Vaststellen van de Archiefverordening gemeente Someren 2024

Raadsvoorstel Onderwerp:

Vaststellen geactualiseerde archiefverordening

Portefeuillehouder:

D. Blok

Documentnummer:

200549055

Zaaknummer:

0847200548931

Datum: 8 februari 2024.

7 februari 2024

1. Samenvatting voor de burger Als gevolg van wijzigingen in wet- en regelgeving, alsmede nieuwe wetgevingsleer, is de Archiefverordening gemeente Someren 2018 niet meer actueel. Waar eerst nog werd gewacht op inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet, wordt nu door Gedeputeerde Staten, onze toezichthouder, aanbevolen niet langer met actualisatie van de verordening te wachten. De nieuwe archiefverordening zorgt ervoor dat we weer in lijn zijn met actuele wet- en regelgeving. Bovendien is de nieuwe verordening compacter en duidelijker.

2. Inleiding Op 12 oktober 2023 ontvingen wij het toezichtoordeel 2023 van Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant. Gedeputeerde Staten beveelt ons daarin aan om, gelet op het verwachte uitstel van de nieuwe Archiefwet, niet langer te wachten met actualisatie van de archiefverordening.

3. Advies Een nieuwe archiefverordening, de Archiefverordening gemeente Someren 2024, vast te stellen, en gelijktijdig de Archiefverordening gemeente Someren 2018 in te trekken.

4. Beoogd effect Een archiefverordening in lijn met actuele wetgeving en volgens de heersende wetgevingsleer.

5. Argumenten 1.1

Verordening 2018 niet meer actueel

Sinds vaststelling van de Archiefverordening gemeente Someren 2018 op 22 februari 2018 zijn enkele wetten en regels in de omgeving van voornoemde verordening gewijzigd. Tevens was de nieuwste wetgevingsleer nog niet toegepast. Alles bijeengenomen is op dit moment voornoemde archiefverordening niet meer in lijn met actuele wet- en regelgeving, alsmede de heersende wetgevingsleer. 1.2

Nieuwe Archiefwet 2021 uitgesteld

Rond 2020/2021 hadden wij het idee om met actualisatie van de archiefverordening te wachten op inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet. De nieuwe Archiefwet 2021 was immers aanstaande. Echter, bijna drie jaar later is de nieuwe Archiefwet nog steeds niet ingegaan, en varieert de verwachte ingangsdatum nu tussen 1 juli 2024 en ergens in 2027. Nu de ingangsdatum van de nieuwe Archiefwet zo onzeker is, is wachten met actualisatie niet langer opportuun.

1.3

Aanbevolen door Gedeputeerde Staten

In het toezichtoordeel 2023 vraagt Gedeputeerde Staten, op pag. 3 (onder het kopje Onze bevindingen) nadrukkelijk aandacht voor actualisatie van de verordening. Wij nemen deze aanbeveling over. 1.4

Er is een goed actueel model beschikbaar

De nieuwe Archiefverordening 2024 is gebaseerd op het laatste model Archiefverordening van de VNG. In dit model is de nieuwe wet- en regelgeving verwerkt. Bovendien zijn wij van mening dat het model en de nieuwe verordening ten opzichte van de huidige verordening compacter en herkenbaarder is. In het VNGmodel staat een facultatieve bepaling over particuliere archieven. Wij stellen voor deze bepaling niet over te nemen, wat overigens niet betekent dat in voorkomende gevallen geen particuliere archieven in de archiefbewaarplaats kunnen worden opgenomen.

6. Kanttekeningen Mocht de Archiefwet 2021 binnenkort toch ingaan, dan zal kort daarna de archiefverordening opnieuw gewijzigd vastgesteld moeten worden. Er bestaat een gerede kans dat de “levensduur” van deze verordening kort is.

7. Financiën Vaststelling van de verordening heeft geen financiële gevolgen.

8. Communicatie De verordening wordt gepubliceerd in het gemeenteblad op officielebekendmakingen.nl. De verordening wordt ter kennisname naar Gedeputeerde Staten en het Regionaal Historisch Centrum (RHCe) gestuurd.

9. Uitvoering Na vaststelling zal uitvoering gegeven worden aan de verordening.

Burgemeester en wethouders van Someren, de secretaris,

de burgemeester,

J. Koppers-Van der Krabben

D. Blok

Bijlage(n)

O

Concept raadsbesluit Archiefverordening gemeente Someren 2018

X

Toezichtoordeel 2023 van Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant

X

Laatste model Archiefverordening van de VNG

X

NO

2/2