Raadsinformatiebrief werkgeverscommissie griffie nr. 1 5 maart 2021

Raadsinformatiebrief werkgeverscommissie griffie Jaargang 2021 nr. 1 1. Instelling werkgeverscommissie griffie Son en Breugel Op 7 november 2019 heeft uw raad de “Verordening werkgeverscommissie griffie gemeente Son en Breugel” vastgesteld. Aanleiding hiervoor was de uitbreiding van de griffie. Deze uitbreiding was onder meer noodzakelijk gezien de nadrukkelijke wens van uw raad om tot een andere werkwijze te komen. Voor de feitelijke invulling van het werkgeverschap van de griffie is aldus een werkgeverscommissie ingesteld. Deze bestaat uit drie leden, benoemd door uw raad: - Helga Helders - Henk Hulsen - Don Pasanea Conform de verordening bepalen de leden van de werkgeverscommissie wie van hen als voorzitter fungeert. De leden hebben Henk Hulsen als voorzitter benoemd. De voorzitter van de raad is adviseur van de werkgeverscommissie. De griffier ondersteunt de commissie vanuit zijn rol als secretaris. De commissie komt minimaal twee keer per jaar bij elkaar. 2. Taken van de werkgeverscommissie De werkgeverscommissie vervult alle bij het werkgeverschap horende taken en bevoegdheden. Naast het nemen van personele besluiten kan gedacht worden aan het doen van voorstellen over de inrichting van de griffie, het voeren van functionerings- en beoordelingsgesprekken met de griffier en het te voeren HRM-beleid.

Sinds de instelling van de werkgeverscommissie is een aantal zaken opgepakt: - De werkgeverscommissie is leidend geweest bij de werving, selectie en benoeming van de raadsadviseur per 1 april 2020; - De werkgeverscommissie griffie heeft een aanjagende rol gehad bij het actualiseren van de instructie voor de griffier en de verordening op de ambtelijke bijstand; - De werkgeverscommissie heeft een beoordelingsgesprek gevoerd met de raadsadviseur over haar functioneren. Dit heeft geleid tot een vaste aanstelling van de raadsadviseur per 1 april 2021. 3. Nieuwe vergaderstructuur en werkwijze besluitvorming door de gemeenteraad – consequenties voor de griffie Op 17 december 2020 heeft uw raad ingestemd met de “Proef nieuwe vergaderstructuur en werkwijze besluitvorming door de gemeenteraad”. De griffie vervult een spilfunctie bij de uitrol van de nieuwe vergaderstructuur. Om die reden is in december 2020 ingestemd met een (vooralsnog) tijdelijke uitbreiding van de griffie met 1,5 fte: - De raadsgriffier was voor 0,5 fte verbonden aan de griffie, en zal zich nu fulltime gaan bezighouden met het griffiewerk. - Gezien het belang van communicatie in de nieuwe werkwijze, is er een (communicatie)medewerker voor de griffie geworven. Kim Verkuijlen is per 1 maart 2021 aangesteld als (communicatie)medewerker van de griffie.

Formatief is zij vooralsnog ondergebracht bij de reguliere ambtelijke organisatie. De werkgeverscommissie is betrokken geweest bij de werving, selectie en benoeming van Kim Verkuijlen. Na de evaluatie van de proef wordt een definitief besluit genomen over de benodigde samenstelling van de griffie.

4. Samenstelling griffie per 1 april 2021 Per 1 april 2021 bestaat de griffie van Son en Breugel uit 3 fte. ➢

Frans den Hengst - Raadsgriffier 1 fte - Griffier commissie Algemene Zaken (tijdens proef opgeschort) - Secretaris presidium - Secretaris Werkgeverscommissie - Driehoeksoverleg (burgemeester, gemeentesecretaris, griffier) - Secretariaat Politieke Avonden - Agendacommissie - Secretaris Vertrouwenscommissie herbenoeming burgemeester

➢

Moniek Weerts - Raadsadviseur 0,89 fte - Griffier commissie Burgerzaken (tijdens proef opgeschort) - Griffier commissie Grondgebiedzaken (tijdens proef opgeschort) - Secretaris Auditcommissie - Secretaris Rekenkamercommissie - Secretariaat Politieke Avonden

➢

Kim Verkuijlen – (Communicatie)medewerker griffie 1 fte - Ondersteuning Politieke Avonden (o.a. communicatie, facilitering en logistiek, uitnodigen belanghebbenden, begeleiding externe deelnemers en terugkoppeling) - Administratieve ondersteuning griffie

➢

Sandra Kreeft - Managementassistent 0,11 fte - Administratieve ondersteuning griffie

NB: Dit betreffen de specifieke taken, naast de reguliere “dagelijkse” werkzaamheden. 5. Ontwikkelingen in 2021 De griffie zal, mede op verzoek van de werkgeverscommissie, een jaarplan voor de griffie 2021 opstellen. Een ontwerpjaarplan is gereed en wordt op de korte termijn met de werkgeverscommissie besproken. Binnenkort wordt er een aparte map aangemaakt in NotuBox waar griffie gerelateerde documenten te raadplegen zijn. Denk bijvoorbeeld aan voornoemd jaarplan van de griffie, relevante verordeningen en de agenda’s van de vergaderingen van de werkgeverscommissie. Daarnaast is het plan om de raad te informeren met twee á drie Raadsinformatiebrieven per jaar. Het karakter van het lokaal bestuur is langzamerhand aan het veranderen. Gemeenten hebben meer taken gekregen en de roep om burgerparticipatie wordt steeds groter. De veranderende rol van de overheid en specifiek de rol van de gemeenteraad daarin, heeft gevolgen voor de eisen en verwachtingen ten aanzien van de griffie. Na de zomer zal de raad geïnformeerd en geraadpleegd worden over de op te stellen visie op de griffie. Tot slot worden er in 2021 voorbereidingen getroffen voor de gemeenteraadsverkiezingen van maart 2022. Een belangrijk onderdeel is het maken van een inwerkprogramma om (potentieel) nieuwe raads- en commissieleden voor te bereiden op hun taken. De griffie neemt hierin het voortouw.

Son en Breugel, 5 maart 2021 Werkgeverscommissie griffie gemeente Son en Breugel, namens deze, Henk Hulsen, voorzitter werkgeverscommissie