R - 13 Bijlage Definitieve plan van aanpak - raadsenquête Someren

DEFINITIEVE PLAN VAN AANPAK In dit plan van aanpak gaat de commissie in op de stappen die gezet zijn in fase 1 (start en oriëntatiefase) en de stappen die die de commissie voorziet in fase 2 (informatieverzamelingsfase). Ook geeft de commissie een vooruitblik naar hoe fase 3 er uit kan zien, afhankelijk van gemaakte keuzes.

Kader Met het besluit van de gemeenteraad om een raadsenquête in te stellen naar de verkoop van de gronden Bedrijventerrein Lage Akkerweg, is afgesproken dat de commissie de raadsenquête gefaseerd inricht met fases overeenkomstig de onderzoeksbevoegdheden in de escalatieladder. De handreiking decentraal enquêterecht 1 beschrijft de escalatieladder van bevoegdheden als volgt: schriftelijke informatie vragen

schriftelijke informatie vorderen

voorgesprekken

besloten verhoren

openbare verhoren

De eerste fase stond in het teken van voortvarend van start gaan. Deze fase wordt hieronder verder beschreven. De tweede fase staat in het teken van informatieverzameling. Conform de escalatieladder betreft het hier schriftelijke informatie opvragen en voorgesprekken voeren, om tot een eerste beantwoording van de onderzoeksvragen te komen. Wanneer getuigen weigeren om informatie te verstrekken nadat dit gevraagd is, kan de commissie overgaan tot het vorderen van informatie. Dit beschouwt de commissie als een escalatie waarvan uitsluitend gebruik gemaakt gaat worden als bepaalde informatie niet wordt aangeleverd. Op basis van de informatieverzamelingsfase, maakt de commissie de afweging om al dan niet over te gaan tot openbaar dan wel besloten verhoren. Ook hiervoor wordt de escalatieladder gehanteerd. Dit betekent dat als dezelfde informatie verkregen, of op juistheid of volledigheid geverifieerd kan worden, met een minder vergaande bevoegdheid dan het openbaar horen, deze bevoegdheid eerst gebruikt moet worden.

Vraagstelling Onderwerp raadsenquête Met het besluit van de gemeenteraad om een raadsenquête in te stellen naar de verkoop van de gronden Bedrijventerrein Lage Akkerweg, zijn een aantal belangrijke kaders gesteld voor dit onderzoek. Daarin is opgenomen dat de raadsenquête betrekking heeft op het door het college gevoerde bestuur met betrekking tot het proces van de verkoop van de gronden Bedrijventerrein Lage Akkerweg. Met de onderzoeksvragen wordt de scope van het onderzoek nader geduid. Onderzoeksvragen Hoofdvraag: hoe is het verloop van de gebeurtenissen in de verkoop van de gronden Bedrijventerrein Lage Akkerweg en de processen daaromheen tussen 9 juni 2021 en 30 januari 20252 geweest en welke lessen kan de gemeente daaruit trekken?

Handreiking decentraal enquêterecht, Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, januari 2023 Als startdatum is voor 9 juni 2021 gekozen, omdat op deze dag de Raad van State uitspraak deed in de zaak omtrent het bestemmingsplan "Bedrijventerrein Someren". Als einddatum is voor 30 januari 2025 gekozen, omdat op deze dag de commissie voor de raadsenquête benoemd werd. 1 2

2/6

Deelvragen 1. Hoe ziet het verloop van gebeurtenissen er uit in de verkoop van de gronden Bedrijventerrein Lage Akkerweg? Dit is de vraag naar een feitenrelaas en gaat over waarheidsvinding. In dit feitenrelaas moeten alle gebeurtenissen een plek krijgen die van belang zijn om te kunnen verklaren waarom de ambtelijke en bestuurlijke processen zich zo ontwikkeld hebben. Dit feitenrelaas richt zich op de periode tussen 9 juni 2021 en 30 januari 2025. Tevens worden de belangrijkste gebeurtenissen en beslismomenten aangeven. Ook wordt aangegeven welke personen wanneer betrokken waren en in welke hoedanigheid. 2. Hoe heeft het college onderling en met de ambtelijke organisatie de verkoop van de gronden en de processen daaromheen vormgegeven en welke personen/functies hebben daarbij een sleutelrol gespeeld? Deze vraag gaat in op de rolinvulling van de college en ambtelijke organisatie. De commissie wil een duidelijk beeld krijgen van de context, redenen en achtergronden van de gebeurtenissen die hebben geleid tot de verkoop van de gronden. Het is een analytische vraag waarin de commissie zoekt naar verklarende factoren. De commissie kijkt naar samenwerking binnen het college en tussen het college en de ambtelijke organisatie.

Wie hielden zich met de verkoop bezig? Welke afspraken waren hierover gemaakt? Welke procedures werden gevolgd en op basis van welke procedurele en juridische spelregels? Specifiek wordt gekeken naar momenten van sturing of uitoefening van invloed door betrokken personen en op basis van welke overwegingen zij dit deden. De commissie brengt in kaart binnen welke kaders er werd gewerkt, of deze vastgelegd waren en hoe dit zich verhield tot de praktijk. 3. Hoe heeft de gemeente met de betrokken bedrijven en overige derde partijen of personen de verkoop en de processen daaromheen vormgegeven en welke personen/functies hebben daarbij een sleutelrol gespeeld? Deze vraag is vergelijkbaar met de vorige, maar in plaats van te focussen op de interne rolinvulling richt deze vraag zich op de rolinvulling van de gemeente (bestuurlijk en ambtelijk) met vooral de betrokken bedrijven. Hoe zag het contact met eigenaren en overige betrokkenen eruit? Zijn er verwachtingen gewekt, zo ja welke? Hoe zijn de overeenkomsten tot stand gekomen? Wie was daar op welk moment bij betrokken? Specifiek wordt gekeken naar momenten van sturing of uitoefening van invloed door betrokkenen van de gemeente en op basis van welke overwegingen zij dit deden. De commissie brengt in kaart binnen welke kaders er werd gewerkt, of deze vastgelegd waren en hoe dit zich verhield tot de praktijk. 4.

Hoe is de informatievoorziening in de richting van de raad geweest? Deze vraag gaat in op de informatiestromen van het college naar de raad. Aandachtpunt is of de informatievoorziening de raad in staat stelde om de kaderstellende en controlerende rol te vervullen. De commissie brengt in kaart binnen welke kaders er werd gewerkt, of deze vastgelegd waren en hoe dit zich verhield tot de praktijk. 5. Hoe verhouden de doorlopen processen tot de wettelijke kaders, geldende normen, regels, procedures en afspraken binnen de gemeente voor dergelijke transacties? Deze vraag is meer oordelend van aard. Met alle informatie is het de vraag of de bestuurlijke en ambtelijke doorlopen processen voldaan hebben aan de geldende normen, regels, procedures en afspraken. Wanneer dat niet zo is, kan op basis van de informatie verklaard worden waarom. 6. Welke leerpunten en aanbevelingen zijn er te formuleren?

3/6

Ook in de toekomst zal er sprake zijn van verkoop van gronden aan derden door de gemeente Someren. Dit is de vraag naar wat er geleerd kan worden van het handelen van de gemeente bij de verkoop van gronden en de processen daaromheen. Beantwoording van deze vraag leidt tot leerpunten en aanbevelingen met betrekking tot alle aspecten van de bestuurlijke en ambtelijke processen bij dergelijke grondverkopen. Een en ander is uiteraard afhankelijk van de uitkomsten van het onderzoek. Duidelijk is wel dat de leerpunten en aanbevelingen helpen bij het in de toekomst adequaat omgaan met vergelijkbare situaties. Zij worden geadresseerd aan college, ambtelijke organisatie en eventueel raad.

Fase 1: start en oriëntatie fase (maart – april 2025) De eerste fase stond in het teken van voortvarend van start gaan: het inlezen van stukken, de inkoop en aanbesteding van het onderzoeksbureau en de ondersteuning van de griffie. Verder heeft de commissie verschillende notities en protocollen vastgesteld: •

Informatieverzoek aan de ambtelijke organisatie. Met dit informatieverzoek heeft de commissie gebruik gemaakt van de bevoegdheid om schriftelijke informatie op te vragen. Dit document is voor intern gebruik en gericht aan de ambtelijke organisatie. De commissie heeft alle informatie opgevraagd, die zij verwacht nodig te hebben om tot beantwoording van de onderzoeksvragen te komen. Het is mogelijk dat op een later moment in het onderzoek nog aanvullende informatie opgevraagd wordt.

•

Onderzoeksvragen. Met de onderzoeksvragen is de scope van het onderzoek vastgesteld. Deze zijn integraal onderdeel geworden van het plan van aanpak en het onderzoeksprotocol.

•

Plan van aanpak. In dit plan van aanpak gaat de commissie in op de stappen die gezet zijn in fase 1 en de stappen die de commissie voorziet in fase 2. Ook geeft de commissie een vooruitblik naar hoe fase 3 er uit kan zien, afhankelijk van gemaakte keuzes. Dit document is voor intern gebruik en ter informatie voor de raad.

•

Werkwijze commissie. Deze werkafspraken zijn voor intern gebruik en zijn op de commissie gericht. Deze werkafspraken bieden een waarborg voor de proceskwaliteit van het onderzoek en verschaffen inzicht in de werkwijze van de commissie: Dit draagt bij aan de transparantie van het proces, waarbinnen de commissie haar taken uitoefent.

•

Onderzoeksprotocol. Het protocol heeft met name als doel de te spreken personen vooraf te informeren over het onderzoek en is aan hen gericht. Het document geeft inzicht over het onderzoek (vraagstelling, leden commissie, ondersteuning etc.), hoe de gesprekken gevoerd gaan worden en hoe wordt omgegaan met de verstrekte informatie.

Met het vaststellen van deze stukken is de eerste fase van het onderzoek afgerond.

Fase 2: verzamelen van alle informatie (voorjaar – zomer 2025) In de tweede fase staat het verzamelen, organiseren en bestuderen van alle beschikbare informatie centraal. Overeenkomstig met de escalatieladder decentraal enquêterecht gaat het hier om schriftelijke informatie vragen en het voeren van voorgesprekken. Documenten bestuderen Met het informatieverzoek aan de ambtelijke organisatie heeft de commissie naar verwachting het grootste deel van de benodigde documentatie ontvangen. Het ondersteunend bureau bestudeert de documenten en maakt een overzicht van de belangrijkste documenten per onderzoeksvraag. Dit overzicht wordt gedurende het onderzoek bijgehouden.

4/6

Opstellen eerste versie feitenrelaas Op basis van de beschikbare documentatie stelt het ondersteunend bureau de eerste versie van het feitenrelaas op. In het feitenrelaas zal op chronologische volgorde een secure weergave worden gegeven van de feiten en betrokken personen en/of organisaties. Dit geeft een eerste beeld van het verloop van de gebeurtenissen. Opstellen voorstel te voeren voorgesprekken De verwachting is dat niet alle informatie op basis van schriftelijke informatie achterhaald kan worden. Daarom vinden er voorgesprekken plaats. Op basis van de betrokken personen en/of organisaties die blijken uit de beschikbare documentatie en de lijst van betrokken personen, stelt de commissie vast met wie er voorgesprekken worden gevoerd. De verwachting is dat het hierbij gaat om huidige en voormalige: •

Collegeleden

•

Raadsleden

•

(interim) Gemeentesecretarissen

•

Betrokken ambtenaren

•

Betrokken bedrijven

•

Externe betrokkenen

Opstellen overzicht ontbrekende informatie en verwonderpunten Door ontbrekende of conflicterende informatie is het waarschijnlijk (nog) niet mogelijk volledig te reconstrueren wat er waarom is gebeurd. Het ondersteunend bureau maakt daarom voor elke deelvraag een overzicht van verwonderpunten. Deze worden besproken met de commissie. Naar aanleiding van de ontbrekende informatie en verwonderpunten kan blijken dat het wenselijk is om nog extra informatie op te vragen bij de ambtelijke organisatie of bij andere betrokkenen. Ook kunnen deze punten worden meegenomen in de voorgesprekken. Daarmee is het een belangrijke bron voor de gespreksleidraden. Opstellen interviewleidraden te voeren voorgesprekken Op het moment dat alle te voeren voorgesprekken in beeld zijn, verwonderpunten inzichtelijk zijn en de commissie mee heeft gedacht over welke vragen er in ieder geval gesteld dienen te worden, zal het ondersteunend bureau de gespreksleidraden opstellen. Er zullen algemene vragen in de leidraad terugkomen die iedere gesprekspartner zullen worden gesteld en daarnaast zullen er per gesprekspartner toegespitste vragen worden opgesteld. Die toegespitste vragen passen bij de rol die de gesprekspartner heeft gespeeld bij de verkoop van de gronden of zijn vragen die alleen die gesprekspartner goed kan beantwoorden. Uitvoeren voorgesprekken Het doel van deze voorgesprekken is: •

Het toetsen van de bevindingen uit het eerste feitenrelaas, inclusief waar mogelijk het duiden van verwonderpunten die naar voren zijn gekomen tijdens de documentstudie.

•

Verduidelijken welke betrokkenheid de geïnterviewde personen hadden bij de verkoop van de gronden en welke rol zij speelden in het proces, inclusief de motieven voor de door hen gemaakte keuzes.

•

Eventueel: het identificeren van betrokkenen die we tot dan toe niet in beeld hadden.

Het is van belang om te vermelden dat er geen medewerkings- of verschijningsplicht bestaat bij deze voorgesprekken. Sommige beoogde gesprekspartners zullen inmiddels een andere functie hebben of kunnen om een andere reden niet bereid zijn mee te werken aan het onderzoek. De

5/6

praktijk en onze ervaring wijzen uit dat het ontbreken van de medewerkings- of verschijningsplicht vaak weinig uitmaakt. Voor betrokkenen is het vaak fijn hun kant van het verhaal te kunnen belichten en hun ervaringen te delen. Het is voornamelijk van belang goed op tijd de beoogde gesprekspartners te benaderen, de tijd te nemen hen mee te nemen in het belang van hun inbreng voor het onderzoek en hen door middel van onder andere het onderzoeksprotocol duidelijkheid te bieden hoe er met de door hen gedeelde informatie wordt omgegaan. Voorgesprekken zijn interviews achter gesloten deuren waarbij het ondersteunende bureau het voortouw heeft en waarbij minimaal twee commissieleden aanwezig zijn. Waar noodzakelijk kan er ook sprake zijn van een groepsgesprek waarbij in één keer meerdere personen worden geïnterviewd. De voorgesprekken worden ingepland door de griffie, waarnaar ook door de griffie de uitnodigingen en praktische communicatie verzorgd worden. Tijdens de voorgesprekken is er iemand namens de griffie aanwezig om verslaglegging van de voorgesprekken te verzorgen. Deze verslagen worden voorgelegd aan de gesprekspartners, met de mogelijkheid om correcties aan te brengen. Vervolgens worden de verslagen vastgesteld en met de commissie en het ondersteunend bureau gedeeld.

Opstellen tweede feitenrelaas en verwonderpunten Op basis van de informatie uit de voorgesprekken en eventueel aanvullende documentatie, wordt een tweede versie van het feitenrelaas opgesteld door het ondersteunend bureau. Als lezingen onder gesprekspartners over bepaalde gebeurtenissen uiteenlopen, wordt dit helder aangegeven. Het overzicht van de verwonderpunten wordt bijgewerkt: enkele verwonderpunten zullen zijn beantwoord, andere niet, en mogelijk leiden de gesprekken ook nog tot nieuwe verwonderpunten. Afwegingskader en afweging voor het openbaar horen Er wordt door het ondersteunend bureau een afwegingskader opgesteld, om de commissie te ondersteunen in de keuze om al dan niet over te gaan tot openbaar horen. Op basis van het afwegingskader, de tweede versie van het feitenrelaas en de verwonderpunten, maakt de commissie de afweging of er over wordt gegaan tot het openbaar horen van getuigen.

Fase 3: mogelijk openbare verhoren en rapportage (zomer- najaar 2025) De precieze inrichting van deze fase is afhankelijk van de keuze om al dan niet over te gaan tot openbaar horen. Als de beslissing genomen wordt om openbaar te horen, wordt hiervoor een plan van aanpak opgesteld. Kernelementen zijn: opstellen leidraden voor verhoren en maken verhoordossier (ondersteunend bureau en griffie), trainen commissie openbaar horen (ondersteunend bureau), uitnodigingen versturen en technische voorbereiding (griffie), uitvoeren verhoren (commissie ondersteund door griffie en ondersteunend bureau) en verslaglegging verhoren (griffie). Los van deze beslissing verwacht de commissie in ieder geval een aantal stappen voor de totstandkoming van de rapportage. Opstellen en bespreken analyse Op basis van de opgehaalde informatie en het opgestelde feitenrelaas stelt het ondersteunend bureau een analyse op hoofdlijnen op. Deze wordt vervolgens besproken met de commissie, waarbij ruimte is om te discussiëren over de analyse en reflecties mee te geven richting de conceptrapportage. Opstellen en bespreken conceptrapportage Op basis van de feedback en reflecties van de commissie zal het ondersteunend bureau de conceptrapportage opstellen. Wederom vindt een bespreking plaats waarin er ruimte is voor de

6/6

commissie om te discussiëren over de rapportage en reflecties meegegeven kunnen worden richting de eindrapportage. Feitelijke delen van de concept rapportage worden onder geheimhouding voorgelegd aan de ambtelijke organisatie. Opstellen en bespreken eindrapportage Op basis van de feedback en reflecties van de ambtelijke organisatie en commissie zal het ondersteunend bureau de eindrapportage opstellen. Het is belangrijk dat het rapport een product van de commissie wordt. De commissie besluit daarom op een later moment over hoe de rapportage gepresenteerd wordt aan de gemeenteraad. Het ondersteunend bureau kan hierin begeleiden en (technische) vragen over het onderzoek vanuit de raad beantwoorden.