Ontwerpverslag Auditcommissie 9 december 2020

Verslag openbare vergadering Auditcommissie Son en Breugel, 9 december 2020 Aanwezig: Jelle de Jong, Camille Limpens, Henk Meulendijks, Jan Boersma, Moniek Weerts,

voorzitter, lid, lid, adviseur, wethouder Financiën, secretaris.

Afwezig: Kees Vortman,

lid.

1. Opening De agenda voor deze vergadering wordt vastgesteld. 2. Vaststelling verslag vergadering 5 oktober 2020 Het verslag van 5 oktober 2020 wordt ongewijzigd vastgesteld. 3. Bespreken Managementletter Dennis Meeuwissen van BDO geeft een korte toelichting op de belangrijkste thema’s uit de Managementletter:  De belangrijkste ontwikkelingen houden verband met corona en de impact hiervan op het lopende jaar en de komende jaren. Het is belangrijk opbrengsten en kosten in beeld te brengen en dit op een goede manier te laten landen in de jaarstukken.  De resultaten ten aanzien van de financiële kengetallen en ratio’s zijn goed in vergelijking met andere gemeenten. De solvabiliteit laat een dalende trend zien, maar ligt nog steeds boven het landelijk gemiddelde. De ratio netto-schuldquote zal naar verwachting iets gaan toenemen. De grondexploitatie heeft met de afwikkeling van Sonniuspark steeds minder impact op het weerstandsvermogen.  De aanbestedingsfout van €84.000 vanuit vorig jaar heeft de aandacht. Bij de jaarrekening vindt middels een volledige analyse controle hierop plaats.  De rechtmatigheidsverantwoording is voor behandeling in de Tweede Kamer doorgeschoven naar januari 2021. Op dit moment is nog niet onduidelijk of de rechtmatigheidsverantwoording met ingang van boekjaar 2021 of 2022 wordt ingevoerd.

 De prestatieverklaringen op het sociaal domein blijven een aandachtspunt. Reacties vanuit de Auditcommissie - Op pagina 10 van de Managementletter wordt onder meer gesproken over de onjuiste waardering van bouwgronden in exploitatie. Kan dat nader toegelicht worden en waar is dit op gebaseerd? Dennis licht toe dat dit een theoretisch risico is. Vanuit de theorie wordt gekeken naar elementen waar het college de jaarrekening zou kunnen beïnvloeden, dat zijn veelal posten die een schattingselement bevatten. Camille merkt op dat hij graag had gezien dat explicieter was geformuleerd dat het een theoretisch risico betreft. - Kees heeft schriftelijk een opmerking ingediend over de tekortkoming op een aanbesteding. Dit is geen nieuw geconstateerde fout, maar betreft een nasleep uit het voorgaande jaar. De volledige spendanalyse vindt richting de jaarrekeningcontrole plaats. Deze aanbestedingsfout an sich heeft geen gevolgen voor het verkrijgen van een goedkeurende controleverklaring. 20.0015379 Verslag Auditcommissie 9 december 2020

-

Ten aanzien van het sociaal domein heeft Kees schriftelijk ingebracht dat het goed zou zijn om hier meer zicht op te houden. Jelle licht toe dat dit gesprek al een aantal jaar gevoerd wordt. In de nieuwe visie op het CMD wordt nadrukkelijk gevraagd om de monitoring op het sociaal domein meer in eigen hand te gaan nemen, zodat er meer zicht en grip ontstaat op de vraag of geleverd wordt wat is afgesproken. - Henk merkt in reactie tot voorgaand punt op dat het college stelt dat de verantwoording van de zorgaanbieders dermate geëvolueerd is, dat deze methode meer zekerheid geeft (via de controleverklaring), dan zelf op basis van deelwaarnemingen de prestatielevering aan te tonen. Hoe kijkt de accountant hiernaar? Dennis reageert dat een goedkeurende controleverklaring bij de productieverantwoording van een zorgaanbieder die aan alle eisen voldoet, inderdaad de gewenste zekerheid geeft. Voor de zorgaanbieders die geen controleverklaring kunnen leveren, geldt dat je zelf e.e.a. moet doen om zekerheid te krijgen over de geleverde prestaties. - Camille vraagt of de reactie van het college op de Managementletter naar mening van de accountant adequaat is. Dennis kan dit bevestigen. De leden van de Auditcommissie danken Dennis voor zijn toelichting op de Managementletter. 4. Controleprotocol De leden van de Auditcommissie hebben geen opmerkingen bij het controleprotocol.

Met de aanbeveling van de Auditcommissie is dit onderwerp geplaatst op de raadsvergadering van 17 december a.s. 5. Rechtmatigheidsverantwoording Henk geeft een korte toelichting op de stand van zaken rondom de rechtmatigheidsverantwoording.  In 2015 heeft de commissie Depla een rapport uitgebracht over de vernieuwing van de begroting en verantwoording, waaronder de rechtmatigheidsverantwoording.  Door corona is de behandeling van het wetsvoorstel in de Tweede Kamer doorgeschoven naar januari 2021. Daarbij is het wetsvoorstel gekoppeld aan de Wet versterking decentrale rekenkamers. Daar valt ook het waterschap onder. Het waterschap is nog niet voorbereid op de rechtmatigheidsverantwoording en is bezig met een lobby de rechtmatigheidsverantwoording verder door te schuiven. Het zal moeten blijken of het ingangsjaar boekjaar 2021 blijft of boekjaar 2022 wordt.  Een student zal in het kader van zijn afstudeeropdracht finance & control mee kijken welke processen en wijzigingen moeten worden doorgevoerd in de administratieve organisatie zodat de rechtmatigheidsverantwoording van het college voldoet.  Er is al een model tekst voor de rechtmatigheidsverantwoording opgeleverd door de commissie BBV. De bedoeling is dat deze straks wordt opgenomen in de jaarrekening.

De accountant zal een oordeel moeten vellen of het terecht is dat het college heeft opgeschreven dat ze rechtmatig heeft gehandeld. In de paragraaf bedrijfsvoering zal het college beschrijven welke acties zij onderneemt om afwijkingen in de toekomst te voorkomen.  Voor het boekjaar 2021 wordt een nieuwe accountant aangesteld. Met die accountant zullen onder andere afspraken gemaakt gaan worden over het In Control Framework en de tolerantiegrenzen in het controleprotocol.  Het is de bedoeling om een eerste opzet van de rechtmatigheidsverantwoording op te stellen als bijlage bij het raadsvoorstel voor het vaststellen van de jaarrekening 2020. Dit is nog wel afhankelijk van het moment van inwerkingtreding van de wet. Reacties vanuit de Auditcommissie - Jelle vraagt wat er nu feitelijk gaat veranderen door de rechtmatigheidsverantwoording. Henk licht toe dat het college zelf verantwoording moet gaan afleggen over hoe zij het afgelopen jaar heeft geacteerd. Op basis van de verbijzonderde interne con-

2

-

troles moet de conclusie getrokken kunnen worden of het college rechtmatig gehandeld heeft. De accountant zal dat verifiëren op basis van een controle. Jelle merkt op dat het belangrijk is om enige toelichting te geven aan de raad wanneer dit voor de eerste keer als zodanig naar de raad wordt gestuurd.

6. Jaarkalender 2021 In de eerste vergadering van 2021 staat de P&C cyclus op de agenda. Hoe past de P&C cyclus in het raadswerk en welke rol vervult de Auditcommissie hierin? Jelle merkt op dat afgelopen jaar de begroting geagendeerd stond voor de Auditcommissie nadat de begroting aan de raad was toegezonden. Dat zou eigenlijk anders moeten, anders heeft de Auditcommissie weinig toegevoegde waarde. Dat geldt ook voor de kadernota. Het is goed om er samen over na te denken of dat op een andere manier zou kunnen. Indien wordt ingestemd met de proef rondom de nieuwe vergaderstructuur zal sowieso gekeken moeten worden hoe de begroting en kadernota in deze nieuwe werkwijze behandeld gaan worden en op welk moment de Auditcommissie dan aan bod komt. De Auditcommissie kijkt voornamelijk naar de vorm van de jaarrekening, kadernota en de begroting. Zij velt geen oordeel over de inhoud. Wellicht kunnen de concept stukken vertrouwelijk gedeeld worden met de Auditcommissie, nog voordat deze naar de raad worden gestuurd. Dat vraagt wel iets van het tijdschema. Jan merkt op dat daarmee de begroting en kadernota dichter naar elkaar toe getrokken worden, de vraag is of dat wenselijk is. Jelle reageert dat het momentum van de kadernota misschien naar voren gehaald kan worden. Dat zou wel betekenen dat het een kadernota op hoofdlijnen betreft.

In die opzet is men voor wat betreft de kadernota niet gebonden zijn aan een vast tijdstip of stramien. Jan reageert dat deze opzet zou betekenen dat de Meicirculaire mogelijk buiten de kadernota gaat vallen. Afspraak: voor de vergadering van januari wordt geagendeerd de mogelijkheden ten aanzien van de P&C cyclus en de rol van de Auditcommissie hierin. Ook in relatie tot de nieuwe bestuursstijl waar op 17 december a.s. besluitvorming over zal plaatsvinden. In januari staat ook de evaluatie van de Auditcommissie geagendeerd. Hoe heeft de Auditcommissie gefunctioneerd en hoe zou de Auditcommissie ideaal gezien moeten functioneren? Dat heeft ook invloed op hoe de agenda van de Auditcommissie voor het komende jaar eruit gaat zien. De evaluatie vraagt om enige voorbereiding, om input op te halen vanuit de raad, het college, de griffie, Dienst Dommelvallei, ambtelijke organisatie en de leden van de Auditcommissie. Het uitgangspunt is dat de vorm en de wijze waarop zaken gerapporteerd worden onderwerp van gesprek zijn in de Auditcommissie. De discussie over de inhoud is een aangelegenheid voor de raad. Afspraak: Moniek en Jelle zorgen voor de voorbereiding van de evaluatie van de Auditcommissie voor de tweede week van januari. De vergadering van week 14 valt in de nieuwe vergadercyclus in april.

Voorgesteld wordt deze vergadering naar voren te halen, zodat eind maart een advies richting de raad geformuleerd kan worden over de P&C cyclus in de nieuwe vergaderstructuur. De vergadering van eind maart kan gezien worden als voortzetting op de vergadering van januari. Moniek zal zorgen dat deze vergadering in maart wordt gepland in plaats van in april. 7. Rondvraag Hiervan wordt geen gebruik gemaakt.

3