Raadsnotitie betreffende het Jaarverslag archiefzorg 2023

Raadsnotitie Onderwerp:

Informatieve notitie bij jaarverslag archiefzorg 2023

Portefeuillehouder:

D. Blok

Documentnummer:

200590908

Zaaknummer: Datum:

0847200574689 12 juni 2024

1. Samenvatting Overeenkomstig artikel 3 van de archiefverordening doen wij verslag over hetgeen wij aan zorg voor archiefbescheiden hebben uitgevoerd. Dit doen wij zoals gebruikelijk met een Jaarverslag archiefzorg. In het jaarverslag kunt u lezen dat wij in 2023 met beperkte capaciteit veel zaken hebben opgepakt en bereikt. Niettemin blijven er nog voldoende verbeterpunten om op te pakken. Wij zijn van mening dat tijdige overbrenging, het overzicht archiefbescheiden en personele capaciteit het meest urgent zijn. Dit zijn dan ook de belangrijkste onderwerpen die voor 2024 hoog op de agenda staan.

2. Inleiding Ingevolge de Archiefwet 1995 dragen wij zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. Het gaat om de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor informatie- en archiefbeheer. Overeenkomstig artikel 3 van de Archiefverordening gemeente Someren 2024 brengen wij jaarlijks verslag uit over de wijze waarop wij onze zorgtaak hebben uitgeoefend. Dit stelt u in staat om uw controlerende taak uit te voeren. Het jaarverslag met bijbehorend verbeterplan wordt tevens naar het college van Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant gestuurd. Het college van Gedeputeerde Staten houdt toezicht op de door ons uitgevoerde zorg. Het jaarverslag en verbeterplan gebruikt het provinciale college voor het (verticale) Interbestuurlijke Toezicht (IBT) en het toezichtoordeel 2024. Anders dan in voorgaande jaren wordt dit jaar de status van het overzicht archiefbescheiden ook bij het toezichtoordeel betrokken.

3. Informatie Het Jaarverslag archiefzorg 2023 treft u bijgaand aan. Het betreft een relatief lang verslag, eenvoudigweg omdat er veel is opgepakt en er veel resultaten zijn geboekt. Zoals andere jaren fungeert het verbeterplan als een kapstok voor het jaarverslag. Na een inleidend hoofdstuk 1 wordt in hoofdstuk 2 overeenkomstig artikel 3.b. van de Archiefverordening gemeente Someren 2024 teruggegrepen op het laatste verslag van de streekarchivaris. De streekarchivaris van het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe) houdt toezicht op het beheer van het archief. Dit laatste verslag van de archivaris is als bijlage 1 aan het jaarverslag toegevoegd. Hoofdstuk 3 is feitelijk de kern van het Jaarverslag. In dit hoofdstuk zijn onze prestaties in 2023 afgezet tegen het verbeterplan. Het actuele verbeterplan (status 15 mei 2024) vindt u bijgevoegd bij het jaarverslag. Natuurlijk zijn er elk jaar, los van het verbeterplan, ontwikkelingen die ingrijpen op het informatie- en archiefbeheer. De belangrijkste uit 2023 hebben wij voor u op een rijtje gezet in hoofdstuk 4. Tenslotte wordt in hoofdstuk 5 vooruitgeblikt naar de activiteiten die voor 2024 gepland staan.

4. Vervolg Het jaarverslag met verbeterplan wordt na uw behandeling voor 15 juli a.s. naar Gedeputeerde Staten gestuurd. Tevens zorgen wij ervoor dat het provinciaal college wordt geïnformeerd over onze vorderingen met betrekking tot het overzicht archiefbescheiden. Doorgaans ontvangen wij in het najaar het toezichtoordeel. Uiteraard brengen wij u daarvan dan op de hoogte.

Burgemeester en wethouders van Someren, de secretaris,

de burgemeester,

J. Koppers-Van der Krabben

D. Blok O

NO

Bijlagen: Jaarverslag archiefzorg 2022.

X

Bijlage 1: Inspectierapport van streekarchivaris

X

Bijlage 2: verbeterplan per 15 mei 2024

X

2/2