Informatieve notitie betreffende het toezichtoordeel informatie- en archiefbeheer 2024

Raadsnotitie Onderwerp:

Informatieve notitie betreffende het toezichtoordeel informatieen archiefbeheer 2024

Portefeuillehouder: Documentnummer: Zaaknummer: Datum:

D. Blok 200672449 0847200672091 20 november 2024

1. Samenvatting Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant houdt systematisch toezicht op vier toezichtgebieden, het zogenaamde Interbestuurlijk Toezicht (IBT). Eén van die gebieden betreft het toezichtgebied Informatieen archiefbeheer. Op 20 november jl. ontvingen wij het toezichtoordeel Informatie- en Archiefbeheer 2024. Het oordeel van gedeputeerde staten luidt dat wij voldoen aan de gestelde criteria. De gemeente Someren blijft daarmee, voor wat betreft het onderdeel Informatie- en archiefbeheer, groen op de kaart van het IBT-dashboard

2. Inleiding Als college zijn wij verantwoordelijk voor de zorg op het informatie- en archiefbeheer. Het college van Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant kijkt jaarlijks hoe wij deze taak uitvoeren. Dat doet het college doorgaans aan de hand van een jaarverslag en verbeterplan. Anders dan voorgaande jaren werd dit jaar een derde element betrokken bij het toezicht: het overzicht archiefbescheiden (artikel 18 van de Archiefregeling). Wij hebben het Jaarverslag Archiefzorg 2023 met het verbeterplan eind mei naar u toegestuurd. Na behandeling in de commissie Burger en Bestuur op 27 juni 2024 hebben wij het verslag, het verbeterplan en alle documentatie rondom het overzicht archiefbescheiden naar de provincie gestuurd.

3. Informatie Voor het inhoudelijke oordeel van Gedeputeerde Staten verwijzen wij kortheidshave naar de brief van 19 november jl. Wij zijn tevreden met het oordeel, en ingenomen met het feit dat Gedeputeerde Staten de verbeteringen naar waarde heeft geschat. De totstandbrenging van het overzicht archiefbescheiden is ook bij ons niet onopgemerkt gebleven. De hele organisatie was er weken mee in touw. Iedereen droeg zijn steentje bij, tot en met partijen waarmee we samenwerken. We kunnen trots zijn op het feit dat we met samenwerking en daadkracht het overzicht tijdig tot stand hebben gebracht.

4. Vervolg Wij blijven volgens plan uitvoering geven aan het verbeterplan. Ondanks het positieve oordeel zijn er nog voldoende zaken om op te pakken. In het Jaarverslag archiefzorg 2024 zullen we terugkijken op de activiteiten die het afgelopen jaar ondernomen zijn. Het geactualiseerde verbeterplan werpt een blik in de

toekomst, en vertelt ons steeds wat we nog te doen hebben. Beide documenten ontvangt u in het tweede kwartaal van 2025. Wij zullen ervoor zorgen dat de documenten voor 15 juli 2025 bij Gedeputeerde Staten sturen zijn voor het volgende toezichtoordeel. Burgemeester en wethouders van Someren, wnd. secretaris,

de burgemeester,

S.A. Pickwell

D. Blok

Bijlagen: Brief van Gedeputeerde Staten d.d. 19 november 2024 met het toezichtoordeel

O

NO

X

informatie- en archiefbeheer 2024.

2/2