Vaststellen Programma van Eisen Gemeentehuis van de Toekomst

Raadsvoorstel Onderwerp:

Ruimtelijk functioneel programma van eisen Gemeentehuis van de Toekomst

Portefeuillehouder:

D. Blok

Documentnummer:

200609502

Zaaknummer: Datum:

0847200609501 12 juni 2024

1. Samenvatting voor de burger In januari 2024 is gestart met een verkennend onderzoek voor het Gemeentehuis van de Toekomst. De centrale vraag: Aan welke eisen zou het Gemeentehuis van de Toekomst moeten voldoen? De verkenningsfase wordt begeleid door bureau Hevo. Zij zijn samen met de organisatie in januari 2024 gestart met het onderzoek. Een van de stappen in het onderzoek is het opstellen van een Ruimtelijk Functioneel Programma van Eisen. Daarvoor is input opgehaald bij de organisatie, het college, de raad en de griffie. Daarnaast is een enquête uitgezet om input op te halen bij inwoners. Alle verkregen input is meegewogen en vertaald naar het Ruimtelijk Functioneel Programma van Eisen dat met dit voorstel wordt voorgelegd aan de raad. Na instemming van de raad kan de volgende stap in het verkennend onderzoek worden gezet, het opstellen van een Technisch Programma van Eisen.

2. Inleiding Eerder is de raad uitgebreid geïnformeerd over de aanpak van het onderzoek voor het Gemeentehuis van de Toekomst. Uitgegaan is van een proces dat twee fasen beslaat: 

Fase 1: de verkenningsfase waarin het scenario-onderzoek plaatsvindt



Fase 2: van ontwerp tot realisatie

In 2023 is een offerte uitvraag gedaan voor fase 1, het scenario-onderzoek. De opdracht hiervoor is gegund aan bureau Hevo. In januari 2024 is Hevo samen met de organisatie aan de slag gegaan op basis van het plan van aanpak dat voorziet in een vijftal stappen: Stap 1: Kick-off Stap 2: Visievorming en functionele randvoorwaarden (Ruimtelijk Functioneel Programma van Eisen) Stap 3: Kwalitatieve randvoorwaarden (Technisch Programma van Eisen). Stap 4: Scenario-Ontwikkeling (inclusief multicriteria-analyse) Stap 5: Eindrapportage en vervolgtraject In elke stap van het proces krijgt de raad de gelegenheid om mee te denken, mee te bepalen. Wat betekent dat in het proces geen volgende stap gezet wordt voordat de raad over de voltooide stap van het onderzoek haar oordeel heeft kunnen geven dan wel een kaderstellend besluit heeft genomen.

Stap 2, het opstellen van een Ruimtelijk en Functioneel Programma van Eisen (RF PvE), is afgerond. Op 6 juni 2024 heeft een raad vraagt raad bijeenkomst plaatsgevonden waarin het concept van het RF PvE (vlekkenplan & relaties zoals verwoord in de presentatie) is toegelicht. In die bijeenkomst hebben de aanwezige raads- en commissieleden kunnen reflecteren op de informatie die verstrekt is. De input van die bijeenkomst is meegewogen bij de definitieve versie van het RF PvE zoals dat nu ter instemming voorligt.

3. Advies 1. In te stemmen met het Ruimtelijk functioneel Programma van Eisen (vlekkenplan & relaties) voor het Gemeentehuis van de Toekomst.

4. Beoogd effect Beoogd effect is een gedragen Ruimtelijk Functioneel Programma van Eisen als vertrekpunt voor de volgende stappen in het proces van de verkenningsfase.

5. Argumenten 1.1 Kaders en uitgangspunten Doel van het RF PvE is om een helder beeld te krijgen van alle relevante kaders en uitgangspunten waaraan de nieuwe huisvesting dient te voldoen. 1.2 Input vanuit verschillende doelgroepen en perspectieven Voor het RF PvE is input opgehaald bij verschillende doelgroepen en vanuit verschillende perspectieven: 

de medewerkers en de organisatie (via werksessies met de gebruikersgroep en interviews met een vertegenwoordiging van enkele onderdelen uit de organisatie)



de inwoners, waarbij we het hebben over inwoners in de breedste zin van het woord (enquête, 68 reacties)



de raad (via inspiratiesessie 29 februari en raad vraagt raad 6 juni)



het college (via interview)

De output uit de diverse interviews, werksessies, enquête en de sessies met de raad is meegewogen en vertaald in een Ruimtelijk Functioneel Programma van Eisen (RF PvE). Daarnaast zijn ook andere bronnen gebruikt als input dan wel inspiratie, waaronder de Visie op dienstverlening, het laatste Burgertevredenheidsonderzoek en het Organisatie ontwikkelplan. 1.3 Ruimer kijken dan enkel de traditionele functie van het gemeentehuis Het gemeentehuis heeft meerdere functies. Naast het bieden van een werkplek aan de medewerkers van de gemeente, het bieden van de plek voor de lokale democratie en ceremonies, is het de plek waar de fysieke dienstverlening plaatsvindt. De verkenningsfase is het moment bij uitstek om ook ruimer te kijken dan enkel de traditionele functies van het gemeentehuis. In de verkenning wordt ook gekeken naar eigentijdse, mogelijke nieuwe functies voor een gemeentehuis en een andere wijze van werken. Om daarmee de afweging te kunnen maken of dit past voor Someren of niet. 1.4 Tussentijds getoetst De vertaling van de output naar het RF PvE is gedurende het proces op een aantal momenten getoetst: - bij de gebruikersgroep 2/4

- bij de projectgroep (bestaande uit een delegatie uit de organisatie) - bij de stuurgroep (burgemeester, gemeentesecretaris, communicatieadviseur en procesbegeleider) - bij raads- en commissieleden in de raad vraagt raad van 6 juni 1.5 Aanpassing naar aanleiding van raad vraagt raad De input vanuit de raad vraagt raad bijeenkomst van 6 juni 2024 heeft tot één aanvulling van het vlekkenplan geleid. Er is een beschrijving toegevoegd voor buitenruimte binnen het vlekkenplan. De aangepaste versie is in de bijlagen te vinden. Conclusie ten aanzien van de overige vragen en opmerkingen uit de bijeenkomst is dat deze of worden ondervangen door de flexibiliteit binnen het vlekkenplan, dan wel hebben te maken met aspecten die een plek krijgen in de uitwerking verderop in het proces van de verkenningsfase of aan de orde komen in een eventueel vervolgtraject (ontwerpfase).

6. Kanttekeningen 1.1 In deze stap nog geen besluit over scenario's De raad wordt nu alleen om een oordeel gevraagd op de uitkomsten van stap 2, het Ruimtelijk Functioneel Programma van Eisen. Kan de inhoud hiervan de instemming hebben van de raad, alvorens Hevo samen met de organisatie verder gaat met stap 3 van het onderzoek, het opstellen van het Technisch Programma van Eisen. De vertaling naar mogelijke scenario's en de financiële doorberekening daarvan is pas aan de orde in stap 4 en 5 van het proces.

7. Financiën De kosten voor de werkzaamheden die worden uitgevoerd in fase 1 worden gedekt uit het hiervoor door de raad beschikbaar gestelde budget. Huidige stand van het IP Gemeentehuis van de toekomst is € 100.000 - € 63.875 = € 36.135,-).

8. Communicatie Gedurende het gehele proces vindt er regelmatig via diverse kanalen communicatie plaats, intern en extern. Denk aan nieuwsberichten in de organisatie, raadsinformatiebrief en via een speciale pagina op de website.

9. Uitvoering Voor de volgende stappen in de verkenningsfase hanteren we de planning zoals die eerder met de raad gedeeld is en te vinden is op de speciale pagina op de gemeentelijke website. De eerstvolgende stap is het opstellen van een Technisch Programma van Eisen. Het Technisch PvE bevat essentiële technische uitgangspunten en keuzes die bepalend zijn voor het toekomstig gebruik, voor het binnenklimaat (gezonde werkomgeving), voor het beheer en onderhoud en voor de duurzaamheidsprestatie van het gebouw. De keuzes beïnvloeden de raming van de investeringskosten voor verbouw of nieuwbouw, alsmede de toekomstige gebouwexploitatielasten voor onderhoud, energiegebruik en schoonmaak. Na vaststelling van het Technisch PvE volgt de stap van scenario-onderzoek en de financiële doorberekening van scenario's. De uitkomsten van de eerste fase worden in stap 5 samengevat in een eindrapportage die voor kaderstellende besluitvorming wordt voorgelegd aan de raad. Die besluitvorming staat gepland voor begin 2025. 3/4

Burgemeester en wethouders van Someren, de secretaris,

de burgemeester,

J. Koppers-Van der Krabben

D. Blok

Bijlage(n)

O

Concept raadsbesluit

X

Presentatie Ruimtelijk Functioneel Programma van Eisen (vlekkenplan &

X

NO

relaties)

4/4