Printversie verslag

Verslag openbare vergadering Auditcommissie Son en Breugel, 26 januari 2021 Aanwezig: Jelle de Jong, Camille Limpens, Kees Vortman, Henk Meulendijks, Peter Cortjens, Joey van de Laar, Godelieve Bom – van Leeuwen Jan Boersma, Moniek Weerts,

voorzitter, lid, lid, lid, adviseur, adviseur, adviseur, adviseur, wethouder Financiën, secretaris.

1. Opening De agenda voor deze vergadering wordt vastgesteld. 2. Vaststelling verslag vergadering 9 december 2020 Het verslag van de vergadering van 9 december 2020 wordt ongewijzigd vastgesteld. 3. Gesprek met de Rekenkamercommissie Sandra van Breugel en Etienne Lemmens van de Rekenkamercommissie Son en Breugel (RKC) zijn -ook op verzoek van de RKC zelf- voor deze vergadering uitgenodigd. Sandra licht toe dat de RKC het van belang vindt om minimaal eenmaal per jaar met de Auditcommissie te spreken over wensen, verwachtingen en bevindingen. Sandra vraagt de leden van de Auditcommissie te reageren op het jaarverslag 2020 en het jaarplan 2021 en is benieuwd of de RKC het afgelopen jaar aan de verwachtingen heeft voldaan. Reacties vanuit de Auditcommissie: • De RKC heeft onderzoeken opgeleverd die hebben geleid tot goede besprekingen in de commissievergaderingen. Dat bevestigt het nut en de noodzaak van een autonoom en onafhankelijk orgaan als de RKC. • In de onderzoeken van het afgelopen jaar is gekeken naar het vergroten van de slagkracht van de RKC door de samenwerking te zoeken met andere gemeenten. • Men kan zich vinden in het voorstel om één substantieel onderzoek te starten. De RKC denkt aan een onderwerp in het sociaal domein. Een aantal onderdelen van het sociaal domein, zoals de jeugdwet, staat op het punt verder doorgedecentraliseerd te worden.

De afgelopen jaren heeft de gemeente hier niet altijd voldoende grip op gehad. Er worden wel stappen gezet om de hard en de soft controls op orde te krijgen. De vraag is wat de langdurige onderstromen zijn die daar een rol spelen. Gezien de impact op de gemeentelijke financiën is het terecht daar wat verder in te duiken. • De gemeenteraad gaat de komende tijd experimenteren met een andere manier van werken, vergaderen en het betrekken van burgers. Het kan interessant zijn om tijdens de proef reflectie te krijgen van de RKC. • De Auditcommissie kijkt naar de inrichting van de P&C cyclus, met als doel de raad een goede positie te geven om te praten over de kadernota, begroting en jaarrekening. Mogelijk heeft de Auditcommissie daar de komende tijd nog wat vragen over. • Kees merkt op dat in de commissie AZ recent is gesproken over een mogelijk onderwerp, te weten de rechtmatigheid aanbesteding Dorpshuis en de informatiepositie van de gemeenteraad. Camille merkt op dat dit een politiek beladen onderwerp is en eerst om een oordeel vanuit de raad vraagt. Sandra en Etienne bedanken de leden van de Auditcommissie voor de complimenten. Het onderzoek naar de rechtmatigheid en informatievoorziening rondom de aanbesteding van 125914 Verslag Auditcommissie 26 januari 2021

het Dorpshuis is een politiek beladen onderwerp. In beginsel blijft de RKC verre van de politiek. De RKC kan wel faciliteren om zaken helder te krijgen en een reconstructie te maken van hoe zaken gelopen zijn. De RKC stelt voor dit voor nu te temporiseren en af te wachten of de raad in de loop van 2021 met een verzoek komt. Op het moment dat de RKC wel een rechtmatigheidsonderzoek zou gaan uitvoeren, vraagt dat afstemming met de accountant. Ten aanzien van het sociaal domein heeft de RKC al wat verkenningen gedaan om te bezien of een vervolg op de ODZOB georganiseerd kan worden, bijvoorbeeld in het kader van jeugdzorg. Er zijn goede contacten en er is bereidheid vanuit de andere Rekenkamers om daar op in te zetten. Ten aanzien van de nieuwe vergaderstructuur is de RKC graag bereid een rol te vervullen in de ondersteuning van de evaluatie als daar behoefte aan is. Reacties vanuit de Auditcommissie: • Kees merkt op dat er de afgelopen tijd al best wat stappen zijn gezet in het sociaal domein, ultieme controle is waarschijnlijk nooit te bereiken. Het zou zinvol zijn om te kijken wat het effect is van het traject dat nu in werking is gezet. • Kees merkt op dat het lastig blijkt om de politiek buiten de vergadering te laten. Hij heeft gepoogd het onderwerp rondom de aanbesteding van het Dorpshuis op tafel te leggen zonder politieke kleuring.

In zijn optiek zit er wel degelijk een verschil in wat een accountant kan onderzoeken of een RKC. In de commissie AZ is ook gesproken over een extern bureau dat het onderzoek zou kunnen doen. Camille merkt op dat het belangrijk is om bij de evaluatie te kijken hoe de Auditcommissie een onafhankelijke rol kan spelen zonder de politiek te veel binnen te laten. Jelle merkt op dat er twee dingen spelen. Ten eerste hoe het zit met de rechtmatigheid in dit specifieke geval. Ten tweede gaat het over aanbestedingen in het hele systeem. De eerste is wellicht vooral iets voor de accountant, omdat hij een verklaring afgeeft over de rechtmatigheid en betrouwbaarheid van de jaarrekening. De tweede ligt dichter bij de RKC. 4. Evaluatie Auditcommissie afgelopen jaar Conform afspraak wordt aan het begin van 2021 het functioneren van de Auditcommissie over het afgelopen jaar besproken. Om een goed beeld te krijgen is een uitvraag gedaan bij de raad, het college, de ambtelijke organisatie en de leden van de Auditcommissie. Niet alleen wordt gekeken naar hoe de Auditcommissie heeft gefunctioneerd, maar ook wat zij nog kan doen en hoe het optreden en effectiviteit naar de raad vergroot kan worden. Reactie leden Auditcommissie • Camille vindt dat politiek buiten deze commissie gehouden moet worden. De Auditcommissie moet een kanaliserende rol hebben voor ideeën en voorstellen vanuit de raad.

Tot dusverre is de Auditcommissie daar best goed in geslaagd. Met het oog op de nieuwe vergaderstructuur zou de Auditcommissie als zelfstandige commissie moeten blijven bestaan. De Auditcommissie kan nog groeien in de evaluatie van de P&C cyclus, om richting raad met adviezen te komen en de evaluatie te begeleiden. • Kees merkt op dat de evaluatie veelal positief is. Echter, de Auditcommissie is er voor de raad. De evaluatie vanuit de gemeenteraad baart zorgen. De Auditcommissie heeft een belangrijke taak om aan de raad uit te leggen wat zij voor hen doet en ervoor te zorgen dat de raad de positie neemt om de Auditcommissie daar kritisch op te bevragen. • Jelle merkt op dat een aantal goede stappen zijn gezet. Toch valt op dat de urgentie vanuit de raad om de P&C cyclus te doorgronden en de raad hier goed in te positioneren nog onvoldoende gevoeld wordt. Die aandacht kan vanuit de Auditcommissie verstevigd worden. De Auditcommissie heeft het afgelopen jaar nog geen indringende adviezen gegeven over hoe de P&C cyclus anders ingericht zou kunnen worden. Er zijn wel elementen besproken die de aanloop zijn naar een andersoortige behandeling van P&C documenten. Punt van aandacht is dat de vergaderingen standaard openbaar zijn. Wellicht zijn er enkele momenten in het jaar die een meer vertrouwelijk karakter hebben, bijvoorbeeld de Managementletter van de accountant. 2

De RKC vindt het opvallend dat alle vergaderingen van de Auditcommissie openbaar zijn. Sandra merkt op dat de leden van de Auditcommissie ook raadsleden zijn die in de gemeenteraad zitten. Per definitie zullen zij vanuit hun politieke overtuiging het allerbeste doen voor de gemeente. Etienne zou graag als RKC aangehaakt blijven op de Auditcommissie. De leden van de Auditcommissie zijn de oren die de RKC in de raad nodig heeft. Jan merkt op dat men het afgelopen jaar bezig is geweest om de toegankelijkheid van de begroting en jaarrekening te verbeteren. Daar zijn nog slagen in te maken de komende tijd. Hij kan zich voorstellen dat de Managementletter niet in een openbare vergadering wordt besproken. Er kunnen zaken in staan die naar personen te herleiden zijn. Het kan ook invloed hebben op de accountant als schrijver als hij weet dat het direct openbaar wordt. Er zijn twee concrete bespreekpunten: 1) Is het wenselijk om op bepaalde momenten in het jaar besloten te vergaderen? - De oproep tot zorgvuldigheid wordt ondersteund. De oplossing om de Managementletter standaard vertrouwelijk te behandelen is echter een grote stap. Openbaarheid is een groot goed.

Is er wellicht een mogelijkheid om de Managementletter eerst te laten reviewen op vertrouwelijkheidsaspecten? - Henk licht toe dat de accountant de Managementletter in eerste instantie schrijft voor het college om te kijken wat er kan verbeteren in de bedrijfsvoering en interne beheersing. Sommige onderwerpen zijn wat lastiger te bespreken in openbaarheid. Een oplossing zou kunnen zijn het uitbrengen van een bestuurlijke versie die openbaar is. Camille merkt op dat hij in de Auditcommissie de Managementletter zou willen bespreken die naar het college is gegaan, zodat er geen sprake is van informatieverlies. Jelle vult aan dat een bestuurlijke versie van de Managementletter interessant kan zijn als zijnde het openbaar stuk dat ook toegankelijk is voor andere raadsleden. De bespreking van de Auditcommissie zou dan vertrouwelijk kunnen zijn over de versie die aan het college wordt aangereikt. De raad wordt altijd gevraagd input te leveren voor extra controlepunten voor de Managementletter. Het zou dus niet logisch zijn om het helemaal vertrouwelijk te maken. - Het uitgangspunt is zo veel mogelijk openbaar, om ook de andere raadsleden de mogelijkheid te geven de vergadering te volgen. Tegelijkertijd zou de bespreking met de accountant niet beperkt moeten worden vanwege het openbare karakter.

Afspraak • Het punt van de bespreking van de Managementletter in openbaarheid of beslotenheid zal t.z.t. worden besproken met de nieuwe accountant. 2) Rol van de Auditcommissie in de nieuwe bestuursstructuur - Er is wat zendelingswerk te doen door wat frequenter duidelijk te maken wat de Auditcommissie doet en ook om input te vragen. Dat kan in de nieuwe vergaderstructuur tijdens de Politieke Avonden. Het is belangrijk om hetgeen besproken is in de Auditcommissie ten minste ieder kwartaal te agenderen voor de Politieke Avonden. - De onderwerpen die besproken worden in de Auditcommissie lenen zich niet om in een grote openbare vergadering te bespreken. Dat kan beter in een klein vast gezelschap. Het is wel van belang om ervoor te zorgen dat de ervaring bij de volgende verkiezingen wordt doorgegeven. Afspraken • De Auditcommissie blijft als aparte commissie bestaan. • Terugkoppeling aan de raad zal in beginsel, naast de verslaglegging, na iedere vergadering van de Auditcommissie plaatsvinden via de Politieke Avonden.

3

5. Verbeterpunten P&C cyclus en de rol van de Auditcommissie hierin Afgelopen jaar bij de begrotingsbehandeling stond de Auditcommissie op een ongelukkig moment geagendeerd, namelijk op het moment dat alle stukken al naar de raadsleden waren verstuurd. Wil de Auditcommissie dit jaar wat eerder geagendeerd worden om de begroting te bespreken? Zijn er nog andere momenten in het jaar die handiger zouden kunnen? Jan licht toe dat er weinig ruimte is om de begroting naar voren te trekken. Dan kunnen de effecten van de Septembercirculaire niet meer meegenomen worden. Kees licht toe dat de Auditcommissie afgelopen jaar het beeld had meer tijd te krijgen dan men uiteindelijk heeft gekregen. Realistisch gezien is het lastig om de stukken eerder bij de Auditcommissie te krijgen. Er moet zeker niet beknibbeld worden op de tijd die de raad heeft. Er is nu een extra onzekere factor door de nieuwe vergaderstructuur. Henk licht toe dat de rol van de Auditcommissie is om te kijken naar de vorm en het proces. Wellicht kan een evaluatiemoment achteraf ingepland worden. De rol van de Auditcommissie wordt dan groter net na de begrotingsbehandeling. Wat heeft men gemist in het proces en de vorm? Kees vraagt of er ruimte zit aan de achterkant. Henk antwoordt dat wettelijk is vastgelegd dat de begroting voor 15 november moet worden aangeboden aan de provincie.

Camille denkt dat de focus wat meer moet liggen op het moment na de behandeling van de kadernota en begroting. Op basis daarvan kan men een kader meegeven voor de volgende keer en zo de toegankelijkheid van de documenten verbeteren. Vervolgens kan gecontroleerd worden of de voorgestelde verbeteringen in de volgende ronde zijn geïmplementeerd. Jelle concludeert dat de Auditcommissie komend jaar de focus meer zal leggen op het moment na de behandeling van de belangrijkste P&C documenten. Met dat uitgangspunt wordt nog eens kritisch naar de jaarkalender van de Auditcommissie gekeken. Jelle en Moniek pakken dit op en leggen schriftelijk een aangepast voorstel voor. 6. Scholingsmogelijkheden raadsleden In het voorjaar wordt een scholingsmogelijkheid van de raad besteed aan de begrotingsapp. Joey licht toe dat er vanuit de leverancier twee mogelijkheden zijn: 1. De leverancier geeft een demo; 2. De leverancier geeft een stukje uitleg en daarna kunnen de raadsleden zelf oefenen in de raadsomgeving. Daar zit wel een kostenplaatje aan. Jelle licht toe dat voor het technisch vragenuurtje van de raad al een presentatie is gegeven over de begrotingsapp. Een presentatie alleen is nu niet voldoende. Camille denkt dat het effectiever is als er weer fysiek vergaderd kan worden. Zolang er digitaal vergaderd wordt is het toch lastig om in de Raadsomgeving te oefenen.

Een eerste presentatie zou wel kunnen. Kees merkt op dat hij de voordelen ziet voor het ambtelijk apparaat, maar dat is wel afhankelijk van een gebruik door eenieder op de juiste manier. Kees stelt voor om niet een demo te geven of te oefenen in de Raadsomgeving, maar te focussen op de voordelen die het heeft als die manier van werken wordt toegepast. Dat gaat verder dan een demo. Het heeft te maken met de verandering van het proces waarin de behandeling plaatsvindt. Jelle, Frans, Joey en Moniek zullen overleggen over wat haalbaar is. Het is goed om de voordelen te noemen, maar het kan ook helpen om de voordelen te ervaren. Er volgt een schriftelijke terugkoppeling met een voorstel. Dit punt blijft voorlopig als vast punt op de agenda staan. Het doel hiervan is aandacht te blijven houden voor het betrekken, informeren en toerusten van de mederaadsleden. 7. Rondvraag Hiervan wordt geen gebruik gemaakt.

4