Raadsnotitie over het jaarverslag archiefzorg 2022

Raadsnotitie Onderwerp:

Informatieve notitie betreffende het jaarverslag archiefzorg 2022

Portefeuillehouder:

D. Blok

Documentnummer:

200484114

Zaaknummer: Datum:

0847200460992 7 juni 2023

1. Samenvatting Jaarlijks doen wij verslag over hetgeen wij aan zorg voor archiefbescheiden hebben uitgevoerd. Artikel 8 van de Archiefverordening gemeente Someren 2018 regelt deze verslaglegging. In het Jaarverslag archiefzorg 2022 valt te lezen dat vorig jaar diverse verbeteringen in gang gezet zijn, en dat een gedeelte daarvan ook al volledig is doorgevoerd. Het jaarverslag geeft ook inzicht in welke punten uit het verbeterplan nog moeten worden opgepakt en welke punten we dit jaar (2023) wensen te verbeteren.

2. Inleiding Ingevolge de Archiefwet 1995 dragen wij zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. Het gaat om de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor informatie- en archiefbeheer. Door jaarlijks verslag uit te brengen over uitvoering van onze zorgtaak, bent u als gemeenteraad in staat uw controlerende taak uit te voeren. Het jaarverslag met bijbehorend verbeterplan wordt tevens naar Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant gestuurd. Het college van Gedeputeerd Staten houdt toezicht op de zorg en gebruikt het jaarverslag voor het (verticale) Interbestuurlijke Toezicht (IBT). De archivaris, directeur van het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe), ziet toe op het archiefbeheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden (horizontaal toezicht). Elke twee jaar voert het RHCe daartoe een audit uit. Het is gebruikelijk om de resultaten van de audit te verwerken in het bij het jaarverslag behorende verbeterplan. Omdat de resultaten van de laatste audit (april 2023) nog niet bekend zijn, hebben wij deze nog niet kunnen meenemen in het verbeterplan.

3. Informatie Het Jaarverslag 2022 treft u bijgevoegd aan. In het jaarverslag kunt u lezen dat enkele verbeterpunten zijn opgepakt. Als voorbeelden kunnen worden genoemd de invoering van de hotspotmonitor en een verbeterd inzicht in de punten waarin we nog tekortschieten, het zogenaamde verbeterplan. Daarenboven liepen er vorig jaar in onze organisatie enkele majeure trajecten. Trajecten die ook zijn weerslag hadden op de zorg voor archiefbescheiden. In dat kader noemen wij de transitie van de ICTinfrastructuur naar ICT Noord- en Midden Limburg (ICT NML) en de ingebruikname van een nieuwe applicatie voor vergunningaanvragen ter voorbereiding op nieuwe Omgevingswet. Beide trajecten hebben veel van informatie- en archiefbeheer gevraagd. Vooral door opwaardering van het verbeterplan is in 2022 het actieve toezicht door Gedeputeerde Staten opgeheven. Wij hebben u daarover eerder dit jaar geïnformeerd.

Het opheffen van het actieve toezicht betekent niet dat er niets meer valt te verbeteren. Integendeel, we hebben nog beter inzicht gekregen in de punten die onze aandacht vragen. De beperkte personele capaciteit is zo'n punt, temeer omdat (tijdelijk) gekwalificeerd personeel moeilijk te vinden is en aan de andere kant veel nieuwe wetgeving (Woo, WEP, Nieuwe Archiefwet, etc.) is/wordt ingevoerd. Een ander noemenswaardig verbeterpunt is de achterstand in overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats of het e-depot. In dat kader noemen wij de bouwvergunningen t/m 2010, en in het bijzonder de hinderwetvergunningen uit de periode 1980 t/m 1999. Actualiseren van het uit 2014 stammende handboek voor vervanging van de post is ook een verbeterpunt dat niet langer wachten. Ten slotte noemen we het maken van een compleet overzicht van archiefbescheiden als belangrijk verbeterpunt. Gedeputeerde Staten heeft in zijn toezichtoordeel 2022 nadrukkelijk gevraagd om dit punt de hoogste prioriteit te geven. Voor meer informatie over de uitvoering van archiefzorg in 2022 verwijzen wij u naar het jaarverslag met bijbehorend verbeterplan.

4. Vervolg Het jaarverslag met verbeterplan wordt na uw behandeling voor 15 juli a.s. naar Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant gestuurd. Gedeputeerde Staten gebruikt het verslag met verbeterplan voor het toezichtoordeel 2023 (het IBT). Het RHCe ontvangt van ons een afschrift van de stukken.

Burgemeester en wethouders van Someren, de secretaris,

de burgemeester,

J. Koppers-Van der Krabben

D. Blok O

NO

Bijlagen: Jaarverslag archiefzorg 2022

X

Het verbeterplan per mrt. 2023 Het verbeterplan per mrt. 2023 publicatie-exemplaar

X X

2/2