Griffiemonitor 2023

DE

2023

RIFFIEMONITOR LANDELIJK ONDERZOEK NAAR DE ORGANISATIE EN AMBITIES VAN GRIFFIES IN NEDERLAND

1

2

Waarom dit onderzoek? In maart 2022 vonden de gemeenteraadsverkiezingen plaats, waarna de nieuw geïnstalleerde raadsleden vol energie en ideeën aan hun termijn begonnen. Om deze ambities te verwezenlijken, leunen gemeenteraden sterk op de ondersteuning en het advies van griffies. Gezien de toenemende hoeveelheid en complexiteit van onderwerpen waarmee gemeenten te maken krijgen, wordt de roep om griffies te versterken de afgelopen jaren dan ook steeds sterker. Tegelijkertijd klinken de geluiden steeds sterker dat de werkdruk op griffies te hoog is en de capaciteit en kwaliteit onder druk staat. Om deze ontwikkeling te onderzoeken en in kaart te brengen, heeft Necker begin 2023 de Griffiemonitor uitgezet onder alle griffiers in Nederland. De Griffiemonitor is een initiatief van Necker dat jaarlijks wordt herhaald en de stand van griffies in Nederland in beeld brengt. Daarbij wordt ingezoomd op formaties en fte die griffies tot hun beschikking hebben, de werkdruk en de aandachtsgebieden en werkzaamheden waar griffies hun tijd aan besteden en zouden willen besteden. Welke ambities hebben griffies en kunnen zij deze verwezenlijken? Welke factoren belemmeren of helpen hen hierbij en spelen zaken als regio of gemeentegrootte een rol? In totaal hebben 178 griffiers meegedaan aan het onderzoek, 61% van het totaal.

De resultaten in deze rapportage gaan over de griffies die hebben deelgenomen aan het onderzoek. Dit jaar was het de eerste keer dat wij deze monitor uitvoerden. Vanaf nu zullen wij dit onderzoek jaarlijks herhalen om trends inzichtelijk te maken en jaarlijks op actuele ontwikkelingen in te kunnen spelen.

3

INHOUDSOPGAVE 1 DE MEEST OPVALLENDE UITKOMSTEN......................................... 5 2 INRICHTING GRIFFIES . ........................................................................8 3 BESTEDING TAKEN / WERKZAAMHEDEN...................................... 11 4 AMBITIES................................................................................................ 17 5 TOT SLOT...............................................................................................19

4

1

DE MEEST OPVALLENDE UITKOMSTEN De helft van de deelnemende griffies heeft 3 fte of minder.

Duidelijke wens om een meer strategische rol te pakken en te werken aan ontwikkeling van de gemeenteraad. • • •

Griffies komen hier echter niet aan toe door tijdstekort Griffies zijn vooral veel tijd kwijt aan de ondersteuning Versnippering in de raad speelt geen doorslaggevende rol op de ervaren tijdsdrukte

Kleine griffies hebben het drukker.

Hoe groter een gemeente, hoe hoger de inschaling van de griffier. • Geen regionale verschillen qua inschaling

5

WAT ONS OPVALT: GRIFFIES KOMEN TIJD TE KORT “Ik ben geraakt door het toch nog brede beeld van een griffier die aangeeft: ‘Als je moet kiezen dan is toch prioriteit 1 de basis op orde, de vergadering moet doorgang vinden met alle stukkenstroom en benodigde ondersteuning daarom­ heen, daarna is er dan pas tijd voor de meer strategische advisering en voor ver­ beteringen van bijvoorbeeld het besluitvormingsproces.’ Dit is zo herkenbaar! We willen wel graag meer betekenen voor de raden, maar de inzet wordt opgeslokt door het primaire werkproces. En dat is zo jammer! De griffie kan zo veel meer betekenen. Dat vraagt wat mij betreft twee dingen: een formatie die dat mogelijk maakt en een inschaling die passend is!” Marijke van de Plasse

“Griffiers hebben er last van dat de verhouding tussen gemeenteraad en het college van B&W niet in balans is. Dat is wat in deze griffiemonitor vooral opvalt. In de praktijk zie ik vaak dat de gemeenteraad zich niet erg bewust is van zijn eigen rol en zich daarom gemakkelijk door het college aan de kant laat zetten. Griffiers die dat willen veranderen, lopen tegen allerlei muren op in het college en de ambtelijke organisatie. Het kost daarom veel energie om de stukken­ stroom richting raad goed op orde te krijgen. Verder nemen raden zichzelf ook niet altijd serieus als ze het griffiebudget vaststellen. Een sterke raad vraagt immers om een sterke griffie!” Prof. dr. Marcel Boogers

6

REACTIES UIT HET VELD ‘Het werk van de raad verandert constant. Het wordt complexer en vooral meer. Als raad moet je hierin meegroeien en je blijven ontwikkelen. Daarin speel je als griffier een belangrijke rol. Gelukkig is hier de laatste tijd veel aandacht voor. Mijn raad heeft vorig jaar de capaciteit op de griffie uitgebreid. Er is nu meer tijd voor strategische advisering over rollen, raadsinstrumenten, het opleidingsprogramma van de raad (bij ons het doorwerkprogramma), maar ook positionering in de samenleving en samenwerking in de regio. Hiervoor moet dan wel de basis op de griffie op orde zijn. Het is niet een wens om als griffie(r) een strategische rol te pakken, maar noodzaak. Vooral dan ben je van toegevoegde waarde voor de raad en de samenleving. Gelukkig hoef je als griffier niet in je eentje het wiel uit te vinden. De Vereniging, je Kring, je netwerken, kunnen je hierbij helpen.’

Matthijs van der Horst Griffier | gemeente Stede Broec

“Uit onderzoek blijkt dat kleine griffies het drukker hebben dan ooit. De formatie van de griffie in Vlissingen staat sinds jaar en dag op 3 fte. Sinds 2006 ben ik raadsgriffier. Ik heb de griffierfunctie zien veranderen in positieve zin, van grotendeels facilitair naar meer strategisch adviseurschap. Het politieke landschap in de gemeenten is met de opkomst van de lokale partijen naast de versnippering ook veranderd. De griffies hebben het drukker dan ooit. Het takenpakket van de griffies is uitgebreid met o.a. de begeleiding van werkgroepjes, de voorbereiding van bijeenkomsten anders dan raad – en commissievergaderingen en raadsbezoeken. Het adviseurschap, toch de krent in de pap in het functieprofiel van de griffier, komt zodoende weleens onder druk te staan. Ik gun mijn raadsleden een griffier die dieper kan graven dan haar primaire reactie op een gevraagd advies. En dat geldt ook voor de medewerkers van de griffie!”

Floor Vermeulen Griffier | gemeente Vlissingen

“Het onderzoek laat zien dat kleine griffies het drukker hebben. Als griffier van een kleine gemeente kan ik bev­ estigen dat het telkens zoeken is naar een goede balans tussen de ambities van de raad, jouw eigen persoon­ lijke ambities en de beschikbare capaciteit op de griffie. Gelukkig reflecteer ik regelmatig met mijn werkgever­ scommissie en heeft de raad recent besloten de griffie uit te breiden van 2,15 naar 2,5 fte. Ik krijg alle ruimte en vertrouwen om de ondersteuning van de raad in te vullen. Tegelijkertijd heb ik eerder bij een grote griffie (+-13 fte) de ervaring opgedaan dat er nog veel meer mogelijk is dan ik nu ingevuld krijg. Daarom blijf ik met mijn werkgeverscommissie in goed overleg om met elkaar van gedachten te wisselen over de ambities van de raad en de benodigde capaciteit op de griffie.”

Robin Reichrath Griffier | gemeente Gulpen-Wittem

7

2

INRICHTING GRIFFIES

Formatie Uit de Griffiemonitor blijkt dat het aantal fte op een griffie van elkaar verschilt. 13% van de participerende griffies is bezet met 4 fte of meer, uit het oog springt echter het grote aantal griffies dat het met veel minder moet doen. In totaal heeft 29% van de griffies 2 tot 3 fte tot haar beschikking en wordt met 20% circa een vijfde van de gemeenteraden ondersteund door griffies bestaande uit slechts 1 tot 2 fte, circa 6% zit zelfs onder de 1,5 fte of lager. Dit betekent dat de helft van alle griffies die de monitor hebben ingevuld een formatie hebben tussen de 1 en 3 fte.

“Er is gewoonweg te weinig fte om alle taken goed/volledig uit te kunnen voeren.” - een respondent

Gemiddeld aantal fte per gemeentegrootte

6-7 7< 5-6

1-2

FTE

6,8 20%

3,9

2-3

13%

5%

4-5

4%

4%

3

-4

65.000+

25%

40.00065.000

2,8 tot 40.000

INWONERS

29%

Voor de monitor hebben we een onderscheid gemaakt in gemeentegrootte, waarbij een kleine gemeente maximaal 40.000 inwoners kent, een middelgrote gemeente tussen de 40.000 en 65.000 inwoners en grote gemeenten 65.000 inwoners of meer heeft. Deze categorisering wordt gedurende de gehele monitor aangehouden indien er gesproken wordt over kleine, middelgrote of grote gemeenten.

In de Griffiemonitor hebben we nader gekeken naar de invloed van de grootte van een gemeente. Een gemeente met meer inwoners heeft ook meer raadsleden met doorgaans meer fracties, een grotere ambtelijke organisatie en prioriteiten. Dit vraagt ook wat anders van een griffie. Een belangrijke variabele voor de grootte van een griffie is de gemeentegrootte, waarbij gemeenten met meer inwoners ook uitgebreidere griffies hebben.

8

“De griffie kan de raad goed vertegenwoordigen en positioneren, maar we hebben daar niet genoeg tijd en capaciteit voor.”

- een respondent

Wanneer we inzoomen op de wijzen waarop griffies zijn georganiseerd, is dezelfde lijn te zien. Hoe groter een griffie, hoe meer Fte er beschikbaar is per functie (waarbij er maximaal 1 fte beschikbaar is voor griffiers). Het meest opvallend is dat het aantal raadsadviseurs/commissiegriffiers aanzienlijk toeneemt naarmate een griffie groter is. Een kleiner verschil is waarneembaar bij communicatieadviseurs of griffiemedewerkers. Grotere griffies hebben daar meer ruimte voor, maar dit onderscheid is minder groot. Kanttekening is dat de echt kleine griffies nauwelijks ruimte hebben voor communicatie- en/of participatieadviseurs.

Onderstaand figuur laat zien dat griffies, ongeacht of zij klein of groot zijn, prioriteit geven aan de organisatie en ondersteuning van het primaire besluitvormingsproces. De basis moet op orde zijn, om vervolgens meer aandacht te kunnen besteden aan (strategisch) advies en de ontwikkeling van raad en griffie.

Gemiddeld aantal fte per functie

1-2 fte

0,9

2-3 fte

1,0

3-4 fte

1,0

4-5 fte

1,0

1,7

5-6 fte

1,1

2,3

6-7 fte

1,0

7<

1,0

0%

0,5

0,1

0,8

0,2

1,3

0,5

0,6

0,8

3,9

1,1

20%

40%

0,0

0,8

0,1

0,9

0,2

1,3

0,3

0,7

2,8

0,5

1,1

0,3

1,5

0,5

3,6

60%

0,5

80%

100%

Griffier

Griffiemedewerkers ondersteunend personeel

Raadsadviseurs/commissiegriffiers

Secretaris van de rekenkamer(commissie)

1,0 0,8,6 0,4 0,2 0,0

Communicatie- en/of participatie adviseurs

9

“De salarisschalen van de griffie staan ook vaak niet in verhouding met de ambtelijke top in de organisatie.”

- een respondent

Inschaling In de vorige paragraaf werd duidelijk dat de aanwezige formatie, capaciteit en de bijbehorende inrichting verschilt per griffie. Ondanks dat overal andere accenten worden gelegd, zijn griffies in de basis qua werkzaamheden en type functies hetzelfde georganiseerd. Dat betekent dat er ook een goede vergelijking gemaakt kan worden tussen de inschaling van functies bij verschillende gemeenten.

Om dieper in deze uitkomsten te duiken, hebben we onderzocht of er regionale verschillen zijn te ontwaren. Is een griffiersfunctie in de ene provincie hoger ingeschaald dan in een andere pro­ vincie? En hoe geldt dat voor de overige functies? Uit de monitor vallen echter geen duidelijke regionale verschillen te ontwaren. Dat er grote verschillen zijn is echter evident. De hoogst in­ geschaalde griffier die heeft deelgenomen bevindt zich in schaal 18, tegenover schaal 11 bij de griffier met de laagste inschaling.

Hetgeen duidelijk uit de monitor naar voren komt, is dat naarmate een gemeente groter is, de inschaling van elke functie stijgt. Dit gaat stapsgewijs: bij zowel griffiers, raadsadviseurs/ commissiegriffiers als communicatieadviseurs gaat de schaal gemiddeld één omhoog als de gemeentegrootte een categorie stijgt. Bij griffiemedewerkers gaat dit geleidelijk en blijft de schaal gelijk. Bij de secretarisrol van de rekenkamer zijn de verschillen duidelijker waarneembaar.

Gemiddelde inschaling per functie (uitgesplitst naar fte) Griffier 15 14 12

Raadsadviseurs / commissiegriffiers 12 11 10

Communicatie- en/of participatieadviseurs 10 9 9

Griffiemedewerkers / ondersteunend personeel 8 8 7

Secretaris van de rekenkamer(commissie) 11 11 9

Anders 13 9 10 5+ fte

3-5 fte

1-3 fte

10

3

BESTEDING TAKEN / WERKZAAMHEDEN

Tijdsbesteding en ervaren tijdsdruk griffies

In de griffiemonitor is uitgevraagd in welke mate griffies te weinig tijd hebben om de 6 belangrijkste taken van griffies uit te kunnen voeren. Hoe hoger het cijfer is, hoe vaker gemeenten gemiddeld aangeven wel genoeg tijd te hebben voor de betreffende taken in de gemeente. Dit is gemeten op een schaal van 1-7, wat betekent dat een score van 4 het midden is. Een score onder de 4 houdt in dat de griffie te weinig tijd heeft om deze taak uit te voeren. In kleine gemeenten zien we dat 1/3e van de participerende griffies aangeeft te weinig tijd te hebben om haar taken uit te voeren, tegenover een op de vijf van de middelgrote gemeenten.

De griffie anno 2023 heeft een uitgebreid takenpakket en speelt een cruciale rol in het goed positioneren van de gemeenteraad in de dynamische context met inwoners, het college, de ambtelijke organisatie, maatschappelijke organisaties, media en de regio. Griffies hebben een hoop contacten te onderhouden, verantwoordelijkheden en een erg divers takenpakket. En dit vindt allemaal plaats in een politieke omgeving met strakke deadlines en procedures.

93%

Kleine gemeente Middelgrote gemeente Grote gemeente

64% 54%

De monitor richt zich op de relatie tussen de ervaren tijdsdruk en mogelijke variabelen die daar van invloed op zijn, zoals gemeentegrootte, de grootte van de griffie, versnippering en de vraag of er onderscheid is tussen provincies of verschillende werkzaamheden.

33% 21% 12% 15% 4%

Op de vraag of ze genoeg tijd hebben om hun taken uit te voeren, komt naar voren dat ongeveer twee derde van de griffies het te druk hebben om alle taken uit te voeren.

3%

20% 42%

Gemiddeld tijdsdruk

(Te)w ein i

e no

(Ruim) genoeg tijd

In het volgende figuur wordt dit beeld bevestigd. Van de griffiers die aangeven (te) weinig tijd te hebben, heeft 70% 1-3 fte op de griffie. 27% van de griffiers die (te) weinig tijd ervaart, beschikt over 3-5 fte, tegenover slechts 2% die 5 fte of meer heeft.

2%

ijd gt

(Ruim )g e

9% 5 g tijd

(Te) weinig tijd

4%

(Te) weinig tijd

70%

Gemiddeld tijdsdruk

2 24%

(Ruim) genoeg tijd

50%

4

44% 40%

39% 27%

3

18% 10% 2% 1-3 fte

11

3-5 fte

5+ fte

“Alle tijd gaat op dit moment naar de basic ondersteuning, gaten dichtlopen en branden blussen. Aan goede inhoudelijke en strategische advisering wordt nauwelijks toegekomen.” - een respondent

Om meer duiding te krijgen bij de voorgaande twee figuren hebben we dit uitgesplitst naar gemeentegrootte om inzichtelijk te krijgen of daar een onderscheid in valt te maken. Een kleine balk in onderstaand figuur betekent weinig tijd voor de betreffende actie, een lange balk genoeg tijd. Uit dit figuur blijkt dat ongeacht de grootte van de gemeente, griffies aangeven genoeg tijd te hebben om de gemeenteraad te ondersteunen. Dit betreft de organisatie en faciliteren van het besluitvormingsproces, zoals het publiceren van agenda’s, het verwerken van ingekomen stukken en politieke vragen, de verwerking van besluiten etc. Eerder zagen we dat grotere griffies meer Fte beschikbaar hebben voor griffiemedewerkers. Dit heeft dus echter niet een veel lagere werkdruk tot gevolg, wat verklaarbaar is aangezien grotere gemeenten ook meer stukken binnen krijgen en moeten verwerken, soms ook kortere cycli hebben en er meer raadsleden zijn die ondersteund moeten worden.

Griffies in een grotere gemeente hebben meer tijd om de gemeenteraad van (strategisch) advies te voorzien, wat verklaarbaar is gezien het feit dat zij beduidend meer Fte voor raadsadviseurs/commissiegriffiers hebben. Daarnaast geven zij vaker aan niet genoeg tijd te hebben voor de vertegenwoordiging van de raad in de ambtelijke organisatie. In kleinere gemeenten zijn de lijntjes vaak korter en informeler, waardoor een goede en persoonlijke verhouding met collega ambtenaren efficiënt en prettig werkt. In grotere gemeenten zijn de processen doorgaans formeler ingericht en is het logischerwijs ook veel lastiger om dergelijke relaties op te bouwen, aangezien er veel meer mensen in de ambtelijke organisatie werken. Een opvallende uitkomst is daarnaast dat griffiers van (middel) grote gemeenten vaker aangeven te weinig tijd te hebben voor raadscommunicatie en participatie in vergelijking met hun collega’s in kleine gemeenten. Kleine gemeenten hebben nauwelijks ruimte in hun formatie om daarmee aan de slag te gaan, terwijl het wel een wens is van vrijwel elke raad (en griffie) om zichtbaar te zijn en het contact met de samenleving actief op te zoeken. Waar andere griffies een medewerker in dienst hebben om dit uit te voeren, moeten kleinere griffies het er zelf ‘bij’ doen, wat relatief gezien meer tijd en energie kost.

Ook op het gebied van regionale oriëntatie geven griffiers van verschillende gemeentegroottes aan dat zij te weinig tijd hebben om dit goed op te pakken.

Ervaren tijdsdruk per taak uitgesplitst naar gemeentegrootte (Strategische) advisering van de gemeenteraad

Ondersteuning van de gemeenteraad

Interne vertegenwoordiging van de raad in de organisatie

Regionale oriëntatie

Doorontwikkeling en professionalisering van de raad

“Als griffie creëer je voor een deel je eigen werk. We willen en doen meer dan binnen de uren past en zouden eigenlijk nog meer willen doen. Daar moet echt de balans in gevonden worden.”

Raadscommunicatie en participatie

- een respondent Grote gemeente

Middelgroote gemeente

Kleine gemeente

12

Provinciale verschillen bij genoeg tijd per taak

Ervaren tijdsdruk per taak uitgesplitst naar fte (Strategische) advisering van de gemeenteraad

Ondersteuning van de gemeenteraad

De grootte van gemeenten speelt dus een duidelijke rol bij de tijdsbesteding van de participerende griffies. Net als bij de inschaling van functies op de griffie, is hier ook onderzocht of er regionale verschillen zijn te ontdekken. Per provincie is de gemiddelde score van de deelnemende gemeenten in onder­ staand figuur samengevoegd. Hoe hoger het cijfer is, hoe vaker gemeenten gemiddeld aangeven wel genoeg tijd te hebben voor de betreffende taken in de gemeente. Dit is gemeten op een schaal van 1-7, wat betekent dat een score van 4 het midden is. Een score onder de 4 houdt in dat de griffie te weinig tijd heeft om deze taak uit te voeren.

Interne vertegenwoordiging van de raad in de organisatie

Regionale oriëntatie

Doorontwikkeling en professionalisering van de raad

Raadscommunicatie en participatie

5+ fte

3-5 fte

Als we dieper inzoomen op onderstaand figuur zijn er meerdere opvallende resultaten. Een eerste blik toont aan dat er veel scores onder de 4 zijn: de deelnemende griffies hebben dan gemiddeld genomen te weinig tijd om met dit thema aan de slag te gaan. Voor vrijwel geen enkel taakgebied is er een gemid­ delde score van 5 of hoger.

1-3 fte

De grootte van een gemeente heeft invloed op bijvoorbeeld de hoeveelheid aan stukken, brieven, het aantal raadsleden en de grootte van de ambtelijke organisatie. Deze aspecten zijn van invloed op de ervaren tijdsdruk bij griffiers en hoe zij hun werkzaamheden inrichten. Een component die echter niet van doorslaggevend belang lijkt voor de ervaren werkdruk, is de grootte van de griffie. Grotere griffies geven aan voor elke taak wat meer tijd te hebben, maar het blijft beperkt. Uitzondering is de strategische advisering van de raad, de griffiers van grotere griffies uit de monitor geven aan daar iets meer tijd voor te hebben dan griffiers van kleine en middelgrote griffies.

Griffies hebben te weinig tijd om hun raden (strategisch) te adviseren, waarbij met name de griffies in Zeeland, Friesland en Overijssel achter blijven. De ondersteunende taken en de interne vertegenwoordiging van de raad in de ambtelijke organisatie wordt gemiddeld beoordeeld. Er is niet heel veel ruimte voor, maar ook geen groot tekort. Voor de doorontwikkeling van de gemeenteraad ligt een score tussen de 3 en 5. Bij de overige twee taken, regionale oriëntatie en op het gebied van raadscommuni­ catie ligt deze score gemiddeld wat lager.

13

Tijdsbesteding in fte per taak uitgesplitst naar provincie

Drenthe 3,1

3,4

3,7

3,0

5,5

4,3

3,0

2,3

Flevoland 4,5

4,5

5,5

3,8

Friesland 2,4

4,8

3,6

3,0

2,6

2,0

Gelderland 3,3

4,2

3,9

3,3

3,9

3,0

3,6

4,4

3,8

4,8

3,7

4,0

3,2

4,1

3,3

3,4

3,2

Groningen 5,2

4,6

4,2

Limburg 3,6

4,7

Brabant 3,4

3,8

Noord-Holland 3,3

4,5

3,7

2,9

3,6

3,1

3,4

2,5

Overijssel 2,9

3,5

3,2

3,3

Utrecht 3,4

4,4

4,4

3,0

3,1

2,6

Zeeland 2,3

3,7

3,7

2,3

3,2

3,2

3,4

4,1

3,9

Zuid-Holland 4,0

4,5

4,1

(Strategische) advisering van de gemeenteraad

Regionale oriëntatie

Ondersteuning van de gemeenteraad

Doorontwikkeling en professionalisering van de raad

Interne vertegenwoordiging van de raad in de organisatie

Raadscommunicatie en participatie

14

Versnippering De afgelopen jaren is er veel te doen om het aantal fracties in gemeenteraden. Afsplitsingen, kleine fracties of eenmansfracties zijn onderdeel van bijna elke gemeenteraad. De participerende grote gemeenten in de Griffiemonitor hebben vaker te kampen met versnippering binnen de raad dan kleine gemeenten. Maar liefst 82% van de griffies uit grote gemeenten geeft aan dat hun raad veel versnippering kent, tegenover slechts 16% van de kleine gemeenten. De verwachting die hiermee gepaard gaat, is dat een meer ver­ snipperde raad ook meer werkdruk voor griffies oplevert. Er zijn immers meer fracties om te bedienen en automatisch ook meer fractievoorzitters die allen gelijke rechten hebben. Daarnaast leidt een extra fractie doorgaans ook voor extra commissieleden (of burgerraadslid, etc.). Uit de monitor blijkt echter dat hier niet een overduidelijke causale relatie tussen te vinden is.

Grote gemeente 7% 11% 82% Middelgroote gemeente

Van de deelnemende griffiers aan de monitor die aangaven (te) weinig tijd te hebben voor hun taken, kent slechts 16% een erns­ tige versnipperde raad. 46% van hen kent weinig versnippering. In de categorie van griffiers met gemiddelde tijdsdruk, is 43% werkzaam bij een gemeenteraad met veel versnippering, maar is ook meer dan de helft actief voor een raad die weinig (27%) of gemiddelde (31%) versnippering kent. Uit een regressieanalyse blijkt dat ondanks dat een toename van het aantal fracties tot meerwerk leidt voor griffies, dit niet de belangrijkste oorzaak lijkt van een hoge werkdruk waar veel griffies mee kampen.

15%

40%

46% Weinig versnippering

43%

(Te) weinig tijd 46% Weinig versnippering

39%

16%

Gemiddelde versnippering

Er is gekeken naar de totale versnippering van alle gemeenten. Dit is een schaalvariabele. Om deze getallen te visualiseren is de mate van versnippering opgedeeld in drie even grote groepen aan de hand van de cumulatieve percentages. Weinig versnippering is daarmee de eerste 33% van de versnipperingsschaal, 33-66% is gemiddelde versnippering en 66% of hoger is veel versnippering.

25%

31%

38%

Veel versnippering

Gemiddeld tijdsdruk 27%

48%

Kleine gemeente

(Ruim) genoeg tijd 35%

38%

16%

Gemiddelde versnippering

Veel versnippering

15

Raadsbijeenkomsten Gemeenteraden vergaderen wat af. Deze worden georganiseerd en verwerkt door griffies, maar doorgaans ook bijgewoond en ondersteund. Dit vraagt grote inzet van griffies, vaak in de avon­ duren. Griffies zijn gemiddeld bij bijna 12 raadsbijeenkomsten per maand betrokken. Zeker voor kleinere griffies betekent dit dat er weinig tijd overblijft voor andere gewenste taakvelden en de focus voornamelijk ligt bij de organisatie en verwerking van het primaire besluitvormingsproces.

“Als je moet kiezen dan is toch prioriteit 1 de basis op orde, de vergadering moet doorgang vinden met alle stukkenstroom en benodigde onders­ teuning daaromheen, daarna is er dan pas tijd voor de meer strategische advisering en voor verbeteringen van bv het besluitvormingsproces.” - een respondent

Betrokkenheid griffie per bijeenkomst Anders, namelijk

Bijeenkomsten in het kader van de reguliere vergadercyclus

Bijeenkomsten op initiatief van inwoners

Bijzondere commissies (presidium, agendacommissie, werkgeverscommissie, etc.)

Regionale bijeenkomsten

Bijeenkomsten op initiatief van het college (buiten de reguliere raadscyclus)

Bijeenkomsten op initiatief van de raad (buiten de reguliere raadscyclus)

Raadswerkgroepen

16

4

”Bij ons lijkt het vaak dat er te weinig tijd is voor de strategische advisering of verder professional­ isering. Dit wordt vaak ondergesneeuwd door de dagelijkse bezigheden en de waan van alle dag.”

AMBITIES

- een respondent

Om de ambities van griffiers duidelijk in beeld te hebben, is het volgende figuur van belang. Naast de feitelijke tijdsbesteding is ook de wenselijke tijdsbesteding uitgevraagd. Meer dan de helft van de respondenten geeft aan meer tijd te willen om de raad (strategisch) te adviseren. Op dit moment komt slechts 21% van de griffies hier aan toe, wat betekent dat zij hun tijd aan andere werkzaamheden besteden. Dit komt overeen met de eerdere figuur over de tijdsbestedingen van griffies, waaruit duidelijk naar voren kwam dat griffies gemiddeld (te) weinig tijd hebben om de raad van goed strategisch advies te voorzien.

(Strategische) advisering van de gemeenteraad 21%

nog de raadscommunicatie en participatie. Dit geeft aan dat de organisatie van het primaire besluitvormingsproces, zoals het ondersteunen en faciliteren van vergaderingen en al het werk wat daarmee samenhangt (zoals de belangen behartigen in de ambtelijke organisatie of het managen van het griffieteam), niet hetgeen is waar de griffies de meeste energie uit halen en waar hun ambities liggen. De griffiers die deelnamen aan de monitor geven duidelijk aan waar hun ambitie ligt: de strategische advisering en ontwik­ keling van de gemeenteraad. Het managen van de griffie en werkzaamheden die vallen onder de basis, het organiseren van het besluitvormingsproces, zijn het minst in trek. Dit beeld past in de ontwikkeling die griffies de afgelopen jaren doormaken. Griffies willen zichtbaarder en echt van meerwaarde zijn door de raad strategisch te adviseren op processen en lastige dossiers, door hen goed in positie te brengen bij (grote) vraagstukken en door de relatie met de samenleving te versterken. De griffie is al geruime tijd geen administratieve ondersteuning van de ge­ meenteraad meer, maar volgroeid tot een volwaardig adviesor­ gaan dat ook initiatief wil en durft te nemen.

51%

Ondersteuning van de gemeenteraad 31% 4% Interne vertegenwoordiging van de raad in de organisatie 13% 3% Regionale oriëntatie 7% 4%

(Strategische) advisering van de gemeenteraad 1,6

Doorontwikkeling en professionalisering van de raad 11% 26%

Doorontwikkeling en professionalisering van de raad 2,1

Raadscommunicatie en participatie 7% 11%

Raadscommunicatie en participatie 3,6

Integraal management van de griffieorganisatie 10% 1% Wenselijke tijdsbesteding

Regionale oriëntatie 4,3

Huidige tijdsbesteding

Interne vertegenwoordiging van de raad in de organisatie 4,4

Daarbij valt op dat circa een derde van de tijd momenteel bes­ teed wordt aan de ondersteuning van de gemeenteraad, terwijl men hier het liefst veel minder tijd aan spendeert (slechts 4%). Om de raadsleden vervolgens zelf ook sterker te laten opereren, geeft ongeveer een kwart aan dat de doorontwikkeling en pro­ fessionalisering van de raad extra aandacht verdient.

Ondersteuning van de gemeenteraad 4,5 Integraal management van de griffieorganisatie 5,7

Een andere uitkomst die in het oog springt, is dat slechts drie van de zeven taken meer dan 10% scoren op de gewenste tijdsbeste­ ding. Dat betreft naast de twee eerder genoemde taken ook

Hoe dichterbij 1, hoe groter de ambitie om daar veel aan te werken. 17

“De griffiers werken regionaal goed en veel samen, maar je merkt gewoon dat er op elke griffie te weinig capaciteit is om echt regionaal zaken op te pakken. Hierdoor komen de gemeenteraden niet goed in positie en staan grote vraagstukken toch vaak lokaal op de agenda, zonder dat er regionale afstemming is geweest tussen de raden.”

Tevens is gemeten in hoeverre de ervaren tijdsdrukte van invloed is op het ambitieniveau. Deze resultaten zijn vergelijkbaar met die in bovenstaande figuren. Uit de monitor blijkt dat griffiers voornamelijk op dezelfde taakvelden ambities hebben en daar meer tijd aan willen besteden, ongeacht of zij een hoge, gemiddelde of lage tijdsdruk ervaren. In alle gevallen blijkt dat de griffiers uit de monitor graag meer tijd zouden besteden aan de (strategische) advisering van de gemeenteraad en de doorontwikkeling en professionalisering van de raad.

- een respondent

Ambitie per taak uitgesplitst naar tijdsdruk (Strategische) advisering van de gemeenteraad

Regionale oriëntatie

Doorontwikkeling en professionalisering van de raad

Ondersteuning van de gemeenteraad

Raadscommunicatie en participatie

Integraal management van de griffieorganisatie

Interne vertegenwoordiging van de raad in de organisatie (Ruim) genoeg tijd

Hoe kleiner de balk, hoe lager de ambitie.

18

Gemiddeld tijdsdruk

(Te) weinig tijd

5

TOT SLOT Meer informatie over of een persoonlijke toelichting op dit onderzoek? Neem contact met ons op via Marijke van de Plasse: marijke@necker.nl 06-55808139

Wil u op de hoogte blijven van dit onderzoek en de toekomstige vervolgonderzoeken? Meld u dan aan voor onze nieuwsbrief: www.necker.nl/blijfopdehoogte

19

Necker Lunettenbaan 51 3524 GA Utrecht 030 233 4131 info@necker.nl 20