bijlage 4 uitwerking proef nieuwe vergaderstructuur en werkwijze gemeenteraad Son en Breugel

Bijlage 4: Uitwerking proef nieuwe vergaderstructuur en werkwijze gemeenteraad Son en Breugel

Raadswerkgroep bestuursstijl, november 2020

20.0013714 Bijlage 4 raadsvoorstel proef nieuwe vergaderstructuur raad

Inhoudsopgave 1.

Uitvoering en begeleiding van de proef ................................................................................................... 3

2.

Samenstelling agendacommissie ............................................................................................................. 4

3.

Voorzitters(poule).................................................................................................................................... 5

4.

Versterking ondersteuning van de raad ................................................................................................. 6

5.

Communicatie.......................................................................................................................................... 7

6.

Evaluatie en evaluatiecriteria................................................................................................................... 9

7.

Begroting eenmalige kosten .................................................................................................................. 12

20.0013714 Bijlage 4 raadsvoorstel proef nieuwe vergaderstructuur raad

1. Uitvoering en begeleiding van de proef Een goed verloop van de uitvoering van de proef verlangt een heldere en eenduidige organisatie en stevige begeleiding. Organisatie Inloopuur

Wat facilitering en logistiek communicatie

Wie Griffie Griffie/organisatie

Samenspraak bijeenkomst

agendering informatievoorziening facilitering en logistiek begeleiding participanten communicatie voorbereiden agenda agendering informatievoorziening facilitering en logistiek begeleiding participanten communicatie

Initiatiefnemer en griffier Initiatiefnemer en griffie Initiatiefnemer en griffie Initiatiefnemer en griffie Initiatiefnemer en griffie Griffier Agendacommissie Griffie Griffie Griffie Griffie/organisatie

Wat Aan- en bijsturing Tussentijdse reflectie en advies Training en coaching voorzitters Training raadsleden Evaluatie

Wie Presidium Presidium en agendacommissie Externe deskundige Externe deskundige Evaluatiecommissie (door de raad benoemd)

Beraadslagingen (BOB)

Begeleiding

Toelichting De organisatie van het inloopuur beperkt zich tot het faciliteren (ruimte) en logistiek (uitnodiging van enkele raadsleden of hun vervangers en de ontvangst van de inlopers). Bij de communicatie gaat het om de terugkoppeling van de gemaakte afspraken aan de raad, het college en de organisatie en het toezien op het nakomen daarvan. De organisatie van een samenspraakbijeenkomst is een primaire verantwoordelijkheid van de griffie in samenspraak met de initiatiefnemer. De griffie ondersteunt initiatieven van inwoners etc. en de raad. De ambtelijke organisatie ondersteunt initiatieven van het college. Agendacommissie De organisatie van de beraadslagingen (BOB) is de primaire verantwoordelijkheid van de griffie. De griffier bereidt de agenda van de beraadslagingen voor en legt deze ter bespreking voor aan de door de raad benoemde agendacommissie. De agendacommissie stelt een concept raadsagenda op. Bij aanvang van de beraadslaging stelt de raad de agenda vast. De werkzaamheden van de agendacommissie zijn: • Toetsing of een raadsvoorstel voldoet gereed is voor de beraadslaging door de raad (beeldvormend, oordeelsvormend of besluitvormend). • Inschatting van de mate van participatie bij de beraadslaging (beeldvormend, oordeelsvormend). • Beoordeling of een andere dan de reguliere werkvorm voor de beraadslaging gewenst is.

• Inschatting en toedeling van de tijd die nodig is voor de beraadslaging over een raadsvoorstel. • Toewijzing van de raadsvoorstellen aan de verschillende beraadslagingssessies. • Toewijzing van een voorzitter aan een beraadslagingssessie. • Reflectie op het verloop van de beraadslagingssessies. • Advisering aan de raad (presidium) over het verloop van beraadslagingssessies. 20.0013714 bijlage 4 raadsvoorstel proef nieuwe vergaderstructuur, versie 6 november 2020

Presidium Het presidium heeft namens de raad het mandaat om de kwaliteit van het raadswerk te bewaken en de verdere ontwikkeling van het raadswerk te bevorderen. Daarom is naar het oordeel van de Raadswerkgroep de aan- en bijsturing van de uitvoering van de proef een eerste verantwoordelijkheid van het presidium. Het presidium reflecteert met regelmaat op het verloop van de proef en krijgt hierbij advies van de agendacommissie en kan specifieke expertise en ondersteuning inhuren. De Raadswerkgroep beveelt het presidium aan om gedurende de proef de uitvoering ervan als vast agendapunt te bespreken. De Raadswerkgroep geeft het presidium in overweging beraadslagingen over de begeleiding van de proef en de evaluatie in de openbaarheid te laten plaatsvinden. De proef vraagt specifieke aandacht voor de training en begeleiding van de voorzitters, de raadsleden en hun vervangers. Het presidium besluit hierover en verleent opdracht. Evenzo geldt dit voor de evaluatie van de proef.

2. Samenstelling agendacommissie De samenstelling van de agendacommissie vraagt aandacht. Er zijn verschillende mogelijkheden: Samenstelling Voorzitter van de raad met van elke partij een fractievertegenwoordiger. Griffier is adviseur.

Voorzitter van de raad met twee raadsleden vanuit de collegepartijen en twee raadsleden uit nietcollegepartijen. Griffier is adviseur. Voorzitter van de raad met de voorzitters of een afvaardiging daarvan. Griffier is adviseur Voorzitter van de raad en de griffier, gemeentesecretaris is adviseur

Aandachtpunten • Onafhankelijkheid en neutraliteit, risico op politiek in de agendacommissie, agendacommissie wordt een kleine gemeenteraad. • Tijdsbeslag raadsleden. • Omvang/flexibiliteit. • Reflectie/advisering presidium. • Onafhankelijkheid en neutraliteit, risico op politiek in de agendacommissie, agendacommissie wordt een kleine gemeenteraad. • Tijdsbeslag raadsleden. • Omvang/flexibiliteit. Reflectie/advisering presidium. • Onafhankelijkheid • Tijdsbeslag voorzitters/raadsleden. • Omvang/flexibiliteit. • Reflectie/advisering presidium • Representatie van de raad (indirect door de griffier). • Geen directe betrokkenheid van de raad (geen tijdsbeslag raadsleden)

Kenmerken • Representatie van de raad. • Directe betrokkenheid van de raad. • Goede verhoudingen tussen fracties • • •

Representatie van de raad. Directe betrokkenheid van de raad. Goede verhoudingen tussen fracties

• •

Neutraal Directe betrokkenheid van de raad is beperkt

• •

Neutraal en onafhankelijk Beperkte omvang, inzet flexibel.

Van de geschetste mogelijkheden sluit een agendacommissie die bestaat uit de voorzitter van de raad, de griffier en met de gemeentesecretaris als adviseur het beste aan bij het uitvoeren van de proef. Dit model vraagt geen extra inzet van raadsleden en biedt in vergelijking met de andere modellen de beste mogelijkheden voor reflectie op de proef in samenspraak met het presidium. Daarnaast is dit model het minst gevoelig voor de politiek bestuurlijke verhoudingen binnen de raad. Om deze redenen beveelt de Raadswerkgroep aan om bij de proef te starten met een agendacommissie die bestaat uit de voorzitter van de raad, de griffier en de gemeentesecretaris als adviseur. De ervaring met het werken met de agendacommissie in deze samenstelling is mede onderwerp voor reflectie en evaluatie van de proef.

4

3. Voorzitters(poule) Gemeenten die met het model ‘Politieke Avond’ werken hebben goede ervaring opgedaan met de vorming van een voorzitterspoule van ten minste zes voorzitters. De ervaring leert dat een voorzitterspoule de voorzitters gelegenheid geeft om met elkaar te leren en te ‘sparren’. Bovendien laat de begeleiding en training van de voorzitters zich in een poule effectief organiseren. Kijken we naar de frequentie van de samenspraakbijeenkomsten, de beeldvormende en oordeelsvormende sessies en het aantal raadsvoorstellen per jaar lijkt ook voor onze gemeente een poule met minimaal zes voorzitters wenselijk. Bij een samenspraakbijeenkomst bepalen de griffier en de initiatiefnemer in overleg wie de bijeenkomst voorzit. In de regel is dit een voorzitter uit de poule. In bijzondere gevallen kan de initiatiefnemer een voorzitter van ‘buiten’ voorstellen. Het karakter van een beeldvormende sessie (veel inbreng van inwoners etc. en deskundigen, raadsleden stellen vragen) is anders dan een oordeelsvormende sessie (raadsleden wisselen vooral argumenten en debatteren met elkaar en het college). Daarnaast is er ook sprake van een grote inhoudelijke verscheidenheid aan raadsvoorstellen. Voor een efficiënt verloop van de beraadslagingen betekent dit dat het voorzitterschap van een sessie om maatwerk vraagt.

Hieraan kan het beste voldaan worden door te werken met een voorzitterspoule, die bestaat uit voorzitters met een verscheidenheid aan vaardigheden en kennis. Omdat het bij de sessies om beraadslagingen van de raad gaat beveelt de Raadswerkgroep aan om bij voorkeur raadsleden of door de raad benoemde burgerleden in aanmerking te laten komen voor het voorzitterschap van de sessies. De begeleiding van de beeldvormende en de oordeelsvormende beraadslagingen stelt specifieke eisen aan de voorzitters. Ter orientatie gaat het om het volgende profiel: Persoonskenmerken 1. Straalt distantie uit op onderwerp, groep en politiek en is dus onafhankelijk en onpartijdig; 2. Heeft natuurlijk overwicht op de groep die wordt voorgezeten (kan dat krijgen door goed voorwerk in de voorbereiding) en kan tactisch in grijpen tijdens vergaderingen en is zeker van zichzelf; 3. Kan een vergadering lezen dankzij een goed inschattingsvermogen en het vermogen om snel te schakelen; 4. Heeft relativeringsvermogen, kan bij uitstek communiceren en zit voor op basis van gezond verstand; 5. Heeft de bereidheid om te leren en wil ook graag leren (coachbaar). Vaardigheden 6. Kan kennis van de regels combineren met gevoel voor de inhoud; 7. Kan met humor en gezond verstand sfeer in de vergadering brengen; 8. Kent de regels rondom het vergaderen en weet deze passend bij de situatie te hanteren; 9.

Kan dankzij een basistalent vergaderingen leiden, wat betekent dat hij/zij mensen in balans aan bod laat, dat hij/zij kan samenvatten, dat hij/zij kan doorvragen en dat hij/zij (het lef heeft om) de leden aan te zetten tot het kort en puntig brengen van hun vragen en opvattingen; 10. Kan de discussie bewaken; 11. Kan de tijd bewaken; 12. Kan goed samenvatten en van daaruit komen tot afsluiting en besluitvorming. En verder 13. Heeft voldoende tijd om de voorbereiding goed te kunnen doen; 14. Bewaakt de mores van de raad, zeker als het gaat om de omgangsvormen; 15. Stimuleert de raads- en burgerleden; 16. Heeft het vertrouwen van de raad; 17. Durft de griffie optimaal te gebruiken.

Het is aan de fracties om kandidaten voor de voorzitterspoule voor te stellen. Zijn er meer dan zes kandidaten dan kunnen deze, dit ter beoordeling van het presidium, tot de poule toetreden. Als er onvoldoende kandidaten beschikbaar zijn of als blijkt dat de verscheiden-

5

heid aan kennis en vaardigheden van de voorgestelde groep te beperkt is, kan het presidium externe kandidaten voorstellen. Het voorzitterschap van de raadsvergadering (besluitvormende sessie) is wettelijk bepaald en ligt in handen van de voorzitter van de raad. De ervaring met het werken met een voorzitterspoule is mede onderwerp voor reflectie en evaluatie van de proef. De griffie dient als primair aanspreekpunt te fungeren richting voorzitters van de bijeenkomsten.

4. Versterking ondersteuning van de raad De uitvoering van de proef vraagt om tijdelijke versterking van de ondersteuning van de raad. Het gaat om: • Extra inzet gerelateerd aan de nieuwe vergaderstructuur en werkwijze; • Extra inzet gerelateerd aan de begeleiding van de proef. Professionele en organisatorische ondersteuning De griffie heeft tot taak om in samenspraak met het college en de ambtelijke organisatie de beraadslagingen door de raad voor te bereiden, te organiseren en het besluitvormingsproces in brede zin te ondersteunen. Consultatie van gemeenteraden die de beraadslagingen op een min of meer vergelijkbare manier organiseren als in dit voorstel, leert dat deze vergaderstructuur en werkwijze stevige eisen stelt aan de invulling van de griffie (kwantitatief en kwalitatief). Het gaat om een formatie van 2,5 – 3,5 fte. Ter vergelijking de huidige griffie heeft een formatie van 1,5 fte. De extra benodigde ondersteuning betreft: Ondersteuning t.b.v. Inloopuur

Samenspraak bijeenkomst

Beraadslagingen (BOB) (paralle sessies)

Begeleiding proef

Wat • Facilitering en logistiek, registratie deelnemers • Communicatie, publicatie en opvolging en terugkoppeling aan deelnemers, het college en de ambtelijke organisatie • Begeleiding initiatiefnemers (inwoners etc.) • Informatievoorziening • Facilitering en logistiek • Communicatie, publicatie, verslag en opvolging aan de raad • Uitnodigen mogelijke belanghebbenden • Begeleiding externe deelnemers (inwoners etc., deskundigen) • Informatievoorziening • Facilitering en logistiek • Verslaglegging • Communicatie, publicatie, terugkoppeling • Uitvoeren secretariaat • Overleg externe opdrachtnemers • Facilitering en organisatie training voorzitters en raad

Door (griffie/organisatie) Medewerker (MBO/HBO)

Medewerker (Ac) Medewerker (MBO/HBO)

Medewerker (Ac) Medewerker (MBO/HBO)

Medewerker (Ac) Medewerker (MBO/HBO)

6

De evaluatie van de proef geeft inzicht in de werkelijk benodigde inzet bij voortzetting van de nieuwe vergaderstructuur en werkwijze. Ook zal de evaluatie inzicht geven in waar de extra ondersteuning het beste organisatorisch ingebed kan worden: bij de griffie of bij de ambtelijke organisatie. Voor de proef zal de uitbreiding bij de griffie zodanig worden vorm gegeven dat, bij niet slagen van de proef, de organisatie niet met een personeelsoverschot blijft zitten.

5. Communicatie Communicatieplan Pilot Nieuwe Vergaderstructuur Op basis van het concept raadsvoorstel “Proef nieuwe vergaderstructuur en werkwijze besluitvorming door de gemeenteraad”, is nagedacht over de inzet van communicatie om deze pilot mede tot een succes te maken. Dit voorstel beschrijft wat we met communicatie willen bereiken, hoe we dat willen doen en wat dat betekent voor de organisatie. Centrale vraag Hoe kan de gemeenteraad, met de invoering van een nieuwe vergaderstructuur: 1. een onderscheidende en relevante positie innemen bij de inwoners van de gemeente Son en Breugel? 2. tot betere besluiten komen? Voor inwoners moet duidelijk worden wat de gemeenteraad voor hen kan betekenen en hoe inwoners invloed kunnen uitoefenen op de besluitvorming. Communicatiedoelstellingen Met de geplande communicatie-inspanningen willen we de volgende doelen realiseren: Kennis vergroten 1) Inwoners* weten hoe de lokale politiek werkt 2) Inwoners* weten welke kansen de nieuwe vergaderstructuur hen biedt om invloed uit te oefenen.

Houding beïnvloeden 3) Inwoners* krijgen meer interesse in de lokale politiek 4) Inwoners* voelen zich gehoord / serieus genomen / betrokken Gedrag beïnvloeden 5) Inwoners* nemen actief deel aan bijeenkomsten met de gemeenteraad *Naast inwoners, bedoelen we hier ook andere belanghouders, zoals ondernemers, instellingen, verenigingen, stichtingen en belangengroeperingen.

Succesfactoren De inzet van communicatie bepaalt voor een deel het succes van de pilot. Maar er zijn ook andere kritische succesfactoren. Zo is het de vraag in hoeverre de coronacrisis de pilot nog belemmert. Ook de reputatie van de raad speelt een rol. En de interesse van inwoners om te participeren. Is het ‘leuk’, staan er voldoende interessante onderwerpen op de agenda en hebben inwoners wel écht invloed of impact? Het zijn allemaal factoren die bijdragen aan een mogelijk succes van deze pilot. Neutraliteit van de raadscommunicatie Raadscommunicatie is communicatie die door de raad als geheel wordt georganiseerd. Die staat los van de ambtelijke communicatie (over het uitvoerende beleid van het College van B&W) en de politieke communicatie door de fracties (over politieke standpunten). 7

Centrale boodschap In alle communicatie-uitingen van de raad staat de kernboodschap, ofwel kernbelofte centraal: “Ook jíj kunt bijdragen aan een mooie toekomst voor ons dorp” Communicatiestrategie Raadscommunicatie bestaat uit diverse soorten communicatie om bepaalde doelen te berei1 ken. Onderstaand model geeft hier meer inzicht in. Informeren, overreden, dialogiseren en formeren zijn de in te zetten communicatiestrategieën.

Informeren: het overbrengen van feitelijke informatie. Overreden: de ander proberen te overtuigen. Dialogiseren (ofwel: in gesprek gaan): samen met alle betrokkenen problemen in kaart brengen en oplossingen bespreken. Formeren: afspraken maken met partijen die tegenstrijdige belangen hebben met gezamenlijke doelen of belangen als uitgangspunt. Communicatiemiddelen Welke middelen zetten we in? Communicatiemiddel

Draagt bij aan doelstelling: Kennis(K) Houding (H) Gedrag (G)

Strategie: Informeren (I) Overreden (O) Dialogiseren (D) Formeren (F)

Media (lokaal, regionaal) - Persbericht - Agenda publiceren - Interview, gesprek - Themapagina - Verslag

K K K, H, G K, H K

I I I, O, D, F I I

Sociale media gemeenteraad - Twitter - Facebook - Youtube

K, H K, H, G K, H

I, O, D I, O, D I, O

Persoonlijk contact - Wijkbezoek - Deelname aan politieke avond

K, H, G K, H, G

I, O, D, F I, O, D, F

1

Communicatiekruispunt, Betteke van Ruler

8

-

(beeld-, oordeels- en besluitvorming) Themabijeenkomsten

Digitale communicatie - Website gemeente (pagina raad) - Raadsinformatiesysteem (Notubiz) - Digitale nieuwsbrief

K, H, G

I, O, D, F

K K K, H,G

I I I,O

Doelgroepen 1. Alle inwoners van Son en Breugel met (toekomstige) interesse in de lokale politiek 2. (Groepen) mensen die betrokken zijn of belangen hebben bij onderwerpen die de raad bespreekt. Toelichting op communicatie-activiteiten en de organisatie Activiteiten bij start van pilot Campagne (op socials, in lokale media, bij opening gemeentehuis, en misschien ook op de markt) om bekendheid te geven aan de nieuwe vergaderstructuur en mogelijkheden die het inwoners biedt. Bijvoorbeeld met gesprekken, interviews, themapagina, uitnodigende teksten (online en flyers) en beeld. Voorbereiden bijeenkomsten Publiceren van alle relevante informatie over de bijeenkomsten: data, agenda, locaties en tijden via diverse kanalen. Uitnodigen relevante doelgroepen op basis van een omgevingsanalyse. Tijdens bijeenkomsten Creëren uitnodigende sfeer, verslag doen van de diverse gesprekstafels, foto’s en filmpjes maken voor socials en nieuwsbrieven, contacten onderhouden met aanwezigen om sentiment te meten bij de verschillende onderwerpen. Nazorg Communiceren over de bijeenkomsten via sociale media (met foto, film en tekst) en uitbrengen digitale nieuwsbrief. Inwoners (en andere belangstellenden) kunnen zich op deze nieuwsbrief abonneren. Geschatte omvang werkzaamheden De werkzaamheden worden geschat op 0,5 fte.

De evaluatie van de proef geeft inzicht in de effectiviteit van de gekozen communicatiestrategie om inwoners meer te betrekken bij de politiek – bestuurlijke besluitvorming, de hierbij ingezette communicatiemiddelen en de kosten daarvan.

6. Evaluatie en evaluatiecriteria De proef met de voorgestelde vergaderstructuur en werkwijze is bedoeld om ervaring op te doen en te leren. Vóór de besluitvorming over een eventuele definitieve invoering is het nodig om de proef te evalueren. Verschillende fracties in de raad hebben gevraagd om vóór de start van de proef inzicht te hebben in de evaluatie en de evaluatiecriteria. Het is belangrijk om inzichten verkregen tijdens de proef te kunnen betrekken bij de evaluatie. Daarom schetst dit hoofdstuk de evaluatie en de criteria op hoofdlijnen zonder deze in beton te gieten. Wat is het doel van de evaluatie?

9

Het doel van de evaluatie is: • Reflecteren op het politieke bestuurlijke samenspel tussen raad en college om hiervan te leren; • De raad in positie brengen om een weloverwogen keuze te maken over het wel of niet structureel invoeren van de nieuwe vergaderstructuur en werkwijze, al dan niet in aangepaste vorm. Wat is het karakter van de evaluatie? De evaluatie heeft het karakter van een beknopt onderzoek specifiek naar de beleving en ervaring van betrokkenen met de nieuwe vergaderstructuur en werkwijze. Betrokkenen zijn: inwoners, vertegenwoordigers van maatschappelijke instellingen, verenigingen en ondernemers die aan de beraadslagingen in één of meerdere cycli hebben deelgenomen. En verder: raadsleden, burgerleden, leden van het college en ambtenaren. We denken bij het onderzoek aan de volgende elementen: • Nulmeting, korte online enquête voorafgaande aan de proef • Korte online enquête aan het einde van elke cyclus • Interviews met betrokkenen. Naast dit onderzoek herhalen we het onderzoek ‘Publieke raadpleging over het vertrouwen van inwoners in de gemeente Son en Breugel’. Dit onderzoek geeft een meer algemeen inzicht in de ontwikkeling van hoe inwoners etc. zich betrokken voelen door de gemeente bij de beleidsvoorbereiding en -uitvoering en geeft inzicht de ontwikkeling van het beeld dat inwoners etc. hebben van de gemeente.

Wie voert de evaluatie uit? Het is van belang dat een onafhankelijke partij de evaluatie uitvoert. Bijvoorbeeld de Rekenkamercommissie, een extern onderzoeksbureau of een speciale commissie/werkgroep ingesteld door de raad. Criteria De evaluatiecriteria zijn afgeleid van de benoemde kenmerken van de gewenste vergaderstructuur en werkwijze. De onderstaande tabel geeft hiervan een overzicht. Uitkomst Rapportage met voor elk criterium de uitkomst van het onderzoek en aanbevelingen voor eventuele aanpassingen. Het wegen de uitkomsten en het trekken van conclusies is voorbehouden aan de gemeenteraad. Kosten De kosten van het onderzoek naar de vergaderstructuur en werkwijze zijn geraamd op € 10.000. De kosten van het onderzoek naar het vertrouwen zijn geraamd op € 5.000.

10

Kenmerk (evaluatievraag) Draagt de nieuwe vergaderstructuur en werkwijze bij aan efficiënte (zorgvuldig en helder) beraadslagingen?

Bevordert de nieuwe vergaderstructuur en werkwijze de betrokkenheid van inwoners etc. en externe deskundigen bij de beraadslagingen?

Draagt de nieuwe vergaderstructuur en werkwijze bij aan de openbaarheid, herkenbaarheid en voorspelbaarheid van de beraadslagingen?

Past de nieuwe vergaderstructuur en werkwijze bij Son en Breugel?

Voldoet de nieuwe vergaderstructuur en werkwijze aan de wet?

Mogelijke criteria (rapportcijfer, schaal, ja/nee) • Helderheid van de besluitvorming • Zorgvuldigheid van de besluitvorming • Efficiënte tijdsbesteding? • Ruimte/tijd voor het stellen van vragen • Debat op de inhoud • Politiek debat • Ruimte/tijd voor (politiek) overleg binnen en tussen fracties • Samenspraak bijeenkomst: maatschappelijke inbreng op de agendering en kaderstelling door de raad • Inloopuur: maatschappelijke inbreng t.b.v. de controlerende en ombudsfunctie van de raad • Beeldvorming • Oordeelsvorming • Besluitvorming • Bijdragen van deelnemers inwoners etc. • Bijdragen deelnemers deskundigen • Zichtbare doorwerking inbreng van inwoners • Zichtbare doorwerking inbreng deskundigen • Terugkoppeling uitkomst(en) aan inwoners • Begeleiding van inwoners etc. die willen deelnemen aan de beraadslagingen • Eenduidigheid 6-weekse cyclus, samenspraak bijeenkomst (facultae tief) op de 1 donderdagavond van de cyclus • Eenduidigheid 6-weekse cyclus, politieke avond op donderdagen • Eenduidigheid van parallelle sessies met beeldvormende en oordeelsvormende beraadslagingen • Eenduidigheid van de besluitvormende beraadslagingen na afloop van de beeldvormende en oordeelsvormende sessies • Eenduidigheid van de agenda’s van de verschillende beraadslagingen • Communicatie o Actieve benadering van inwoners etc.

o Tijdige beschikbaarheid van de informatie o Volledigheid van de informatie o Toegankelijkheid van de informatie • Haalbaarheid voor de (kleine) fracties • Sluit aan op de geplande bestuurlijke agenda • Flexibiliteit bij onverwachte ontwikkelingen • Afspraken over spreektijden • Afspraak over interrupties • Afspraak om te werken met een agendacommissie • Afspraak om de ondersteuning van de raad te versterken • Afspraken over houding en gedrag • Kosten • Mogelijkheid van inspraak • Raad besluit over de agenda van de beraadslagingen

11

7. Begroting kosten De eenmalige kosten van de proef zijn als volgt begroot: Inzet 0,5 fte / Ac 1 fte / MBO/HBO (communicatie/administratieve ondersteuning)

Kosten (eenmalig) € 50.000 € 60.000

Communicatieadvies Advies en begeleiding proef Begeleiding en training voorzitters Begeleiding en training raadsleden Uitvoeren evaluatie Herhaling onderzoek ‘vertrouwen’ Faciliteren communicatie en burgerparticipatie

pm € 5.000 € 10.000 € 10.000 € 10.000 € 5.000 € 10.000

Totaal

€ 160.000

Toelichting 18 uur per week, 36 uur per week

5 dagen, (reguliere organisatie) 5 dagen, € 125/uur 10 dagen, € 125/uur 10 dagen, € 125/uur 10 dagen, € 125/uur 5 dagen, € 125/uur Huur accommodaties, uitvoering communicatieplan (inkoop media, inkoop productie social media)

Het onderstaande overzicht geeft een globale raming van de structurele meerkosten per jaar bij voortzetting van de proef Inzet 0,5 fte / Ac 1 fte / MBO/HBO (communicatie/administratieve ondersteuning)

Kosten /jaar (strucureel) € 50.000 € 60.000

Communicatieadvies Begeleiding en training voorzitters Begeleiding en training raadsleden Herhaling onderzoek ‘vertrouwen’ Faciliteren communicatie en burgerparticipatie

pm € 5.000 € 5.000 € 5.000 € 10.000

Totaal

€ 135.000

Toelichting 18 uur per week, 36 uur per week

5 dagen, (reguliere organisatie) 5 dagen, € 125/uur 5 dagen, € 125/uur 5 dagen, € 125/uur Huur accommodaties, uitvoering communicatieplan (inkoop media, inkoop productie social media)

De evaluatie van de proef geeft inzicht in de werkelijke extra kosten ten opzichte van het huidige kostenniveau (per jaar) bij structurele toepassing van de nieuwe vergaderstructuur en werkwijze.

12