Vaststellen van de Financiële verordening Someren 2023
Tekst van het document
Raadsvoorstel Onderwerp:
Vaststellen financiële verordening gemeente Someren 2023
Portefeuillehouder:
K. Kusters
Documentnummer:
200413851
Zaaknummer: Datum:
0847200413849 30 augustus 2023
1. Samenvatting voor de burger Met de financiële verordening regelt de raad op hoofdlijnen de spelregels voor het financieel beleid, de financiële organisatie en het financieel beheer. De financiële verordening moet worden gewijzigd, omdat vanaf het boekjaar 2023 het college verantwoording moet afleggen in de jaarrekening. De financiële verordening wordt tevens aangepast om de controlerende rol van de raad te versterken.
2. Inleiding De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording door het college, voor het eerst over het boekjaar 2023, maakt het noodzakelijk om de financiële verordening te wijzigen. Van dit moment wordt gebruik gemaakt om de afspraken die in het verleden gemaakt zijn tegen het licht te houden en zo nodig aan te passen. Naast de wettelijk verplichte aanpassingen wordt nadrukkelijk de controlerende rol van de raad versterkt in de nieuwe financiële verordening.
3. Advies 1.
De financiële verordening gemeente Someren 2023 vast te stellen.
4. Beoogd effect De gemeente Someren beschikt over een actuele financiële verordening, waarmee de controlerende rol van de raad versterkt wordt en waarin het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording door het college van B&W is opgenomen.
5. Argumenten 1.1 De controlerende rol van de raad wordt versterkt Met de financiële verordening regelt de raad op hoofdlijnen de spelregels voor het financieel beleid, de financiële organisatie en het financieel beheer. Hiermee heeft de raad invloed op procedures rondom en vormgeving van het financiële proces. Zonder een nadere uitwerking laat de raad de invulling over aan het college. Door kaders te stellen in de financiële verordening kunnen raad en college aanvullende afspraken maken over het begrotingsproces, de invulling van het budgetrecht van de raad en de verantwoording daarover.
De raad krijgt daarmee beter zicht en vat op de besteding van het geld. Door de afspraken die in de financiële verordening worden vastgelegd wordt de controlerende rol van de raad versterkt. Wijzigingen die de controlerende rol van de raad versterken zijn te vinden in de volgende artikelen: Artikel 5, lid 1: Autorisatie van de begroting Tot nu toe werd de begroting geautoriseerd op programmaniveau. Dit betekent dat het college binnen een programma kan beslissen over de besteding van financiële middelen, zonder de raad hiervoor om toestemming te hoeven vragen. Omdat de begroting vanaf 2023 slechts drie programma’s kent, heeft dit tot gevolg dat de controlerende rol van de raad hierdoor wordt beperkt. àWij stellen daarom voor om de begroting te autoriseren op het niveau van hoofdtaakveld. Dit biedt ons als college een voldoende mate van uitvoeringsvrijheid, terwijl de controlerende rol van de taak niet ernstig wordt ingeperkt. N.B. Een taakveld is een samenhangend geheel van activiteiten die door een gemeente worden uitgevoerd. Over deze taakvelden moet verplicht worden gerapporteerd. Er zijn 48 taakvelden voorgeschreven (waarvan Someren er 43 gebruikt), die geclusterd zijn in 9 hoofdtaakvelden (bijlage). Artikel 3, lid 3: Inrichting begroting en jaarstukken Per programma moeten de incidentele baten en lasten worden opgenomen.
De raad kan bepalen vanaf welk bedrag een post afzonderlijk moet worden gespecificeerd. In de huidige verordening is hiervoor geen minimum bedrag opgenomen. Het college heeft hierdoor de vrijheid om alleen een totaalbedrag op te nemen, waardoor de controlerende rol van de raad wordt beperkt. Uiteraard kan de raad om een specificatie van de incidentele baten en lasten vragen, maar het heeft onze voorkeur om de raad actief te informeren. Door het opnemen van een minimumbedrag wordt de raad vooraf geïnformeerd, zonder dat dit te zeer gedetailleerd gebeurd. àWij stellen voor om een minimumbedrag van €10.000 op te nemen voor de specificatie van de incidentele baten en lasten. Dit bedrag sluit aan bij het bedrag waarop afwijkingen tussen begroting en realisatie moeten worden toegelicht (zie artikel 6). Artikel 4, lid 2: Kaders begroting en meerjarenraming Het is verplicht om een post onvoorzien op te nemen in de begroting. Er is geen minimum of maximum aan deze post voorgeschreven. De raad kan in de financiële verordening een bedrag of percentage opnemen als minimum en/of maximum. In de huidige verordening is dit niet het geval. De post onvoorzien is bedoeld om het college uitvoeringsvrijheid te geven bij onvoorziene zaken die niet in de begroting zijn opgenomen, het gaat dan vooral om calamiteiten en onontkoombare knelpunten.
Het opnemen van een minimum bedrag (of percentage) zorgt ervoor dat het college slagvaardig kan handelen bij onvoorziene omstandigheden, mits de post onvoorzien meer is dan een symbolisch bedrag. Het opnemen van een maximum bedrag (of percentage) beperkt deze uitvoeringsvrijheid tot wat de raad acceptabel vindt. à Wij stellen voor om een bedrag op te nemen voor de post onvoorzien van €100.000. Artikel 5, lid 7: Autorisatie van de begroting en meerjarenraming Investeringen kunnen een meerjarig karakter hebben. De raad kan ervoor kiezen om de investeringen per jaarschijf te autoriseren. Verschuivingen tussen de jaarschijven, boven een bepaald bedrag, moeten dan door de raad goedgekeurd worden.
2/5
Op 28 januari 2021 heeft de raad de beleidskaders kredietoverheveling investeringen vastgesteld. Daarmee heeft de raad al de keuze gemaakt om investeringen per jaar te autoriseren en nietgerealiseerde investeringen via een raadsbesluit door te schuiven naar een volgend begrotingsjaar. àWe stellen voor om in overeenstemming met het huidige beleidskader in de financiële verordening op te nemen dat verschuivingen tussen de jaarschijven door de raad goedgekeurd moeten worden. Artikel 11 Voorwaardencriterium Bij de controle van de jaarrekening hanteert de accountant het normenkader, een overzicht van alle relevante wetgeving (inclusief door de raad vastgestelde regels) waar financiële beheershandelingen uit voortvloeien. Vanaf 2023 moet het normenkader door de raad worden vastgesteld (vóór 2023 was voor kennisgeving aannemen voldoende). Er kan voor gekozen worden om het normenkader te operationaliseren in een toetsingskader. De externe accountant adviseert om dit ook te doen. àWe stellen u voor om aan de financiële verordening toe te voegen dat het normenkader uitgewerkt wordt in een toetsingskader. Hiermee is niet alleen duidelijk welke regelgeving getoetst wordt bij de rechtmatigheidscontrole, maar ook waar op getoetst wordt.
Artikel 16 Reserves en voorzieningen In dit artikel kan een bepaling worden opgenomen dat een bestemmingsreserve die gevormd is voor een investeringsvoornemen en niet binnen de aangegeven maximale looptijd is gerealiseerd, deze bestemmingsreserve vrijvalt. àWe stellen voor om deze bepaling toe te voegen aan de financiële verordening. Hiermee wordt voorkomen dat er langer dan noodzakelijk beslag wordt gelegd op het eigen vermogen van de gemeente. Artikel 19 Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen De raad kan kiezen om per periode van x jaar een nota over kaders voor prijzen, tarieven en belastingen te ontvangen. Dit gebeurt op dit moment nog niet. Om voor de raad inzichtelijk te maken via welke systematiek belastingen, leges e.d. worden geheven kan een nota lokale heffingen een goed hulpmiddel zijn. Dit kan bijvoorbeeld bij de aanvang van een nieuwe raadsperiode gebeuren. àOns voorstel is om in de financiële verordening op te nemen dat bij aanvang van de nieuwe raadsperiode een nota lokale heffingen wordt opgesteld. Voor de huidige raadsperiode zal in 2023 deze nota worden opgesteld. Artikel 25 Bedrijfsvoering De paragraaf Bedrijfsvoering is één van de verplichte paragrafen. In de huidige verordening is niets opgenomen over de inhoud van deze paragraaf. De modelverordening van de VNG noemt de volgende onderwerpen die deze paragraaf kan bevatten: a.
de omvang, opbouw en ontwikkeling van het personeelsbestand en de loonkosten; b. de kosten van inhuur derden; c. de huisvestingskosten; d. de automatiseringskosten; e. de budgetten voor de raad, de griffie, de rekenkamer en de accountant; f. een toelichting op alle afwijkingen in rechtmatigheid, die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen, voor zover deze de rapportagegrens, zoals bedoeld in artikel 10 overschrijden en welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen;
3/5
g. een overzicht van en toelichting op niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de Wet financiering decentrale overheden en de bijbehorende ministeriële regelingen, als deze voorkomen; h. rapportage van het veelvuldig niet naleven van normen uit de gids proportionaliteit en/of slechte documentatie of naleving hiervan, als deze voorkomen; i. geconstateerde fraude door eigen medewerkers, als dit voorkomt. Het opnemen van deze onderwerpen geeft meer inzicht in de bedrijfsvoering en is daarmee belangrijke informatie voor de gemeenteraad om de controlerende taak uit te oefenen.
Voor het onderdeel rechtmatigheid komt daar nog bij dat hierover door de commissie BBV stellige uitspraken1 zijn gedaan over de paragraaf bedrijfsvoering in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording: * Het college geeft in de paragraaf bedrijfsvoering een toelichting op alle afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen en eventueel welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen; * Indien de normen uit de gids proportionaliteit veelvuldig niet nageleefd worden of slecht gedocumenteerd en/of gemotiveerd zijn, dan moeten burgemeester en wethouders hierover rapporteren via de paragraaf bedrijfsvoering; * Niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de Wet fido en de bijbehorende ministeriële regelingen moeten worden opgenomen en toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. àWe stellen voor om in de paragraaf bedrijfsvoering de onderwerpen uit de modelverordening op te nemen. Artikel 30 Interne controle In dit artikel worden afspraken vastgelegd over de controle op de bezittingen van de gemeente. In de huidige verordening is dit niet expliciet benoemd. De modelverordening adviseert om de vlottende activa jaarlijks te controleren en de vaste activa, registergoederen en bedrijfsmiddelen ten minste eenmaal in de vier jaar.
àOns voorstel is om dit onderdeel uit de modelverordening over te nemen. 1.2 Aanpassing van de financiële verordening is noodzakelijk door wijziging in wetgeving Met de invoering van de Wet “Versterking decentrale rekenkamers”, legt het college van B&W vanaf het boekjaar 2023 in de jaarrekening verantwoording af over de rechtmatigheid. Dit maakt een aanpassing van de financiële verordening noodzakelijk. Deze wijzigingen vindt u terug in paragraaf 3 van de financiële verordening. 1.3 De financiële verordening volgt de modelverordening van de VNG De VNG stelt modelverordeningen beschikbaar voor de gemeenten. De voorliggende verordening is gebaseerd op de modelverordening.
6. Kanttekeningen 1.1 Er is geen auditcommissie uit de raad Om de controlerende taak van de raad verder te versterken maken veel gemeenten gebruik van een auditcommissie, een platform waar een vertegenwoordiging van de raad en de accountant overleggen over alle zaken die de accountantscontrole direct of indirect raken. Door dit overleg kan de raad concreet
4/5
sturing geven aan de accountantscontrole en wordt de controlerende taak versterkt. Tot nu toe heeft de gemeente Someren geen auditcommissie.
7. Financiën Er zijn geen directe financiële gevolgen van dit voorstel. Voor zover er extra werkzaamheden vereist zijn bij de uitvoering van deze verordening, zal dit binnen de bestaande formatie worden uitgevoerd.
8. Communicatie Zie uitvoering.
9. Uitvoering De verordening wordt op de gebruikelijke en voorgeschreven manier bekend gemaakt. Dit betekent publicatie in het gemeenteblad op Overheid.nl, bekendmaking in ’t Contact en op de gemeentelijke website.
Burgemeester en wethouders van Someren, de secretaris,
de burgemeester,
J. Koppers-Van der Krabben
D. Blok
Bijlage(n)
O
Concept raadsbesluit financiële verordening
X
Overzicht (hoofd)taakvelden
X
NO
5/5