Gezamenlijke bijeenkomst Auditcommissies 30 maart 2021 - sfeerimpressie

Sfeerimpressie bijeenkomst Auditcommissies Geldrop-Mierlo, Nuenen en Son en Breugel 30 maart 2021 Deelnemers: Ton van Happen (Geldrop-Mierlo), Peter Uipkes (Nuenen), Cees Meijvis (Nuenen), Jan Peters-Rit (Geldrop-Mierlo), Monique Donkers (Nuenen), Louis Koenen (Nuenen), Frans Stravers (Geldrop-Mierlo), Camille Limpens (Son en Breugel), Mark van Schaijk (Geldrop-Mierlo), Jelle de Jong (Son en Breugel). Ondersteuning: Marloes Soffner (Pepperflow), Joey van de Laar (Dienst Dommelvallei), Peter Cortjens (Dienst Dommelvallei), Henk Meulendijks (Dienst Dommelvallei), Marloes Laurenssen (griffie Nuenen), Wim Geboers (griffie Geldrop-Mierlo), Moniek Weerts (griffie Son en Breugel). Inleiding Jelle licht toe dat er vanuit Pepperflow de mogelijkheid bestaat voor een interactieve schil rondom de begrotingsapp, de zogenaamde Raadsomgeving. De Raadsomgeving biedt de mogelijkheid om technische vragen te stellen bij de begroting of een ander P&C document. Het is als het ware een extra functionaliteit die op de begrotingsapp kan worden gezet. Alle drie de gemeenten gebruiken op dit moment de begrotingsapp, de Raadsomgeving nog niet. De Raadsomgeving kost incidenteel €2.000 en structureel €3.000 per organisatie per jaar (grove schatting).

Vragen over de Raadsomgeving - Hoe is de beantwoording van vragen geregeld in relatie tot de rol van het college? - Komt er een totaaloverzicht van alle gestelde vragen beschikbaar voor raadsleden? - Kunnen memo’s in de Raadsomgeving ook gedeeld worden met steunfractieleden en burgerleden? Kan er gewerkt worden met bevoegdheden? - Is de Raadsomgeving ook geschikt om vergelijkingen tussen documenten te maken, zodat je die exercitie niet zelf handmatig hoeft uit te voeren? - Kun je vanuit de Raadsomgeving doorklikken naar onderliggende beleidsnota’s, om zo meer achtergrondinformatie te krijgen? - Is het mogelijk om achter de cijfers van de begroting te kijken (door de werkbegrotingen in te zien)? Men komt tot de conclusie dat de Raadsomgeving met name een ‘tool’ is om rechtstreeks vragen te stellen bij P&C documenten en direct in het systeem aantekeningen te maken. Dat vereist wel dat de gehele raad digitaal gaat werken. Via routes die op voorhand worden ingeregeld komen de vragen automatisch bij de juiste medewerker terecht. Men ziet nog niet meteen heel veel voordelen voor raadsleden, behoudens de ontlasting van de ambtelijke organisatie. De deelnemers vragen zich af of de Raadsomgeving een antwoord geeft op de vragen die er leven.

Aanbesteding Vanaf juni/juli wordt gestart met een aanbestedingstraject gericht op een systeem dat geschikt is voor het samenstellen van het boekwerk van P&C documenten. Dat zal ongeveer een half jaar in beslag nemen. Daarna is bekend wie de (nieuwe) leverancier is. Naar verwachting kan het systeem van de nieuwe leverancier voor het eerst gebruikt worden voor de begroting van 2023 en verder. Vanuit de leden van de Auditcommissies wordt nadrukkelijk bepleit om de raden te bevragen op hun behoeften als het gaat om de digitale ondersteuning bij P&C documenten. Het is van belang om aan de voorkant het Programma van Eisen goed in te richten. Wellicht moet die

uitvraag zelfs breder zijn dan enkel de P&C documenten, eenzelfde vraag is er immers in brede zin voor de digitale ondersteuning van documenten (NotuBiz). Conclusie De Auditcommissies zouden graag meegeven wat het nieuwe pakket (het nieuwe systeem) zou moeten kunnen. Die wensen worden in de individuele Auditcommissies opgehaald en kunnen worden meegenomen in het op te stellen Programma van Eisen. Het is daarbij van belang om een onderscheid te maken tussen ‘nice to have’ en ‘must have’.