Jaarverslag archiefzorg 2022

Jaarverslag archiefzorg 2022

Jaarverslag archiefzorg 2022

Titel:

Jaarverslag archiefzorg 2022

Versie:

1.1

Datum:

4 april 2023

Auteur(s):

Jan-Pieter van Hout

Zaaknummer: 0847200460992

Inhoudsopgave 1.

Inleiding ....................................................................................................................2 1.1

Belang van goede zorg ...........................................................................................2

1.2

Zorgtaak ..............................................................................................................2

1.3

Controlerende rol gemeenteraad ..............................................................................2

1.4

Toezicht op zorg door Gedeputeerde Staten ..............................................................2

1.5

Toezicht op het beheer door archivaris RHCe .............................................................2

2.

Kritische Prestatie Indicatoren ......................................................................................3

3.

Prestaties audit 2021 ..................................................................................................4

4.

Werken aan verbetering in 2022 ...................................................................................5

Het afgelopen jaar hebben wij gewerkt aan diverse punten uit het verbeterplan. Wij delen met u de belangrijkste ontwikkelingen.................................................................................................5 4.1

Het verbeterplan zelf ..............................................................................................5

4.2

Toezichtoordeel .....................................................................................................5

4.3

Bouwvergunningen ................................................................................................5

4.4

Pre-depot .............................................................................................................5

4.5

Hinderwetvergunningen ..........................................................................................6

4.6

Kwaliteitssysteem ..................................................................................................6

4.7

Hotspotmonitor .....................................................................................................6

4.8 5.

Coördinerende taken ..............................................................................................7 Tevens in 2022 ...........................................................................................................7

5.1

Ontvlechting van Asten en Overgang naar ICT NML ....................................................7

5.2

Nieuw team Informatievoorziening ...........................................................................7

5.3

Nieuwe omgevingswet/VTH-applicatie ......................................................................7

5.4

Ontwikkelingen RHCe .............................................................................................8

6.

Doorkijk naar 2023 .....................................................................................................8 Uitvoeren van de hotspotmonitor .............................................................................8

6.2

Samenwerking met Asten en Deurne ........................................................................8

6.3

Actualiseren handboek vervanging ...........................................................................9

6.4

Audit RHCe ...........................................................................................................9

6.5

Inventarisatie archiefmateriaal ................................................................................9

6.6

Bouwvergunningen ................................................................................................9

6.7

Hinderwetvergunningen ..........................................................................................9

6.8

Nieuwe wet- en regelgeving ..................................................................................10

6.9

Herziening Gemeenschappelijke Regelingen .............................................................10

6.10

Nieuwe omgevingswet? ........................................................................................10

6.11

Organisatie ontwikkeltraject ..................................................................................10

7.

6.1

Geactualiseerd verbeterplan .......................................................................................10

1/11

1.

Inleiding

Met dit jaarverslag informeren wij de gemeenteraad over hetgeen wij aan zorg hebben verricht ten aanzien van de archiefbescheiden van de gemeente Someren. Dit conform artikel 8 van de Archiefverordening gemeente Someren 2018. Het jaarverslag wordt daarnaast voor het verticale toezicht naar het college van Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant gestuurd.

1.1

Belang van goede zorg

Een goede zorg voor informatie en archieven:

1.2

•

stelt de gemeente in staat verantwoording af te leggen over haar handelen;

•

maakt controleerbaar wat de gemeente heeft gedaan;

•

draagt bij aan een efficiënte bedrijfsvoering, en;

•

draagt bij aan het collectieve geheugen van de samenleving.

Zorgtaak

Wij, het college van burgemeester en wethouders, zijn krachtens de Archiefwet verantwoordelijk voor de zorg voor archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. Dit is geregeld in artikel 30 lid 1 van de Archiefwet. De zorg voor de door ons overgebrachte archiefbescheiden is een taak van de Metropool Regio Eindhoven (MRE), de facto het RHCe. Dit is geregeld in artikel 4, lid, sub b van de Gemeenschappelijke Regeling MRE.

1.3

Controlerende rol gemeenteraad

Dit jaarverslag is in eerste instantie geschreven voor de gemeenteraad. De controlerende rol aangaande de zorg voor archiefbescheiden ligt namelijk bij de gemeenteraad. Met dit jaarverslag wordt de gemeenteraad geïnformeerd over de wijze waarop wij onze zorgtaak afgelopen jaar hebben uitgevoerd. De gemeenteraad kan in zijn rol als volksvertegenwoordiger breed en met politieke motieven sturing geven aan de wijze waarop wij onze zorgtaak verder uitoefenen.

1.4

Toezicht op zorg door Gedeputeerde Staten

Gedeputeerde Staten oefent (verticaal) toezicht uit op de taakuitvoering van medebewindstaken door gemeenten. Het toezicht houdt in dat met specialistische vakkennis beoordeeld wordt of gemeenten taken volgens de vigerende wet- en regelgeving uitvoeren. Het Interbestuurlijke Toezicht (IBT) wordt op zes gebieden uitgevoerd, één daarvan is het gebied Informatie- en archiefbeheer. Dit is verankerd in de Wet revitalisering generiek toezicht. Na behandeling van het jaarverslag in de gemeenteraadsvergadering, sturen wij dit jaarverslag voor 15 juli a.s. naar Gedeputeerde Staten. Gedeputeerde Staten gebruikt het jaarverslag en bijbehorend verbeterplan voor het toezichtoordeel 2023.

1.5

Toezicht op het beheer door archivaris RHCe

Bij zorg gaat het over de algemene bestuurlijke verantwoordelijkheid voor uitvoering van archiefwet en -regelgeving. Daaronder is in begrepen de verantwoordelijkheid op het beheer van archiefbescheiden. Toezicht op het archiefbeheer wordt uitgevoerd door de gemeentearchivaris. Dit

2/11

is terug te vinden in artikel 32 lid 2 van de Archiefwet 1995. De functie van archivaris heeft de gemeente Someren belegd bij het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe). In het kader van dit toezicht initieert het RHCe om de twee jaar een audit. De laatste audit vond plaats in het voorjaar van 2021. Een nieuwe audit staat gepland voor april/mei 2023. De resultaten van deze audit kunnen juist niet meer worden meegenomen in dit jaarverslag met verbeterplan.

2.

Kritische Prestatie Indicatoren

Kritische prestatie indicatoren (KPI’s) worden in zijn algemeenheid gebruikt om de prestaties van een organisatie te meten. Beide toezichthouders (het RHCe en Gedeputeerde Staten) gebruiken dezelfde indicatoren om te bepalen of een gemeente op koers ligt haar doelstellingen op het gebied van informatie- en archiefbeheer te halen. Het gaat om onderstaande KPI's. De KPI's vormen het kader voor het verbeterplan. Het verbeterplan is op zijn beurt het belangrijkste referentiepunt voor het jaarverslag. Nr.

Kritische Prestatie Indicator

Omschrijving van de hoofdvraag

1

Lokale regelingen

Voldoen gemeentelijke regelingen aan wettelijke eisen?

2

Middelen en mensen

Kan de gemeente aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en archiefbeheer, dat een voldoende kwaliteitsniveau daarvan wordt behaald, gegeven omvang van middelen en mensen?

3

Archiefruimten, applicaties,

Voldoen fysieke en digitale

archiefbewaarplaats, E-depot

bewaaromstandigheden aan wettelijke en overige normen?

4

Interne kwaliteitszorg en

Wordt afdoende kwaliteitszorg en

toezicht

toezicht toegepast ten behoeve van structurele kwaliteit(sverbetering) van de informatiehuishouding?

5

Ordening, authenticiteit,

Is ordening, authenticiteit, context,

context, toegankelijkheid en

toegankelijkheid en duurzaamheid van

duurzaamheid van

archiefbescheiden aldus dat dit voldoet

archiefbescheiden

aan toepasselijke wet- en regelgeving waar het betreft planmatigheid, systeemborging, toegankelijkheid, en duurzaamheid van de archiefbescheiden?

6

Vervanging, conversie/migratie,

Voldoet de gemeente aan eisen voor

selectie, vernietiging en

vorm, inhoud en/of context van

vervreemding van

bescheiden opdat deze van belang zijn

archiefbescheiden

voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie?

3/11

7

Overbrenging van

Brengt de gemeente tijdig over, dan wel

archiefbescheiden

wordt tijdig ontheffing daarvan gevraagd, dan wel wordt binnen de termijn van ontheffing tijdig overgebracht?

8

Terbeschikkingstelling van

Voldoet de gemeente aan de

overgebrachte

openbaarheidseisen van de toepasselijke

archiefbescheiden

wet- en regelgeving (Archiefwet, AVG, WOO, etc.)?

3.

Prestaties audit 2021

De laatste audit van het RHCe heeft plaatsgevonden in het voorjaar van 2021. In onderstaande afbeelding vindt u samengevat de resultaten per peildatum 22 maart 2021. Resultaten op basis van een recentere audit zijn, zoals eerder vermeld, niet beschikbaar. Niettemin maakt dit jaarverslag inzichtelijk waar in 2022 verbetering zijn doorgevoerd (zie volgende hoofdstuk) en komt in hoofdstuk 7 het door ons zelf geactualiseerde en aangescherpte verbeterplan aan de orde.

4/11

4.

Werken aan verbetering in 2022

Het afgelopen jaar hebben wij gewerkt aan diverse punten uit het verbeterplan. Wij delen met u de belangrijkste ontwikkelingen.

4.1

Het verbeterplan zelf

In 2022 is het verbeterplan zelf sterk verbeterd; beter overzicht, meer compleet en meer gestroomlijnd met de ideeën van de toezichthouder(s). Afgezet tegen de KPI's is nu duidelijker in beeld gebracht waar de knelpunten zitten. In het toezichtoordeel 2022 vraagt Gedeputeerde Staten nog wel om in een volgende versie van het verbeterplan meer meetpunten op te nemen.

4.2

Toezichtoordeel

Omdat twee jaar op rij het oordeel “Voldoet gedeeltelijk” door de toezichthouder was afgeven, werd de gemeente bij brief van 18 januari 2022 onder actief toezicht geplaatst. Wij zijn blij dat we na de nodige inspanningen (zie 4.1) nog juist in 2022 een brief van Gedeputeerde Staten ontvingen waarmee het actieve toezicht weer werd opgeheven. Niettemin zijn we ons ervan bewust dat er nog de nodige verbeteringen moeten worden doorgevoerd.

4.3

Bouwvergunningen

In 2006 is regionaal een project gestart om oude bouwvergunningen, die nog bij veel gemeenten opgeslagen lagen, te vervangen en over te brengen naar de archiefbewaarplaats in Eindhoven (RHCe). Op 4 mei 2016 hebben wij besloten over te gaan tot vervanging van de bouwvergunningen 1937-1990. Op 22 oktober 2019 is de reikwijdte van het besluit met een addendum uitgebreid tot 1996. Dat is vorig jaar op 17 mei 2022 nogmaals herhaald, zodat we nu spreken over vervanging van alle analoge bouwvergunningen uit de periode 1937 tot 1 oktober 2010. Voor de voortgang van het werk is het nog wenselijk om een onderscheid te maken tussen de bouwvergunningen t/m 1995 en het bestand tot 1 oktober 2010. Het eerste bestand zit in de controlefase waarbij nog enkele reparaties moeten worden uitgevoerd. De bouwvergunningen van 1996 t/m 2010 zitten nog niet zo ver in het proces. Logischerwijs is overbrenging voor beide bestanden nog niet aan de orde. De originele analoge bouwvergunningen liggen voorlopig nog in de archiefruimte opgeslagen en zijn feitelijk dus nog niet vervangen.

4.4

Pre-depot

In 2021 hebben wij besloten de reeds gedigitaliseerde bouwvergunningen uit te plaatsen in het pre-depot1. Daarmee garanderen we enerzijds een veilige (duurzame) opslag en anderzijds kunnen geautoriseerde medewerkers de bouwvergunningen reeds digitaal raadplegen. Op 7 april 2022 is het pre-depot in gebruik genomen. De ervaringen met het pre-depot zijn over het algemeen goed. Diverse teams kunnen de oude bouwvergunningen eenvoudig oproepen en gebruiken in de bedrijfsvoering. Soms wordt bij het gebruik een oneffenheid opgemerkt,

1 Pre-depot kan men zien als een voorziening waarbij de gemeente niet overgebrachte archiefbescheiden op

een digitale duurzame manier kan opslaan, vaak in afwachting van overbrenging naar het e-depot.

5/11

bijvoorbeeld een verkeerde scan of onjuiste metadata. Deze foutjes worden zoveel mogelijk direct hersteld.

4.5

Hinderwetvergunningen

Archiefbescheiden ouder dan twintig jaar dienen overgebracht te worden naar een archiefbewaarplaats waarna ze in beginsel openbaar toegankelijk zijn. Gedeputeerde Staten heeft ons in 2017 gewezen op overbrenging van de hinderwetvergunningen 1980-1999. In eerste instantie hebben wij om uitstel van overbrenging gevraagd. Dit omdat de bescheiden nog veelvuldig geraadpleegd werden (en worden), maar vooral ook omdat de archieven nog niet geprepareerd waren voor overbrenging. In 2020/2021 heeft de idee post gevat om desbetreffende hinderwetvergunningen tevens te vervangen door digitale reproducties. In 2022 zijn de voorbereidingen hiertoe getroffen. Een behoorlijk deel van de vergunningen is in 2022 door een daarin gespecialiseerd bedrijf gescand. De proof of concepts2 geven in het najaar van 2022 niet het gewenste resultaat en vertrouwen op een goede afloop. Wij hebben mede daarom nog niet besloten om tot vervanging van de hinderwetvergunningen over te gaan. Wij zijn ons ervan bewust dat het langer uitstellen van overbrenging onwenselijk en begrensd is. Het ligt in de lijn der verwachtingen dat vroeg in 2023 dit project wordt heroverwogen.

4.6

Kwaliteitssysteem

Ingevolge artikel 16 van de Archiefregeling dienen wij te zorgen voor een kwaliteitssysteem. Op 13 april 2021 hebben wij besloten om het kwaliteitssysteem in te voeren. Dit was in de voorgaande versie van het verbeterplan (onterecht) nog niet meegenomen. Dit kwaliteitssysteem richt zich op het operationele niveau. Het kwaliteitssysteem bestaat eruit dat met behulp van steekproeven per team wordt gekeken hoe zaken worden geregistreerd en gearchiveerd. Om de zes maanden wordt een rapportage naar het management gestuurd en hebben medewerkers uit het team Informatievoorziening korte gesprekken met alle teamcoördinatoren. Met kleine stapjes wordt getracht de registratie en archivering van zaken op een hoger plan te tillen. Ook in 2022 laten de rapportages een gunstig beeld zien. De kwaliteit van geregistreerde en gearchiveerde zaken is over het algemeen goed. Wel zijn er nog te veel incidenten die verraden dat niet elke zaak of ieder document (tijdig en correct) wordt vastgelegd.

4.7

Hotspotmonitor

Eind 2022 is de procedure voor de hotspotmonitor3 aan ons voorgelegd. Begin dit jaar, op 31 januari 2023, hebben wij de procedure vastgesteld. De hotspotmonitor moet voorkomen dat archiefbescheiden over bijzondere gebeurtenissen worden vernietigd en daarmee niet meer gebruikt kunnen worden voor wetenschappelijk onderzoek of behoud van cultureel erfgoed. Bij bijzondere gebeurtenissen valt te denken aan de pandemie Covid 19 of de bandenbrand in Someren-Heide. Het uitvoeren van een hotspotmonitor is sinds de Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2017 feitelijk verplicht. Tijdens de in 2023 te houden monitor zullen wij In een proof of concept wordt de haalbaarheid van een concept of idee getoetst. De hotspotmonitor is een aanvullend instrument op de selectielijst. Een periodieke monitor zorgt voor het veiligstellen van archiefbescheiden over bijzondere gebeurtenissen waar het handelen van overheid en samenleving elkaar intens raken 2 3

6/11

daarom ook naar voorgaande jaren kijken.

4.8

Coördinerende taken

Op 1 november hebben wij de functie Adviseur informatie- en archiefbeheer weten in te vullen. Een functie van 0,5 fte. Tevens zijn wij er in geslaagd om voor het nieuwe team (zie paragraaf 5.2) een teamleider te vinden. Wij verwachten dat we met deze nieuwe bezetting beter richting kunnen geven aan de ontwikkeling van het informatie- en archiefbeheer.

5.

Tevens in 2022

Naast het werken aan punten uit het verbeterplan spelen er in een organisatie natuurlijk ook altijd andere zaken die het informatie- en archiefbeheer raken, zo ook in 2022.

5.1

Ontvlechting van Asten en Overgang naar ICT NML

Een ingrijpend traject waarvan het zwaartepunt in 2022 lag, was de ontvlechting van de ICTinfrastructuur van de gemeente Asten en de gelijktijdige overgang naar de nieuwe systeem- en netwerkbeheerder, ICT Noord en Midden Limburg (ICT NML). Een enorm complex en omvangrijk traject. Dit traject heeft van alle medewerkers in onze organisatie in meer of minder mate iets extra’s gevraagd. Het traject raakte natuurlijk ook inhoudelijk het informatie- en archiefbeheer. Aan medewerkers werd bijvoorbeeld gevraagd netwerkschijven op te ruimen en bepaalde applicaties konden niet over naar de nieuwe omgeving. Het traject heeft o.a. duidelijk gemaakt dat de opslag van bestanden buiten de daarvoor aangewezen systemen meer aandacht verdient. Iets wat ook geldt voor het migreren en converteren van data.

5.2

Nieuw team Informatievoorziening

In 2022 hebben wij, vooruitlopend op het organisatie ontwikkeltraject, een nieuw team Informatievoorziening gevormd. Een relatief groot team zonder systeem- en netwerkbeheerders (is immers uitbesteed aan ICT NML), maar met bijvoorbeeld alle functioneel- en gegevensbeheerders, een Service Level Manager4, een Chief Information Security Office CISO5 en archiefbeheerders. Wij zijn er in geslaagd om nagenoeg alle functies te bemensen. Het team bestaat eind 2022 uit ongeveer zeventien gekwalificeerde medewerkers. Wij hebben de verwachting dat centralisatie van alle “informatiefuncties” o.a. een positief effect heeft op het informatie- en archiefbeheer. De eerste ervaringen zijn positief.

5.3

Nieuwe omgevingswet/VTH-applicatie

Tegen de achtergrond van de overgang naar ICT NML en een weifelende rijksoverheid voor wat betreft de ingangsdatum van de nieuwe Omgevingswet zijn onze medewerkers in maart 2022 gaan 4 De service level manager zorgt ervoor dat de IT diensten die worden geleverd of worden afgenomen conform

de gemaakte afspraken zijn en continue worden verbeterd. 5

De CISO is verantwoordelijk voor de informatiebeveiliging van een organisatie.

7/11

werken met een nieuwe applicatie voor vergunningverlening. De inrichting van desbetreffende applicatie is vanwege uitstel van de nieuwe wet gebaseerd op de vigerende Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo). Ook vanuit het perspectief van informatie- en archiefbeheer heeft deze transitie veel gevraagd. De applicatie moest aansluiten op onze processen en bij de inrichting werd zoveel mogelijk Archive bij design nagestreefd. Dit was mede door de regionale samenwerkingsfunctionaliteit geen eenvoudige puzzel. Daarnaast was er ook nog een oude applicatie met gegevens en documenten die moest worden afgesloten. Wij hebben ervoor gekozen de historische gegevens uit deze applicatie niet over te halen naar het nieuwe systeem, maar wel veilig te stellen in een andere toepassing.

5.4

Ontwikkelingen RHCe

In 2022 was de toekomstige bestuurlijke inbedding van het RHCe (door het RHCe steevast met Governance aangeduid) een belangrijk thema. Ambtelijk en bestuurlijk zijn de nodige inspanningen gedaan in de vorm van lezen, overleggen en reageren. Op 1 maart 2023 heeft het Algemeen Bestuur van de Metropool Regio Eindhoven (MRE) besloten de Governance van het RHCe ongewijzigd te laten. Een ander punt dat vorig jaar in de relatie met het RHCe speelde was het standpunt van het RHCe dat overgebrachte archiefbescheiden (denk aan bouwvergunningen) met gewone persoonsgegevens (denk aan een naam en/of adres) als beperkt openbaar zouden moeten worden aangemerkt. Een aantal gemeenten was een andere mening toegedaan en ook wij hebben ambtelijk een bijdrage geleverd aan heroverweging van dit standpunt. In december 2022 heeft het RHCe zijn notitie over dit onderwerp bijgesteld en lijkt een oplossing waarmee alle deelnemers en het RHCe uit de voeten kunnen binnen handbereik.

6.

Doorkijk naar 2023

In dit hoofdstukken blikken we kort vooruit naar het jaarverslag van volgend jaar. Welke verbeteracties pakken we in 2023 op? Welke andere relevante onderwerpen spelen er dit jaar? We stippen ze hieronder kort aan.

6.1

Uitvoeren van de hotspotmonitor

In het voorjaar van 2023 starten we met de eerste hotspotmonitor. Naar verwachting kan de monitor enkele maanden duren. Dat komt o.a. omdat we enkele jaren achterstand wensen weg te werken. De hotspotmonitor is verplicht voor archiefbescheiden vanaf 1 januari 2017, maar indien nodig kijken wij in de geest van de selectielijst6 ook nog naar voorgaande jaren.

6.2

Samenwerking met Asten en Deurne

Mede naar aanleiding van ontwikkelingen bij het RHCe staat er voor begin 2023 een overleg gepland met portefeuillehouders en ambtenaren van de gemeente Asten en Deurne. In dit overleg

6 Selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen. De selectielijst vormt de basis voor het bewaren

en vernietigen van archiefbescheiden bij gemeenten en intergemeentelijke organen.

8/11

bespreken we ook de mogelijkheden om meer (informeel) samen te werken.

6.3

Actualiseren handboek vervanging

Een punt uit het verbeterplan dat we in 2023 oppakken is actualisatie van het handboek vervanging uit 2014. Dit handboek regelt het vervangen van m.n. de analoge post die de gemeente nog altijd ontvangt. Actualisering van het handboek is dringend nodig en het handboek wordt daarom in 2023 geactualiseerd.

6.4

Audit RHCe

In het voorjaar van 2023 staat de audit van de archivaris, het RHCe, gepland. Bij deze audit zorgen onze ambtenaren voor beantwoording van vragen en het toesturen van relevante documenten. De uitkomsten van de audit komen in een inspectieverslag en worden besproken in het Strategische Informatie Overleg (SIO) waarin o.a. de gemeentesecretaris en archivaris zitting hebben.

6.5

Inventarisatie archiefmateriaal

In het toezichtoordeel 2022 van Gedeputeerde staten valt te lezen dat gevraagd wordt het inventariseren van archiefmateriaal met voorrang op te pakken. Het doel is het verkrijgen van een compleet overzicht van alle archiefbescheiden waarvoor wij zorg dragen. Zeker met het oog op nieuwe wetgeving (bijv. de Wet Open Overheid) begrijpen wij de vraag van Gedeputeerde Staten. Wij zijn van plan om in de tweede helft van 2023 met dit onderwerp aan de slag te gaan, eventueel in samenwerking met Asten en Deurne.

6.6

Bouwvergunningen

Het vervangen van de bouwvergunningen vanaf 1937 loopt al geruime tijd. Hoewel medewerkers al gebruik kunnen maken van de digitale reproducties, is zowel de vervanging als de overbrenging nog niet afgrond. Wij willen ten minste de bouwvergunningen 1937 t/m 1995 in 2023 vervangen (incl. vernietiging van de originele analoge exemplaren) en overbrengen naar het e-depot van het RHCe.

6.7

Hinderwetvergunningen

De hinderwetvergunningen uit de periode 1980 t/m 1999 dienen overgebracht te worden naar de archiefbewaarplaats, waarna deze vergunningen ook openbaar toegankelijk zijn. Gezien de laatste proof of concepts lijkt een heroverweging van het project onvermijdelijk. Een snelle overbrenging (al dan niet digitaal) is echter van groot belang. Het college van Gedeputeerde Staten wijst hier in het toezichtoordeel nadrukkelijk op. Het is niet te verwachten dat in 2023 de hinderwetvergunningen al daadwerkelijk kunnen worden overgebracht, maar we zorgen wel voor een goed plan van aanpak en een start van de werkzaamheden.

9/11

6.8

Nieuwe wet- en regelgeving

De laatste jaren zijn er veel nieuwe wetten in werking getreden met impact op informatie- en archiefbeheer, denk bijvoorbeeld aan de Algemene Verordening Gegevensbeheer (AVG) en de Wet open overheid (Woo). Op korte termijn kunnen we meer nieuwe wetten verwachten, niet in de laatste plaats een nieuwe Archiefwet. Tussen deze nieuwe wetten zit samenhang. In 2023 starten wij met een gecoördineerde voorbereiding op deze wetten. Recent in werking getreden wetten zullen daarbij niet worden vergeten.

6.9

Herziening Gemeenschappelijke Regelingen

Op 1 juli 2022 is de gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen inwerking getreden met een implementatieperiode van twee jaar. Dit houdt in dat bestaande regelingen voor 1 juli 2024 naar de nieuwe wet aangepast dienen te zijn. Het valt te verwachten dat er reeds in 2023 gewijzigde regelingen ter besluitvorming aan deelnemers worden voorgelegd. Bij elk wijzigingsvoorstel zullen wij ook kritisch de bepalingen rondom informatie- en archiefbeheer beoordelen.

6.10

Nieuwe omgevingswet?

De Eerste Kamer heeft 14 maart jl. ingestemd met de inwerkingtreding van de nieuwe Omgevingswet op 1 januari 2024. De nieuwe wet heeft ook gevolgen voor het informatie- en archiefbeheer. De huidige vergunningenapplicatie, op dit moment nog ingericht volgens de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo), dient vooruitlopend op 1 januari omgebouwd te worden naar de nieuwe Omgevingswet.

6.11

Organisatie ontwikkeltraject

Een ander traject dat in 2023 zijn beslag krijgt is het organisatie-ontwikkeltraject. Los van het feit dat het ontwikkeltraject zelf inspanningen vraagt van al onze medewerkers, valt hierbij ook te denken aan concrete wijzigingen in applicaties en procedures. Uit ervaring weten wij dat veranderingen in de organisatiestructuur doorgaans ook gevolgen heeft voor het informatie- en archiefbeheer.

7.

Geactualiseerd verbeterplan

Bij het jaarverslag 2021 ontving u in 2022 een verbeterplan dat was gebaseerd op het inspectieverslag 2021 van het RHCe. Ook bij dit jaarverslag ontvangt u wederom het verbeterplan (zie bijlage). Bij het opstellen van dit jaarverslag hadden wij nog niet de beschikking over een nieuw inspectieverslag (naar verwachting juni 2022). Met die reden is er voor gekozen om het verbeterplan uit 2022 intact te laten en met eigen bevindingen (uit maart 2023) aan te vullen. Deze aanvullingen zijn in grijs opgenomen in het verbeterplan. In een klein aantal gevallen is het oude verbeterpunt geactualiseerd (donkergrijs). Vaker is een verbeterpunt aangevuld, meer gespecificeerd (lichter grijs).

10/11

Na ontvangst van het inspectieverslag gaan wij het verbeterplan direct actualiseren opdat u volgend jaar de beschikking hebt over een geactualiseerd en door het RHCe gevalideerd verbeterplan. Na deze laatste actualisatie zullen wij voortaan het verbeterplan volledig autonoom onderhouden, dus onafhankelijk van de auditcyclus van het RHCe.

burgemeester en wethouders van Someren, de secretaris,

de burgemeester,

J. Koppers-Krabben

D. Blok

11/11