R - 2 Raadsinformatiebrief Voortgang afbouw analoog archief Someren

Raadsinformatiebrief Onderwerp:

Voortgang afbouw analoog archief Someren

Portefeuillehouder:

W.M. van Doorn

Documentnummer:

200777002

Zaaknummer:

0847200633901

Openbaarheid:

Openbaar

Datum:

21 oktober 2025

Aanleiding In de raadsvergadering van 28 september 2023 heeft de raad ingestemd met het toekennen van € 678.000 voor het opruimen en afbouwen van het papieren archief van de gemeente Someren. Eerder bent u in juli 2024 en maart 2025 via raadsinformatiebrieven geïnformeerd over de voortgang van dit project.

Inhoud Sinds de raadsinformatiebrief van maart 2025 zijn wij weer ruim een half jaar verder en is er weer veel werk verzet. De vervallen en ingetrokken hinderwet- en milieuvergunningen zijn volledig digitaal vervangen, overgebracht naar het RHCe en worden opgenomen in het e-depot van het RHCe. De fysieke dossiers zijn vernietigd en daarmee is dit deel geheel afgerond. De actuele hinderwet- en milieudossiers zijn vervangen en worden momenteel opgenomen in het edepot. Daarna kunnen de fysieke dossiers vernietigd worden en is ook dit deel afgerond. Met het RHCe is overeengekomen om de omgevingsvergunningen 2010 – 2017 vervroegd over te brengen en onder te brengen in het e-depot. Deze dossiers zijn al digitaal vervangen en worden binnenkort overgebracht aan het RHCe. De actuele gebruiksvergunningen zijn digitaal vervangen en worden opgenomen in het interne pre-depot. Na het vervallen van de verleende vergunning worden deze opgenomen in het reguliere vernietigingsproces. De sloopvergunningen en sloopmeldingen van 1993 – 2017 zijn digitaal vervangen en worden dit najaar (deels) vervroegd overgebracht naar het RHCe om opgenomen te worden in het e-depot. De afgewezen, vervallen en ingetrokken vergunningaanvragen en geweigerde vergunningen zijn opgenomen in de vernietigingslijst 2025 en worden na afronding van dit proces vernietigd.

De bodemonderzoeken zinkassen binnen de gemeente Someren zijn afschriften van het originele dossier van de Provincie. Deze dossiers zijn opgenomen in de vernietigingslijst voor 2027 en zullen dan via het reguliere proces vernietigd worden. De akten van de Burgerlijke stand en de Persoonskaarten mogen niet vervangen worden. Wel is gekozen om deze documenten digitaal beschikbaar te maken voor Publiekszaken. Dit helpt de afdeling om het proces efficiënter uit te voeren. Veel werk zit in het bestuursarchief 2000 – 2017. Hier moeten alle dossiermappen vervangen worden. Voor dit handwerk wordt een medewerker via Senzer ingezet. Deze samenwerking verloopt goed.

Voor de resterende 25 m1 zal in overleg met de betreffende afdelingen bekeken worden wat hiermee moet gebeuren.

Alles bij elkaar wordt er veel werk verzet en verloopt het project nog steeds binnen de projectkaders (tijd, kwaliteit en middelen). Dit houdt in dat het project op 1 januari 2027 is afgerond, waarbij het archief voor zover wettelijk toegestaan is vervangen, gedigitaliseerd of elders ondergebracht. Van de hiervoor beschikbaar gestelde € 678.000 is tot nu toe € 355.000 gebruikt.

Het vervolg We gaan door met uitfasering van de archiefruimte. Grofweg zijn we met drie verschillende processen bezig. Een aantal collecties worden vervangen en gaan daarna over naar het RHCe. Deze archieven zijn blijvend te bewaren en zijn na overbrenging openbaar toegankelijk via het e-depot van het RHCe. Vervolgens hebben we een aantal collecties die we vervangen of digitaliseren. Deze collecties kunnen niet worden overgebracht en blijven (tot vernietiging) in beheer bij de gemeente. Deze collecties komen in een digitaal duurzame voorziening, het pre-depot. In dit pre-depot worden de collecties beheerd en is de collectie eenvoudig (digitaal) toegankelijk voor medewerkers. Tot slot blijft er dus nog een klein geschoond papieren archief over, waarvan nog bepaald moet worden wat ermee gaat gebeuren. Met dit project zijn straks 80 jaar bouw-, sloop en milieuvergunningen digitaal en openbaar beschikbaar voor de inwoners van de gemeente Someren, waarbij Someren de eerste is die haar vervallen en ingetrokken Hinderwetvergunningen digitaal beschikbaar heeft gesteld bij het RHCe. Burgemeester en wethouders van Someren, de secretaris,

wnd. burgemeester,

J. Weekers

P.J.M.G. Blanksma

2/2