Bijlage zienswijzennota wijziging GR Peelgemeenten

Zienswijzennota wijziging Gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten Inleiding In deze zienswijzennota zijn de reacties gebundeld die het Dagelijks bestuur naar aanleiding van het ontwerp wijzigingsbesluit Gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten 2024 heeft ontvangen. Indien nodig is in deze nota op de zienswijze gereageerd. Het Algemeen bestuur heeft op 14 december 2023 ingestemd met de reactie die in deze nota is geformuleerd. Dit document kan in de vervolgprocedure ter informatie aan colleges en raden worden toegezonden.

De zienswijzen 1. Asten: Wij complimenteren u met de manier waarop u de wijzigingen hebt verwerkt in de gemeenschappelijke regeling en hebt voorgelegd aan de deelnemende gemeenten. Inhoudelijk kan de gemeenteraad zich vinden in de gewijzigde gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten 2024 en ziet geen aanleiding om nog op- of aanmerkingen te maken.

2. Deurne: In de gewijzigde gemeenschappelijke regeling zijn bepalingen opgenomen dat voor er voor de vergaderingen van algemeen en dagelijks bestuur een reglement van orde moet worden vastgesteld. In dat reglement is bepaald dat agenda’s en vergaderstukken tenminste 14 dagen voor de vergadering toegezonden moeten worden. Wij constateren dat dat stukken relatief laat worden aangeboden waardoor integrale ambtelijke advisering onder druk komt staan en daarmee de positie van de colleges wordt verzwakt. Ons voorstel is deze termijn te verruimen naar 21 dagen. Wij verzoeken u daarom om gelijktijdig met de vaststelling van de gemeenschappelijke regeling het ‘Reglement van orde voor de vergaderingen van het Algemeen bestuur Gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten’ hierop aan te passen.

3. Gemert-Bakel: Akkoord met de voorgestelde aanpassingen aan de Gemeenschappelijke Regeling Peelgemeenten 2024.

4. Laarbeek: Wij hebben het ontwerp van de gewijzigde Gemeenschappelijke Regeling op 23 november 2023 besproken in onze raadsvergadering. Daarbij hebben wij besloten een positieve zienswijze te geven. De wijzigingen die u heeft aangebracht zijn een logisch gevolg van de gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen. Wij dienen alleen een zienswijze in ten aanzien van een wijziging over de archiefbescheiden. De wijzigingen die u voorstelt over de uitbreiding van taken, zien wij als een logisch gevolg van de steeds intensievere strategische samenwerking tussen de Gemeenschappelijke Regeling Peelgemeenten en de deelnemende gemeenten. Tekstuele aanpassing op het onderdeel archiefbescheiden In hoofdstuk 14 Archief missen we een artikel waarin de verantwoording over het toezicht op de zorg- en beheertaken is toegelicht. We raden aan om aan te sluiten op de Handreiking inrichting informatie- en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden.

5. Someren: Wij adviseren het Algemeen Bestuur van Peelgemeenten de ontwerp Gemeenschappelijke Regeling Peelgemeenten 2024 vast te stellen.

Ten slotte danken wij u voor de wijze waarop deze ontwerp Gemeenschappelijke Regeling Peelgemeenten 2024 tot stand is gekomen, namelijk in nauwe samenwerking met de vijf Peelgemeenten.

Reactie op de zienswijze van Deurne: In het reglement van orde voor vergaderingen van het Algemeen Bestuur Gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten is het volgende bepaald ten aanzien van het aanleveren van vergaderstukken:

De gemeenteraad van Deurne merkt op dat de stukken relatief laat worden aangeboden, waardoor de ambtelijke integrale advisering onder druk komt te staan en de positie van het college wordt verzwakt. De raad verzoekt het Algemeen bestuur daarom om de termijn voor het aanleveren van de agenda en stukken te verruimen naar 21 dagen. De zienswijze van de gemeenteraad van Deurne leidt niet tot een aanpassing van het wijzigingsbesluit Gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten 2024, maar heeft betrekking op het reglement van orde voor vergaderingen van het Algemeen bestuur. Het Algemeen bestuur vergadert slechts 3 à 4 keer per jaar en deze vergaderingen zijn gekoppeld aan producten uit de planning en control cyclus (kadernota, jaarstukken en begroting). De vergaderingen van het Algemeen bestuur worden voorbereid door het Dagelijks bestuur (artikel 33b lid 1 sub b Wgr). De vergaderstukken voor het Algemeen bestuur kunnen dus pas verstuurd worden als deze zijn behandeld in het Dagelijks bestuur. De vergaderingen van het Dagelijks bestuur vinden doorgaans twee weken voor de vergadering van het Algemeen bestuur plaats. Het is lastig om de vergaderingen van het Dagelijks bestuur te verplaatsen en deze drie weken voor de vergaderingen van het Algemeen bestuur te plannen, omdat de vergaderingen van het Dagelijks bestuur onderdeel zijn van een regionale vergadercyclus.

De vergaderingen van het Dagelijks bestuur worden in overleg met de bestuurssecretariaten van de vijf gemeenten ingepland, zodat ook rekening kan worden gehouden met vergaderingen van andere gemeenschappelijke regelingen waarin de gemeenten deelnemen. De vergaderingen van het Algemeen bestuur hebben betrekking op de producten uit de planning en control cyclus en de besluitvorming over deze producten is gebonden aan wettelijke termijnen. Dit maakt het ook lastig om met de vergaderdata van de vergaderingen van het Algemeen bestuur te schuiven. Gelet op het bovenstaande brengt een aanpassing in de aanbiedingstermijn van stukken voor vergaderingen van het Algemeen bestuur een wijziging in de vergadercyclus teweeg. Dit is niet haalbaar, maar ook niet noodzakelijk omdat de GR Peelgemeenten in juni 2023 met de vijf gemeenten afspraken heeft gemaakt over de wijze waarop wordt samengewerkt. Er is afgesproken dat de gemeenten aan de

2

voorkant goed worden meegenomen en dat hier voldoende ruimte is voor afstemming met en inbreng van de vijf gemeenten. Daarnaast geldt dat de gemeenteraden ook nog in de gelegenheid worden gesteld om een zienswijze te geven op de begroting die door het Algemeen bestuur wordt vastgesteld. Via deze weg hebben de gemeenten dus ook de mogelijkheid om nog wensen en bedenkingen kenbaar te maken. Gelet op het bovenstaande is de inbreng van de vijf gemeenten voldoende geborgd, zowel tijdens het proces van totstandkoming als tijdens het besluitvormingsproces (zienswijze), zodat het niet nodig is om de termijn van aanbieding van de stukken te verlengen naar meer dan twee weken.

Reactie op de zienswijze van Laarbeek: De gemeenteraad van Laarbeek adviseert om ten aanzien van de archiefbepalingen aan te sluiten bij de Handreiking inrichting informatie- en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden. In de handreiking zijn model archiefbepalingen opgenomen voor een openbaar lichaam. Dit model gaat er echter vanuit dat een openbaar lichaam op basis van delegatie werkt. Het openbaar lichaam Gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten werkt op basis van mandaat. De modelbepalingen kunnen daarom niet één op één worden overgenomen. In de handreiking is wel aangegeven dat er in geval van mandaat onderscheid gemaakt moet worden tussen gemandateerde taken en “eigen” taken en dit werkt door in het archiefbeheer. Er zijn bijvoorbeeld twee zorgdragers (één voor de “eigen” taken van het openbaar lichaam en één voor de gemandateerde taken). Dat onderscheid moet ook gemaakt worden in de archiefbepalingen, maar het model van de handreiking voorziet daar helaas niet in. De onderwerpen die in de modelbepalingen zijn opgenomen, zijn wel allemaal door de GR Peelgemeenten opgenomen in de archiefbepaling van de Gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten 2024 óf in de Archiefverordening Peelgemeenten 2022.

Omdat het RHCe bij de laatste archiefinspectie alle documenten tegen het licht heeft gehouden en hier geen opmerkingen over had, is besloten om de archiefbepalingen in de Gemeenschappelijke regeling niet te wijzigen. Er is wel een bepaling (artikel 46 Gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten 2024) omtrent terbeschikkingstelling toegevoegd conform de handreiking, maar in lid 1 spreken we over gemandateerde taken i.p.v. overgedragen taken. Voor de volledigheid is hierna aangegeven waar de GR Peelgemeenten de onderwerpen van de modelbepalingen heeft vastgelegd: Onderwerp modelbepaling Artikel 1 Archiefzorg Artikel 2 Archiefbeheer

GR Peelgemeenten heeft dit vastgelegd in Artikel 44, lid 1, 2 en 3 van de Gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten 2024. Lid 1 is verwerkt in artikel 1 lid 1 sub d van de Archiefverordening Peelgemeenten 2022. Lid 2 is verwerkt in artikel 6 van de Archiefverordening Peelgemeenten 2022.

Artikel 3 Archiefbewaarplaats Artikel 4 Toezicht Artikel 5 Verantwoording Artikel 6 Terbeschikkingstelling

Artikel 45 lid 1 en 2 van de Gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten 2024. Artikel 44, lid 4 en 5 van de Gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten 2024. Artikelen 15, 16 en 17 van de archiefverordening Peelgemeenten 2022. Artikel 46 lid 1 t/m 3 van de Gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten 2024.

3