Toelichting raadsvoorstel Organisatieontwikkelplan Voor elkaar!

Notitie Hoort bij zaak: Onderwerp:

0847200374187 Organisatie ontwikkeling

Aan:

Gemeenteraad

Van:

Judith Koppers – van der Krabben

Datum:

29 september 2023

Waarvoor naar raad Budget voor de organisatieontwikkeling -

Structurele formatie

-

Incidenteel budget (tijdelijke formatie)

-

Mobiliteitsbudget

-

Budget assessments

Waarvoor nodig 1.

Richting en sturing te geven aan toekomstige ontwikkelingen

2.

Met het inzetten van deze organisatieontwikkeling is de ambitie om een gemeente te zijn met een dienstverlening: a.

waarvan de basis straks optimaal op orde is;

b.

die toegankelijk is en in verbinding staat met haar omgeving;

c.

die simpel, gemakkelijk en optimaal digitaal is;

d.

en die transparant en uitlegbaar is.

Feitelijk besluit We stappen over naar een structuur met een extra hiërarchische laag. Dit doen we omdat we hebben geconcludeerd dat de huidige managers nu te veel processen en te veel medewerkers moeten aansturen. Met als gevolg dat er onvoldoende aandacht kan worden gegeven aan de individuele medewerker, aan de dagelijkse werkzaamheden en aan de sturing op strategisch organisatiebrede niveau. Uit verschillende peilingen en gesprekken binnen de organisatie blijkt dat medewerkers een sterke behoefte hebben aan meer aandacht en focus van de leidinggevende op de medewerker. In de nieuwe structuur heeft de domeinmanager focus op organisatiebrede strategie, (regionale)samenwerking en programma’s. De teammanager heeft focus op de ontwikkeling van de medewerkers en sturing op processen, planning en prioritering.

Om dat op een goede manier vorm te geven hebben we ervoor gekozen om een structuur neer te zetten met 3 domeinen, 8 teams, een concerncontroller en een aantal verzwaarde functies, zoals beschreven in het raadsvoorstel en in het organisatieontwikkelplan: Voor elkaar.

Financieel betekent dit het volgende Scenario 1 De totale uitbreiding van de formatie voor de organisatieontwikkeling betreft 8 teammanagers en 1 concerncontroller (9 FTE), wat een bedrag vertegenwoordigd van € 950.554,-. Er is formatieruimte en bestaand budget dat ingezet kan worden ter hoogte van € 651.325,-. Benodigd budget € 299.229,- (€ 950.554,- - € 651.325,-). Scenario 2 Naast scenario 1 versterken wij de organisatie met verzwaarde functies op 5 taakgebieden. Hiervoor nemen we een stelpost op van maximaal € 31.843,-. Dit is gebaseerd op de gemiddelde loonsom van 1 schaal erbij voor 5 personen. Benodigd maximaal budget € 331.072,- (€ 299.229,- + € 31.843,-). Vrijval coördinatormodule Een voorbeeld: stel een van de coördinatoren wordt teamleider. Afhankelijk van het percentage vrijstelling voor coördinerende taken van deze persoon (dit percentage wordt niet vervangen), is de potentiële besparing voor: -

1 FTE vrijgestelde coördinerende taak

€ 93.000,-

-

0,25 FTE vrijgestelde coördinerende taak

€ 23.250,-

-

0,50 FTE vrijgestelde coördinerende taak

€ 46.500,-

-

0,75 FTE vrijgestelde coördinerende taak

€ 69.750,-

Indien voor een of meerdere coördinatoren bovenstaande van toepassing is, dan wordt dit bedrag in mindering gebracht op het benodigde budget van zowel scenario 1 als 2. Het definitief benodigde budget kan na afloop van de plaatsingsprocedure aan de gemeenteraad teruggekoppeld worden. Incidenteel budget Daarnaast is in het raadsvoorstel incidenteel budget gevraagd voor natuurlijk verloop en budget voor assessments. De onderbouwing van deze kosten staat in het raadsvoorstel en behoeft geen nadere toelichting. Mobiliteitskosten Door het vervallen van de huidige functie van manager en de rol (module) van coördinator doorlopen we met 13 medewerkers in deze functies (manager en coördinator) een plaatsingsproces conform het sociaal statuut.

2/3

De raad gehoord hebbende op 28 september, verantwoorden we de kosten die we moeten maken als gevolg van het sociaal statuut achteraf. Dit is als zodanig ook verwerkt in het nu voorliggende raadsvoorstel en raadsbesluit.

J. Koppers- van der Krabben

3/3