Ontwerpverslag Auditcommissie 8 juni 2021

Verslag openbare vergadering Auditcommissie Son en Breugel, 8 juni 2021 Aanwezig: Camille Limpens, Kees Vortman, Henk Meulendijks, Jan Boersma, Moniek Weerts,

lid, voorzitter (plv.) lid, adviseur, wethouder Financiën, secretaris.

Afwezig: Jelle de Jong,

voorzitter, lid.

1. Opening De agenda voor deze vergadering wordt vastgesteld. 2. Vaststelling verslag vergadering 26 januari 2021. Het verslag van de vergadering van 26 januari 2021 wordt ongewijzigd vastgesteld. 3. Accountantsverslag bij de jaarrekening 2020 van de gemeente Son en Breugel Dennis Meeuwissen van BDO geeft een korte toelichting op het accountantsverslag. De accountant heeft een goedkeurende verklaring gegeven voor getrouwheid en rechtmatigheid. De gevolgen van COVID-19 zijn nader toegelicht in zowel het jaarverslag als de jaarrekening. Verder constateert de accountant dat het jaarverslag verenigbaar is met het jaarverslag. Er is gewerkt conform het BBV, de WNT en de SiSa-bijlage. De Europese richtlijn voor aanbestedingen is in één geval niet nageleefd. Het resultaat is €2,7 miljoen gunstiger dan begroot. Dat komt onder meer door ontvangen bijdragen van het Rijk als gevolg van COVID-19 die per saldo meer bedroegen dan de extra kosten die als gevolg van COVID-19 zijn gemaakt. Ten aanzien van de grondexploitatie zijn er meer opbrengsten gegeneerd dan kosten gemaakt. Op het sociaal domein is een onzekerheid geconstateerd ten aanzien van de prestatielevering van de zorg. Dit komt ook doordat kleine zorgaanbieders geen accountantsverklaring aan hoeven te leveren. De financiële positie van de gemeente gerelateerd aan de solvabiliteitsratio is goed.

Portefeuillehouder Jan Boersma licht toe dat 2020 vanwege COVID-19 anders is verlopen dan voorzien. Financieel gezien heeft de gemeente een goed jaar gedraaid. Reacties vanuit de Auditcommissie: • Kees merkt op dat hij de jaarrekening zelf nog niet kent. Dat maakt het lastig om de essentie na te gaan van hetgeen in het accountantsverslag staat. • Het accountantsverslag en de reactie hierop van het college betreffen concept stukken. Het streven zou moeten zijn dat de Auditcommissie definitieve stukken ontvangt. • 2020 was een bijzonder jaar vanwege corona. Financieel gezien ligt er een positief resultaat. Dat hoeft echter niet altijd als positief ervaren te worden, omdat dit ook betekent dat een aantal voorgenomen zaken niet is uitgevoerd. • Op pagina 1 van het accountantsverslag staat dat de bevindingen en aanbevelingen zijn afgestemd met de verantwoordelijk wethouder. Wat wordt hier mee bedoeld? Dennis licht toe dat dit de afstemming over feitelijke onjuistheden betreft. • Kees vraagt naar een nadere toelichting op het positieve saldo van €2,7 miljoen. Portefeuillehouder Jan Boersma licht toe dat er oorspronkelijk een begroting lag van -€1 miljoen. Nu ligt er een positief saldo van €1,7 miljoen. €1 miljoen komt uit de

238310 Verslag Auditcommissie 8 juni 2021

•

• •

grondexploitatie. Daarnaast zijn een aantal activiteiten doorgeschoven. Tot slot is het groeipad in de begroting bewust niet uitgegeven, maar bij de reserve neergezet. Wat zijn de belangrijkste aanbevelingen van de accountant aan de gemeenteraad? Dennis licht toe dat het accountantsverslag met name geënt is op verslaggeving en waardering, en eventuele fouten of onzekerheden die leiden tot een niet-goedkeurende verslaging. De accountant heeft in ieder geval de discussie rondom fraude en fraudeanalyse op de agenda willen zetten. Rondom de rechtmatigheidsverantwoording is het belangrijk om, met de nieuwe wetgeving in de hand, nog eens te kijken wat dat gaat betekenen, ook voor de controlerende rol van de raad. Tot slot moet gekeken worden hoe het ‘In Control Framework’ neergezet gaat worden. Er is op dit moment weinig reden om fors in te grijpen in de manier hoe dat nu gebeurd. Er worden vrij veel afkortingen gebruikt, een lijst met afkortingen zou de leesbaarheid vergroten. Van een aantal zorginstellingen is geen controleverklaring ontvangen. Wat zou de gemeente kunnen doen om dit te verbeteren, om het risico op financiële tegenslagen te verminderen? Dennis licht toe dat zorgaanbieders onder de €125.000 geen verklaring aan hoeven te leveren. Gemeenten zouden zelf wel gedurende het jaar controles kunnen doen.

Henk licht toe dat de gemeente wel toetst of daadwerkelijk is geleverd wat wordt gefactureerd.

Afspraak ➢ De Auditcommissie besluit om de raad te adviseren kennis te nemen van het accountantsverslag en de reactie van het college hierop, en de rechtmatigheid en getrouwheid van de jaarrekening vast te stellen. Daarbij dient als kanttekening te worden vermeld dat de leden van de Auditcommissie zich in dit advies enkel konden baseren op het accountantsverslag, de jaarrekening was op het moment van vergaderen nog niet beschikbaar. 4. Inventarisatie behoeften ten aanzien van de digitale ondersteuning bij P&C documenten Vanaf juni/juli wordt gestart met een aanbestedingstraject gericht op een systeem dat geschikt is voor het samenstellen van het boekwerk van P&C documenten. In de gezamenlijke bijeenkomst van de Auditcommissies van de gemeenten Geldrop-Mierlo, Nuenen en Son en Breugel van 30 maart jl. is nadrukkelijk bepleit om de raden te bevragen op hun behoeften als het gaat om de digitale ondersteuning bij P&C documenten. Het is van belang om aan de voorkant het Programma van Eisen goed in te richten. Reactie leden Auditcommissie • Kees licht toe dat zijn fractie weinig toegevoegde waarde ziet in voornoemde interactieve schil. Een pdf-document met zoekfunctie volstaat. Voor het ambtelijk apparaat is er wel degelijk toegevoegde waarde.

Zolang er geen nadrukkelijke eisen of wensen vanuit de raad worden gesteld, moeten er niet allerlei prijsverhogende wensen meegenomen worden in de aanbesteding. • Camille merkt op dat de interactieve schil voor de P&C cyclus eenvoudig bereikbaar moet zijn voor iedereen. Het moet eenvoudig zijn om aantekeningen te maken, zowel voor jezelf, voor je fractie, als voor iedereen. • Een eenvoudige zoekfunctie, waarmee in één oogopslag in het hele document gezocht kan worden, is gewenst. • Een wens zou zijn de mogelijkheid om in het systeem opties door te rekenen. • De toegankelijkheid van documenten moet niet afhankelijk zijn van de aanbieder. Over vijf tot tien jaar moeten de gegevens van nu nog steeds raadpleegbaar zijn. De gemeente moet eigenaar blijven van de data.

2

Henk vraagt of de begrotingsapp zoals die nu bestaat voldoet. Kees antwoordt dat zijn fractie hier helemaal geen gebruik van maakt. Is na te gaan in hoeverre de begrotingsapp wordt geraadpleegd? Dat zegt mogelijk iets over de vraag of dit de manier is waarop we inwoners willen informeren over P&C documenten. Afspraken ➢ De leden van de Auditcommissie vragen de agendacommissie om in het stramien van de nieuwe bestuursstijl een sessie te besteden aan een bredere inventarisatie binnen de raad naar dit vraagstuk. De eerste inventarisatie vanuit de Auditcommissie kan dan als bijlage meegenomen worden (actie Moniek). ➢ Henk gaat na tot wanneer wensen aangeleverd kunnen worden t.b.v. het aanbestedingstraject. ➢ Henk gaat na of het mogelijk is te achterhalen hoe vaak de begrotingsapp geraadpleegd wordt. 5. Scholingsmogelijkheden raadsleden Kees stelt voor om hier dit jaar geen energie meer in te steken, maar de focus te leggen op de nieuwe raad die volgend jaar aantreedt. Het is aan te raden om bij aanvang van de nieuwe raadsperiode, voorafgaand aan behandeling kadernota, een cursus gemeentelijke financiën te organiseren. Bijvoorbeeld in de vorm van een aantal sessies waarin de P&C cyclus in zijn algemeenheid wordt toegelicht, hoe je een begroting moet lezen en hoe het werkt met zaken als het lenen voor investeringen, afschrijvingen etc.

In dat kader moet ook de positionering van de Auditcommissie en de accountant meegenomen worden. Men heeft een positieve ervaring met de training die hierover eerder gegeven is door de VNG. Afspraak • Bezien wordt of bij aanvang van de nieuwe raadsperiode een cursus gemeentelijke financiën georganiseerd kan worden (actie Moniek). 6. Rondvraag Hiervan wordt geen gebruik gemaakt.

3