Verhogen raadsbudget voor optimaliseren raadsinformatiesysteem

Raadsvoorstel Onderwerp:

Verhoging raadsbudget voor optimaliseren raadsinformatiesysteem

Portefeuillehouder:

D. Blok

Documentnummer:

200654870

Zaaknummer: Datum:

0847200580728 11 november 2024

1. Samenvatting voor de burger Om de toegankelijkheid, vindbaarheid en gebruiksvriendelijkheid van het Raadsinformatiesysteem (RIS) te verbeteren, is er vanaf 2025 extra structureel budget nodig. Op someren.notubiz.nl kan iedereen, inwoners, raads- en commissieleden alle raadsbesluiten en relevante documenten vinden. Ook kunnen hier alle openbare vergaderingen live of achteraf worden bekeken.

2. Inleiding In 2022 heeft de raad besloten om een krediet te verlenen om in de raadzaal de audiovisuele middelen te vervangen. De overgang van enkel audio-uitzendingen naar video-uitzendingen maakte het raadsinformatiesysteem, afgekort het RIS, al beter toegankelijk. Om de informatievoorziening van de raadsinformatie verder te optimaliseren en daarmee voor raads- en commissieleden ook beter werkbaar, is een vernieuwde indeling nodig in NotuBiz. Hiermee kunnen de diverse documenten als ingekomen stukken en brieven, raadsinformatiebrieven, moties, amendementen, besluitenlijsten en schriftelijke vragen in overzichten worden ontsloten. Deze optimalisatie is een wens van raadsleden. Daarnaast sluiten we, qua raadsinformatievoorziening aan bij hetgeen regionaal ook gangbaar is. In vergelijking met de buurgemeenten hebben we als gemeente Someren nu namelijk een hele summiere en kale versie van een RIS.

3. Advies 1.

2.

Het RIS uit te breiden met de volgende overzichten: 1.

Moties en Amendementen

2.

Toezeggingen

3.

Schriftelijke en technische vragen

4.

Raadsinformatiebrieven

5.

Besluitenlijsten

Structureel het raadsbudget voor software met ingang van 2025 te verhogen met € 7.000 van € 25.000 naar € 32.000 met indexering en dit mee te nemen in de zomernota 2025 en de meerjarenbegroting 2026 e.v.

3.

De eenmalige implementatiekosten van € 7. 000 ten laste te laten komen van het raadsbudget.

4. Beoogd effect Vanaf 2025 een raadsinformatiesysteem te hebben waarin alle gebruikers transparant en helder alle informatie en documenten makkelijk en snel kunnen vinden.

4. Argumenten 1. Efficiëntieverbetering Verbeterde werkprocessen: Door de uitbreiding van het RIS kunnen raads- en commissieleden en ambtenaren sneller en efficiënter werken, omdat alle benodigde documenten en informatie makkelijker te vinden zijn. 2. Transparantie en toegankelijkheid Verhoogde transparantie: De uitbreiding zorgt ervoor dat inwoners beter geïnformeerd zijn over de activiteiten en besluiten van de gemeenteraad, wat bijdraagt aan een transparantere overheid. Toegankelijkheid voor inwoners: Door de verbeterde vindbaarheid van documenten kunnen inwoners eenvoudiger toegang krijgen tot belangrijke informatie, wat de betrokkenheid en participatie bevordert. 3. Kostenbesparing op lange termijn Vermindering van administratieve lasten: Door de verbeterde functionaliteit van het RIS kunnen administratieve taken sneller worden uitgevoerd, wat op lange termijn kostenbesparend werkt. Efficiënter gebruik van middelen: De investering in de uitbreiding van het RIS kan leiden tot een efficiënter gebruik van gemeentelijke middelen, doordat processen gestroomlijnd worden. 4. Ondersteuning van beleidsdoelstellingen Aansluiting bij gemeentelijk beleid: Het voorstel ondersteunt de beleidsdoelstellingen van transparantie, burgerparticipatie en digitale toegankelijkheid.

Duurzaamheid: Door digitale processen te optimaliseren, kan de gemeente papiergebruik verminderen, wat bijdraagt aan duurzaamheidsdoelstellingen. 5. Juridische en wettelijke naleving Naleving van wetgeving: De uitbreiding van het RIS helpt de gemeente te voldoen aan wettelijke eisen rondom transparantie en informatievoorziening. Archivering en documentbeheer: Een verbeterd RIS ondersteunt de wettelijke verplichtingen voor archivering en documentbeheer. 6. Sociale en maatschappelijke voordelen Versterking van de democratie: Door de toegankelijkheid van raadsinformatie te verbeteren, wordt de democratische controle door inwoners versterkt. Betere dienstverlening: Een gebruiksvriendelijker RIS draagt bij aan een betere dienstverlening aan inwoners en andere belanghebbenden. 7. Technologische vooruitgang Innovatie: Het uitbreiden van het RIS met nieuwe modules toont de bereidheid van de gemeente om te investeren in technologische vooruitgang en innovatie. Toekomstbestendigheid: Door nu te investeren in een uitgebreid RIS, maakt de gemeente zich klaar voor toekomstige ontwikkelingen en behoeften.

2/4

6. Kanttekeningen Het abonnement en bijbehorend contract wat er nu wordt afgenomen bij Notubiz kan met de nieuwe modules worden uitgebreid. Hiervoor wordt een addendum bij opgemaakt. Uit collegiale raadpleging blijkt dat de geoffreerde kosten voor een raadsinformatiesysteem redelijk vergelijkbaar zijn. Om dit echt goed te kunnen beoordelen, zou een aanbesteding in de markt gezet moeten worden, waarbij ook eerst een programma van eisen wordt opgesteld, waaraan het raadsinformatiesysteem zou moeten voldoen en wat de wensen zijn voor de gemeenteraad van Someren en haar inwoners. Een dergelijk traject is op dit moment niet aan de orde, maar zou in 2027 opgestart kunnen worden.

7. Financiën Voor de huidige NotuBiz omgeving bedragen de jaarlijkse kosten: € 25.364,91

(ex. 21% btw)

(prijspeil 2024)

In de begroting 2024 is binnen het raadsbudget hiervoor € 25.000 geraamd. Voor de nieuwe modules worden de volgende kosten in rekening gebracht: Implementatiekosten (incidenteel) € 7.000 Deze eenmalige kostende kunnen gedekt worden uit het raadsbudget. Abonnementskosten (structureel)

€ 6.650

Hiervoor dient het raadsbudget structureel met € 7.000 verhoogd te worden.

8. Communicatie Na implementatie, begin 2025 worden gebruikers geïnformeerd.

9. Uitvoering Als de offerte getekend is zal het raadsinformatiesysteem worden ingericht volgens opdracht. Dat betekent dat vanaf januari 2025 de griffie haar werkprocessen zal richten op de nieuwe, logischere indeling van documenten.

Namens het presidium, de raadsgriffier,

de burgemeester,

M.A.M. van Arensbergen

D. Blok

3/4

Bijlage(n)

O

raadsbesluit

X

Offerte Notubiz

NO X

4/4