Bijlage jaarverslag Someren 2023
Tekst van het document
BEZWAARSCHRIFTENCOMMISSIE ASTEN-SOMEREN
JAARVERSLAG SOMEREN
2 0 2 3
INHOUD Inhoud Voorwoord van de voorzitter Samen, Asten en Someren Commissie, instelling en samenstelling Commissie, taak Dossiers, nieuwe bezwaardossiers Dossiers, nieuwe bezwaarschriften Taakvelden, nieuwe bezwaardossiers Trend, nieuwe bezwaardossiers Afhandeling bezwaarschriften Intrekking, bezwaarschriften Doorzending, bezwaarschriften Adviezen, bezwaarschriften Beslissing, bezwaarschriften Termijnen, beslissingen op bezwaarschriften Tijdsduur, beslissingen op bezwaarschriften Complimenten en verbeterpunten
2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 19
VOORWOORD van de voorzitter
Naar vast gebruik biedt de bezwaarschriftencommissie Asten-Someren elk jaar haar jaarverslag aan. Nu liggen de afzonderlijke jaarverslagen over 2023 van zowel Asten als Someren voor. Het jaarverslag bevat dezelfde informatie als in de voorgaande jaren. Met inzet en medewerking van de ambtelijke organisatie kan worden geconcludeerd dat er het afgelopen jaar weer veel werk is verzet zonder dat is ingeboet op kwaliteit. Daarbij willen wij ook onze dank uitspreken richting de ambtelijke organisatie met speciale aandacht voor de uitstekende juridische en administratieve ondersteuning van de bezwaarschriftencommissie door het secretariaat van de bezwaarschriftencommissie. Wij wensen u veel leesplezier toe.
De voorzitter
mr. P.A.J.S. Lathouwers
SAMEN
Asten en Someren
De gemeente Asten en de gemeente Someren hebben een gezamenlijke bezwaarschriftencommissie. Na afloop van ieder kalenderjaar stelt de bezwaarschriftencommissie een jaarverslag samen en biedt de gemeenten dit verslag ter kennisname aan. Met het jaarverslag geeft de bezwaarschriftencommissie inzicht in het aantal behandelde bezwaarschriften, de uitkomst van de bezwaarbehandeling en welke onderwerpen het betreft.
DE COMMISSIE
instelling en samenstelling
De bezwaarschriftencommissie, in dit jaarverslag verder als de commissie aangeduid, is ingesteld in overeenstemming met artikel 7:13 van de Algemene wet bestuursrecht en artikel 84 en volgende van de Gemeentewet. De commissie is een van beide organisaties onafhankelijke adviescommissie en bestaat uit deskundigen die niet in dienst zijn van de gemeenten Asten en/of de gemeente Someren. De voorzitter en de leden hebben geen enkele binding met een van beide gemeenten en zij wonen er niet. De leden en de commissie worden steeds voor een periode van vier jaren benoemd. De secretaris van de commissie is in dienst van de gemeente Asten en is géén lid van de commissie. Ook zij is onafhankelijk en is niet betrokken bij de voorbereiding van het besluit dat ter discussie staat. Het team Advies en Ondersteuning van de gemeente Asten verzorgt de administratieve ondersteuning van de commissie. De commissie bestaat uit de volgende personen: de heer mr. P.A.J.S. Lathouwers, voorzitter mevrouw mr. H.M.E. Baten, lid de heer mr. R.J. Boogers, lid de heer mr. R.M. Brill, lid de heer mr. H.H.W.M. Jacobs, lid mevrouw mr. C.J.M.H. Meulendijk, lid mevrouw mr. M. van Tijn, lid De commissie wordt ondersteund door: mevrouw mr. J.C.J. Eijkemans, secretaris mevrouw mr. T.A.C.I. Luijben, plaatsvervangend secretaris mevrouw J.M.C.Q. Jansen, administratief juridisch medewerker
DE COMMISSIE taak
Als een belanghebbende het niet eens is met een besluit van een bestuursorgaan kan hij/zij daartegen in beroep gaan bij de rechtbank. Meestal moet de belanghebbende eerst bezwaar maken bij het bestuursorgaan dat het besluit nam en kan hij/zij pas daarna naar de rechtbank. De bezwaarprocedure is geregeld in de Algemene wet bestuursrecht. In de bezwaarprocedure bekijkt het bestuursorgaan het besluit opnieuw aan de hand van de aangevoerde bezwaargronden en vraagt het bestuursorgaan daarover advies aan de commissie. De commissie ontvangt het dossier met daarin alle stukken die nodig zijn om een goed beeld te krijgen van de zaak. De commissie bestudeert het dossier en hoort de bezwaarmaker(s), Het bestuursorgaan en eventuele derde-belanghebbenden tijdens een hoorzitting. Vervolgens beraadslaagt de commissie over het uit te brengen advies en formuleert de commissie het advies. De secretaris stelt daarna het mondeling geformuleerde advies op schrift, waarna de commissie het advies aan het bestuursorgaan verstrekt. In het advies geeft de commissie aan of het besluit voldoet aan de wettelijke regels (en het beleid) en de rechtspraak daarover. Verder is belangrijk dat het besluit zorgvuldig genomen is en goed gemotiveerd is. het bestuursorgaan neemt daarna een beslissing op het bezwaarschrift. In het advies beoordeelt de commissie de rechtmatigheid én doelmatigheid van het besluit.
Daarbij kijkt de commissie ook naar nieuwe feiten en omstandigheden en naar de betrokken belangen. De commissie adviseert niet over bezwaarschriften die te maken hebben met belastingen en heffingen.
De taak van de commissie is het bestuursorgaan te adviseren over de te nemen beslissing op het bezwaarschrift
DE DOSSIERS
nieuwe bezwaardossiers Een bezwaardossier bestaat uit een besluit van een bestuursorgaan waartegen één of meer bezwaarschriften zijn ingediend. Daarmee wordt inzichtelijk hoeveel besluiten van bestuursorganen ter discussie zijn gesteld door er bezwaar tegen te maken en hoeveel besluiten in bezwaar stand hielden, of niet. In 2023 werden 33 nieuwe bezwaardossiers aangemaakt. 4 bezwaardossiers bevatten meer dan één bezwaarschrift 60 58
50 40
55
47
47
30
33
20 10 0
2019
2020
2021
2022
2023
DE DOSSIERS
nieuwe bezwaarschriften In 2023 werden er 55 nieuwe bezwaarschriften ingediend.
80
73
60
71
69
55
55
40
20
0
2019
2020
2021
2022
2023
TAAKVELDEN
nieuwe bezwaarschriften De bezwaarschriften die in 2023 werden ingediend hebben betrekking op een hoeveelheid aan onderwerpen zoals: omgevingsvergunning (bouwen, afwijken van het bestemmingsplan, kap) (Wabo) last onder dwangsom (LOD) subsidieregeling afkoppelen hemelwater verzoek om informatie o.g.v. de Wet open overheid (Woo) Wet voorkeursrecht gemeenten (Wvg) verkeersbesluit bestemmingsplan overig Deze verschillende taakvelden in een diagram weergegeven:
bestemmingsplan 16.4%
Wabo 36.4%
verkeersbesluit 1.8%
overig 9.1%
LOD 9.1% Woo 1.8% Wvg 23.6%
TREND
nieuwe bezwaarschriften De meeste bezwaarschriften (36,4 %) werden ingediend tegen besluiten binnen het domein ruimte. In 2023 werd vaak bezwaar gemaakt tegen het vestigen van een voorkeursrecht alsmede tegen besluiten die zien op het huisvesten van arbeidsmigranten / statushouders. Binnen het domein ruimte wordt nogal eens bezwaar gemaakt, terwijl de weg van bezwaar niet open staat, bijvoorbeeld omdat er nog geen besluit is genomen of omdat de zienswijzeprocedure gevolgd moet worden (bij bijv. bestemmingsplan). In die gevallen wordt de bezwaarmaker altijd geïnformeerd over hoe de brief verder zal worden behandeld.
AFHANDELING bezwaarschriften
In 2023 handelde de commissie 39 bezwaarschriften af. Een bezwaarprocedure kan op verschillende manieren eindigen: door de intrekking van het bezwaarschrift: 7 door een beslissing op bezwaarschrift, na advies van de commissie: 13 door de doorzending van het bezwaarschrift naar een ander orgaan: 19
2023
2022
Intrekking
Beslissing
Doorzending
0
10
20
30
40
50
INTREKKING bezwaarschriften
In 2023 werden 7 bezwaarschriften ingetrokken. Aan de intrekking van een bezwaarschrift kunnen verschillende redenen ten grondslag liggen: er is een nieuw besluit genomen: 1 de zaak is onderling opgelost of er is uitleg gegeven: 5 er is geen (proces)belang meer: 0 In 2023 werd een gestart bezwaarproces 1 keer afgebroken omdat er geen sprake was van een bezwaar (bijvoorbeeld omdat een verzoek bij de civiele rechter moest worden ingediend).
2023
2022
nieuw besluit
oplossing/uitleg
geen procesbelang
geen bezwaar 0
2
4
6
8
10
12
DOORZENDING bezwaarschriften
In 2023 werden 19 bezwaarschriften doorgezonden naar een ander orgaan: 2 voor behandeling als zienswijze, klacht of ander verzoek: 17 Opvallend is dat in 2023 vaak sprake was van doorzending. Dit zag met name op bestemmingsplanprocedures waartegen zienswijzen zijn ingediend (10 keer). Daarnaast waren een aantal bezwaren prematuur of zag het op een verzoek om informatie.
2023
2022
20
15
10
5
0
ander orgaan
zienswijze
BESLISSING bezwaarschriften
In 2023 werden 13 beslissingen op bezwaarschriften genomen tegenover 44 in 2022. De bezwaarprocedure werd daarmee beëindigd. De volgende beslissingen kunnen genomen worden op een bezwaarschrift: (kennelijk) niet-ontvankelijk: 1 het bezwaarschrift wordt niet inhoudelijk behandeld en het besluit blijft in stand
ongegrond: 9
het bezwaar slaagt niet en het besluit blijft in stand, soms wordt de motivering aangevuld of verbeterd
gegrond: 3
het bezwaar slaagt en het besluit wordt herroepen
ook een combinatie van deze besluiten is mogelijk maar hiervan was in 2023 geen sprake 2023
2022
30 25 20 15 10 5
co m bi na tie
ge gr on d
on ge gr on d
ni et -o nt va nk el ijk
0
ADVIEZEN bezwaarschriften
Voordat het bestuursorgaan een beslissing op het bezwaarschrift neemt, brengt de commissie daarover een advies uit. Dit advies is niet bindend, het bestuursorgaan kan er - goed gemotiveerd van afwijken. Meestal houdt de commissie eerst een hoorzitting voor zij advies uitbrengt. Alle betrokkenen krijgen dan de gelegenheid hun kijk op de zaak te geven. De hoorzittingen vinden bij toerbeurt in de gemeenten Asten en Someren plaats. Soms brengt de commissie haar advies uit zonder een hoorzitting te houden. Het niet horen van betrokkenen is altijd een uitzondering en kan alleen in de gevallen die de Algemene wet bestuursrecht aangeeft. In 2023 week het bestuursorgaan géén enkele keer af van het advies van de commissie.
TERMIJNEN
beslissingen op bezwaarschriften In de Algemene wet bestuursrecht is geregeld dat de beslistermijn voor een beslissing op een bezwaarschrift 12 weken is, als een adviescommissie om advies gevraagd wordt. Deze beslistermijn kan worden stilgelegd of worden verlengd. Stilleggen van de beslistermijn kan door: opschorten: de bezwaarmaker krijgt de kans om een verzuim te herstellen. De beslistermijn kan worden verlengd door: verdagen: het bestuursorgaan heeft meer tijd nodig om een beslissing op het bezwaarschrift te kunnen nemen verder uitstel: de betrokkenen spreken samen meer tijd af. In 2023 werd de beslistermijn: van 32 bezwaarschriften opgeschort; van 14 bezwaarschriften verdaagd; en Van verder uitstel van de beslistermijn in overleg was geen sprake.
2023
2022
35 30 25 20 15 10 5 0
opschorten
verdagen
verder uitstel
TIJDSDUUR
beslissingen op bezwaarschriften Onder tijdsduur verstaat de commissie de tijd die nodig was om een beslissing op het bezwaar te nemen, geteld met ingang van de dag dat de beslistermijn start. Het bestuursorgaan is verantwoordelijk voor het op tijd nemen van een beslissing op bezwaar. De commissie ondersteunt het bestuursorgaan daarbij en houdt de behandelduur van het bezwaarschrift goed in de gaten met behulp van het zaaksysteem waarin de bezwaarschriften geregistreerd worden. Regelmatig vindt overleg plaats met de medewerkers die een bezwaarschrift in behandeling hebben en de bezwaarmakers worden bij iedere stap in het bezwaarproces geïnformeerd. Ondanks dat worden niet alle beslissingen op bezwaarschriften binnen de beslistermijn genomen. In 2023 werden in totaal 13 beslissingen op bezwaarschriften genomen. De tijdsduur is in het schema hieronder weergegeven. Bij 6 bezwaarschriften werd de beslistermijn overschreden. Onderstaande kolom geeft weer hoeveel weken te laat de beslissing is genomen. niet tijdig verdaagd
bezwaar 1
5 wkn
5 wkn
bezwaar 2
bezwaar 3
Advies niet tijdig opgemerkt
12 wkn
1 wk
bezwaar 4
18 wkn
bezwaar 5 + 6 0
5
10
15
20
TIJDSDUUR
beslissingen op bezwaarschriften Van de 13 beslissingen op bezwaar zijn er 6 niet tijdig genomen. Twee daarvan zijn deels te wijten aan de commissie. Bij één van de beslissingen heeft het secretariaat van de commissie niet tijdig verdaagd waardoor de beslistermijn is overschreden. Dit had in dit enkele geval voorkomen kunnen worden indien er tijdig met 6 weken werd verdaagd. In de vakantieperiode is één advies per email verstrekt aan de behandelend ambtenaar en niet meteen in het zaaksysteem geplaatst. Hierdoor is het advies pas laat opgemerkt. Daarnaast is er sprake geweest van (langdurig) ziekteverzuim onder de bezwaarbehandelaar(s) wat mede reden kan zijn geweest van de termijnoverschrijding. De totale doorlooptijd is de termijn van ontvangst bezwaarschrift tot datum beslissing op bezwaarschrift.
TIJDSDUUR
beslissingen op bezwaarschriften totale doorlooptijd wettelijke beslistermijn + verdagen en opschorten te laat
4-12 weken 13-18 weken niet tijdig verdaagd
19-24 weken advies laat opgemerkt
24+ weken
0
10
20
30
40
COMPLIMENTEN en verbeterpunten
De commissie waardeert de prettige samenwerking tussen de vertegenwoordigers van het bestuursorgaan en de secretaris van de bezwaarschriftencommissie. Hierdoor verloopt het oplossen van zaken, het plannen van bezwaardossiers op hoorzitting en het op tijd aan leveren van de procesdossiers en verweerschriften in de regel probleemloos. De verweerschriften zijn van goede kwaliteit. Dat draagt bij aan een goede bespreking van het bezwaarschrift tijdens de hoorzitting. De commissie is tevreden over de vertegenwoordiging van het bestuursorgaan tijdens de hoorzitting. De vertegenwoordigers van het bestuursorgaan hebben een goede dossier- en vakkennis, stellen zich professioneel op en gaan tijdens de hoorzitting de dialoog aan. Dit waardeert de commissie zeer. De commissie complimenteert de gemeente met de inspanningen om zaken in goed overleg samen met de bezwaarmakers en eventueel derdebelanghebbenden naar tevredenheid op te lossen. Duidelijk is dat de inzet van mediationvaardigheden bij de behandeling van bezwaarschriften in veel bezwaarzaken tot een oplossing leidde waarna de bezwaarschriften werden ingetrokken. In 22% van de afgehandelde bezwaarschriften was in 2023 hier sprake van. Hierdoor worden alleen nog de minder makkelijk op te lossen bezwaarzaken op hoorzitting behandeld. De commissie signaleert de volgende verbeterpunten.
Niet in alle gevallen was sprake van een goed gemotiveerd besluit. De commissie adviseerde verschillende malen om het gebrek in de motivering van het besluit in de beslissing op het bezwaarschrift te herstellen. Ondanks dat bij 47% van de beslissingen op het bezwaarschrift de beslistermijn werd overschreden, ziet de commissie een verbetering ten opzichte van voorgaande jaren. In 2023 waren er diverse verklaarbare redenen voor de termijnoverschrijding. Toch wil de commissie aandacht blijven vragen voor het tijdig, binnen de wettelijke beslistermijn, besluiten op de bezwaarschriften.