Presentatie college en raad Gemeentehuis van de Toekomst

Vlekkenplan & Relaties Gemeentehuis van de Toekomst

Inhoud

2

Introductie

Resultaten

Afronding

o Proces

o Vlekkenplan o Relaties

o Planning

Proces

Gemeentehuis van de Toekomst Welke stappen zijn doorlopen? Middels een inspiratiesessie met de Raad, diverse interviews met medewerkers en werksessies met een afvaardiging van de organisatie zijn de ambities, wensen en aandachtspunten betreffende de huidige en toekomstige huisvesting van gemeente Someren geïnventariseerd. De opgehaalde visie op huisvesting is vervolgens vertaald naar een ruimtestaat (op hoofdlijnen) en een vlekkenplan om de functionaliteit van het gemeentehuis van de toekomst in kaart te brengen.

Visie op Werken

Ruimterelaties

(Gebruikersgroep Ruimtelijk-functioneel)

(Gebruikersgroep Ruimtelijk-functioneel)

Interviews

(Diverse Stakeholders)

Visie op Dienstverlening

(Gebruikersgroep Ruimtelijk-functioneel)

Inspiratiesessie Gemeenteraad

RF PvE Gemeenteraad Informeren inwoners

Ophalen input inwoners

Gemeentehuis van de Toekomst Wat is er opgehaald? Inspiratiesessie Raad

Veilig

Uitnodigend Gezond Sfeervol Hybride

Multifunctioneel

Toegankelijk

Efficiënt Duurzaam Toekomstbestendig Zichtbaar

Voorbeeldfunctie

Gemeentehuis van de Toekomst Wat is er opgehaald? Interviews met o.a. OR, KCC, Griffie

Multifunctioneel

Flexibel Goed werkklimaat

Natuurlijk duurzaam Spontane ontmoeting

Inwoner centraal Veilig Gezond binnenklimaat Samenwerken Passend bij de gemeente Adaptief

Circulair

Bereikbaar

Gemeentehuis van de Toekomst Wat is er opgehaald? Werksessies Gebruikersgroep

Modern

Multifunctioneel

Gezond

Ruimte voor ontspanning

Spontane ontmoeting

Binding tussen collega’s Transparant Voldoende spreek-/werkruimtes

Flexibel

Gemeentehuis van de Toekomst Wat is er opgehaald? Inwoners

Bereikbaar

Passende uitstraling Transparant

Functioneel

Open en warm Toegankelijk Duurzaam Centraal

Flexibel

Ruimte voor (educatieve) bijeenkomsten

Gemeentehuis van de Toekomst Wat is het resultaat? De opgehaalde inzichten zijn vertaald naar een vlekkenplan en diverse referentiebeelden. Deze conceptuele stukken vormen de kaders waaraan de verschillende scenario’s getoetst zullen worden (volgende fase). De voorstellen zijn richtinggevend. De exacte uitwerking, maatvoering en ontwerpen dienen verder uitgewerkt te worden zodra er een definitieve keuze is gemaakt betreffende de toekomstige locatie/huisvesting.

Resultaat

Vlekkenplan Secretariaat Domein Bedrijfsvoering Toiletten (bezoekers)

MFS

Burgemeester & Wethouders Management Team (MT) Concern Staf (CS)

(multifunctionele stilteruimte)

Centraal Vergadergebied Multifunctioneel Wachtgebied/ Aanlandplekken Ontvangstbalie(s)

Belcentrum, KCC, PZ

Domein Samenleving

Wijkagent

Keuken Bodes

Eigen Entree

Ontmoetings -punt

Raadzaal

Zones: 1. Openbare zone Multifunctioneel wachtgebied Ontvangst Spreekzone / spreekkamers Multifunctionele stilteruimte / toiletten 2. Semiopenbare zone (raadszone) Ontmoetingspunt Raadzaal Centraal vergadergebied Beveiligde spreekkamers 3. Privé zone Managementteam Domein Bedrijfsvoering Domein Samenleving Domein Ruimte

Koffie

Openbare zone Semiopenbare zone Privé zone Ingang

De weergegeven vlekken zijn niet in verhouding. Het vlekkenplan geeft inzicht in de onderlinge relaties en dient niet gezien te worden als plattegrond.

Vlekkenplan Secretariaat Domein Bedrijfsvoering Toiletten (bezoekers)

MFS

Buitenruimte: Naast de nodige interne functionaliteiten dient er ook rekening gehouden te worden met een buitenruimte. Een goede buitenruimte is essentieel omdat het bijdraagt aan het welzijn en de productiviteit van werknemers. Een groene en uitnodigende buitenruimte biedt mogelijkheden voor ontspanning, sociale interactie en frisse lucht, wat stress vermindert en creativiteit bevordert.

Burgemeester & Wethouders Management Team (MT) Concern Staf (CS)

(multifunctionele stilteruimte)

Centraal Vergadergebied Multifunctioneel Wachtgebied/ Aanlandplekken Ontvangstbalie(s)

Belcentrum, KCC, PZ

Domein Samenleving

Wijkagent

Keuken Bodes

Eigen Entree

Ontmoetings -punt

Tijdens de scenario-ontwikkeling wordt gekeken naar de mogelijkheden om een buitenruimte te realiseren en de randvoorwaarden waaraan deze buitenruimte dient te voldoen.

Raadzaal Koffie

Openbare zone Semiopenbare zone Privé zone Ingang

De weergegeven vlekken zijn niet in verhouding. Het vlekkenplan geeft inzicht in de onderlinge relaties en dient niet gezien te worden als plattegrond.

Vlekkenplan Secretariaat Domein Bedrijfsvoering Toiletten (bezoekers)

MFS

Ontvangst: KCC en PZ werken veel samen en zitten waar mogelijk samen in één zone. De zone voor de balie(s) kan naar wens ingevuld worden met een of meer balies (zowel voor ontvangst als uitgifte van documenten) of een informatiezuil. In de achterliggende zone is ruimte voor werkplekken en overleg.

Burgemeester & Wethouders Management Team (MT) Concern Staf (CS)

(multifunctionele stilteruimte)

Centraal Vergadergebied Multifunctioneel Wachtgebied/ Aanlandplekken Ontvangstbalie(s)

Belcentrum, KCC, PZ

Domein Samenleving

Wijkagent

Keuken Bodes

Eigen Entree

Ontmoetings -punt

• • • •

Verplicht melden bij de ontvangstbalie (veiligheid); Vluchtroute medewerkers KCC/PZ naar achterliggende privé zone; Zicht op het wachtgebied; Gecombineerd met uitgifte balie voor efficiënte afhandeling documentenuitgifte;

Raadzaal Koffie

Openbare zone Semiopenbare zone Privé zone Ingang

De weergegeven vlekken zijn niet in verhouding. Het vlekkenplan geeft inzicht in de onderlinge relaties en dient niet gezien te worden als plattegrond.

Vlekkenplan Secretariaat Domein Bedrijfsvoering Toiletten (bezoekers)

MFS

Multifunctioneel wachtgebied: Het multifunctionele wachtgebied biedt ruimte voor spontane ontmoeting en (indien wenselijk) aanvullende faciliteiten zoals toiletten voor bezoekers, eventueel een multifunctionele stilteruimte (voor bezoekers), informatiezuilen, een koffiecorner of middelen om pasfoto’s te maken. Het wachtgebied is flexibel in te delen en kan d.m.v. inrichting in verschillende zones ingedeeld worden.

Burgemeester & Wethouders Management Team (MT) Concern Staf (CS)

(multifunctionele stilteruimte)

Centraal Vergadergebied Multifunctioneel Wachtgebied/ Aanlandplekken Ontvangstbalie(s)

Belcentrum, KCC, PZ

Domein Samenleving

Wijkagent

Keuken Bodes

Eigen Entree

Ontmoetings -punt

• • • •

Aanlandplekken en informele zitjes om spontane ontmoeting te faciliteren; Openbare toiletten voor algemeen gebruik; Multifunctionele stilteruimte voor algemeen gebruik; In te zetten voor (grotere) evenementen.

Raadzaal Koffie

Openbare zone Semiopenbare zone Privé zone Ingang

De weergegeven vlekken zijn niet in verhouding. Het vlekkenplan geeft inzicht in de onderlinge relaties en dient niet gezien te worden als plattegrond.

Vlekkenplan Secretariaat Domein Bedrijfsvoering Toiletten (bezoekers)

MFS

Backoffice en balies: Grenzend aan de backoffice is een open zone met diverse soorten spreek-/werkplekken. Er is ruimte voor balies, zitjes en werktafels om met de bezoekers verschillende soorten gesprekken te voeren. Middels losse inrichting kunnen er verschillende zones met verschillende mate van privacy gecreëerd worden.

Burgemeester & Wethouders Management Team (MT) Concern Staf (CS)

(multifunctionele stilteruimte)

Centraal Vergadergebied Multifunctioneel Wachtgebied/ Aanlandplekken Ontvangstbalie(s)

Belcentrum, KCC, PZ

Domein Samenleving

• Wijkagent

Keuken Bodes

Eigen Entree

•

Flexibel in te delen spreekzone met meerdere soorten spreek-/werkplekken; Vanuit de wachtruimte is er zicht op de balies (de bezoekers zien waarom ze wachten);

Ontmoetings -punt

Raadzaal Koffie

Openbare zone Semiopenbare zone Privé zone Ingang

De weergegeven vlekken zijn niet in verhouding. Het vlekkenplan geeft inzicht in de onderlinge relaties en dient niet gezien te worden als plattegrond.

Vlekkenplan Secretariaat Domein Bedrijfsvoering Toiletten (bezoekers)

MFS

Spreekkamers (extern): Toegankelijk vanuit de openbare zone zijn diverse zones met spreekkamers om met bezoekers (privacygevoelige) gesprekken te voeren. Een deel van deze spreekkamers dienen beveiligd te zijn.

Burgemeester & Wethouders Management Team (MT) Concern Staf (CS)

(multifunctionele stilteruimte)

•

Centraal Vergadergebied Multifunctioneel Wachtgebied/ Aanlandplekken Ontvangstbalie(s)

Belcentrum, KCC, PZ

Domein Samenleving

• Wijkagent

Keuken Bodes

Voldoende spreekkamers voor gesprekken met bezoekers; De spreekkamers in de openbare zone zijn in de basis niet voor intern gebruik.

Eigen Entree

Ontmoetings -punt

Raadzaal Koffie

Openbare zone Semiopenbare zone Privé zone Ingang

De weergegeven vlekken zijn niet in verhouding. Het vlekkenplan geeft inzicht in de onderlinge relaties en dient niet gezien te worden als plattegrond.

Vlekkenplan Secretariaat Domein Bedrijfsvoering Toiletten (bezoekers)

MFS

Burgemeester & Wethouders Management Team (MT) Concern Staf (CS)

(multifunctionele stilteruimte)

Centraal Vergadergebied Multifunctioneel Wachtgebied/ Aanlandplekken Ontvangstbalie(s)

Belcentrum, KCC, PZ

Domein Samenleving

Wijkagent

Keuken Bodes

Eigen Entree

Ontmoetings -punt

Ontmoetingspunt: Het ontmoetingspunt heeft zowel relatie met de multifunctionele wachtruimte, het centraal vergadergebied en de raadzaal. Dit gebied functioneert in de basis als kantine voor de medewerkers en voor informele gesprekken met collega’s. Indien wenselijk kan deze zone gekoppeld worden met de raadzaal t.b.v. ceremoniële diensten of met de wachtzone voor evenementen. In de basis is het ontmoetingspunt niet toegankelijk voor bezoekers, dit kan echter in de toekomst veranderen. •

•

Raadzaal

•

Te koppelen met raadzaal en wachtgebied t.b.v. flexibiliteit en toekomstbestendigheid; Functioneert ook als ontvangstruimte voor raadsbijeenkomsten; Ook ruimte voor ontspanning.

Koffie

Openbare zone Semiopenbare zone Privé zone Ingang

De weergegeven vlekken zijn niet in verhouding. Het vlekkenplan geeft inzicht in de onderlinge relaties en dient niet gezien te worden als plattegrond.

Vlekkenplan Secretariaat Domein Bedrijfsvoering Toiletten (bezoekers)

MFS

Centraal vergadergebied: In het centraal vergadergebied kunnen alle disciplines bij elkaar komen om elkaar formeel en informeel te spreken. Het vergadergebied biedt ruimte voor spreekruimtes van diverse formaten, flexwerkplekken, stilteruimtes en informele zitjes.

Burgemeester & Wethouders Management Team (MT) Concern Staf (CS)

(multifunctionele stilteruimte)

Centraal Vergadergebied Multifunctioneel Wachtgebied/ Aanlandplekken

Domein Samenleving

Wijkagent

Keuken Bodes

Eigen Entree

Het centraal vergadergebied heeft, indien mogelijk, een eigen medewerkers ingang zodat de medewerkers (en de raadsleden) ongestoord het gebouw kunnen betreden. •

Ontmoetings -punt

Ontvangstbalie(s)

Belcentrum, KCC, PZ

•

Raadzaal

Verschillende soorten werkplekken (stilteruimten en samenwerkingsruimtes voor o.a. programmatisch en projectmatig werken); Mogelijkheid om, ongeacht je functie, bij andere collega’s te gaan zitten.

Koffie

Openbare zone Semiopenbare zone Privé zone Ingang

De weergegeven vlekken zijn niet in verhouding. Het vlekkenplan geeft inzicht in de onderlinge relaties en dient niet gezien te worden als plattegrond.

Vlekkenplan Secretariaat Domein Bedrijfsvoering Toiletten (bezoekers)

MFS

Toegangszone Raad: De raadzaal vormt samen met het centraal vergadergebied en het ontmoetingspunt één semiopenbare zone (met een eigen ingang). Deze zone is toegankelijk voor de raadsleden en alle faciliteiten kunnen zodoende ook ingezet worden voor de fracties (vergaderruimtes, ontmoetingspunt, spreekkamers etc.). De raadzaal heeft een verbinding met het ontmoetingspunt zodat deze als voorspreekruimte of ontvangstruimte ingezet kan worden.

Burgemeester & Wethouders Management Team (MT) Concern Staf (CS)

(multifunctionele stilteruimte)

Centraal Vergadergebied Multifunctioneel Wachtgebied/ Aanlandplekken Ontvangstbalie(s)

Belcentrum, KCC, PZ

Domein Samenleving

Wijkagent

Keuken Bodes

Eigen Entree

Ontmoetings -punt

• • •

Eén overzichtelijke zone voor de raadsleden; Een eigen in-/uitgang biedt privacy en veiligheid voor de raadsleden. De raadzaal (i.c.m. het ontmoetingspunt) kan ingezet worden voor ceremoniële doeleinden (bijv. trouwen);

Raadzaal Koffie

Openbare zone Semiopenbare zone Privé zone Ingang

De weergegeven vlekken zijn niet in verhouding. Het vlekkenplan geeft inzicht in de onderlinge relaties en dient niet gezien te worden als plattegrond.

Vlekkenplan Secretariaat Domein Bedrijfsvoering Toiletten (bezoekers)

MFS

Relaties tussen domeinen De organisatie Someren bestaat uit meerdere domeinen welke bestaan uit verschillende teams (en subteams). Er is aangegeven dat de verschillende domeinen in grote lijnen binnen dezelfde zone dienen te komen. Binnen deze zones is ruimte om voor de verschillende teams aparte ruimtes te creëren.

Burgemeester & Wethouders Management Team (MT) Concern Staf (CS)

(multifunctionele stilteruimte)

Centraal Vergadergebied Multifunctioneel Wachtgebied/ Aanlandplekken Ontvangstbalie(s)

Belcentrum, KCC, PZ

Domein Samenleving

Wijkagent

Keuken Bodes

Eigen Entree

Ontmoetings -punt

Er zijn enkele uitzonderingen die een specifieke plaats dienen te krijgen t.o.v. andere domeinen/teams. Dit zijn: • Secretariaat • Griffie • Bode • Wijkagenten • Publiekszaken

Raadzaal Koffie

Openbare zone Semiopenbare zone Privé zone Ingang

De weergegeven vlekken zijn niet in verhouding. Het vlekkenplan geeft inzicht in de onderlinge relaties en dient niet gezien te worden als plattegrond.

Vlekkenplan Secretariaat Domein Bedrijfsvoering Toiletten (bezoekers)

MFS

Secretariaat Het secretariaat heeft veelvoudig contact met de managementlaag van de organisatie (B&W, MT en CS). Om deze reden dient het secretariaat in de nabijheid van deze teams te liggen (met een eigen ruimte).

Burgemeester & Wethouders Management Team (MT) Concern Staf (CS)

(multifunctionele stilteruimte)

Centraal Vergadergebied Multifunctioneel Wachtgebied/ Aanlandplekken Ontvangstbalie(s)

Belcentrum, KCC, PZ

Domein Samenleving

Wijkagent

Keuken Bodes

Eigen Entree

Ontmoetings -punt

Griffie De griffie heeft een nauwe band met zowel het bestuur als de raad (en de raadszaal). De griffie dient op een centrale plaats nabij het management en de raadzaal gepositioneerd te worden. De griffie heeft een eigen ruimte nodig incl. een spreekruimte waar ad hoc gebruik van gemaakt kan worden.

Raadzaal Koffie

Openbare zone Semiopenbare zone Privé zone Ingang

De weergegeven vlekken zijn niet in verhouding. Het vlekkenplan geeft inzicht in de onderlinge relaties en dient niet gezien te worden als plattegrond.

Vlekkenplan Secretariaat Domein Bedrijfsvoering Toiletten (bezoekers)

MFS

Bodes De bodes hebben voornamelijk een relatie met de (facilitaire) ruimtes en minder met de diverse teams. Om de reden dient de ruimte voor de bodes centraal, nabij de diverse facilitaire ruimtes (raadzaal, keuken, ontmoetingspunt etc.) gelegen te zijn.

Burgemeester & Wethouders Management Team (MT) Concern Staf (CS)

(multifunctionele stilteruimte)

Centraal Vergadergebied Multifunctioneel Wachtgebied/ Aanlandplekken Ontvangstbalie(s)

Belcentrum, KCC, PZ

Domein Samenleving

Wijkagent

Keuken Bodes

Eigen Entree

Ontmoetings -punt

Raadzaal Koffie

Publiekszaken Het team publiekszaken (domein Samenleving) dient een directe verbinding te hebben met de frontoffice. De overige medewerkers en teams van domein Samenleving dienen ook een relatie te hebben met de backoffice. Wijkagent De aparte ruimte voor de wijkagent(en) dient nabij de medewerkers ingang gelegen te zijn. Er kan voor gekozen worden de wijkagent een prominentere plaats nabij de openbare zone te geven. Openbare zone Semiopenbare zone

Ingang De weergegeven vlekken zijn niet in verhouding. Het vlekkenplan geeft inzicht in de onderlinge relaties en dient niet gezien te worden als plattegrond.

Privé zone

Sfeerimpressie

Transparante, lichte en uitnodigende werk- en ontmoetingsruimten, diverse aanlandplekken en een centraal ontmoetingspunt als dynamisch hart van de organisatie.

Sfeerimpressie

Combinatie van (open) werkvelden en afgesloten vergaderruimtes van diverse formaten. Middels inrichting en transparante wanden kunnen grotere en kleinere ruimtes gecreëerd worden.

Sfeerimpressie

Informele zitjes, verspreid door het gebouw, faciliteren spontane ontmoeting en bieden ruimte om te ontspannen en af te schakelen.

Afronding

Vervolg

Visie op Werken

Ruimterelaties

(Gebruikersgroep Ruimtelijk-functioneel)

(Gebruikersgroep Ruimtelijk-functioneel)

Interviews

(Diverse Stakeholders)

Visie op Dienstverlening

(Gebruikersgroep Ruimtelijk-functioneel)

Inspiratiesessie Gemeenteraad

(Projectgroep / Gebruikersgroepen)

Technisch Programma van Eisen

Scenario-Ontwikkeling (Projectgroep)

(Gebruikersgroep Technisch PvE)

RF PvE Gemeenteraad Informeren inwoners

27

Formuleren Afwegingskader

Ophalen input inwoners

Q1 + Q2

Informeren inwoners

Voorstel scenario Gemeenteraad Informeren inwoners

Informeren inwoners

Vervolg Wat zijn de vervolgstappen? • Technisch Programma van Eisen (12 september 2024); Vaststellen ambities/eisen op verschillende technische en bouwfysische aspecten (denk aan akoestiek, temperatuur, licht, afwerkingsniveau, ICT-voorzieningen, veiligheidsvoorzieningen, toegankelijkheid etc.). Het RFPvE en TPvE vormen samen de basis voor de verdere scenario-analyses en financiële doorrekeningen. • Scenario-analyse incl. financiële doorrekening; Opstellen ‘afwegingskader’ (een set met criteria) dat als het ware als meetlat kan dienen waarlangs de scenario’s gelegd kunnen worden. Middels een multicriteria-analyse worden de scenario’s in een matrix afgezet tegen de criteria uit het afwegingskader. Hieruit volgt een score per criteria en per scenario, waardoor er een beeld van één of meer voorkeursscenario’s ontstaat. • Eindrapportage en doorkijk (week 45 2024); Presenteren eindrapportage met daarin de uitwerkingen van de verschillende scenario-analyses en het gewenste voorstel vanuit de organisatie. Het streven is het vaststellen van een richtinggevend besluit voor de verdere uitwerking van het meest haalbare/gewenste scenario.

28