Jaarverslag archiefzorg 2024 (geanonimiseerd) (200729256) (1.0)
Tekst van het document
Jaarverslag archiefzorg 2024
Titel: Jaarverslag archiefzorg 2024 Versie: 1. 3 Datum: 28 februari 2025 Auteur: adviseur informatiebeheer Zaaknummer:200622101
Inhoudsopgave
1.
Leeswijzer
3
2.
Inleiding
3
3.
Meest Recente Verslag Van De Streekarchivaris
7
4.
Werken Aan Verbetering
9
5.
Overige Zaken In 2024
13
6.
Doorkijk Naar 2025
17
7.
Vervolg Jaarverslag
21
Bijlage 1: Laatste verslag streekarchivaris , inspectierapport Bijlage 2: Actueel Verbeterplan per 15 mei 2025.
n. a. v.
follow up in mei 2024.
1
2
1.
Leeswijzer
In dit jaarverslag nemen we u mee in de belangrijkste ontwikkelingen op informatiebeheer van het afgelopen jaar. Hieronder vindt u een kort overzicht verschillende hoofdstukken kunt verwachten: •
•
•
•
•
•
het gebied van van wat u in de
Hoofdstuk 1: Hier leggen we uit waarom dit verslag jaarlijks wordt uitgebracht en wat de context is. Dit hoofdstuk is elk jaar grotendeels hetzelfde , dus als u al bekend bent met de inhoud , kunt u het gerust overslaan. Hoofdstuk 2: In dit hoofdstuk leest u over het toezicht op het informatiebeheer van het afgelopen jaar en over de behaalde resultaten. Hoofdstuk 3: Dit is het hart van het verslag. In dit hoofdstuk bespreken we de specifieke verbeteracties die we het afgelopen jaar hebben opgepakt en doorgevoerd. Een belangrijk hoofdstuk waarin we onze vooruitgang laten zien. Hoofdstuk 4: In dit hoofdstuk belichten we andere thema’s waar we het afgelopen jaar aandacht hebben besteed , los van de geplande verbeteracties en het reguliere werk. Hoofdstuk 5: We kijken alvast vooruit naar het komende jaar , met een blik op de doelen en verwachtingen voor 2025. Hoofdstuk 6: Het verslag sluiten we af met een kort slotwoord , waarin we u vertellen wat er met het verslag gebeurt nadat u het in de gemeenteraad hebt behandeld.
Zoals gebruikelijk voegen we elk jaar minimaal twee bijlagen toe: het laatste verslag streekarchivaris en de meest actuele versie van het verbeterplan.
van
de
Archiefbewaarplaats RHC te Eindhoven
3
4
2.
Inleiding
Overeenkomstig artikel 3 van de Archiefverordening gemeente Someren 2024 informeren wij u , leden van de gemeenteraad , over de wijze waarop wij in 2024 hebben gezorgd voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. Dit doen wij met een jaarverslag. Het jaarverslag wordt tevens voor het verticale toezicht naar het college van Gedeputeerde Staten van NoordBrabant gestuurd.
1. 1
Belang van goede zorg
Een goede zorg voor informatie en archieven: • stelt de gemeente in staat verantwoording af te leggen over haar handelen; • maakt controleerbaar wat de gemeente heeft gedaan; • draagt bij aan een efficiënte bedrijfsvoering , en; • draagt bij aan het collectieve geheugen van de samenleving.
1. 2
Zorg
Het is onze wettelijke taak om te zorgen voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. Dit is geregeld in artikel 30 lid 1 van de Archiefwet 1995. Zorg betekent dat wij bestuurlijk verantwoordelijk zijn voor uitvoering van de archiefwet. Wij dragen ook zorg voor de archiefbescheiden van de gemeente die overgebracht zijn naar de archiefbewaarplaats van het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe).
1. 2
Beheer
Het archief- informatiebeheer wordt uitgevoerd door onze medewerkers en medewerkers van het RHCe. Onze gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden; de streekarchivaris van het RHCe is dat voor het beheer van de overgebrachte archiefbescheiden bij de archiefdienst.
1. 3
Controlerende rol gemeenteraad
Dit jaarverslag is in eerste instantie geschreven voor de gemeenteraad. Het jaarverslag stelt de gemeenteraad in staat zijn controlerende rol te vervullen. De gemeenteraad kan in zijn rol als volksvertegenwoordiger breed en met politieke motieven sturing geven aan de wijze waarop wij onze zorgtaak uitoefenen.
1. 4
Toezicht op zorg
Gedeputeerde Staten oefent (verticaal) toezicht uit op de taakuitvoering van medebewindstaken door gemeenten. Het toezicht houdt in dat met specialistische vakkennis beoordeeld wordt of gemeenten taken volgens wet- en regelgeving uitvoeren. Het Interbestuurlijke Toezicht (IBT) wordt op vier gebieden uitgevoerd , één daarvan is het gebied Informatie- en archiefbeheer. Dit is verankerd in de Wet revitalisering generiek toezicht.
5
Na behandeling van het jaarverslag door de gemeenteraad , sturen wij dit jaarverslag voor 15 juli a. s. naar Gedeputeerde Staten. Gedeputeerde Staten gebruikt het jaarverslag en bijbehorend verbeterplan (bijlage 2) voor het toezichtoordeel 2025.
Toezichtoordelen informatie en archiefbeheer 2024 Noord-Brabant , IBT-dashboard
1. 5
Toezicht op het beheer door archivaris RHCe
Toezicht op het beheer van niet overgebrachte archiefbescheiden wordt uitgevoerd door de archivaris. Dit is verankerd in artikel 32 lid 2 van de Archiefwet 1995. De functie van archivaris heeft de gemeente Someren belegd bij het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe). Kortom , de streekarchivaris van het RHCe houdt toezicht op het door onze medewerkers uitgevoerde beheer , zie art. 4. 2. van de Gemeenschappelijke Regeling MRE. Overeenkomstig artikel 2 van de Archiefverordening gemeente Someren 2024 worden wij hiervan jaarlijks met een verslag op de hoogte gesteld. Over het meest recente verslag van de streekarchivaris leest u meer in het volgende hoofdstuk.
6
3.
Meest recente verslag van de streekarchivaris
In artikel 3. b van de Archiefverordening gemeente Someren 2024 valt te lezen dat wij het meest recente verslag van de streekarchivaris met u delen , zie daarvoor bijlage 1. Het meest recente verslag betreft een samenvatting van het follow-upgesprek dat op 13 mei 2024 in het strategisch informatieoverleg (SIO) heeft plaatsgevonden. Een follow-upgesprek volgt altijd in het jaar nadat een audit heeft plaatsgevonden. Dit jaar (2025) zal er dus weer een audit uitgevoerd worden.
3. 1
Kritische Prestatie Indicatoren
Het verslag van het follow-upgesprek grijpt terug op het inspectierapport uit 2023 en verwijst veelvuldig naar KPI's , Kritische Prestatie Indicatoren. De volgende KPI's worden bij het toezicht gehanteerd. Nr. 1
Kritische Prestatie Indicator Lokale regelingen
Omschrijving van de hoofdvraag Voldoen gemeentelijke regelingen
2
Middelen
Kan de gemeente aangeven , gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en archiefbeheer , dat een voldoende kwaliteitsniveau wordt behaald , gegeven de omvang van middelen en mensen?
3
Archiefruimten , applicaties , archiefbewaarplaats , E-depot
Voldoen fysieke en digitale bewaaromstandigheden aan wettelijke en overige normen?
4
Interne kwaliteitszorg
toezicht
Wordt afdoende kwaliteitszorg en toezicht toegepast ten behoeve van structurele kwaliteit(sverbetering) van de informatiehuishouding?
5
Ordening , authenticiteit , context , toegankelijkheid en duurzaamheid van archiefbescheiden
Is ordening , authenticiteit , context , toegankelijkheid en duurzaamheid van archiefbescheiden aldus dat dit voldoet aan toepasselijke wet- en regelgeving waar het betreft planmatigheid , systeemborging , toegankelijkheid , en duurzaamheid van de archiefbescheiden?
6
Vervanging , conversie/migratie , selectie , vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden
Voldoet de gemeente aan eisen voor vorm , inhoud en/of context van bescheiden opdat deze van belang zijn voor bedrijfsvoering , democratische controle en cultuurhistorie?
7
Overbrenging van archiefbescheiden
Brengt de gemeente tijdig over , dan wel wordt tijdig ontheffing daarvan gevraagd , dan wel wordt binnen de termijn van ontheffing tijdig overgebracht?
8
Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden
Voldoet de gemeente de toepasselijke wetWOO , etc. )?
en mensen
en
aan
wettelijke eisen?
de openbaarheidseisen van en regelgeving (Archiefwet , AVG , aan
7
3. 2
Resultaten follow-upgesprek
Uit het verslag valt op te maken dat de gemeente gestructureerd volgens een verbeterplan aan haar prestaties heeft gewerkt. Aanbevelingen van de archivaris , alsmede die van Gedeputeerde Staten (interbestuurlijk toezicht) , zijn grotendeel overgenomen. Een aantal belangrijke zaken is na de audit in 2023 direct opgepakt. Zaken die nog niet opgepakt zijn , blijven dankzij het verbeterplan in beeld. Zoals in het verslag valt te lezen zijn we terughoudend met het doorvoeren van verbeteringen in relatie tot de archiefruimte. Dit is vanwege de (ver)bouwplannen van het gemeentehuis en het plan om de archiefruimte uit te faseren. In paragraaf 1 van het verslag laat de streekarchivaris zich kritisch uit over het ontbreken van een machtiging in relatie tot overbrenging van bouwvergunningen t/m 1995. Wij kunnen u mededelen dat deze bouwvergunningen inmiddels zijn overgebracht en een machtiging in zijn geheel niet meer nodig is.
3. 3
Vergelijking met vorige audit
In deze paragraaf vergelijken we de resultaten van twee opeenvolgende audits. Omdat in 2024 geen audit heeft plaatsgevonden , kunnen we dat deze keer niet doen. In het volgende jaarverslag zullen wij de resultaten van 2023 vergelijken met die van 2025.
3. 4
Vergelijking in de regio
In het RHCe jaarzine 2024 wordt jaarlijks aandacht geschonken aan de inspectieresultaten van alle gemeenten in de regio. Vorig jaar merkten we al op dat de prestaties van Someren , in vergelijking tot andere gemeenten , wat achterbleven. Dat lijkt , afgaand op onderstaand overzicht , nog steeds het geval. Daarbij moet echter opgemerkt worden de resultaten van Someren nog gebaseerd zijn op de audit van 2023 , terwijl bij ongeveer de helft van de gemeenten wel een audit in 2024 heeft plaatsgevonden. Wij verwachten volgend jaar ook voor onze gemeente verbeteringen te zien.
Regionale audits RHCe resultaten 2024
8
Werken
4.
In dit hoofdstuk
hebben
aan
verbetering
u over
de activiteiten wij in 2024 overeenkomstig
leest
opgepakt.
In
het
vorige jaarverslag kondigden
al
we
aan
drie
thema's,
.
het
verkrijgen
van
overzicht
.
het
vervangen
en
overbrengen
van
de bouwvergunningen
het
vervangen
en
overbrengen
van
de milieuvergunningen
.
In
dit
leggen
Daarnaast
hebben
inspanning
zijn afgerond:
we
wij
nog
Overzicht
De
wettelijke verplichting
twee
de
van
punt.
Alle
project gestart
op
Aan
1937-2017. elk
thema
punten
over
en;
wijden
wij
die in 2024
met
het
bestuursarchief
1990-1999
in
het
kader
nieuwe
om
te
zou
beschikken
de
van
de
de
e
de voor
voor
gemeentelijke dat
paragraaf.
een
relatief weinig
actualisatie
en
Wet
een
overzicht
de
van
gemeenschappelijke
Staten
van
gemeenten als
Noord-Brabant
moesten
doel
om
processen
bij
archiefbescheiden hadden
maakte
beschikken
1
januari
2025
(ruim negenhonderd)
in
een
Geheel
het
informatiesystemen (van zaaksysteem samenwerkingen, bijvoorbeeld
(geanonimise rd) (geanonimiseerd)
te
relatie moeten
relevante
dat proces
actueel
en
geen
onze
hiervan
tot
negen
verkrijgen.
brengen
aangewezen
archieven,
zowel
Het
gemeenschappelijke
analoog als digitaal.
bijeenkomst aftrap project
in
e-mail);
(geanonimise rd)
Plenaire
de
met:
privaatrechtelijke samenwerkingen zoals stichting BIZOB;
relevante
een
en
volgens plan zijn wij
overzicht
proces
ook
in
dergelijk overzicht,
dat proces maar
in 2023
is verankerd
de afgelopen jaren
over
het toezichtoordeel.
voor
wij
relevante
regelingen, voor
met
over
Zoals veel andere gemeenten
plan werd vorig jaar betrokken
e
de
1937-1995,
van
regelingen
Brabantse
2024
e
af.
paragrafen toegevoegd
Archiefregeling.
het
overzicht
te focussen
archiefbescheiden
status van een
verantwoording
overbrenging
volledig overzicht. Gedeputeerde terecht
vooral
(Wgr).
4.1
artikel 18
in 2024
ons
archiefbescheiden;
hierover
gemeenschappelijke
regelingen
verbeterplan (bijlage 2)
te weten:
hoofdstuk
laatste
ons
overzicht archiefbescheiden
Na een voorbereiding van ongeveer een half jaar is praktisch iedereen binnen de organisatie aan de slag gegaan om het overzicht compleet te maken. De opgehaalde gegevens zijn daarna verwerkt in onze zaaktypecatalogus. Op 18 december 2024 heeft de projectleider het project succesvol opgeleverd. Op 19 november 2024 ontvingen wij al een positief toezichtoordeel van Gedeputeerde Staten. Van het verbeterplan zijn de volgende items afgevoerd. 202305
Archivering bij GR'en
202311
Overzicht informatiesystemen met archiefmateriaal
202314
Overzicht digitale archiefbescheiden
202326
Archiveren documenten met gedrag
Verbetering heeft een bijdrage geleverd aan de volgende items. 202303
Voorzieningen archivering in samenwerkingen anders dan GR
202316
Digitale toegankelijkheid archiefbescheiden
202328
Vernietigen in taakspecifieke applicaties
4. 2
Vervangen
en
overbrengen bouwvergunningen
De bouwvergunningen uit de periode 1937-2010 waren met het oog op vervanging in voorgaande jaren al gedigitaliseerd. De digitale reproducties , opgeslagen in het pre-depot , werden door onze medewerkers al veelvuldig gebruikt. De reproducties voldeden echter nog niet aan alle kwaliteitseisen voor overbrenging. In 2024 hebben een door ons ingehuurde studente en het RHCe de laatste controles en verbeteringen doorgevoerd. Dat resulteerde in de zomer van 2024 in groen licht van het RHCe. Overeenkomstig de vervangingsbesluiten van 4 mei 2016 en 20 oktober 2019 zijn daarna de originelen vernietigd. In het najaar zijn de digitale bouwvergunningen 1937-1995 vanuit het pre-depot digitaal overgebracht naar het edepot van het RHCe. Voorafgaand daaraan hebben wij besloten om vijf dossiers uit de serie te beperken van de openbaarheid. Bouwvergunning aangeboden voor vernietiging
Burgers en bedrijven die de serie willen raadplegen (of bijvoorbeeld een kopie van een bouwtekening wensen) worden voortaan doorverwezen naar het RHCe. Medewerkers van de gemeente hebben toegang tot het e-depot van het RHCe en kunnen de documenten uit de serie raadplegen en downloaden.
10
Overbrenging van de bouwvergunningen is werkelijk een mijlpaal. Het proces heeft door allerlei omstandigheden niet alleen lang geduurd , maar het betreft ook onze eerste overbrenging van digitaal archiefmateriaal. Wij zijn op dit moment nog volop bezig om ook de serie 1996 t/m 2010 te vervangen en over te brengen. Wij verwachten dat in 2025 te effectueren. Daarnaast overwegen we de omgevingsvergunningen 2010-2017 te vervangen (digitaal te maken) zodat alle vergunningen rondom bouwen vanaf 1937 tot nu (alleen) digitaal raadpleegbaar zijn.
Fragment krantenartikel (± 2006) over regionaal initiatief digitaliseren oude bouwvergunningen
Van het verbeterplan zijn de volgende items afgevoerd. 202333
Machtiging opschorting overbrenging
202334
Aandacht voor beperking openbaarheid bij overbrenging
Verbetering heeft een bijdrage geleverd aan de volgende items. 202332
4. 3
Achterstand overbrenging diverse series wegwerken
Vervangen en overbrengen milieuvergunningen
De provinciale toezichthouder had in voorgaande al jaren regelmatig gewezen op de achterstand in de overbrenging van deze serie. Na een mislukte poging in 2021/2022 zijn we medio 2023 een nieuw project gestart. Het doel: de vervallen/ingetrokken vergunningen opschonen , digitaal maken (vervangen) en waar relevant , zo snel mogelijk overbrengen naar de archiefbewaarplaats. Daarvoor hadden we in 2023 al een vakkundig projectleider aangetrokken. In overleg met de provincie en het RHCe is een Plan van Aanpak (PvA) opgesteld. Gedeputeerde Staten machtigde ons eind 2023 om een deel van de stukken nog tot 1 maart 2025 onder ons te houden. Samen met nog een ingehuurde medewerker is in 2024 uitvoering gegeven aan het PvA. Meters archief zijn opgeschoond en digitaal gemaakt. Daarbij werd telkens de provinciaal toezichthouder op de hoogte gehouden. Begin 2025 lijkt het te lukken om volgens plan de vervallen en ingetrokken vergunningen t/m 1999 binnenkort digitaal over te brengen. Daarna moeten nog acties ondernomen worden om ook de actuele (lopende) vergunningen te vervangen en waar nodig over te brengen.
11
Verbetering heeft een bijdrage geleverd aan de volgende items. 202332
4. 4
Achterstand overbrenging diverse series wegwerken
Overbrengen bestuursarchief 1990-1999
Het analoge bestuursarchief was al eerder geschoond en correct verpakt. De serie stond in de archiefruimte min of meer klaar om overgebracht te worden. In 2024 moesten er nog enkele afrondende werkzaamheden aan de serie worden verricht , waaronder het uitvoeren van een schimmeltest. Toen alles gereed was voor overbrenging , hebben wij besloten om drie dossiers uit de serie te beperken van de openbaarheid. Begin 2025 is ongeveer 24 strekkende meter archief met een vrachtwagen naar de archiefbewaarplaats in Eindhoven getransporteerd. Het archief is , behoudens de drie dossiers , daar voor eenieder (openbaar) te raadplegen. Verbetering heeft een bijdrage geleverd aan de volgende items. 202332
4. 5
Achterstand overbrenging diverse series wegwerken
Archiefbepalingen in gemeenschappelijke regelingen.
In 2023 zijn vanwege de nieuwe Wet gemeenschappelijke Regelingen (Wgr) veel regelingen herzien. Ons plan was om bij elke herziening ook naar de kwaliteit van de archiefbepalingen te kijken. Voor 1 juli 2024 moesten volgens de Wgr alle regelingen herzien zijn. Menig concept regeling is mede door onze inbreng (deels) verbeterd. In het eerste half jaar van 2024 zijn de laatste regelingen aan u voorgelegd. We zijn op dit moment tevreden over de kwaliteit van de archiefbepalingen in de negen regelingen waarin wij participeren. Daarbij moet opgemerkt worden dat de archiefbepalingen van de Gemeenschappelijke Regeling Metropoolregio Eindhoven (MRE) nog opgepakt worden. Vanwege het feit dat het RHCe onderdeel is van het MRE en een nieuwe Archiefwet aanstaande is , is ervoor gekozen om actualisatie van de archiefbepalingen in een separaat traject op te pakken , zie ook paragraaf 5. 6. Van het verbeterplan zijn de volgende items afgevoerd. 202304
Juridische borging archivering in GR'en
12
5.
Overige zaken in 2024
Naast het werken aan geplande verbeteringen en de reguliere werkzaamheden , gebeurt er meer op het gebied van informatiebeheer. Er zijn voortdurend ontwikkelingen en (al dan niet onverwachte) gebeurtenissen. In dit hoofdstuk leest u over enkele noemenswaardige ontwikkelingen en gebeurtenissen van het afgelopen jaar.
5. 1
Vervangingsbesluit Peelgemeenten
Wij blijven in veel gevallen bestuurlijk verantwoordelijk voor onze archieven in gemeenschappelijke regelingen. Op 31 januari 2024 ontvingen wij van de Gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten het verzoek om een vervangingsbesluit te nemen voor digitalisering van het postproces bij Peelgemeenten. Wij hebben het verzoek van Peelgemeenten procedureel getoetst en hebben besloten hieraan medewerking te verlenen. Ons besluit is op 6 maart 2024 bekend gemaakt in het digitale gemeenteblad.
5. 2
Organisatiewijziging
Begin 2024 werd een wijziging in de organisatiestructuur doorgevoerd. Sommige organisatieonderdelen kregen een andere naam , andere werden opgeheven of juist opgericht. Ook werden bepaalde functies overgeheveld naar andere onderdelen. Een dergelijke organisatiewijziging betekent doorgaans ook het één en ander voor informatiebeheer. De verantwoordelijkheden rondom historische en nieuwe zaakdossiers wijzigen immers. Ook bij deze organisatiewijziging was informatiebeheer nauw betrokken. Na een gedegen voorbereiding stond er op 1 februari 2024 een nieuwe organisatie die ook in alle informatiesystemen geëffectueerd was.
5. 3
Pre-depot
Begin 2022 waren wij een overeenkomst aangegaan met het RHCe voor het uitplaatsen van digitale informatie. Daarna konden wij onze gedigitaliseerde bouwvergunningen opslaan en beheren in een geschikte voorziening die door het RHCe beschikbaar werd gesteld. Deze voorziening werd in de praktijk het pre-depot of het depot U genoemd. Eind 2023 werden wij verrast met de mededeling van het RHCe dat het e-depot opnieuw was aanbesteed en een nieuwe leverancier geselecteerd was. Het pre-depot bleek geen onderdeel van de aanbesteding te zijn geweest. Het RHCe bleek zich daarna niet meer aan de overeenkomst uit 2022 te willen of kunnen houden. Op 11 september 2024 ontvingen wij een formele opzegging van het contract. Het handelen van het RHCe riep bij ons de nodige vragen op. Het heeft (ongepland) de nodige ambtelijke capaciteit gekost om onze belangen te behartigen en te zorgen voor alternatieven. Uiteindelijk is ervoor gekozen om de pre-depot voorziening voor eigen gebruik te handhaven.
5. 4
Beperking van openbaarheid
Al enkele jaren speelde er regionaal een discussie over de beperking van openbaarheid bij overbrenging van archiefbescheiden. Een werkgroep , bestaande uit vertegenwoordigers van een vijftal gemeenten (waaronder Someren) , kwam in 2022 tot een advies over dit thema. Het RHCe
13
in eerste instantie aangesloten. In 2023 bleek het RHCe het advies van de gemeenten niet over te nemen en eenzijdig een eigen werkwijze te hanteren. Deze werkwijze werd begin 2024 met een brief plots aangescherpt. Openbaar overgedragen archieven zouden voortaan onverkort op internet raadpleegbaar worden gesteld. Dit leidde tot de nodige onrust bij deelnemende gemeenten. Er was inhoudelijke kritiek , maar vooral ook kritiek op de manier waarop het RHCe in deze kwestie handelde. De discussie heeft in 2024 veel ambtelijke capaciteit gevraagd , temeer omdat een uitkomst relevant was voor overbrenging van onze bouwvergunningen 1937-1995 (zie paragraaf 4. 2). Deze serie hebben we overigens , contrair aan het advies van de streekarchivaris , voor het grootste deel openbaar (zonder beperkingen) overgebracht naar het e-depot van het RHCe. was
5. 5
Dienstverlening RHCe
Het RHCe is niet alleen toezichthouder , maar voert ook diensten voor ons uit. De archiefdienst zorgt bijvoorbeeld voor het bewaren , beheren en op verzoek beschikbaar stellen van overgebrachte archieven. Ook adviseert het RHCe , al dan niet op verzoek , deelnemers. Onze ambtenaren gaven aan , dat behoudens de punten in voorgaande paragrafen , prettig en professioneel met de archiefdienst is samengewerkt. Vragen werden over het algemeen snel en vakkundig beantwoord. Tevens werden er regelmatig regionale kennisbijeenkomsten , de zogenaamde LetsTalks , georganiseerd. Het afgelopen jaar hebben we ook met de accountmanager van het RHCe ook gesproken over verbetering van dienstverlening en versterking van de relatie. Wij stellen het op prijs dat het RHCe samen met ons wil kijken naar verbeteringen.
5. 6
Nieuwe archivaris
Ergens in het najaar van 2024 heeft de interim directeur , tevens streekarchivaris , van het RHCe de archiefdienst verlaten. Het bestuur van de Metropoolregio Eindhoven heeft in het najaar een nieuwe vaste archivaris geworven. Op 1 januari 2025 is Julia Romijn-Wixley gestart als streekarchivaris van het RHCe. Julia is daarmee dus ook onze archivaris. Wij zien uit naar een prettige en constructieve samenwerking met Julia. Bekendmaking nieuwe archivaris op website RHCe.
14
5. 7
Deelname aan begeleidingscommissie MRE
In 2023 werd de nieuwe Gemeenschappelijke Regeling Metropool Regio Eindhoven aan de raden in de regio voorgelegd. Er volgden diverse reacties over de archiefbepalingen. Ondertussen vertraagde de inwerkingtreding van de nieuwe archiefwet (Archiefwet 2021) en werd er meer bekend over de ‘governance’ van de MRE. Op 1 juli 2024 is de nieuwe gemeenschappelijke regeling in werking getreden. Daarbij werd toegezegd in een separaat traject de archiefbepalingen onder de loep te nemen , uiteraard ook met oog op de nieuwe Archiefwet. Medio 2024 is een begeleidingscommissie van start gegaan met o. a. vertegenwoordiging vanuit het RHCe en twee gemeenten uit de regio , te weten: Eindhoven en Someren.
5. 8
Uitfaseren archiefruimte
Op 28 september 2023 hebt u een krediet van € 678. 000 beschikbaar gesteld voor de afbouw van de archiefruimte. In 2024 is hier door twee ingehuurde medewerkers uitvoering aan gegeven. Het oorspronkelijke budget was op 1 januari 2025 voor ongeveer 35% benut. De twee medewerkers hebben zich in eerste instantie geconcentreerd op de achterstanden (zie paragraaf 4. 2 t/m 4.4) , maar er wordt ook telkens gekeken naar kansen. Wat is logisch te combineren en wat creëert de meeste waarde voor de organisatie en/of inwoners? Zo wordt er momenteel bijvoorbeeld gewerkt aan vervanging van de bouwvergunningen tussen 2010 en 2017 (verbeteractie 202329) en het digitaliseren van persoonskaarten waar nog veelvuldig gebruik van wordt gemaakt.
5. 9
Hotspotmonitor
Volgens de door ons zelf vastgestelde procedure dient jaarlijks een hotspotmonitor uitgevoerd te worden. Bij een hotspotmonitor wordt er gekeken naar gebeurtenissen die het afgelopen jaar veel beroering hebben veroorzaakt. Documenten die betrekking hebben op dergelijke gebeurtenissen kunnen afwijkend van de geldende selectielijst in aanmerking komen voor blijvende bewaring. Sinds 2023 kent de gemeente Someren vijf hotspots: de hagelbui van 23 mei 2016 , de bandenbrand Someren-Heide in november 2016 , Covid19 , de integriteitskwestie wethouder en de tijdelijke opvang van asielzoekers in 2022/2023 , zie ook overheid. nl. Er zijn op dit moment twee nieuwe kandidaat hotspots voor 2023 in beeld. Mede door gebrek aan personele capaciteit is de monitor nog niet afgerond. Wij hebben ook nog geen besluit genomen over de twee nieuwe kandidaat hotspots.
5. 10
Personele capaciteit
In het jaarverslag 2023 schreven we al over de beperkte capaciteit bij informatiebeheer. Ook werd door ons opgemerkt dat het grootste deel van de medewerkers ouder dan zestig jaar is. In 2023 had een ervaren medewerker het team verlaten. Een ingehuurde kracht heeft tot medio 2024 het werk van deze medewerker tijdelijk overgenomen. Later in 2024 is het werk overgenomen door een trainee. De betrekkingsomvang van de adviseur informatiebeheer is voor het project overzicht archiefbescheiden (zie paragraaf 4. 1) een jaar lang uitgebreid met vier uur per week. Hoewel informatiebeheer erin geslaagd is om ook in 2024 weer verbeteringen door te voeren (zie hoofdstuk 4) , is de situatie niet veel langer houdbaar. U kunt hierover meer lezen in de eerste paragraaf van het volgende hoofdstuk.
15
16
6.
Doorkijk naar 2025
In dit hoofdstuk blikken in 2025 oppakken?
we
6. 1
vooruit
naar
het jaar 2025. Welke verbeteringen
gaan we
volgens plan
Voldoende personeel
De afgelopen jaren is het takenpakket van informatiebeheerders steeds verder uitgebreid , terwijl de beschikbare capaciteit geleidelijk afnam. Om de doorgevoerde verbeteringen in stand te houden en nieuwe verbeteringen op te pakken , is het noodzakelijk om dit gat te dichten. Daarnaast speelt mee dat veel informatiebeheerders de pensioengerechtigde leeftijd naderen. Binnen de bestaande formatie van het team Informatievoorziening is eind 2024 ruimte gevonden. Dit heeft begin 2025 geresulteerd in het openstellen van twee vacatures: één voor een medewerker zaakgericht werken en één voor een kwaliteitsmedewerker informatiebeheer. Wij verwachten met twee nieuwe medewerkers de capaciteit op niveau te brengen en de continuïteit beter te waarborgen. Deze verbetering is in het verbeterplan terug te vinden onder item. 202307.
6. 2
Archiveren van videotulen
In het eerste kwartaal van 2025 wordt een start gemaakt met het verbeteren van de archivering van videotulen. Met videotulen bedoelen we audiovisuele verslagen die gemaakt worden van raads- en commissievergaderingen. Deze opnames worden uiteraard bewaard , maar daarmee is niet geborgd dat deze opnames digitaal duurzaam toegankelijk blijven. De Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 schrijft voor dat verslagen , inclusief videotulen , blijvend bewaard moeten blijven. We gaan ervoor zorgen dat zowel de oude (tot 2020) als toekomstige videotulen blijvend digitaal toegankelijk blijven. Deze verbeteringen kunt u terugvinden in het verbeterplan , item 202322.
Videotulen van vergadering in de raadszaal van het gemeentehuis
17
6. 3
Verbeteren van het kwaliteitssysteem
De Archiefregeling (artikel 16) stelt dat wij ervoor moeten zorgen dat met behulp van een kwaliteitssysteem het beheer van archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen. In april 2021 hebben wij het kwaliteitssysteem vastgesteld. Dit systeem wordt periodiek geëvalueerd en bijgesteld. Zo wordt het systeem telkens een stukje beter. Eind 2024 is een trainee , werkzaam bij het onderdeel informatiebeheer , gevraagd een extra impuls aan het kwaliteitssysteem te geven. De trainee is gevraagd om te kijken naar mogelijkheden om efficiënter te rapporteren en meer data te combineren. Deze activiteiten hebben betrekking op verbeteractie 202313 uit het verbeterplan. Na verbetering van het kwaliteitssysteem zal item 202313 nog niet zijn afgerond. We hebben de ambitie het kwaliteitssysteem nog verder te ontwikkelen.
6. 4
Wet Open Overheid (Woo)
Na enkele maanden voorbereiding is op 7 januari 2025 het project Implementatie actieve Woo officieel van start gegaan. De geplande projectduur is twee jaar , dus tot 1 januari 2027. Het project richt zich primair op de actieve Woo. Het project kent vier aandachtsgebieden , te weten: klanten , processen & organisatie , applicaties & informatie en cultuur. Onderdeel van het project is ook het scheppen van faciliteiten om de verplichte informatiecategorieën openbaar te maken. Het project wordt uitgevoerd volgens de scrum-methode. Deze methode kenmerkt zich door een feedbackgedreven stap-voor-stapaanpak. De inbreng van informatiebeheer is groot , wat niet verwonderlijk is gezien de samenhang. Toch ligt het project niet geheel op de schouders van informatiebeheer , nadrukkelijk niet zelfs. De hele organisatie wordt waar mogelijk en/of wenselijk bij het project betrokken. Als het project in 2027 succesvol wordt opgeleverd , kan item 202306 van het verbeterplan worden afgevoerd.
Uit landelijke campagne Woo , begin 2025 gestart.
18
6. 5
Beleidsplan Duurzaam toegankelijk archiefbeheer
In de tweede helft van 2025 hebben we de ambitie om een beleidsplan informatiebeheer op te stellen. Het beleidsplan dient de doelen , strategieën en acties te beschrijven , die nodig zijn om digitale duurzame toegankelijkheid van onze archieven te waarborgen. Het beleidsplan dient aan te sluiten op het bestaande informatie- en gegevensbeleid , alsmede de (toekomstige) informatiearchitectuur. Dit verbeterpunt , item 202321 uit het verbeterplan , kan alleen opgepakt worden als voldoende capaciteit beschikbaar is.
6. 6
Actualiseren besluit informatiebeheer
Op 7 maart 2024 heeft de gemeenteraad van Someren een nieuwe Archiefverordening gemeente Someren vastgesteld. Logischerwijs wordt na vaststelling van de verordening ook de nadere regel , het besluit informatiebeheer , in lijn met de verordening gebracht. We waren daar nog niet aan toe gekomen , maar pakken dit op in het eerste kwartaal van 2025. Dat doen wij overigens wel in de wetenschap dat inwerkintreding van een nieuwe Archiefwet (zie volgende paragraaf) waarschijnlijk wederom vraagt om aanpassing van de verordening en het besluit. Mogelijk dat het dus om een korte overbrugging gaat. Actualiseren van het besluit informatiebeheer kunt u vinden in het verbeterplan , item 202336.
6. 7
Nieuwe Archiefwet 20XX
Een nieuwe Archiefwet zou in 2021 de Archiefwet 1995 moeten vervangen. Inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet in 2021 bleek te ambitieus. Op 18 februari jl. heeft de Tweede Kamer de nieuwe Archiefwet aangenomen. Het wetsvoorstel moet nu nog worden behandeld in de Eerste Kamer. Er wordt rekening mee gehouden dat de wet pas op 1 januari 2027 in werking treedt. De Archiefwet wordt gemoderniseerd en richt zich meer op digitaal archiefbeheer. De kern van de nieuwe wet is duurzame digitale toegankelijkheid. Een opvallende wijziging is tevens het verkorten van de overbrengingstermijn van 20 naar 10 jaar. Buiten wat voorbereidende activiteiten zal de nieuwe wet in 2025 naar verwachting nog weinig van ons vragen. Niettemin is het van belang om op de nieuwe wet te anticiperen. Zo vraagt een nieuwe wet bijvoorbeeld om wijziging van de Gemeenschappelijke Regeling MRE (zie paragraaf 5.7) , betere borging van duurzame toegankelijkheid (zie paragraaf 6. 5) en het opnieuw vaststellen van een archiefverordening met nadere regels (zie paragraaf 6. 6).
19
20
7.
Vervolg jaarverslag
Na behandeling van het jaarverslag door de gemeenteraad , zal dit verslag inclusief het verbeterplan naar Gedeputeerde Staten worden gestuurd voor het verticaal toezicht. Dit moet elk jaar voor 15 juli gebeuren. Het jaarverslag en verbeterplan zullen tevens betrokken worden bij de audit van de streekarchivaris die later dit jaar zal plaatsvinden. burgemeester de secretaris , J. Weekers
en
wethouders van Someren , wnd. burgemeester , P. M. J. G. Blanksma
21
22
B I J L A G E
1
Laatste verslag Streekarchivaris
23
24
rhe: regionaal historisch
centrum
eindhoven
SAMENVATTING FOLLOW-UPGESPREK
Opsteldatum: 02-07-2024
Vastgesteld door: Manager Team
Communicatie & Toezicht
Gemeentesecretaris
(geanonimiseerd) (geanonimiseerd) J.
Datum:
of-oF-2e2f
Koppers-van der Krabben
Datum:
Où 0} 2024 m
-
25
Namens
Judith Koppers-van der Krabben, Gemeentesecretaris
gemeente Someren
(geanonimiseerd) Adviseur Informatie-
en
Archiefmanagement Namens
(geanonimiseerd) === OM (geanonimiseerd) tee ON (geanonimiseerd) ON
RHCe
Communicatie
en
Toezicht
ee
INLEIDING In het kader van het toezicht op het informatiebeheer van gemeenten door Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (hierna RHCe) heeft op 13 mei 2024 een follow-upgesprek plaatsgevonden tussen gemeente Sameren
RHCe.
en
Een
follow-up gesprek vindt valgens de tweejarige inspectiecyclus van RHCe één jaar na inspectie plaats. Onderwerp van gesprek betrof het verbeterplan informatiebeheer dat gemeente Someren naar aanleiding van de aanbevelingen uit het inspectierapport d.d, 22-05-2023 heeft opgesteld. INHOUD
BESPROKEN
HOOFDPUNTEN
Aanbevelingen
RHCe
1.
uit
inspectieverslag:
d.
Wegnemen van onrechtmatigheden, te weten wettelijke termijnoverschrijdingen, door hetzij alsnag dan wel door een machtiging tot opschorting van overbrenging bij GS aan te vragen over te brengen, (KPL7.1 & 7.3). Beschikken over en toepassen van beleid aangaande duurzame digitale informatie (5,1, 5.3 & 5,7). Aantonen dat partijen aan wie de gemeente zorg voor archiefbescheiden heeft opgedragen de
4.
wettelijke vereiste zorg toepassen (KPI 1.5 & 1.7). Voldoen van archiefruimte aan eisen, gebruik duurzame materialen en opstellen calamiteitenplan (KF
2.
31,35, 54E&5.6)
AANBEVELINGEN 1. WEGNEMEN
RHCE UIT INSPECTIEVERSLAG
VAN
WETTELIJKE
OVERSCHRIJDINGEN OVERBRENGING
(KP
7.1 & 7.3)
Tijdens de inspectie is geconstateerd dat er wettelijke termijnoverschrijdingen zijn in de overbrenging informatie, dat is onrechtmatig. Desgevraagd gaf gemeente Someren de laatste stand van zaken:
van
t/m 1993:
Bestuursarchief De actuele
status moet
plaats nog
in
worden achterhaald
om
de
te
nemen
acties te
verduidelijken. Overbrenging vindt
2024.
Milieu-
en hinderwetvergunningen t/m 1993: bijna-fulltime medewerkers ingehuurd om overbrenging is uiterlijk 1-3-2025.
Twee
Pagina
2
vand
dit blak te vervangen en over te
brengen. Termijn van
rh C
26
27
28
B I J L A G E
Actuele per
2
verbeterplan 15 mei 2025
29
30
Actueel verbeterplan
per
1 maart 2025
Hieronder het actuele verbeterplan. In het eerste deel staan de ingeplande activiteiten tot ongeveer medio 2027. Het tweede deel is de zogenaamde backlog. In de backlog staan activiteiten die nog opgepakt moeten worden , maar nog niet concreet ingepland zijn. De laatste tabel toont de items die in 2024 van het verbeterplan afgevoerd zijn.
Ingeplande verbeterpunten Nr. 202335
Hoofdvraag KPI Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? (KPI 1. 1).
Korte naam Besluit informatiebeheer actualiseren voor nieuwe Archiefwet
Item Begin 2024 is een nieuwe Archiefverordening vastgesteld. Het is logisch en noodzakelijk om ook het besluit aan te passen. Maar wel in wetenschap dat een nieuwe Archiefwet wederom om wijziging vraagt. Actualiseren van de gemeentelijke regelingen n. a. v. inwerkingtreding nieuwe Archiefwet (2021).
Prioriteit H
Mijlpalen -Publicatie besluit actualisatie Besluit informatiebeheer
Gepl. start 1-1-2025
Gepl. eind 1-5-2025
202336
Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? (KPI 1. 1)
Nieuwe Archiefwet
G
-Inwerkingtreding nieuwe Archiefwet (buiten onze invloedssfeer) -Vaststellen nieuwe Archiefververordening ter vervanging van Archiefverordening 2024. -Actualiseren van het besluit/beheer informatiebeheer (zie 202335).
1-6- 2026
1-6-2027
202301
Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? (KPI 1. 1)
Nieuwe Archiefwet en verhouding tot Archiefdienst
Implementeren van de nieuwe Archiefwet (2021). Implicaties van nieuwe Archiefwet in relatie tot archiefdienst (MRE)
G.
1-8-2024
1-1-2028
Actieve Woo
Openbaarmaking overeenkomstig (fasering) Wet Open Overheid alsmede de lokale ambitie; maximaal openbaar.
H
-Nieuwe GR MRE -Instemmen met archiefverordening etc. GR -Herzien beleid/strategie t. a. v. overbrenging In april 2022 is gestart met een impactanalyse zie zaak 200377671 Onderdeel van de impactanalyse was een ambitiebepaling MT besluit 14 september 2022 zie zaak 200377671. 7 januari 2025 is project Active Woo gestart. De verbetering is gerealiseerd wanneer er voldoende gekwalificeerd personeel
202306
Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? (KPI 1. 8)
7-1-2025
1-1-2028
1-10-2022
1-1-2026
,
,
,
,
202307
Kan de gemeente beredeneerd aangeven gelet op haar ,
Voldoende capaciteit
Er is voldoende personele capaciteit beschikbaar om alle wettelijke taken
H
31
wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt als mede hun kwaliteitsniveau? (KPI 2. 2)
tijdig uit te voeren. Er zijn geen overschrijdingen meer van wettelijke termijnen.
,
beschikbaar is zodat: 1- achterstanden kunnen worden weggewerkt; 2- de reguliere werkzaamheden kunnen worden uitgevoerd; 3- geanticipeerd kan worden op nieuwe ontwikkelingen en wetgeving; 4- er voldoende tijd is om door te ontwikkeling en verbeteringen door te ,
voeren;
202309
Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? (KPI 3. 1)
Archiefruimte voldoet
De archiefruimte voldoet niet aan de wettelijke eisen. De deuren zijn bijvoorbeeld niet zelfsluitend. De archiefruimte dient te voldoen aan wettelijke eisen.
G
5- het team niet kwetsbaar meer is bij (onverwacht) uitval. Op 28 september 2023 heeft de gemeenteraad besloten om binnen enkele jaren de archiefruimte uit te faseren daarvoor is een aanvullend krediet van € 678.000 beschikbaar gesteld. Zie zaak 200483658. -Vervangen (vervroegd) overbrengen vernietigen en uitplaatsen van archiefmateriaal in de archiefruimte. -Archiefruimte Overbodig. Overeenkomsten met partij(en) waar uitgeplaatst materiaal opgeslagen ligt. -Beheer resterend archiefmateriaal dat is uitgeplaatst
202315
Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? (KPI 4. 1)
Is er sprake van planmatige ordening en waarborgen systeem en materialen de authenticiteit context toegankelijkheid en ,
,
,
Optimaliseren kwaliteitsbeheer
MDTO compliant archiefsystemen
1-1-2028
1-10-2024
onbepaald
1-1-2025
onbepaald
,
,
,
202313
1-10-2023
Optimaliseren van het kwaliteitssysteem m. n. door opname niet operationele elementen en te kijken naar betere aansluiting bij de Handreiking Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO).
G.
Verdere implementatie van TMLO/MDTO. (Regionaal metadataschema op basis van MDTO is op 2 maart 2021 door het college vastgesteld. ). Het gebruik van het metadataschema is nu te
G
,
Optimalisatie is een voortschrijdend proces te denken valt aan: - Eenvoudiger rapporteren - Combineren van verschillende datasets - Inbrengen weegfactor in monitoring - Rapporteren over langere periodes trends. - integratie van meer tactische en strategische elementen in het kwaliteitssysteem (KIDO). -Overstap TMLO naar MDTO -Primaire archiefsystemen MDTO-proof maken - Vanuit de primaire systemen MDTOproof overbrengen naar depot. ,
,
32
202321
duurzaamheid van de archiefbescheiden? (KPI 5. 2)
veel reactief. Bij het ontstaan van archiefbescheiden wordt nauwelijks tot geen rekening gehouden met het metadataschema.
Is er sprake van planmatige ordening en waarborgen systeem en materialen de authenticiteit context toegankelijkheid en duurzaamheid van de archiefbescheiden? (KPI 5. 7)
Beleid digitaal Gemeente Someren heeft geen duurzaam volledig beleid voor duurzaam archiefbeheer en beheer van digitale informatiebeheerplanarchiefbescheiden. Hoewel er o. a. een beleidsdocument documentbeheer is beschikt de gemeente niet over overkoepelend beleid zoals een informatiebeheerplan. Het wordt aanbevolen om ook beleid t. a. v. encryptie en compressie mee te nemen. Tevens aandacht voor bestandsformaten (bijv. actualisering van beleidsdocument documentbeheer) en de ondersteuning daarvan in Motion Djuma en andere applicaties waarin archiefbescheiden opgeslagen worden. Videotulen Implementeren van het digitaal archiveren archiveren van Videotulen conform Selectielijst archiefbescheiden gemeenten en intergemeentelijke organen 2020.
H
Ruimtelijke plannen archiveren
Worden alle ruimtelijke plannen correct gearchiveerd?
H
Archiveren elektronische berichten
Archivering van elektronische berichten zoals berichten in
H
,
,
,
-Overige gerelateerde systemen MDTOproof.
-Ondersteuning bij opstellen beleid vinden. -Beleid opstellen -Beleid opgesteld
1-6-2025
1-1-2026
Scope bepalen (eind 2024) Uitvoering (begin 2025) - Videotulen (medio 2025) worden volgens nieuwe procedure digitaal duurzaam gearchiveerd + historie tot minimaal 1-1-2020 (met terugwerkend kracht) duurzaam gearchiveerd. - Na oplevering nagaan wat implicaties zijn voor archiveren van de raadswebsite. -Middelen aanwezig om Ruimtelijke plannen correct te archiveren. -Procedures aanwezig -Inzicht in welke acties nog nodig zijn m. b. t historische plannen.
1-1-2025
1-7-2025
1-3-2026
onbekend
-Scope in beeld gebracht. -Middelen aanwezig om meest relevante berichten efficiënt te archiveren.
1-10-2026
onbepaald
,
,
,
202322
Is er sprake van planmatige ordening en waarborgen systeem en materialen de authenticiteit context toegankelijkheid en duurzaamheid van de archiefbescheiden? (KPI 5. 7) ,
,
202324
,
Is er sprake van planmatige ordening en waarborgen systeem en materialen de authenticiteit context toegankelijkheid en duurzaamheid van de archiefbescheiden? (KPI 5. 7) Is er sprake van planmatige ordening en waarborgen systeem en materialen de ,
,
202325
,
H
-
,
33
authenticiteit context toegankelijkheid en duurzaamheid van de archiefbescheiden? (KPI 5. 7) Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering democratische controle en cultuurhistorie? (KPI 6. 2) ,
202327
WhatsApp en andere berichtendiensten.
,
,
Opstellen verklaringen van vernietiging/migratie (fase II)
Het opstellen van verklaringen van migraties vernietigingen beter borgen.
-Procedures in werking zodat de relevante berichten gearchiveerd worden volgens wet- en regelgeving. H
,
Er zijn in 2023 en 2024 diverse stappen gezet. Zo heeft de adviseur Informatiebeheer een rol in wijzigingsprocedure gekregen Change Advisory Board. (bereikt in 2023) Ook is in 2023/2024 actie ondernomen om alsnog verantwoordelijken te laten verklaren over de vernietiging van archiefbescheiden in onlangs afgesloten applicaties (zie oorspronkelijke tekst in groen hieronder). Dat is niet gelukt. Punt kan pas van de verbeterlijst als uit de praktijk blijkt dat m. n. migraties volgens wet- en regelgeving worden uitgevoerd.
Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering democratische controle en cultuurhistorie? (KPI 6. 4) ,
Vernietigen in taakspecifieke applicaties.
onbepaald
1-6-2025
Onbekend
,
Vervalt: I. p. v. van migratieverklaringen op advies van RHCe zorgen voor verklaringen rondom vernietiging applicaties oude GSA-domein (SquitXO Filetrak Decos Post en Verseon). In 2024 is het overzicht archiefbescheiden verkregen. Er is nu in beeld in welke informatiesystemen archiefbescheiden bevatten en waar feitelijk vernietiging dient plaatst te vinden. -het daadwerkelijk oplossen van het probleem is iets voor de toekomst. Werken volgens Common Grond en invoering MS Teams kunnen belangrijke hulpmiddelen zijn. ,
202328
20-2-2023
Informatie in taakspecifieke applicaties wordt in veel gevallen niet tijdig vernietigd vanwege het ontbreken van adequate/efficiënte functionaliteiten in de betreffende applicaties.
H
,
Vervalt: het overzicht archiefbescheiden zal inzicht geven in waar de problemen zich voordoen.
34
202329
Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering democratische controle en cultuurhistorie? (KPI 6. 4)
Vervangen bouwvergunningen 10-17
Vervangen van bouwvergunningen tussen oktober 2010 en april 2017 waarna MyExports Squit-XO in zijn geheel kan worden vernietigd en ook deze serie bouwvergunningen digitaal toegankelijk zijn voor de bedrijfsvoering.
G
Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering democratische controle en cultuurhistorie? (KPI 6. 4)
Achterstand digitale vernietiging
Wegwerken van een (beperkte) achterstand in de vernietiging van zowel analoge als digitale archiefbescheiden.
G
,
202331
,
-Eerst dienen bouwvergunningen t/m 2020 vervangen en overgebracht zijn. -Opstellen van handboek vervanging. -Vaststellen handboek en nemen vervangingsbesluit -Daadwerkelijk vervangen -Vervroegd overbrengen of opslaan in eigen digitaal duurzame voorziening. -Achterstanden in digitale archief (Zaaksysteem en Motion) zijn weggewerkt. -Achterstanden analoge archief zijn weggewerkt. -Achterstanden in overige informatiesystemen (zoals taakspecifieke applicaties) wegwerken zie daarvoor 202328.
1-7-2024
1-2-2027
1-7-2024
1-1-2027
Wat nog moet: -Bouwvergunningen 1995-2010 in 2025 vervangen en overbrengen. -Vervallen/ingetrokken Milieuvergunningen 1990-1999 eind 2024 vervangen. Overbrenging voor 1 maart. -Lopende milieuvergunningen.
1-6-2023
1-1-2026
,
202332
Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet te bewaren archiefbescheiden na bij wet vastgestelde termijn overbrengen tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk? (KPI 7. 1) ,
Achterstand overbrenging diverse series wegwerken
Gemeente Someren heeft informatie die niet binnen de wettelijke termijn is overgebracht te weten: Uit het blok bestuursarchief 19901999 de archiefbescheiden t/m 1993. - Uit de serie vervallen analoge milieuvergunningen 1990-1999 de archiefbescheiden t/m 1993. - Uit de serie verleende Hinderwetvergunningen t/m 1999 de archiefbescheiden t/m 1993. - Uit de serie bouwvergunningen 1937-1995 de archiefbescheiden t/m 1993 ,
,
,
H
Vervalt: -Blok bestuursarchief 1990-1999 is begin 2025 geheel overgebracht. -Bouwvergunningen 1937-1995 in 2024 vervangen en overgebracht.
,
,
35
Backlog (Niet ingeplande verbeterpunten) Nr. 202302
202303
202308
Hoofdvraag KPI Voldoende gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? (KPI 1. 5)
Korte naam Beleid aangaan samenwerkingen.
Item Vaststellen van beleid met betrekking tot instelling van een gemeenschappelijke regeling of ander samenwerkingsverband waarin de gemeente participeert. Deze voorzieningen kunnen opgenomen worden in de beheerregeling.
Prio G
Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? (KPI 1. 5)
Voorzieningen archivering in samenwerkingen anders dan GR
Gemeente Someren kan bij samenwerkingsverbanden anders dan gemeenschappelijke regelingen (bijv. stichting BIZOB) aantonen dat er voorzieningen omtrent de zorg voor archiefbescheiden zijn getroffen. Met het overzicht archiefbescheiden zijn in 2024 de samenwerkingen in beeld gekomen.
G
Kan de gemeente beredeneerd aangeven gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt als mede hun kwaliteitsniveau? (KPI 2. 3) Is er sprake van planmatige ordening en waarborgen systeem en materialen de authenticiteit context toegankelijkheid en duurzaamheid van de archiefbescheiden? (KPI 5. 3)
Voldoende expertise
Er worden structureel opleidingsplannen opgesteld en uitgevoerd om het kennisniveau op niveau te houden.
G
Digitale toegankelijkheid archiefbescheiden
-Informatie is onvoldoende (duurzaam) digitaal toegankelijk. - Met het overzicht archiefbescheiden is in 2024 in beeld gekomen in welke informatiesystemen digitale archiefbescheiden zijn opgeslagen.
H
Is er sprake van planmatige ordening en waarborgen systeem en materialen de authenticiteit context toegankelijkheid en duurzaamheid van de archiefbescheiden? (KPI 5. 3)
Toegankelijkheid mobiele apps
,
,
Vervalt: -in beeld hebben welke samenwerkingen (anders dan GR) er zijn.
.
,
202316
,
,
,
202317
,
Vervalt: Krijgen van een volledig overzicht van archiefbescheiden (zie KPI 1. 5/1. 7/ 3. 1/5. 1) Zie tabblad Proj Overzicht Archiefbescheiden. De toegankelijkheid waarborgen van mobiele applicaties (apps) voor mensen met een beperking conform het Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid (2018).
H
,
,
[vraag of informatiebeheer primair voor verantwoordelijk is]
36
202319
Is er sprake van planmatige ordening en waarborgen systeem en materialen de authenticiteit context toegankelijkheid en duurzaamheid van de archiefbescheiden? (KPI 5. 4)
Niet duurzame dragers in analoog archief
Gemeente beschikt over niet-duurzame gegevensdragers (DVD’s) in de serie met blijvend te bewaren archiefbescheiden.
G
Is er sprake van planmatige ordening en waarborgen systeem en materialen de authenticiteit context toegankelijkheid en duurzaamheid van de archiefbescheiden? KPI 5. 5)
Klimaatbeheersing archiefruimte
Klimaatbeheersing in de archiefruimte van de gemeente is onvoldoende. Regelmatig wordt de wettelijk toegestane temperatuur van 20 C overschreden. Dit verbeterpunt is slechts relevant wanneer verbeterpunt 202309 niet slaagt of stagneert.
L
Is er sprake van planmatige ordening en waarborgen systeem en materialen de authenticiteit context toegankelijkheid en duurzaamheid van de archiefbescheiden? KPI 5. 7)
Websites archiveren
Worden alle websites en subsites correct en efficiënt gearchiveerd? Er zijn op dit terrein al stappen gezet. In 2023/2024 is de kraan dichtgedraaid door ook de subsites te archiveren zie archiefweb. (zaak 200512697). De volgende mijlpaal is een duurzame oplossing. Daarbij valt te denken aan- Oplossing voor archiveren raadswebsite en videotulen evt. herzien van contracten met leverancier archivering borgen bij starten van nieuwe websites afspraken over archivering van gezamenlijke websites.
L
Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering democratische controle en cultuurhistorie? (KPI 6. 4)
Back-up beleid
,
,
,
202320
,
,
,
202323
,
,
,
,
202330
,
,
,
,
Vervalt: Dit verbeteritem bestaat uit 2 mijlpalen: - Mijlpaal 1 " de kraan dicht draaien " de in Q4 bekende subsites zijn ondergebracht onder het bestaande contract (2016) voor de website. Doel is om dit zo snel mogelijk te borgen. De ICT-partner ICT-NML Someren back-upbeleid vast te stellen. Er zijn op dit terrein al stappen gezet het gaat om eventuele verdere optimalisatie.
L
,
,
37
In 2024 afgevoerd
verbeterplan
van
ID 202304
KPI 1. 5
Hoofdvraag KPI Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen?
Korte omschrijving Juridische borging archivering in GR'en
item Bepalingen over informatie- en archiefbeheer in bestaande GR'en voor 1 juli 2024 toetsen aan de Handreiking inrichting informatie- en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden. Dit n. a. v. de activiteit om GR'en voor 1-7-2024 in lijn met nieuwe Wgr te krijgen.
Realisatie Q4 2024
202305
1. 7
Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen?
Archivering bij GR'en
Gemeente Someren kan bij elke GR waar de gemeente aan deelneemt aantonen welke archiefbeheertaken de desbetreffende GR namens de gemeente uitvoert en of deze rechtsgeldig gemandateerd zijn
Q4 2024
202311
3. 1
Overzicht informatiesystemen met archiefmateriaal
Gemeente Someren beschikt over een overzicht van applicaties waarin archief gevormd wordt.
Q4 2024
202314
5. 1
Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? Is er sprake van planmatige ordening en waarborgen systeem en materialen de authenticiteit context toegankelijkheid en duurzaamheid van de archiefbescheiden?
Overzicht digitale archiefbescheiden
Gemeente Someren beschikt over een compleet en actueel overzicht van digitale archiefbescheiden waarbij alle relevante informatiesystemen netwerkschijven etc. in beeld zijn
Q4 2024
Is er sprake van planmatige ordening en waarborgen systeem en materialen de authenticiteit context toegankelijkheid en duurzaamheid van de archiefbescheiden?
Archiveren documenten met gedrag
Gemeente Someren beschikt over een overzicht van informatieobjecten waarbij gedrag (van het informatieobject) een rol speelt (zoals: 3D-objecten Exceldocumenten met formules websites).
Q4 2024
,
,
202326
5. 10
,
,
,
,
,
,
,
,
38
202333
7. 3
Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet ‘te bewaren archiefbescheiden na bij wet vastgestelde termijn overbrengen tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk?
Machtiging opschorting overbrenging
Gemeente Someren heeft een machtiging opschorting aangevraagd voor:
Q4 2023 t/m Q3 2024
-het blok bestuursarchief 1990-1999 (de archiefbescheiden t/m 1993). - de serie bouwvergunningen 1937-1995 (de archiefbescheiden t/m 1993). - de serie vervallen/ingetrokken analoge milieuvergunningen 19901999 (de archiefbescheiden t/m 1993). - de serie verleende Hinderwetvergunningen t/m 1999 (de archiefbescheiden t/m 1993). ,
,
,
,
,
202334
8. 2
Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet?
Aandacht voor beperking openbaarheid bij overbrenging
Of heeft de archieven overgebracht (en machtiging niet meer nodig is). Meer aandacht voor bijzondere persoonsgegevens bij overbrenging van archiefbescheiden. Zorgen voor beperking van openbaarheid in relevante gevallen.
Geheel 2024 blijkt uit diverse besluiten. ,
39