Bijlage Indelingsmotivering officemanager griffie

Indelingsmotivering

Functienaam: Officemanager Griffie Normfunctie: Medewerker administratief en secretarieel I Indeling:

Salarisschaal 8

Korte typering van de functie. De Officemanager ondersteunt de Griffier, de medewerkers Griffie en de leden van de raad en commissies, op zowel logistiek- als administratief-secretarieel gebied, en zorgt voor het coördineren en uitvoeren van de ondersteuning van de dienstverlening van de griffie organisatie. Coördineert, organiseert en bereidt (mede) logistiek- en administratief vergaderingen voor. Coördineert de stukkenstroom tussen gemeenteraad, commissie(s)en andere overleggremia; bewaakt de termijnen met betrekking tot het aanleveren van informatie. Organiseert de organisatie van verslaglegging van de vergaderingen en overleggen, waarin onder meer de overwegingen en standpunten van de deelnemers, adviezen en toezeggingen zijn opgenomen. Verzamelt en bewerkt informatie en naar aanleiding hiervan het opstellen van een rapportage en/of -notitie. Een voorbeeld hiervan dat is gegeven is het jaarverslag. Ook wordt een nieuwe vergaderplanning opgezet. De officemanager verzorgt de onboarding (legt uit wat de Griffie doet) en onderhoudt contact met de media die van belang zijn voor de gemeenteraad. Het gaat dan bijvoorbeeld over dat de persvragen bij de juiste personen terecht komen. De website en het intranet worden bijgehouden. Houdt diverse administraties bij en verstrekt hieruit de relevante informatie aan ten behoeve van voortgangsrapportages, de begroting en jaarrekening.

Draagt zorg voor de juiste archivering van stukken. Beheert het vertrouwelijke archief. Verzorgt de budgetbewaking van die budgetten waarvoor de te ondersteunen functionaris(sen) budgethouder is; autoriseert facturen op basis van een verplichtingenadministratie en bewijs van geleverde werkzaamheden of diensten. In deze functie wordt ook functioneel beheer van het raadsinformatiesysteem uitgevoerd en wordt er geadviseerd over aanschaf van iPads en account voor de raadsleden. Indeling De indeling vindt plaats in de reeks ondersteuning en de groep administratief en secretarieel. De functie wordt ingedeeld in de normfunctie medewerker administratief en secretarieel I in schaal 8. Motivering indeling De normfunctie medewerker administratief en secretarieel I is van toepassing omdat er complexe inhoudelijke, secretariële, administratieve en/of organisatorische taken worden uitgevoerd op een breed werkterrein. De administratieve organisatie binnen het eigen werkterrein wordt bewaakt en verbeterd.

De normfunctie medewerker administratief en secretarieel II is niet van toepassing omdat het dan gaat om een afgebakend werkterrein. Daarnaast wordt de administratieve organisatie binnen het eigen werkterrein dan niet bewaakt en verbeterd.

2/2