Raadsnotitie over het toezichtoordeel informatie- en archiefbeheer 2022

Raadsnotitie Onderwerp:

Informatieve notitie betreffende toezichtoordeel informatie- en archiefbeheer 2022

Opsteller:

J.P.L.M. van Hout

Portefeuillehouder:

W.M. van Doorn

Documentnummer:

200453497

Zaaknummer:

0847200452881

Datum:

1 februari 2023

1. Samenvatting Op 30 december 2022 ontvingen wij het toezichtoordeel informatie- en archiefbeheer 2022 van Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant. Naar oordeel van Gedeputeerde Staten (toezichthouder op de zorg) is het afgelopen zomer toegestuurde jaarverslag over 2021 met verbeterplan zodanig dat de gemeente Someren als "voldoet" kan worden aangemerkt. Dit betekent een groene kleur op de IBT*-kaart 2022 van Noord-Brabant en het opheffen van actief toezicht. *IBT =Interbestuurlijk Toezicht

2. Inleiding Middels het Jaarverslag Archiefbeheer 2021 hebben wij u op 22 juni 2022 geïnformeerd over de toezichtoordelen 2020 en 2021 en, voor wat betreft informatie- en archiefbeheer, plaatsen van onze gemeente onder actief toezicht. Op 14 juli 2022 hebben wij het Jaarverslag Archiefbeheer 2021 met inbegrip van een sterk verbetert verbeterplan ter beoordeling naar Gedeputeerde Staten gestuurd. Hierop is nu dus een oordeel van Gedeputeerde Staten gekomen.

3. Informatie In bijgevoegde brief (bijlage 1) van 23 december jl. oordeelt Gedeputeerde Staten over het toegestuurde jaarverslag met verbeterplan. Dit oordeel is positief met inbegrip van enkele aandachtspunten. Kortheidshalve wordt verwezen naar de brief. Het is goed om op te merken dat Gedeputeerde Staten toezicht houdt op de archiefzorg, terwijl de gemeentearchivaris (RHCe) toezicht houdt op het archiefbeheer (naleving/uitvoering). Dit kan betekenen dat de oordelen van beide toezichthouders van elkaar verschillen.

4. Vervolg Het positieve oordeel van Gedeputeerde Staten leidt ertoe dat het actieve toezicht wordt opgeheven. Tevens leidt het oordeel ‘voldoet’ tot een groene kleur op de IBT-kaart 2022 voor het toezichtgebied Informatie- en archiefbeheer (AR).

Figuur 1, geel uit 2021 wordt groen voor 2022, zie digitaal dashboard

De bij het toezichtoordeel genoemde aandachtspunten worden meegenomen in een nieuw geactualiseerd verbeterplan of worden nog dit jaar (2023) als concrete verbeteractie opgepakt. U ontvangt voor de raadsvergadering van 6 juli 2023 een jaarverslag over het jaar 2022, alsmede een geactualiseerd verbeterplan. Het verslag en verbeterplannen worden nadien, maar voor 15 juli 2023, naar Gedeputeerde Staten gestuurd voor het toezichtoordeel 2023.

Burgemeester en wethouders van Someren, de secretaris,

de burgemeester,

J. Koppers-Van der Krabben

D. Blok O

NO

Bijlagen: Brief met Toezichtoordeel Informatie en archiefbeheer 2022, d.d. 23-12-2022

X

2/2