne beheersing geconstateerd en met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Adviezen accountant Op de bevindingen/adviezen van de accountant in het verslag, staat hieronder de reactie van het college. Pag Bevindingen/adviezen Reactie college 8 Ons oordeel *Opbrengsten leges niet volledig U bent geïnformeerd via een vertrouwelijk verantwoord memo van het college met als onderwerp Op 12 april 2022 bent u als raad Legesverordening en zaaknummer 1169950. geïnformeerd door het college van B&W dat in een specifiek geval is afgezien van het opleggen van dubbele leges. Het niet opgelegde bedrag is gekwantificeerd en als fout aangemerkt. Wij denken in algemene zin dat de Wij ondersteunen mogelijke verbeteringen leesbaarheid en relevantie van uw in de leesbaarheid van de jaarstukken.

jaarverslag en jaarrekening kan worden Nadat we hierover van gedachten verbeterd door: gewisseld hebben met de accountant, doen we een voorstel aan de • Het aantal pagina’s terug te brengen en focus te leggen op de

12

belangrijke onderwerpen en afwijkingen; • Afwijkingen op lasten, baten en corresponderende reserves per taak te bundelen, zodat in een opslag duidelijk is wat het effect per taak is op het resultaat na reserves Aanbestedingsrechtmatigheid Voor afvalinzameling is een bedrag van € 1,2 mln aan inkooplasten 2021 als onrechtmatig aangemerkt.

Voor inhuur van directie en toezicht op werken hebben wij een bedrag van € 97.000 aan inkooplasten 2021 als onrechtmatig aangemerkt

14

Wij hebben in onze management letter een aantal attentiepunten gesignaleerd en adviezen gedaan om de risico’s op onrechtmatige inkopen verder te verkleinen. De aandacht moet hierbij met name uitgaan naar de beheersing van diverse losse opdrachten op het gebied van inzake elementen asfaltonderhoud en de (verlengings)opdracht van maaiwerkzaamheden in 2022 Grondexploitaties Wij adviseren om snel duidelijkheid te krijgen over de fiscale positie en hierover afspraken met de fiscus vast te leggen. Daarna kunnen de (herziene) aangiftes tot en met 2021 worden ingediend en kan zekerheid worden verkregen over de ingenomen VPB positie tot (herziene) aangiftes tot

Auditcommissie hoe deze verbeteringen door te voeren in de jaarrekening 2022.

In de management letter heeft de accountant reeds aangegeven dat de rechtmatigheid van deze inkoop nadrukkelijk ter discussie stond. De gemeenteraad is op 5 november 2020 vertrouwelijk geïnformeerd over het genomen besluit, de afwegingen en de risico’s van deze inkoop. Deze inhuur is ook benoemd in de managementletter. Daarop hebben wij het volgende commentaar gegeven: Omdat er goede ervaringen waren met de eerder geleverde directievoering en toezicht voor het Sonniuspark, is gekozen voor een 1-op-1 gunning aan dezelfde organisatie. Zeker omdat deze organisatie al enkele jaren voor het woningbouwproject werkt, was het efficiënt daar voor de relatief korte duur van 2 jaar mee door te gaan. Een andere organisatie moest zich het project opnieuw eigen maken. Daarom is dezelfde organisatie gevraagd voor de laatste 2 jaar. Inclusief de eerdere jaren komt het totaal van dit contract daarmee boven de Europese aanbestedingsgrens. In het verleden zijn de aanbestedingsregels inderdaad niet altijd correct opgevolgd, dit is vooral te wijten aan capaciteitsproblemen en de vele personele wisselingen. Wij hebben oog voor de geldende regels en dragen in de organisatie uit dat deze nageleefd moeten worden.

We zijn in gesprek met de fiscus om duidelijkheid te krijgen over de fiscale positie van grondexploitaties. Zodra deze duidelijkheid er is, worden de afspraken vastgelegd en eventuele (herziene) aangiftes ingediend.

16

17

18

en met 2021 worden ingediend en kan zekerheid worden verkregen over de ingenomen VPB positie tot heden en de toekomstige jaren. Voorzieningen groot onderhoud Wij begrijpen dat het een wens is om de huidige middelen voor wegen voortaan onder te brengen in een voorziening. Het wegenbeheerplan en de daaruit volgende onderhoudsplanning is echter verouderd en dient dringend geactualiseerd te worden.

Het meerjarenonderhoudsplan voor gebouwen is sinds 2015 niet meer geactualiseerd. Wij begrijpen dat de actualisatie gepland stond voor 2021, maar is uitgesteld. Wij verwachten voor de jaarrekening van 2022 een onderbouwd plan. Jeugdhulp en Wmo Ondanks dat in 2021 binnen de begroting is gewerkt hebben wij - in navolging van de management letter geadviseerd om het budgetbeheer te verbeteren, onder andere door actuelere management rapportages gebaseerd op de totale verplichting in de zorgadministratie in plaats van de financiële administratie. Wij hebben geadviseerd om een pakket van maatregelen samen te stellen om zelfstandig een uitspraak te kunnen doen over de zorglevering en daarin de reeds bestaande acties (evaluatiegesprekken, clientonderzoeken, klachtenevaluatie etc.) te betrekken. Inkomensregelingen en TOZO Wij hebben geadviseerd om het budgetbeheer op deze stroom aan te scherpen, de oorzaken van bovenstaande afwijkingen nader te onderzoeken en te bepalen of hiermee structureel rekening gehouden dient te worden in komende jaren.

De actualisatie van het beheerplan wegen staat gepland voor dit jaar. Op 17 februari 2022 heeft de gemeenteraad de nota reserves en voorzieningen vastgesteld. Bij de egalisatiereserve wegen is het volgende verbetervoorstel opgenomen: Voorlopig wordt deze reserve in stand gehouden. Bij het vaststellen van het beheerplan kan de reserve vervallen en indien nodig worden omgezet in een voorziening. De actualisatie van het meerjarenonderhoudsplan gebouwen staat gepland voor dit jaar.

Conform de reactie op de management letter wordt in overleg met de accountant (in de zomermaanden) onderzocht hoe we de huidige wijze van monitoring verder kunnen door ontwikkelen. Daarbij bespreken we ook de maatregelen die noodzakelijk zijn om zelfstandig een uitspraak te kunnen doen over de zorglevering.

Het jaar 2021 was een bijzonder jaar. Het bijstandsvolume is het hele jaar dalend geweest. De prognoses waren echter gericht op juist een (landelijke) stijging door corona. Onze verwachting was dat of de bijstandsontvangers later in het jaar zouden stijgen of dat het Rijksbudget dat gedurende het jaar wordt bijgesteld zou dalen. Beide is niet in de verwachte mate gebeurd waardoor we nu middelen overhouden.

19

20

Overige bevindingen Algemene Pensioenwet Politieke Ambtsdragers Wij hebben geadviseerd om voor deze categorie (pensioen (voormalig) wethouders) een actuariële berekening te maken en te overwegen deze op te nemen in de voorziening. Prestatie verklaringen bij inkopen In de management letter hebben wij geadviseerd om de procedures voor het vaststellen en vastleggen van prestatieverklaringen voordat de een inkoopfactuur wordt geautoriseerd aan te scherpen. Overige aspecten in relatie tot onze controle Wij hebben geadviseerd om de frauderisicoanalyse te actualiseren en specifieke werkzaamheden op te zetten voor het voorkomen of detecteren van fraude. Door de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA)zijn een tweetal notities zijn een tweetal notities uitgebracht die daarbij mogelijk behulpzaam kunnen zijn.

Het gaat hier om ex-wethouders (of geregistreerde partners i.v.m. overlijden) die al sinds 2005 een pensioenuitbetaling via de exploitatie krijgen. Wij stellen voor om dit niet te wijzigen. Op basis van artikel 44 lid 3 van het BBV is het niet nodig om deze alsnog binnen de voorziening op te nemen. Conform ons commentaar op de managementletter gaan we (in de zomermaanden) in overleg met accountant na voor welke categorieën inkopen het vastleggen van prestatieverklaringen echt noodzakelijk is.

Voor de rechtmatigheidsverklaring van het college, bij de jaarrekening 2022, is het noodzakelijk om een fraudeanalyse op te stellen. De notities van de NBA worden daarbij betrokken.