Presentatie afronden mediation 10 april 2025

Afronding mediationtraject RAAD VRAAGT RAAD 10 APRIL 2025

Overzicht • Proces brainstormgroep en sfeer • Concrete uitkomsten/resultaten  griffieplan • Ervaringen • Vervolg • Brainstormgroep in leven houden

Proces brainstormgroep en sfeer • Toelichting Mediator

Proces brainstormgroep en sfeer • Startbijeenkomsten: ideeën noteren • Verder uitgewerkt in overzicht • In duo’s input opgehaald bij fracties

• Brainstormgroep RvO

• Individuele gesprekken met mediator

Concrete uitkomsten/resultaten  griffieplan Intentieovereenkomst

Inhoud: •Overeenkomst die wordt getekend aan het begin van een raadsperiode door raads- en commissieleden; •Intentie uitspreken en onderschrijven van Reglement van Orde, Integriteitscode/Gentleagreement, Professionele Omgangsvormen en Inhoudelijke Samenwerking en de vier onderstaande pijlers; •Onderschrijven van noodzaak en instemmen met benoemen informele klankbordgroep voor Raad en Griffie; Doel: •Intentie uitspreken tot fatsoenlijke samenwerking, omgangvormen, en het nemen van verantwoordelijkheden in het raads/commissiewerk en formaliseren ervan; •Bewustwording van plichten en verantwoordelijkheden en belangrijke werkafspraken;

Middel: •Een globale intentieovereenkomst op het gebied van samenwerken, integriteit, professionele omgang met elkaar en verantwoordelijkheden in het raadwerk omtrent vergaderingen en integriteit; •Vooral uitspreken van intentie, grote lijnen en definiëren van de basislijn van bovenstaande, verdere uitwerking komt in andere stukken;

1

2

3

4

Inhoudelijke Samenwerking

Professionele Omgangsvormen

Integriteit en Weerbaarheid

Verantwoordelijkheid Pakken

Concrete uitkomsten/resultaten  griffieplan

1

Inhoudelijke Samenwerking Inhoud: •Borgen afspraken informatieplicht, vergadervormen, en samenwerking op regionale thema’s in formele stukken; •Instellen (vaste) klankbordgroep en commissie voor regionale informatievoorziening en positie raad; Doel: •Een sterke en gelijke informatiepositie voor de hele raad; •Samenwerking tussen partijen om informatielast (in vorm van stukken en bijeenkomsten) van de regio te kunnen behappen; Middel: •Actualiseren Reglement van Orde (RvO); •Initiatief commissie regionale zaken voor betere samenwerking binnen de raad op regionale thema’s voor representatie en informatievoorziening en actieve informatievoorziening vanuit college over de regio; •Instellen permanente klankbordgroep t.b.v. Griffie en Raad bij begin raadsperiode;

Concrete uitkomsten/resultaten  griffieplan

2

Professionele Omgangsvormen Inhoud: •Formaliseren en aanpassen vergadervorm Raad vraagt Raad tot officiële vergadering; •Verbeteren behandeling ingekomen stukken en informatiebrieven; •Verbeteren debat (structuur, inhoud, omgangsvormen) en versterken voorzitterschap Doel: •Goede werkrelaties binnen de raad met fatsoenlijk contact en respect; •Een gestructureerd en eerlijk debat waarin inhoud centraal staat en er oog is voor de kaders van het politieke spel; •Creëren formele positie RvR vergadervorm; Middel: •Naleven van doelen intentieovereenkomst en direct aanspreken op zaken die daarmee niet stroken; •Actualiseren RvO ter verbeteren debatstructuur, formaliseren RvR vergadervorm; •Actualiseren van behandeling ingekomen stukken en informatiebrieven in RvO; •Training voor voorzitterschap commissie, inwerktraject en training/coaching raads- en commissieleden;

Concrete uitkomsten/resultaten  griffieplan

3

Integriteit en Weerbaarheid Inhoud: •Een open aanspreekcultuur op het gebied van integriteit; •Samenvoegen Gentle-agreement en Integriteitscode en actualiseren daarvan; •Borging kaders politieke debat in RvO; Doel: •Een raad die tegen een stootje moet kunnen maar wel altijd veilig en respectvol zijn werk kan doen; •Duidelijkheid over richtlijnen rondom thema integriteit; Middel: •Vervangen Gentle-agreement door nieuwe richtlijn en toolkit Integriteit/Integriteitscode waarin voorkomen van problemen en gezamenlijk oplossen centraal staat; •Actualiseren Integriteitscode; •Ruime kaders voor debat in de politieke arena die ten alle tijden respectvol en veilig moet blijven, borgen in het geactualiseerde RvO.

Concrete uitkomsten/resultaten  griffieplan

4

Verantwoordelijkheid Pakken Inhoud: •Elkaar aanspreken binnen en zodoende zorgen van een open aanspreekcultuur; •Onderliggende (persoonlijke) problemen tijdig aankaarten en oplossen; •Verstevigen en behouden van een sterke informatiepositie voor de raad; Doel: •Elkaar aanspreken op gedrag binnen een open aanspreekcultuur; •Afspraken handhaven voor een goede informatiepositie en samenwerking (voor de regio) en een gestructureerd debat; •Onderlinge problemen moeten het algemene raadswerk niet hinderen; Middel: •Instellen klankbordgroep ter ondersteuning van Griffie op gebied van versterken positie raad en aanpakken onderlinge problemen; •Mogelijk maken open aanspreekcultuur door elkaar op niet kloppende/storende zaken te wijzen en mogelijkheid Buddy-systeem onderzoeken voor lagere drempel aanspreken van elkaar.

Ervaringen van de brainstormgroep • Wat neemt de groep mee uit dit proces?

Vervolg • Afspraken krijgen plek in griffieplan  geformaliseerd • Actualiseren ‘’verouderde’’/ ‘’achterhaalde’’ stukken zoals Reglement van Orde etc., opstellen

van één duidelijke integriteitscode en intentieovereenkomst etc.

• Gedragsverandering: • Toewerken naar een open aanspreekcultuur; van welk gedrag hebben we last? Hoe beleven we

bepaalde zaken?

• Integriteit als gezamenlijk doel en streven; • Versterken professionele samenwerking in raad, o.a. op gebied van regionale informatievoorziening en

vertegenwoordiging;

Vervolg: brainstormgroep in leven houden • In vervolg brainstormgroep/klankbordgroep in leven houden • Informele groep ter ondersteuning van griffie • Als klankbord en om te sparren voor de griffie en raads- en commissieleden • Open aanspreekcultuur faciliteren

Afronding • Vragen?