raadsvoostel rapport rekenkamercommissie 2020 meldingen openbare ruimte

Bijlage nr.: 19 - 2021 Raadsvoorstel Aan de Raad 161804 Onderwerp Rapport rekenkamercommissie 2020 Meldingen Openbare Ruimte (MOR) Beslispunten 1. Kennis te nemen van het rapport “Meldingen openbare ruimte Gemeente Son en Breugel” van de rekenkamercommissie. 2. De volgende aanbeveling van de rekenkamercommissie aan de gemeenteraad over te nemen: Beleid en uitvoering beter op elkaar afstemmen door het MOR-proces (meldingen openbare ruimte) te vervatten in een procesbeschrijving. Inleiding Medio 2020 deed de brancheorganisatie van rekenkamers, de NVRR, een oproep aan rekenkamers om mee te doen aan een onderzoek naar de meldingen in de openbare ruimte (MOR). Meldingen over de openbare ruimte raken inwoners direct. De rekenkamercommissie was ook benieuwd in haar eerste jaar als rekenkamercommissie van de gemeente Son en Breugel om na te gaan hoe de stand van de meldingen openbare ruimte in de gemeente is. Om die reden heeft de rekenkamercommissie meegedaan aan dit onderzoek. Uiteindelijk hebben 51 gemeenten deelgenomen en geeft het onderzoek een beeld waar de gemeente Son en Breugel staat in dit proces in vergelijking met 50 andere gemeenten. Wat willen we bereiken Het onderzoek beoogt de gemeenteraad inzicht te geven hoe de MOR meldingen In Son en Breugel zijn georganiseerd en hoe gescoord wordt ten opzichte van de overige 50 onderzochte gemeenten.

Argumenten 1.1 De overall conclusie van de rekenkamercommissie is dat Son en Breugel minimaal gelijk presteert aan de overige 50 onderzochte gemeenten. Hierbij wordt opgemerkt dat Son en Breugel ruimhartig is als het gaat om manieren waarop inwoners meldingen kunnen maken. 2.1 De rekenkamer constateert dat uitvoering en beleid, net als bij veel van de onderzochte gemeenten, ver van elkaar staan. Het advies van de commissie is om een koppeling te maken tussen beleid en uitvoering. Kanttekeningen 1.1 Het onderzoek van de rekenkamer richt zich op 2020. In dit jaar was Son en Breugel op veel terreinen in beweging. Er is een nieuw zaaksysteem geïmplementeerd dat wel in het onderzoek genoemd is maar geen onderdeel van het onderzoek zelf heeft uitgemaakt. Daarnaast is de organisatie gestart met een kanteling van een strak hiërarchisch gestuurde organisatie naar een organisatie met zelforganiserende teams. Deze ontwikkeling en mogelijke resultaten hiervan zijn niet onderzocht en opgenomen in het rapport.

155206

1

2.1 De rekenkamercommissie doet een aantal aanbevelingen om in de toekomst in overweging te nemen. Deze hebben onder andere betrekking op de inrichting van het zaaksysteem, het gebruik van algoritmen en het opstellen van extra kpi’s. Deze aanbevelingen worden overgebracht aan de werkgroep van Dienst Dommelvallei die zich bezighoudt met het zaaksysteem Djuma. Kanttekening die hierbij gemaakt wordt is dat algoritmen en kpi's mogelijk kunnen helpen bij analyses maar dat Son en Breugel vooral de laagdrempelige en persoonlijk waarden wenst te behouden. Wat gaan we daarvoor doen Randvoorwaarden Naar aanleiding van de aanbeveling van de rekenkamercommissie stellen we een "procesbeschrijving Meldingen Openbare Ruimte" op. In deze procesbeschrijving maken we een koppeling tussen beleid en uitvoering door evaluatie en verbetering onderdeel van het proces te maken. Hiermee ontstaat er een volledige PDCA cyclus. Tevens ligt hiermee vast wat onze werkwijzen zijn en wie waarvoor verantwoordelijk is. Planning: De procesbeschrijving wordt gezamenlijk met de betrokken actoren in de eerste helft van 2021 opgesteld. Het vaststellen van procesbeschrijvingen is een bevoegdheid van de directeur.

Wat mag het kosten Aan dit voorstel zijn geen kosten verbonden Evaluatie Niet van toepassing Nadere toelichting portefeuillehouder Boersma naar aanleiding van de bespreking in de commissie algemene zaken Er wordt per aanbeveling van de rekenkamercommissie een korte reactie gegeven. - De gemeente actualiseert op dit moment het beleid over de openbare ruimte en de daaraan verbonden meldingen. Wellicht (de rekenkamercommissie heeft geen inzicht in dit document dat ‘onder constructie’ is) kan dat nieuwe beleid beter aansluiten bij de ambities zoals gesteld in het collegeprogramma 2018-2022; De door de rekenkamercommissie aangehaalde beleidsactualisatie betreft een actualisatie van het groenbeleid. Uiteraard wordt met deze actualisatie aansluiting gezocht bij de ambities die geformuleerd zijn in het collegeprogramma. Groen is slechts één van disciplines in de openbare ruimte net zoals wegen, afvalvoorzieningen, straatmeubilair, riolering en openbare verlichting. Het college is daarom van mening een algemene set beleidsregels, ondersteund door een heldere procesbeschrijving beter aansluit op de aanbeveling. Deze zijn inmiddels opgesteld.

- Overweeg om het beleid en de uitvoering beter op elkaar af te stemmen, laat er een wisselwerking zijn tussen beleid en uitvoering en definieer wat de bijdrage is van de Dienst Dommelvallei; Advies nemen we over: De wisselwerking tussen beleid en uitvoering wordt vormgegeven in de voornoemde procesbeschrijving en de hierbij behorende beleidsregels. Positie Diens Dommelvallei Dienst Dommelvallei is verantwoordelijk voor de inrichting van het zaaksysteem Djuma. Dienst Dommelvallei is een gemeenschappelijke regeling met vier organisaties. Hierdoor heeft Son en Breugel maar beperkt en indirect invloed op de inrichting van het zaaksysteem en dus ook MOR155206

2

inrichting. Voordelen van gemeenschappelijke regelingen kunnen efficiëntie, massa en verminderen van kwetsbaarheden zijn. Een nadeel dat ervaren kan worden is dat de directe invloed van de afzonderlijke organisaties verkleind wordt. Concreet houdt dit in dat een aantal van de aanbevelingen niet zelfstandig door Son en Breugel overgenomen kan worden. - Stel een procesbeschrijving en een werkinstructie MOR op; Advies is reeds overgenomen: Een procesbeschrijving met bijbehorende beleidsregels is inmiddels opgesteld. Werkinstructies MOR zijn vanuit de gemeenschappelijke regeling opgenomen in het zaaksysteem Djuma en als verplichte stapjes in MOR vertaald. - Leg daarin vast hoe de communicatie naar de melder verloopt: ontvangst van de melding, wanneer en hoe afgehandeld en eventuele statusverandering van de melding; Reeds vormgegeven in Djuma. Het onderzoek en derhalve ook de aanbevelingen richten zich echter op de periode van vóór Djuma. - Ontwikkel het proces van klanttevredenheid over de afhandeling, monitor dit en overweeg om die informatie proactief in te zetten om de klanttevredenheid verder te verbeteren en ervan te leren; In het huidige zaaksysteem is (nog) niet voorzien in incorporatie van klanttevredenheid. De aanbeveling zal worden overgebracht naar de werkgroep die zich bezig houdt met het doorontwikkelen van het zaaksysteem.

Of en wanneer de aanbeveling wordt overgenomen en wat de kosten hiervoor zijn kan nu niet worden toegezegd. Het gemeentelijk beleid is erop gericht om de openbare ruimte te laten voldoen aan de door de gemeenteraad vastgestelde onderhoudsniveaus. Meldingen worden getoetst aan deze onderhoudsniveaus. Als er bijvoorbeeld een melding wordt gedaan over het straatwerk wordt beoordeeld of de onderhoudstoestand voldoet aan het vastgestelde niveau. Voldoet de situatie niet dan wordt herstel uitgevoerd, voldoet de situatie wel dan wordt geen actie ondernomen. - Om het beleid adequaat te monitoren stel kritische prestatie indicatoren (kpi’s) op voor: o Klanttevredenheid; Tevredenheid wordt over het algemeen bepaald door het wel of niet voldoen aan verwachtingen. De verwachtingen kunne zicht richten op 1. Klantgerichtheid, 2. beleidsuitgangspunten 1. Wanneer de KPI erop is gericht om tevredenheid over afhandeltermijnen en respons te achterhalen dan onderschrijft het college de aanbeveling. Deze aanbeveling zal worden ingebracht bij de gemeenschappelijk regeling. Of en wanneer de aanbeveling wordt overgenomen en wat de kosten hiervoor zijn kan nu niet worden toegezegd. 2. Zoals eerder geduid wordt de onderhoudstoestand van de situatie waarop de melding betrekking heeft vergeleken met het vastgestelde onderhoudsniveau.

Voldoet de situatie aan het vastgestelde niveau dat wordt er geen actie ondernomen. Dit neemt niet weg dat het overwegen waard is om aan te sluiten bij een systeem waar meldingen en tevredenheid over de leefbaarheid gemeten worden. Hierbij valt te denken aan bijvoorbeeld een Lemon onderzoek of een burgerpeiling “Waar staat je gemeente”. -Bepaal aantal meldingen en registreer naar categorie van soort meldingen (bijvoorbeeld: stoep en fietspaden, zwerfafval, snoeiwerk enz.) Dit is binnen het huidige zaaksysteem Djuma beperkt mogelijk. Een melding wordt als zaak binnen het systeem aangemaakt en onderverdeeld in een aantal categorieën die in de gemeenschappelijke regeling zijn bepaald. Er wordt vanuit de gemeenschappelijk regeling wel gewerkt aan een tool (Cognos) om een betere splitsing te kunnen maken en gerichtere managementinformatie te kunnen genereren. Afhandelingstermijnen: 155206

3

▪ één voor de kortlopende en meteen af te handelen categorie (nu norm binnen 4 dagen afhandelen); ▪één voor de langere termijn (opgespaarde meldingen) zoals het snoeiwerk dat in een bepaalde periode plaatsvindt; Afhandeltermijnen zijn vervat in de opgestelde beleidsregels. Hiervoor zijn er vier categorieën uitgewerkt: 1: acuut= binnen één uur veilig stellen, 2: snel= binnen vier werkdagen afhandelen, 3: verzoek= binnen tien werkdagen beoordelen en terugkoppelen, 4: planbaar= in reguliere onderhoudsronde meenemen. - Overweeg de mogelijkheid om nieuwe technologie in te zetten zoals een data gedreven (preventieve) aanpak, Artificiële Intelligentie (AI) en algoritmes om de effectiviteit en de efficiëntie van de meldingen verder te verhogen; Deze aanbeveling nemen we vooralsnog niet over Wellicht biedt het gebruik van AI en algoritmen meerwaarde bij het analyseren van meldingen. Het college is evenwel van mening dat met name met het gebruik van AI voorzichtig omgesprongen moet worden om de menselijke maat niet uit het oog te verliezen. Dit is immers een kracht van een kleine gemeente zoals Son en Breugel. We wachten de toekomstige technische ontwikkelingen af en bezien vanuit de gemeenschappelijke regeling of en waar dit meerwaarde biedt. Het is wel zo dat het nieuwe zaaksysteem Djuma, data van meldingen genereert.

Zodra er voldoende historie is opgebouwd kan er management informatie verstrekt worden waarmee beleid en processen verbeterd kunnen worden. - Informeer college en de raad in het kader van de P&C-cyclus specifiek over de vastgestelde kpi's. Zie hiervoor het standpunt van het college op de eerdere aanbeveling omtrent kpi’s Bijlagen -Rapport rekenkamercommissie “Meldingen openbare ruimte Gemeente Son en Breugel” Djumanummer: 155515 -Raadsbesluit, Djumanummer 161570 Commissiebehandeling De commissie algemene zaken heeft geen eenduidig advies uitgebracht. • DorpsVISIE en PvdA/GL stemmen in met het voorstel; • VOOR U! is tegen het voorstel; • VVD, CDA en Dorpsbelang hebben, in afwachting van de toegezegde aanvulling, nog een advies uitgebracht; • D66 was niet aanwezig. Zie voor de aanvulling van het raadsvoorstel de passage met een streep voor de kantlijn. Son en Breugel, 13 april 2021 Burgemeester en wethouders van Son en Breugel, de secretaris, de burgemeester, Rien Schalkx

Hans Gaillard

155206

4

155206

5