R - 8 Raadsinformatiebrief afbouw analoog archief januari 2025 (200692095) (8.0)

Raadsinformatiebrief Onderwerp:

Voortgang afbouw analoog archief Someren

Portefeuillehouder:

D. Blok

Documentnummer:

200692095

Zaaknummer:

0847200633901

Openbaarheid:

Openbaar

Datum:

11 maart 2025

Aanleiding In de raadsvergadering van 28 september 2023 heeft de raad ingestemd met het toekennen van € 678.000 voor het opruimen en afbouwen van het papieren archief van de gemeente Someren. In juli 2024 heeft u een eerste voortgangsverslag hierover gekregen. Het project vordert gestaag en wij willen u hierbij informeren over de stand van zaken.

Inhoud Sinds de raadsinformatiebrief van 23 juli 2024 is weer veel werk verzet. Een mijlpaal is het digitaal vervangen, overbrengen en vernietigen van de analoge bouwvergunningen van 1937 tot en met 1995. Deze digitale bouwvergunningen zijn dan ook niet meer in beheer van de gemeente, maar bij het RHCe. Ook de bouwvergunningen van 1996 tot en met 2010 zijn digitaal vervangen. Deze dossiers zitten nu in de controle fase, waarbij intern en door het RHCe controles uitgevoerd worden. Daar waar nodig worden dan correcties doorgevoerd. Dit zit veelal in de metadata. De vervallen Hinderwet- en milieuvergunningen zijn ook opgeschoond, digitaal vervangen en liggen ter controle bij het RHCe. Samen met de provincie is de afspraak gemaakt dat deze vergunningen voor 1 maart 2025 overgedragen moeten worden aan het RHCe. Hierbij zijn wij deels afhankelijk van het RHCe. Het RHCe heeft eind vorig jaar de controles een tijdje stil gelegd vanwege ingebruikname van een nieuw e-depot. Vooralsnog gaan wij ervan uit dat het gaat lukken om de vergunningen voor of kort na 1 maart a.s. over te brengen. Ook de actuele Hinderwet- en milieudossiers en de omgevingsvergunningen 2010 tot en met 2017 zijn opgeschoond en digitaal vervangen. Deze dossiers worden nu gecontroleerd door Someren en daarna ter controle aangeboden aan het RHCe.

Samen met Burgerzaken is gekeken naar akten Burgerlijke Stand en de persoonskaarten. Deze documenten mogen wettelijk gezien niet vervangen of vernietigd worden. Daarom is besloten deze documenten te digitaliseren voor een snellere en eenvoudigere dienstverlening.

Het vervolg Alle digitale en digitaal vervangen dossiers die nog niet overgedragen zijn naar het RHCe worden de komende periode in het Pre-Depot van de gemeente Someren geplaatst. Hiermee zijn deze dossiers voor de medewerkers van de gemeente Someren eenvoudiger terug te vinden en beschikbaar.

Binnenkort wordt ook gestart met het controleren en opschonen van te vernietigen series. Hierbij zijn ook eenvoudige werkzaamheden nodig, zoals het vouwen van archiefdozen. Voor deze ondersteuning zijn afspraken gemaakt met Senzer. Alles bij elkaar verloopt het project voortvarend en is de verwachting dat het project conform doelstelling 1 januari 2027 afgerond kan worden binnen budget en met de gewenste kwaliteit.

Burgemeester en wethouders van Someren, de secretaris,

de burgemeester,

J. Weekers

D. Blok

2/2