Evaluatie Auditcommissie januari 2021

Evaluatie Auditcommissie Conform afspraak wordt aan het begin van 2021 het functioneren van de Auditcommissie over het afgelopen jaar besproken. Om een goed beeld te krijgen is een uitvraag gedaan bij de raad, het college, de ambtelijke organisatie en de leden van de Auditcommissie. Reactie vanuit de raad Vraag 1. Hoe ervaart u de advisering van de Auditcommissie binnen de aan haar gestelde bevoegdheden? • • •

Prima, wij zijn tevreden over de uitgebrachte adviezen Voor zover ik kan beoordelen, gebeurt dit transparant en tijdig Voldoende tot goed

Vraag 2. Zijn er, naast de in de verordening opgenomen onderwerpen en taken andere onderwerpen en taken die door de Auditcommissie behandeld zouden moeten worden? Zo ja, welke? • • •

Optioneel zou de audit committee zich kunnen bezighouden met rechtmatigheidsvraagstukken. Echter in het huidige politieke klimaat, is het wellicht beter om dit bij Rekenkamer of de accountant zelf te beleggen. Ik ken daar de verordening niet goed genoeg voor Voor dit moment missen wij nog niets, wellicht zou dit mogelijk in de toekomst kunnen voorkomen.

Vraag 3. Kunt u in een paar woorden weergeven wat de Auditcommissie aanlevert in de voorbereiding van de kadernota/begroting? Wat zou u daarbij van de Auditcommissie verwachten? • • •

Voor dit proces zie ik een beperkte rol; auditcommissie kan hier vooral adviseren over het beoogde proces wat gevolgd wordt en over de technische juistheid/volledigheid van de procedure en documentatie. Adviseren van de raad op een aantal punten zoals scholing, accountantskeuze en –werk, pre-controle op begroting-kadernota. Zeg maar de achterkant van de financiële p&c. Wij krijgen niets meer aangeleverd als wat wij lezen in de agenda en de verslagen van de vergaderingen en wat de fractievoorzitter ons verteld. In ons fractieoverleg worden de agenda en de verslagen van de auditcommissie periodiek besproken. Wij zouden niet weten wat wij nog meer zouden moeten verwachten er vanuit gaande dat de fractie via de fractievoorzitter voldoende is geïnformeerd.

Vraag 4. Wordt u voldoende geïnformeerd over de geagendeerde onderwerpen, vergaderingen en uitkomsten van de Auditcommissie? Kunt u dat toelichten? • • •

Ja, voldoende. Zou hier ook niet meer tijd aan willen besteden, aangezien dat ten koste zou gaan van belangrijke politiek inhoudelijke dossiers. Kan ik niet goed beoordelen. Ja. In ons fractieoverleg worden de agenda en de verslagen van de auditcommissie periodiek besproken. Wij zouden niet weten wat wij nog meer zouden moeten verwachten er vanuit gaande dat de fractie via de fractievoorzitter voldoende is geïnformeerd.

120394 – Evaluatie Auditcommissie januari 2021

Vraag 5. Heeft u behoefte aan kennisontwikkeling/opleiding op het gebied van de P&C cyclus? Kunt u dat toelichten? • • •

Nee, geen behoefte. Verwacht dat die behoefte mogelijk wel bij nieuwe raadsleden zal ontstaan. Die behoefte is er altijd. Maar ik zou in een concreet geval sneller contact opnemen met een ambtenaar financiën. Meer kennis is altijd een goede zaak echter gezien het vele werk en de beperkt beschikbare tijd is en blijft dat altijd moeilijk. Verder gaan wij er vanuit dat niet iedereen binnen de fractie dezelfde kennis behoeft te bezitten als de kennis maar binnen de fractie aanwezig is.

Vraag 6. Zijn er nog andere zaken of verbeterpunten die u de Auditcommissie mee wilt geven voor het komende jaar? Zo ja, welke? • • •

Nee Adviseren over leesbaarheid en begrijpelijkheid voor raadsleden en inwoners is een belangrijk punt. Nee

Reactie vanuit het college en ambtelijke organisatie Vraag 1. Ervaart u de Auditcommissie als klankbordgroep waarmee u kunt afstemmen over belangrijke P&C documenten richting de raad? Kunt u dat toelichten? •

Ik ervaar de auditcommissie niet als klankbordgroep. Dat heeft er in belangrijke mate mee te maken, dat gekozen is voor een zelfstandige commissie uit de raad met een directe lijn naar de portefeuillehouder financiën. Een goede keuze uit oogpunt van effectiviteit. Betekent wel, dat ik niet direct in de processen betrokken en geïnformeerd ben (wat overigens geen bezwaar hoeft te zijn). Mijn beeld van de auditcommissie is veeleer dat van een kopgroep, die de aandacht voor en betekenis van planning en control op het niveau van de gemeenteraad wil versterken.

•

De taken en bevoegdheden van de Auditcommissie betreffen de kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid van de raad. Volgens de verordening beperken de adviezen van de Auditcommissie zich dan ook tot de vorm en het proces van de P&Cdocumenten. De inhoudelijke bespreking hiervan is aan de raad. De bespreking over bijvoorbeeld de beperking van het aantal programma’s naar 4 en de prestatie indicatoren ervaar ik als waardevol. Dit zijn mooie voorbeelden van onderwerpen waarbij de auditcommissie als klankbordgroep kan fungeren. De keuze van een zelfstandige commissie uit de raad met een directe lijn naar de portefeuillehouder financiën ervaar ik als prettig en effectief.

•

Bij het vaststellen van de Kadernota op 2 juli 2020 is besloten tot een nieuwe programmaopzet voor de begroting. Op 9 juli 2020 is via een werksessie met de Auditcommissie daaraan invulling gegeven aan de doelstellingen van de nieuw programma’s. Ondanks dat het een prettige manier van werken was van de Auditleden met de ambtelijke organisatie ging het tijdens dat overleg niet alleen over de vorm en het proces maar ook over de inhoud. Op 5 oktober 2020 stond de begroting 2021-2024 op de agenda van de Auditcommissie. De coördinator van de p&c cyclus heeft in die vergadering een toelichting gegeven op de

hoofdpunten van de begroting. Conclusie was dat deze toelichting nogmaals gegeven zou worden voorafgaand aan het technisch vragenuurtje. Deze toelichting was meer van toepassing op alle gemeenteraadsleden dan op alleen de leden van de Auditcommissie. Tijdens de vergadering van de Auditcommissie van 9 december 2020 is de afspraak voor deze evaluatie gemaakt. Daarbij is ook aan de orde geweest om de p&c-documenten eerder in het besluitvormingsproces aan te leveren aan de Auditcommissie zodat de leden deze documenten op inhoud kunnen beoordelen. De taken en bevoegdheden van de Auditcommissie betreffen de kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid van de raad. Volgens de verordening beperken de adviezen van de Auditcommissie zich dan ook tot de vorm en het proces van de p&cdocumenten. De inhoudelijke bespreking is aan de raad. Over de vorm en het proces heeft de Auditcommissie de afgelopen periode nog geen adviezen gegeven.

Vraag 2. Heeft u het gevoel dat de Auditcommissie richting de accountant voldoende aandacht heeft voor uw belangen? Kunt u dat toelichten? •

•

•

Mijn indruk is, dat de auditcommissie op een goede en correcte manier opereert richting accountant, met voldoende oog voor de belangen van de gemeenteraad. Aandacht voor de verschillende bevoegdheden en verantwoordelijkheden van het college en de gemeenteraad is van belang (ga niet op elkaars stoel zitten). Ja, het afgelopen jaar heeft de auditcommissie richting accountant consequent het belang van de gemeente vooropgesteld. Als bestuurder had ik ook geen ander belang en dat geldt ook voor de gemeentelijke organisatie. In de discussie met de accountant over de verhoging van de auditfee en over de meerkosten bij de controle van de jaarrekening 2019 heeft de Auditcommissie steeds de standpunten van de ambtelijke organisatie verdedigd richting accountant. Mede door deze opstelling van de Auditcommissie (en die van de auditcommissies van de gemeenten Geldrop-Mierlo en Nuenen) heeft de accountant de meerkosten uiteindelijk niet in rekening gebracht. Bij de bespreking van de managementletter en het verslag van bevindingen bij de jaarrekening is er door de Auditcommissie met de accountant gesproken over de reactie van het college op beide documenten. Ondanks dat er door de leden kritische vragen gesteld zijn bij de reacties, is er steeds voldoende aandacht geweest voor de belangen van het college en de organisatie hoe om te gaan met de adviezen van de accountant.

Vraag 3. Wordt u voldoende geïnformeerd over de geagendeerde onderwerpen, vergaderingen en uitkomsten van de Auditcommissie? Kunt u dat toelichten? •

De verslagen en voorstellen van de auditcommissie zijn voor college en raad voldoende beschikbaar. Mij zijn geen opmerkingen bekend over de kwaliteit van de stukken, of over de onderwerpen waarmee de auditcommissie zich bezighoudt. Overigens is dat laatste een blijvend punt van aandacht: het is soms verleidelijk om ook iets van de inhoud te vinden, waar dat vooral de rol van inhoudelijke commissies is. Overigens is dit nog wel een punt bij de invoering van de nieuwe werkwijze van de gemeenteraad: de positie van de auditcommissie daarin.

• •

De agenda en verslagen van de auditcommissie zijn voldoende duidelijk en beschikbaar. In een enkel geval is in het portefeuille overleg financiën onduidelijkheid over de eventueel gewenste ambtelijke voorbereiding. De agenda met bijbehorende documenten wordt tijdig aangekondigd en gepubliceerd. Tevens is er vooraf de mogelijkheid om agendapunten aan te dragen. Ook de verslaglegging is voldoende uitgebreid zodat duidelijk is waarover gesproken is en wat de vervolgacties zijn.

Vraag 4. Zijn er nog andere zaken of verbeterpunten die u de Auditcommissie mee wilt geven voor het komende jaar? Zo ja, welke? •

•

•

Het lijkt me goed, dat de auditcommissie zich over twee onderwerpen beraadt: 1. Hoe past de auditcommissie in de nieuwe werkwijze van de gemeenteraad (wat overigens niet per definitie een verandering hoeft te betekenen). 2. Welke adviezen heeft de auditcommissie eventueel met het oog op de volgende raadsperiode, zowel wat betreft het proces van collegevorming, als wat betreft de p&c-cyclus in het algemeen. Graag wil ik aandacht vragen voor de rol en positie van de auditcommissie bij de invoering van de nieuwe vergaderstructuur. Tevens is het voor mij de vraag of het wenselijk is dat de vergaderingen van de auditcommissie openbaar zijn. Er zijn onderwerpen aan de orde geweest (denk bijvoorbeeld aan kosten meerwerk accountant) die zich minder goed lenen voor een openbaar karakter van de vergadering. Het inhoudelijk bespreken van de managementletter past m.i. niet in de rol van de auditcommissie. Bij de vaststelling van de verordening is besloten om de vergaderingen van de Auditcommissie openbaar te laten zijn. In 2019 heeft er één keer (iemand van de pers) op de publieke tribune gezeten. Na de vergadering van 28 januari 2020 zijn er alleen nog digitale vergaderingen geweest. Bij zo’n digitale vergadering is niet duidelijk of er “publiek” aanwezig is. De videoverslagen van de vergaderingen zijn openbaar.

Met name bij de bespreking van de meerkosten van de accountant zijn er (ongenuanceerde) uitspraken gedaan die anders geformuleerd zouden zijn als er publiek en/of de accountant aanwezig zou zijn geweest op de publieke tribune. Daarnaast is de managementletter met adviezen over de bedrijfsvoering een document wat bedoeld is voor het college. Deze is in de vergadering van 9 december 2020 in het openbaar besproken. Omdat er geen vertrouwelijke of schokkende zaken zijn geconstateerd was dat ook geen probleem. Mocht dat in de toekomst wel zo zijn dan kan de Auditcommissie besluiten dat in een besloten vergadering te bespreken. Dat wekt dan de schijn dat er iets ernstigs aan de hand is. Verder vinden er, mede door de goede sfeer van de vergaderingen, regelmatig “met de benen op tafel” gesprekken plaats tussen de Auditleden en de adviseurs. Deze gesprekken zijn waardevol maar zouden waarschijnlijk minder open gevoerd worden in aanwezigheid van publiek. Verbeterpunt: Standaard zijn de vergadering besloten tenzij de commissie anders besluit.

Reactie vanuit de leden van de Auditcommissie Vraag 1: Hoe kijkt u aan tegen de onderlinge dynamiek en rolvervulling binnen de Auditcommissie? •

Positief. Ik denk dat we op een goede manier overleg hebben. Open, niet politiek en inhoudelijk gericht, waarbij alle deelnemers (raadsleden, wethouder en ambtenaren) gelijkwaardig met elkaar het gesprek aan gaan, zonder ieders rol uit het oog te verliezen. In die dynamiek kunnen onderwerpen ook echt op procesniveau besproken worden, zonder dat we daarbij politiek over de inhoud oordelen. Ik denk dat de auditcommissie

zich goed bewust is van haar procesmatige rol en dat maakt ook, dat discussies open gevoerd kunnen worden, waarbij ieders expertise, ideeën en vragen ingebracht kunnen worden. Dat vind ik een prettige manier van vergaderen en ik hoop de andere leden ook. •

We weten de politiek er goed buiten te houden. Ik heb het idee dat we in de rol van commissielid aan het groeien zijn en dat dat er ook voor zorgt dat de auditcommissie zelf beter zichtbaar wordt voor de raad. En dat we dat vooral in gezamenlijkheid doen. Jelle zit prima in zijn rol als voorzitter, je merkt ook de toegevoegde waarde van zijn ervaringen van de jaren daarvoor.

Vraag 2: Wat is uw beeld bij de inhoud en het verloop van de vergaderingen van de Auditcommissie? •

Zoals net al beschreven. Ik doe mijn best om ze effectief te houden, gericht op de procesmatige (niet politieke) taakstelling van de commissie. Het afgelopen jaar was het soms ook zoeken naar onze rol en moment van acteren in sommige processen. Dat verliep niet vlekkeloos. Dat maakte sommige onderwerpen wat lastiger bespreekbaar. Er zijn enkele discussies geweest over de eventuele vertrouwelijkheid van stukken en/of vergaderingen. Dat blijft een aandachtspunt om met elkaar in de gaten te houden. Uitgangspunt voor mij is, dat we zo veel mogelijk in openbaarheid vergaderen.

•

Voorbereiding: goed, stukken zijn op tijd aanwezig. We zijn concreet en komen tot besluiten en conclusies. Dus: ok

Vraag 3: Wordt u als Auditcommissie voldoende benut in de rol van klankbord t.b.v. de belangrijkste P&C documenten? Kunt u dat toelichten? •

Ik denk dat ambtenaren en college ons inmiddels goed weten te vinden. Dat vond ik ook uit de afgelopen vergaderingen blijken. De raad als geheel blijft toch een beetje afzijdig en ik verwacht soms wat meer vragen. Zeker omdat sommige leden de begroting en de financiën als geheel toch lastig te begrijpen vinden bijvoorbeeld. Daar zouden wij wellicht meer in kunnen en willen betekenen, mits dat ook gewenst is.

•

Vanuit ambtelijke organisatie: JA. Vanuit College: misschien moeten we hier eens op inzoomen. Heb het gevoel (bv rondom managementletter) dat auditcommissie en college meer samen op kunnen trekken (ook liggen de verantwoordelijkheden formeel gescheiden). Vanuit de raad: NEE. De raad is blij dat er mensen zijn die deze taak invullen, maar veel raadsleden hebben nog steeds veel te weinig gevoel bij de harde financiële kant van de controles.