Notitie voortgang accountantsbevindingen 200881363

Notitie voortgang opvolging actiepunten accountant 2023–2025

0.

Samenvatting

Samenvattend constateren wij dat op alle door de accountant benoemde aandachtspunten maatregelen zijn getroffen. Op het terrein van prestatieverklaringen is het risico beheersbaar geworden. Voor de verbijzonderde interne controle, het inkoop- en aanbestedingsproces, contractbeheer en het subsidieproces lopen nog verbetertrajecten. Het formeel vaststellen van fraudebeleid vormt een belangrijk nog openstaande actiepunt. De focus in 2026 ligt op het aantoonbaar maken van de werking van de getroffen beheersmaatregelen 1.

Inleiding

De accountant rapporteert in het accountantsverslag over de bevindingen uit de controle van de jaarrekening. In dit verslag maakt de accountant ook jaarlijks een opmerking over de aandachtspunten die opgenomen zijn in de managementletter. In deze notitie informeren wij u over de voortgang van deze aandachtspunten, de gerealiseerde verbeteringen en het resterende risico. Verder vermelden we de nog te nemen maatregelen in 2026. De accountant constateert dat de interne beheersing in algemene zin toereikend is ingericht en dat geen significante tekortkomingen zijn geconstateerd. Tegelijkertijd blijkt dat een aantal aandachtspunten gedurende meerdere jaren terugkeert. De oorzaak ligt niet zozeer in het ontbreken van beleid of maatregelen, maar in de borging, naleving en aantoonbaarheid van de werking daarvan. De komende periode ligt de nadruk daarom op structurele uitvoering en monitoring.

2.

Overzicht voortgang belangrijkste actiepunten

Onderwerp VIC

Inkoopbeleid Aanbestedingsrechtmatigheid Contractbeheer Prestatieverklaringen

Bevinding

Genomen

accountant

maatregelen

Meerdere jaren

Implementatie

Werking nog

aandachtspunt

Key2Control,

onvoldoende

nulmetingen

aangetoond

Trainingen en

Naleving nog

monitoring

onvoldoende

Inkoopanalyse en

Doorlopende

dossieronderzoek

onrechtmatigheden

Geen volledig

Onderzoek alternatief

Risico op verlopen

contractregister

systeem

contracten

Niet altijd

Extra controles

Geen

Proces en

Projectmatige aanpak

Nog niet afgerond

verordening

gestart

Hoog risico Hoog risico

Status

Resterend risico

aantoonbaar Subsidieproces

vragen

actualisatie Fraudebeleid

Advies sinds

Concept gereed, nog

2023

niet formeel

Governance-risico

vastgesteld

3.

Verbijzonderde interne controle (VIC)

De accountant kwalificeert de uitvoering van de VIC opnieuw als hoog aandachtspunt. Voortgang: De organisatie heeft Key2Control geïmplementeerd om daarmee opzet, bestaan en werking van de interne beheersing te borgen. Proceseigenaren zijn aangewezen en nulmetingen uitgevoerd. Beoordeling: Belangrijke randvoorwaarden zijn aanwezig, maar de effectiviteit van de nieuwe werkwijze moet zich in 2026 nog bewijzen. Status: Gedeeltelijk gerealiseerd. Maatregelen 2026: We stellen een meerjarig VIC-plan vast, voeren kwartaalcontroles uit en rapporteren structureel aan SMT en college.

4.

Naleving inkoopbeleid en aanbestedingsrechtmatigheid

De accountant constateert dat inkoopstrategieën niet altijd worden opgesteld of geautoriseerd en dat wordt afgeweken van het eigen inkoopbeleid. Voortgang: Trainingen zijn verzorgd en aanvullende controles worden ingericht. Beoordeling: Dit blijft het belangrijkste terugkerende aandachtspunt. Status: beperkt verbeterd. Maatregelen 2026: Vanaf het eerste kwartaal 2026 monitoren we structureel de afwijkingen van het inkoopbeleid en voeren een spendanalyse uit.

5.

Contractbeheer

Er is nog geen volledig contractregister beschikbaar.

Voortgang: In 2026 wordt gezocht naar een alternatief voor de huidige werkwijze. Beoordeling: Zolang een volledig contractregister ontbreekt blijft het risico bestaan dat contracten niet tijdig worden heraanbesteed of verlengd. Status: in uitvoering.

6.

Prestatieverklaringen en budgethouderschap

De accountant benadrukt het belang van prestatieverklaringen als onderdeel van de interne controle en fraudepreventie. Er zijn aanvullende controles uitgevoerd op naleving van het vier-ogenprincipe. Deze hebben geen bevindingen meer opgeleverd. Status: Dit aandachtspunt is beheersbaar.

7.

Subsidieproces

Voor subsidies constateert de accountant dat termijnen niet altijd worden nageleefd, een centraal overzicht ontbreekt en actualisatie van regelgeving wenselijk is. Voortgang We actualiseren het subsidiebeleid, de subsidieverordening en subsidieregelingen en werken aan verbetering van het subsidieproces. Status: in uitvoering.

8. Fraudebeleid De accountant adviseert sinds 2023 om een formeel fraudebeleid vast te stellen. Voortgang: Het fraudebeleid is in concept gereed en kan worden vastgesteld door het college van B&W. Status: openstaand actiepunt. Maatregelen 2026 We stellen het fraudebeleid vast, voeren een gemeentebrede frauderisicoanalyse uit en rapporteren vanaf de jaarrekening 2026 jaarlijks over frauderisico's, incidenten en getroffen beheersmaatregelen.