Bijlage zienswijzen GR VRBZO

Zienswijzen ten aanzien van de aanpassing van de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost Versie 30 november 2023 Gemeente Valkenswaard Zienswijze De gemeenteraad van Valkenswaard heeft in de zienswijze onder andere het volgende naar voren gebracht: “[…] Hiernaast is in het in dit licht relevant om te benoemen dat er naar onze mening onvoldoende invulling wordt gegeven aan de verplicht op te nemen evaluatiebepaling. Het houden van een evaluatie is bij uitstek een middel om de grip van gemeenteraden op gemeenschappelijke regelingen te verhogen en hiermee de democratische legitimatie van deze regelingen te versterken. Door het primaat voor het houden van een evaluatie bij het AB te beleggen of in zijn geheel niet toe te passen wordt er suboptimaal gebruik gemaakt van de instrumenten die de Wet gemeenschappelijke regelingen ons biedt. Wij hadden graag gezien dat er een periodieke evaluatie voorgesteld zou worden zodat betrokken gemeenteraden een helder, accuraat en actueel beeld hebben van hetgeen zich afspeelt binnen de regeling. [...]” Beoordeling en conclusies In een gemeenschappelijke regeling moeten afspraken worden opgenomen over evaluatie.

In het voorgestelde artikel 38, derde lid, van de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost is bepaald dat het Algemeen Bestuur, eventueel op voorstel van individuele leden of op verzoek van één of meerdere raden, kan besluiten tot het houden van een evaluatie van deze regeling. Hierbij bepaalt het Algemeen Bestuur wat de concrete vraagstelling is, wat de reikwijdte van de evaluatie is en welke procedure wordt gevolgd. Voor VRBZO als verplichte gemeenschappelijke regeling en gezien de aard van de veelal wettelijk opgelegde taken is de noodzaak tot evalueren van de regeling minder aan de orde dan bij veel andere (vrijwillige) gemeenschappelijke regelingen. Gelet op het bovenstaande zijn wij van mening dat het instrument evaluatie op de voorgestelde wijze voldoende beschikbaar is. Het voorstel is om dit artikel conform voorstel te handhaven en geen bepaling over periodieke evaluatie toe te voegen. Gemeente Helmond Zienswijzen onderdeel 1 “zienswijzen’’ De gemeenteraad van Helmond stelt in de zienswijze onder andere het volgende: “[…] Omtrent de zienswijzenprocedure op andere besluiten dan de begroting zouden wij graag zien dat een bepaling wordt opgenomen zoals de onderstaande. Dit is aanvullend op zienswijzen die reeds door de wet of de gemeenschappelijke regeling zelf worden voorgeschreven.

Daarmee wordt zowel het algemeen bestuur als de raden expliciet een initiatiefrecht gegeven voor het houden van zienswijzen. Hierbij gelden 12 weken, omdat dit de normale doorlooptijd bij een gemeente is (voorbereiding, commissie en raad). Een kortere tijd zorgt dat raden elkaar niet kunnen opzoeken indien zij dat nodig vinden. Het sluit ook aan bij de zienswijzentermijn op de ontwerpbegroting. Artikel (..,) Zienswijze raden 1. Het algemeen bestuur beslist niet over een voorstel alvorens de raden om zienswijzen zijn gevraagd, wanneer ten minste een vijfde van de gemeenteraden het dagelijks bestuur hierom verzoekt. In spoedeisende gevallen kan het dagelijks bestuur afzien van het vragen van zienswijzen. Het dagelijks bestuur stelt de raden hiervan schríftelijk en gemotiveerd op de hoogte. 2. Indien het eerste wordt toegepast, dan hebben de raden twaalf weken de tijd hun zienswijzen bij het dagelijks bestuur naar voren te brengen.

Voorafgaande aan het nemen van het besluit waarover de zienswijzen gegeven is stelt het dagelijks bestuur de raden en het algemeen bestuur schríftelijk en gemotiveerd in kennis van het oordeel over de zienswijzen, alsmede van de eventuele conclusies die het daaraan verbindt.[...]” Beoordeling en conclusies onderdeel 1 “Zienswijzen” In het voorgestelde artikel 11 van de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost over zienswijzen is in het tweede lid aangegeven dat het Algemeen Bestuur kan besluiten om ten aanzien van (andere) specifieke (voorgenomen) besluiten de raden gedurende een termijn van minimaal twaalf weken in de gelegenheid te stellen een zienswijze in te dienen. Het Dagelijks Bestuur ziet geen bezwaar tegen de

voorgestelde uitbreiding van de mogelijkheden tot zienswijze indien tenminste een vijfde van de raden hierom verzoekt . Het voorstel is om de mogelijkheid voor raden om een zienswijzetraject voor gemeenteraden te initiëren op te nemen in de gemeenschappelijke regeling. Zienswijze onderdeel 2 “Inspraak” De gemeenteraad van Helmond stelt in de zienswijze onder andere het volgende: “[…] De Helmondse gemeenteraad zou graag expliciet vastgelegd zien dat inspraak in beginsel via de deelnemers verloopt. Het dagelijks bestuur krijgt het recht hier vanaf te wijken, eventueel op verzoek van de raden. Artikel (...) Inspraak 1. Ingezetenen van de gemeenten en belanghebbenden kunnen via de reguliere procedures bij de colleges en de raden van de deelnemers betrokken worden bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid. 2. In afwijking van het eerste lid kan het dagelijks bestuur besluiten dat bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid met ingrijpende gevolgen een apart participatietraject wordt doorlopen. 3. Het tweede lid vindt ook toepassing wanneer ten minste een vijfde van de gemeenteraden het dagelijks bestuur hierom verzoeken. 4.

Het dagelijks bestuur informeert de deelnemers zo spoedig mogelijk omtrent zijn voornemen tot het mogelijk maken van inspraak als bedoeld in het tweede of het derde lid en de wijze waarop deze inspraak voor ingezetenen van de gemeenten en belanghebbenden zal worden vormgegeven. […]” Beoordeling en conclusies onderdeel 2 “Inspraak” Het door deelnemende gemeenten organiseren van inspraak is aan de gemeenten en kan niet via de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost geregeld worden. Dit geldt ook in geval van het organiseren van inspraak door gemeenten ten aanzien van onderwerpen die (ook) VRBZO aangaan. In het geval dat het Algemeen Bestuur besluit om ingezetenen van de gemeenten en belanghebbenden te betrekken bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid is het op basis van de Wet gemeenschappelijke regelingen een eigen verantwoordelijkheid van (het bestuur van) VRBZO om dit te organiseren. Het is uiteraard mogelijk dat gemeenten faciliteren. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan het benutten van de bij gemeenten aanwezige kennis, ervaring, informatiekanalen, middelen enzovoorts. Het Dagelijks Bestuur ziet geen bezwaar tegen de voorgestelde uitbreiding van de mogelijkheden tot inspraak indien tenminste een vijfde van de raden hierom verzoekt . Het voorstel is om de regeling op dit punt aan te passen.

Zienswijze onderdeel 3 “Technische verbeteringen” De gemeenteraad van Helmond stelt in de zienswijze onder andere het volgende: “[…] Los van deze zienswijzen, wordt het college van burgemeester en wethouders verzocht de toegezegde technische verbeteringen in te brengen bij de definitieve ontwerpregelingen zoals die voor toestemming (Veiligheidsregio, Omgevingsdienst en GGD) respectievelijk vaststelling (Metropoolregio) aan de raad zullen worden aangeboden. Voor VRBZO gaat het om ontwerp artikel 11.4 aan te passen zodat de verwijzingen naar de begroting en het tweede lid worden vervangen door verwijzingen naar de zienswijzen zoals bedoeld in het eerste en tweede lid. Verder om de verwijzing naar artikel 26 te vervangen door een verwijzing naar artikel 28. […]” Beoordeling en conclusies onderdeel 3 “Technische verbeteringen” De technische verbeteringen die zijn voorgesteld worden onderschreven. Het voorstel is om de technische verbeteringen door te voeren. Gemeente Someren Zienswijze De gemeenteraad van Someren stelt in de zienswijze onder andere het volgende:

“[…] een zienswijze te geven over de concept-Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost 2024 voor wat betreft de bepalingen over archivering. […]” Beoordeling en conclusies Met deze zienswijze doelt de raad van Someren op onderstaande vragen die eerder ambtelijk zijn gesteld over archivering. Samengevat hebben de opmerkingen en vragen de volgende strekking: 1. Gemis aan bepalingen rondom Verantwoording (over archief) en Terbeschikkingstelling en te overwegen om heel artikel 31 in lijn te brengen met de Handreiking Inrichting informatie- en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden. 2. De verwijzing naar artikel 4 van de Archiefwet uit te breiden door niet alleen te spreken over opheffing van de regeling, maar ook over samenvoeging en splitsing. 3. De term “beheerder” te vervangen door de term “archivaris”. De zienswijze is voorgelegd aan het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe), als zijnde de toezichthouder en adviseur archief- en informatiebeheer van VRBZO. De onder 2 en 3 genoemde onderdelen worden door het RHCe niet onderschreven en hoeven niet te leiden tot aanpassingen van de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost. Wat opmerking 1 van de zienswijze van Someren betreft, wordt door het RHCe geconstateerd dat de (voorgestelde aanpassing van) de gemeenschappelijke regeling hierin inderdaad tekort schiet.

Artikel 34 van de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost bevat geen voorziening voor het ter beschikking stellen van archiefbescheiden van aangesloten gemeenten aan VRBZO. VRBZO heeft ook geen dergelijke voorziening in ander beleid, zoals in de Archiefverordening VRBZO 2022 of het Besluit Informatiebeheer VRBZO 2022 geregeld. Een dergelijke voorziening is vereist volgens artikel 4 Archiefwet 1995. Aanbevolen wordt dan ook om in artikel 34 van de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost een voorziening voor terbeschikkingstelling op te nemen, conform het voorbeeld vanuit de Handreiking Inrichting informatie- en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden (hoofdstuk 6, bijlage 3). Er is voor gekozen om de gehele tekst van artikel 34 inclusief de betreffende tekst in de Toelichting te vervangen door de in de Handreiking gekozen formulering. Het voorstel is om: ten aanzien van opmerking 1 het advies van de RHCe over te nemen en de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost op het betreffende punt aan te passen; naar aanleiding van opmerkingen 2 en 3 geen aanpassingen door te voeren. Gemeente Asten Zienswijze De gemeenteraad van Asten stelt in de zienswijze onder andere het volgende: “[…] Wij verzoeken u om bij artikel 31 de Handreiking Inrichting informatie- en archiefbeheer bij “samenwerkingsverbanden te volgen.

[…]” Beoordeling en conclusies De zienswijze is voorgelegd aan het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe), als zijnde de toezichthouder en adviseur archief- en informatiebeheer van VRBZO. Het RHCe constateert dat de ontwerpregeling op het in de zienswijze aangehaalde punt inderdaad tekort schiet. Artikel 34 van de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost bevat geen voorziening voor het ter beschikking stellen van archiefbescheiden van aangesloten gemeenten aan VRBZO. VRBZO heeft ook geen dergelijke voorziening in ander beleid, zoals in de Archiefverordening VRBZO 2022 of het Besluit Informatiebeheer VRBZO 2022 geregeld. Een dergelijke voorziening is vereist volgens artikel 4 Archiefwet 1995. Aanbevolen wordt dan ook om in artikel 34 van de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost een voorziening voor terbeschikkingstelling op te nemen, conform het voorbeeld vanuit de Handreiking Inrichting informatie- en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden (hoofdstuk 6, bijlage 3). Er is voor gekozen om de gehele tekst van artikel 34 inclusief de betreffende tekst in de Toelichting te vervangen door de in de Handreiking gekozen formulering. Het voorstel is om het advies van de RHCe over te nemen en de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost op het betreffende punt aan te passen.

Gemeente Heeze-Leende Zienswijze De gemeenteraad van Heeze-Leende stelt in de zienswijze onder andere het volgende: “[…] Wij vragen dan ook blijvende aandacht voor de informatievoorziening vanuit de gemeenschappelijke regelingen. Kwalitatieve en effectieve informatievoorziening is een randvoorwaarde voor sturing en controle op een gemeenschappelijke regeling door de raden. Middels deze zienswijze willen wij als raad benadrukken dat het belangrijk is de aanpassingen niet alleen vast te leggen in de nieuwe gemeenschappelijke regeling, maar deze ook zo uit te voeren. Zo kan recht gedaan worden aan de zorgen die raadsleden hebben en wordt de democratische legitimiteit van het regionale samenwerkingsverband versterkt. Tot slot blijven wij aandacht vragen voor een goede wisselwerking tussen de gemeenteraad, het college, de ambtelijke organisatie en het samenwerkingsverband. […]” Beoordeling en conclusies De door de gemeenteraad van Heeze-Leende benoemde aandachtspunten worden onderschreven. Gemeente Laarbeek Zienswijze De gemeenteraad van Laarbeek stelt in de zienswijze onder andere het volgende: “[…] Ten aanzien van archief wordt de onderstaande zienswijze ingebracht Hoofdstuk XIII (archief) - artikel 34; Dit artikel is zeer summier opgesteld. We missen een aantal essentiële zaken zoals toezicht, verantwoording en terbeschikkingstelling.

We raden u aan om dit hoofdstuk verder uit te breiden. Voor deze uitbreiding raden we u aan om de Handreiking inrichting informatie- en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden te gebruiken. Handreiking: Titel en versie: Handreiking inrichting informatie- en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden, versie nov. 2021; Organisaties: Landelijk overleg van provinciale archiefinspecteurs (LOPAI), de Koninklijke Vereniging Archiefsector Nederland (KVAN) en het Kennisnetwerk Informatie en Archief (KIA); Beoordeling en conclusies De zienswijze is voorgelegd aan het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe), als zijnde de toezichthouder en adviseur archief- en informatiebeheer van VRBZO. Het RHCe constateert dat de ontwerpregeling op het in de zienswijze aangehaalde punt inderdaad tekort schiet. Artikel 34 van de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost bevat geen voorziening voor het ter beschikking stellen van archiefbescheiden van aangesloten gemeenten aan VRBZO. VRBZO heeft ook geen dergelijke voorziening in ander beleid, zoals in de Archiefverordening VRBZO 2022 of het Besluit Informatiebeheer VRBZO 2022 geregeld. Een dergelijke voorziening is vereist volgens artikel 4 Archiefwet 1995.

Aanbevolen wordt dan ook om in artikel 34 van de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost een voorziening voor terbeschikkingstelling op te nemen, conform het voorbeeld vanuit de Handreiking Inrichting informatie- en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden (hoofdstuk 6, bijlage 3). Er is voor gekozen om de gehele tekst van artikel 34 inclusief de betreffende tekst in de Toelichting te vervangen door de in de Handreiking gekozen formulering. Het voorstel is om het advies van de RHCe over te nemen en de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost op het betreffende punt aan te passen. Gemeente Deurne Zienswijze De gemeenteraad van Deurne stelt in de zienswijze onder andere het volgende: “[…] Met het oog op het toezenden van vergaderstukken voor het AB en het DB stellen wij vast dat gedurende de afgelopen periode de termijnen waarbinnen die worden toegestuurd vaak te kort zijn. Soms is sprake het nasturen van belangrijke voorstellen waardoor een integrale ambtelijke advisering onder druk komt te staan en daarmee de positie van de colleges wordt verzwakt. Wij stellen daarom voor om gelijktijdig met de gemeenschappelijke regeling, een reglement van orde vast te stellen voor het Algemeen Bestuur waarin de termijn voor het toezenden van vergaderstukken wordt gesteld op 21 dagen.

Tevens stellen wij voor een dergelijke bepaling ook voor de werkwijze van het Dagelijks Bestuur op te nemen.

Wij zijn van mening dat het opnemen van deze termijnen voor het toezenden van stukken de correcte behandeling en het tijdig doorzetten van de stukken bevordert. […]” Beoordeling en conclusies Geconstateerd wordt dat het hier niet een zienswijze met betrekking tot de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost betreft maar een (ambtelijke) opmerking over de termijn van toezenden van vergaderstukken. Zowel het Algemeen Bestuur als het Dagelijks Bestuur van VRBZO hebben een reglement van orde vastgesteld waarin onder andere is geregeld wanneer vergaderstukken uiterlijk worden toegezonden. In de praktijk wordt voor het verzenden van de stukken van het Algemeen Bestuur altijd een ruimere termijn aangehouden van tenminste 14 dagen voor de vergadering. Voor de goede orde wordt opgemerkt dat gemeenten altijd door middel van de jaarplanning voor het komende kalenderjaar op de hoogte worden gesteld van de vergaderdata en de uiterste verzenddata van vergaderstukken. Daarnaast worden adviseurs veiligheid en financiën aan de voorkant geïnformeerd over de te bespreken stukken. Tijdens deze besprekingen wordt ook een vooruitblik gegeven van toekomstige dossiers en welke dossiers betrokkenheid van gemeenteraden vragen. Verlengen van de termijn om stukken toe te zenden voor de vergaderingen AB, DB en BVO’s levert een onwenselijke verlenging op van de totale doorlooptijd.

Het advies is dan ook de termijnen niet op de gevraagde wijze te verruimen.